"เมื่อผู้จัดการป้ายแดงต้องแบ่งงานให้ลูกน้อง"

คุณเอ๋ รุ่นน้องมหาวิทยาลัย ซึ่งเป็นสาวมั่นทำงานเก่ง กำลังจะถูกโปรโมตขึ้นเป็นผู้จัดการที่ต้องดูแลลูกน้องในแผนกเกือบ 10 คน ในเร็วๆนี้ ได้นัดกินข้าวเพื่อขอคำปรึกษาเกี่ยวกับวิธีการแบ่งงานให้กับลูกน้องของตนเอง

คุณเอ๋ : พี่ค่ะ ไม่ได้เจอกันตั้งนาน สบายดีไหมคะ วันนี้ขอนัดกินข้าว นอกจากคิดถึงกันแล้ว ยังมีเรื่องอยากขอคำปรึกษาจากพี่ด้วยค่ะ (พร้อมพูดติดตลกแบบเกรงใจว่า) มื้อนี้หนูเลี้ยงข้าวพี่เอง อย่าคิดค่าที่ปรึกษาหนูเลยนะคะ เพราะหนูคงจ่ายไม่ไหวแน่ๆ ฮ่าๆๆๆ

ที่ปรึกษาสาว : จ้า จ้า พี่เลี้ยงข้าวน้องพร้อมให้คำปรึกษาด้วยเลยดีไหม ถือว่า เป็นการเลี้ยงฉลองที่น้องสาวคนเก่งได้ถูกโปรโมตด้วย

สาวน้อยเอ๋ ยิ้มตอบรับทันควัน เพราะรู้ว่า อย่างไรเสีย รุ่นพี่คนนี้ก็ไม่เคยที่จะให้รุ่นน้องต้องเลี้ยงข้าวแน่นอน ระหว่างมื้ออาหารทั้งสองคุยกันสัพเพเหระ ทั้งเรื่องวีรกรรมต่างๆที่เคยทำร่วมกันในรั้วมหาวิทยาลัย จนถึงเวลาเสิร์ฟของหวาน

ที่ปรึกษาสาว : เอาหล่ะ เรามาเข้าเรื่องที่เอ๋ต้องการให้ที่ช่วยให้ข้อคิดเห็นดีกว่านะจ้ะ แต่บอกก่อนนะว่า สิ่งที่พี่ให้ข้อคิดเห็น ไม่ใช่ทฤษฏีจากตำรา แต่เป็นแนวทางที่พี่เคยนำไปใช้แล้วได้ผล เพราะงั้นเอ๋ต้องฟังแล้วลองเอาไปประยุกต์ใช้ดู มีอะไรไม่เข้าใจ หรือไม่เห็นด้วยก็ถาม เพราะประสบการณ์ของแต่ละคนแตกต่างกันไป สภาพแวดล้อมการทำงานของแต่ละองค์กรก็ต่างกันไปด้วย ว่ามา มีเรื่องอะไรจ้ะ

คุณเอ๋ : คือ เอ๋ กำลังวางแผนงานปีหน้าของแผนกสำหรับใช้ในการติดตามความคืบหน้าของงาน และทำให้ปลายปี แผนกจะได้มีผลงาน ทุกคนในทีมมีผลงาน ค่ะพี่

ที่ปรึกษาสาว : ดีจ้ะ ดี แหม แหม ใช้หลักการบริหารเต็มขั้นเลยนะ แล้วมันมีปัญหาตรงไหนหล่ะ

คุณเอ๋ : เอ๋ พยายามบอกน้องๆในทีมว่า อยากให้ทุกคนแบ่งงานเป็นโปรเจกแล้ว ทุกๆคนในทีมไม่ว่าจะเป็นระดับหัวหน้างาน ระดับ Senior หรือ ระดับ Junior มี “งานหลัก” ที่ต้องรับผิดชอบทุกๆคน เพื่อให้ปลายปี ทุกๆคนมีผลงานเป็นของตัวเองค่ะ

ที่ปรึกษาสาว : เป็นแนวคิดที่ดีค่ะ

คุณเอ๋ : แต่ ปรากฏว่า งานที่น้องๆเขียนกันออกมา กลายเป็นว่า บางคนไม่มีงานหลัก แต่เขียนลักษณะงานว่า ร่วมทำโปรเจก A ร่วมทำโปรเจก B ... เอ๋ไม่ได้คิดว่า น้องเขาไม่ได้ทำงานหรอกนะคะ แต่เอ๋เกรงว่า ปลายปี น้องจะไม่มีผลงานเป็นของตัวเอง แล้วตอนประเมินผลจะมีปัญหา พี่ว่าเอ๋ควรจะพูดกับน้องๆ หรือว่า แบ่งงานยังไงดีค่ะ

ที่ปรึกษาสาว : ว้าวววว คิดเผื่อลูกน้องขนาดนี้ ลูกน้องไม่รักก็แย่แล้ว งั้นพี่ขอถามรายละเอียดเพิ่มเติมนะคะ ในแผนกมีโครงสร้างพนักงานแบ่งงานกันยังไงบ้าง แล้วลักษณะงานที่ทำเป็นแบบไหน

คุณเอ๋ : น้องในทีม มีสองระดับค่ะ คือ ระดับหัวหน้างาน และระดับ Junior ซึ่งน้องในระดับ Junior เพิ่งเข้ามาทำงานกันไม่ถึงครึ่งปีแต่ผ่านการทดลองงานกันหมดแล้วค่ะ ส่วนลักษณะของงานมีงานที่เป็นลักษณะรวบรวมข้อมูลทำวิจัย กับงานกิจกรรมติดต่อประสานงาน ... เออ งานบางอย่าง ทางบริษัทก็เลือกที่จะ outsource ให้ผู้เชี่ยวชาญมารับงานแล้วทีมงานก็ทำหน้าที่ตรวจรับงานค่ะ

ที่ปรึกษาสาว : อืมมม เข้าใจแระห์ ขอพี่ใช้เวลาคิดสักครู่นะจ้ะ (ที่ปรึกษาสาว นิ่งไปสักสองสามนาที พร้อมนั่งเขียนโน้ตเล็กๆ ร่างไอเดีย) ... เอาหล่ะ พี่ขอพูดยาวหน่อยเนอะ เป็นประเด็นๆ แล้วกัน แล้วถ้าเอ๋ ไม่เห็นด้วย หรือสงสัยตรงไหนก็แชร์ความคิดเห็นกันได้

คุณเอ๋ : ค่ะ (ยิ้มกว้าง พร้อมแววตาสุกใส พร้อมรับฟังความคิดเห็นจากรุ่นพี่)

ที่ปรึกษาสาว : เราต้องเข้าใจลักษณะงานและประสบการณ์ที่แตกต่างกันระหว่าง หัวหน้างาน กับ Junior ก่อน “หัวหน้างาน” คือ พนักงานที่มีประสบการณ์อาจจะในองค์กร หรือประสบการณ์การทำงานจากที่อื่นๆมาระดับหนึ่งแล้ว เขาสามารถทำงาน Job ได้ โดยที่ไม่ต้องมีคนมาคอยแนะนำ ดังนั้น ถ้าเราแบ่งงานเป็นโปรเจกแล้วให้หัวหน้างานรับผิดชอบงาน งานก็จะเดินหน้าได้เร็ว ในขณะที่ “Junior” เป็นพนักงานที่ยังมีประสบการณ์ในการทำงานน้อย ยังต้องการคนแนะนำ ถ้าเอ๋เป็นผู้จัดการแล้วต้องจัดสรรงานให้ วิธีง่ายที่สุด เอ๋ อยากให้ใครทำงานชิ้นนั้นค่ะ

คุณเอ๋ : ก็ต้องหัวหน้างานสิค่ะ งานก็จะได้ออกมาเร็ว ไม่ต้องแก้ไข

ที่ปรึกษาสาว : ใช่แล้ว คนส่วนใหญ่ก็จะคิดแบบนั้น คำถามคือ แล้ว พนักงานระดับ Junior จะทำอะไรค่ะ

คุณเอ๋ : อืมมมมม แล้วเราจะแบ่งงานอะไรให้คนระดับ Junior ทำดีหล่ะคะ

ที่ปรึกษาสาว : ตอนแรก เอ๋บอกว่า ทุกคนต้องมี “งานหลัก” ทุกคน แต่คนโดยส่วนใหญ่มักจะมอบหมายงานให้แต่ระดับหัวหน้างาน เพราะ ไม่ต้องกังวลเรื่องความสำเร็จของงาน แต่การทำเช่นนั้น คนในองค์กรก็จะไม่เติบโต และไม่สามารถสร้างคนเก่งคนใหม่ขึ้นมาได้ (ที่ปรึกษาสาว ทิ้งช่วงเวลาให้ คุณเอ๋ ได้คิดสักครู่ แล้วให้ข้อคิดเห็นต่อไป) ถ้าเป็นพี่ พี่จะแบ่งงานให้ทุกๆคน โดย

- มอบหมายงานที่มีลักษณะ Outsource ซึ่งใช้เวลาการทำงานน้อย แต่ต้องอาศัยคนที่มีประสบการณ์ ให้ “หัวหน้างาน”

- และมอบหมายงานที่เป็นงานประจำ มีแบบอย่าง หรือตัวอย่างที่เคยทำๆกันมาแล้ว ให้ “Junior” หรือ “Senior” (ถ้ามี) โดยดูจากความยากง่ายของงานและประสบการณ์ของแต่ละคน

แล้วในเนื้องานเดียวกัน พี่ก็เห็นด้วยนะ ที่จะต้องให้มีลักษณะ “ร่วม” กันทำบ้าง เพื่อให้คนในทีมได้มีโอกาสเรียนรู้งานร่วมกัน ทั้งนี้ การคิด workload ของเจ้าของงานหลัก กับ คนร่วมทำ จะไม่เท่ากัน อาจจะเป็น 90:10 80:20 หรือ 70:30 ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม

นอกจากนี้ พี่ยังคาดหวังว่า “หัวหน้างาน” ยังต้องช่วยตรวจงานของลูกทีมก่อนที่จะส่งมาถึงเราด้วย ซึ่งเท่ากับว่าหัวหน้างานก็จะได้เรียนรู้วิธีการสอนงานรุ่นน้อง การกระจายงานรุ่นน้อง ในขณะที่รุ่นน้องก็ได้มีโอกาสเรียนรู้งานยากๆจากรุ่นพี่ในการทำงานร่วมกัน แล้วก็มีงานหลักเป็นของตัวเอง

คุณเอ๋ : ดีจังค่ะ เอ๋ไม่เคยคิดถึงประเด็นนี้เลย แล้วการนับ workload งานทำยังไงหล่ะคะ

ที่ปรึกษาสาว : เอ๋ ก็ต้องร่วมประชุมในทีมเพื่อกำหนดก่อนว่า ปีๆหนึ่งเราจะมีงานทั้งหมดกี่ชิ้น แล้วงานแต่ละชิ้น คาดว่าจะใช้เวลากี่ man-day เช่น งานโปรเจก A ต้องใช้เวลากับงาน 60 วันทำงาน ถ้าโปรเจกนี้มีผู้รับผิดชอบหลัก 1 คน ผู้ร่วมงาน 1 คนแล้วเอ๋แบ่งสัดส่วน 80:20 ก็เท่ากับว่า workload ของงานนี้ สำหรับผู้รับผิดชอบหลักและผู้ร่วมงาน คือ 48 วัน และ 12 วันตามลำดับ ...

คุณเอ๋ : อ้อ ค่ะ วิธีนี้ก็เท่ากับว่า ทุกคนก็จะมีผลงานที่ชัดเจน แล้วก็ การแบ่งสัดส่วนแบบนี้ ทุกๆคนก็ต้องมีงานหลักที่ต้องรับผิดชอบใช่ไหมคะ ดีจัง

ที่ปรึกษาสาว : ใช่ค่ะ อ๋อ แล้วก็ อย่าลืมนับ workload การตรวจงานของหัวหน้างาน หรือ workload การประชุมของทุกๆคนในทีม ด้วยนะคะ

คุณเอ๋ : ค่ะ เข้าใจแล้วค่ะ ยังมีอีกเรื่องด้วยค่ะ อย่างที่เอ๋บอกว่างานมีสองลักษณะ คือ งานที่เป็นลักษณะรวบรวมข้อมูลทำวิจัย กับงานกิจกรรมติดต่อประสานงาน คือ งานข้อมูลมีผลงานออกมาเป็นชิ้นเป็นอันแน่นอน แล้ว งานกิจกรรมหล่ะคะ เอ๋จะหาวิธีวัดผลงานเป็นเอกสารยังไง ... คือ บริษัทเอ๋พยายามผลักดันให้ทุกคนต้องมีผลงานเป็นอะไรที่มีลักษณะเป็นรูปธรรมค่ะ

ที่ปรึกษาสาว : อืมมมมม ถ้างั้น เอ๋ ลองให้คนที่ทำงานกิจกรรม พอกิจกรรมแต่ละอย่างจบแล้ว ก็ เขียนสรุปสั้นๆ ถึงแนวทางการทำงาน เทคนิคที่ทำให้งานสำเร็จ หรือ อุปสรรคที่เกิดขึ้น ดีไหมหล่ะจ้ะ ซึ่งก็จะทำให้มีผลงานด้วย และพอทำไปเรื่อยๆ ในอนาคตก็จะพัฒนาเป็น “คู่มือ” การทำงานให้กับคนในทีมต่อไปได้

คุณเอ๋ : ว้าวววว จริงด้วย ไม่เคยคิดถึงเรื่องนี้เลย

ที่ปรึกษาสาว : แต่ไม่ต้องเขียนแยะนะจ้ะ เพราะว่า คนที่เป็นนักกิจกรรม มักจะไม่ค่อยถนัดการเขียนเท่าไหร่ แต่ละคนก็จะมีความถนัดที่แตกต่างกัน สำหรับเราอาจจะเป็นเรื่องง่ายแต่ยากสำหรับบางคน ... คุยกันมาตั้งนาน เริ่มหิวอีกรอบหรือเปล่าจ้ะ ยังมีอะไรสงสัยอีกไหม

คุณเอ๋ : ตอนนี้ ยังไม่มีค่ะ แล้วถ้าเอ๋เริ่มทำงานแล้ว มีปัญหาอะไรอีก พี่สาวคนนี้จะยังยินดีให้คำปรึกษาไหมคะ

ที่ปรึกษาสาว : ยินดีเสมอจ้า แต่สงสัย ครั้งหน้า ที่ต้องให้ผู้จัดการคนใหม่เลี้ยงพี่แล้วมั้ง คิคิ เอาหล่ะ ถ้างั้น เช็คบิลเลยนะ แล้ววันนี้เราไปเดินช๊อปปิ้งย่อยอาหารกัน อุตส่าห์มากันสาวมั่นแต่งตัวเก่งทั้งที สงสัยต้องให้ช่วยเลือกซื้อเสื้อผ้าหน่อยหล่ะ

คุณเอ๋ : ด้วยความยินดีคร่า

Create Date : 27 มีนาคม 2556 Last Update : 27 มีนาคม 2556 1:00:01 น. Counter : 1272 Pageviews.		0 comments
Share Tweet