วันนี้จะมาเล่าอดีตให้ฟัง

สืบเนื่องจากมีกระทู้แนะนำในพันทิปเรื่อง 10 งานน่าเบื่อของการเป็นเลขา (ถ้าใครอยากฮา โปรดไปหาอ่านด่วน)

อ่านแล้วนึกถึงอาชีพเก่าของเราเลย อาชีพแรกที่เราทำจริงๆ จังๆ คือ เลขานุการบริษัทกฎหมายของอังกฤษ (สาขากรุงเทพ) เริ่มงานเมื่อปี 2000 ตอนนั้นอายุเพิ่ง 20 เองเพิ่งจบรามคำแหง ก่อนได้ที่นี่สมัครไปอีกสำนักหนึ่ง เป็นสำนักฎหมายไทย แต่ที่นั่นไม่รับด้วยเหตุผลว่าอายุน้อยเกินไป(เพิ่งรู้ว่าคนอายุมากกว่า ต้องทำงานได้ดีกว่าเสมอ -->ซึ่งมันไม่จริง ที่แก่กะโหลกกะลา ดักดานก็เยอะ) (ปัจจุบันทั้งสองสำนักนี้เป็นลูกค้างานแปลเราอยู่นะ)

เราขอเงินเดือน 15,000 บาท ผู้จัดการสำนักงานตอบรับเข้าเป็นพนักงานบอกว่าให้ 16,000 บาท (ป้าดน่าจะเรียกค่าตัวแพงกว่านี้ มารู้ทีหลังว่าเลขาฯที่นี่เงินเดือนสูงๆ ทั้งนั้น)

งานเลขานุการบริษัทกฎหมาย มันไม่เหมือนกับงานเลขานุการทั่วไปนะ อ่านๆ ไปจะเห็นความแตกต่าง

เลขาฯ บริษัทกฎหมายเนี่ย งานหลักคือ พิมพ์แก้เอกสารกฎหมายทั้งวันทั้งคืน หลายๆ ครั้งนั่งแก้กันทั้งคืนจริงกินข้าว อาบน้ำกันที่ออฟฟิสเลย แก้เสร็จแล้วดึกแค่ไหน บางทีต้องขับรถเอาเอกสารไปส่งบ้านลูกค้าอีก

เป็นเลขาฯ ต้องรับความกดดันได้ ทั้งจากเจ้านายและลูกค้า เราไม่เคยโดนเจ้านายว่าแรงๆ เลยนะ เจ้านายฝรั่งของเราชอบเดินมาถามเราถี่ๆ ว่าแก้เอกสารเสร็จยัง ถามทุกๆ ครึ่งชั่วโมง จนเราบอกว่า “ไม่ต้องถามบ่อยๆ ก็ได้ค่ะเสร็จแล้วจะเดินไปบอก” ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ไม่เคยเซ้าซี้อย่างนี้อีกเลย

ทักษะที่สำคัญสำหรับเลขาฯ บริษัทกฎหมายเราว่าคือ ความสามารถในการสื่อสารภาษาอังกฤษ ก็ลูกความเป็นฝรั่งซะส่วนใหญ่อ่ะนะ (แต่ถ้าเป็นสำนักที่เน้นลูกความไทย เลขาฯ ต้องสามารถสื่อสารและใช้ภาษาไทยในระดับที่เหมาะสมกับฐานะของลูกความซึ่งมีทั้งส.ส. ผอ. อัยการ ประธานองค์กร etc)

ส่วนเรื่องพิมพ์ดีดนี่ ทำๆ ไป เป็นเลิศเลยพิมพ์ได้ 60 คำต่อนาที แต่นอกจากจะพิมพ์ดีดได้แล้ว ต้องใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ ใน Word เป็นด้วย เพราะมันจะมี track changes, heading (different first page), วิธีตั้งค่าในเอกสารเพื่อทำสารบัญ ตรงนี้บริษัทจะมีการฝึกอบรมให้

อีกอย่างที่ทำเป็นประจำคือ นัดหมายลูกค้าเจ้านายเราเป็นชาวอังกฤษ ต้องคอยออกไปทานข้าวกับลูกค้า เพื่อรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ สิ่งที่เราเรียนรู้ตามมาคือ ที่ไหนอาหารอร่อยบรรยากาศดี ถ้าอาหารอิตาเลียนต้องไปที่นี่ถ้าอาหารไทย ต้องไปที่โน่น ลูกค้ารายนี้ชอบร้านไหน ต้องเตรียมอะไรเป็นพิเศษมั้ย

หน้าที่ที่ขาดไม่ได้คือทำรายงานค่าใช้จ่ายของเจ้านายเพื่อเบิกจากแผนกบัญชี ทั้งค่าโรงแรม ค่ารถ ค่าอาหาร (ต้องคอยเตือนให้เจ้านายขอใบเสร็จในนามบริษัทมาเสมอ)

เราทำที่นี่ 5 ปี ระหว่างทำก็เรียนต่อ ปริญญาโท การแปลที่จุฬาฯ ตอนที่เรียน พ่อเราเสีย บริษัทก็ช่วยเหลือด้วยการให้เงินค่าเล่าเรียนแบบให้เปล่ามา2 เทอม (ปีที่สองซึ่งเป็นปีสุดท้ายพอดี) หัวหน้าแผนกคดีความก็ให้พี่ทนายช่วยทำเรื่องผู้จัดการมรดก และเรื่องผู้ปกครองผู้เยาว์ ให้ด้วย เราไม่เคยลืมบุญคุณของที่นี่เลย ทุกวันนี้พี่หัวหน้าแผนกคดีความส่งงานแปลให้เราไม่เคยขาดรวมทั้งช่วยเป็นบุคคลอ้างอิงให้เราสำหรับการขอใบรับรองคุณวุฒิหรือใบอนุญาตต่างๆ

อยู่ที่นี่ ทำงานหนักมาก โอทีถึงเที่ยงคืนหลายๆวันต่อสัปดาห์ ติดกัน 5 ปี เราซื้อบ้านมือสอง 1.2 ล้าน ผ่อนหมดภายใน 4 ปีเพราะเงินโอทีทั้งนั้น

ปีที่ 5 เราอิ่มกับที่บริษัทนี้ เราต้องการความก้าวหน้าไม่ใช่เงินเดือนขึ้นอย่างเดียวในขณะที่ทำแต่งานซ้ำๆ ที่สำคัญคือเราเหนื่อยกับการทำโอที เลยมองหางานใหม่

บริษัทใหม่ที่จะจ้างเราเป็นลูกค้าของบริษัทกฎหมายที่เราทำงานอยู่นี่แหละ ถ้าสามารถจ้างบริษัทกฎหมายที่เราทำงานอยู่ได้แสดงว่าต้องเงินหนาพอสมควร อืมน่าสนใจ

เจ้านายใหม่เป็นชาวแคนาดาบริหารบริษัทอเมริกัน สัมภาษณ์เราไม่นาน ก็รับเข้าทำงาน ตอนหลังบอกเราว่าสัมภาษณ์ไป 5 คน แล้วเลือกเราเพราะว่าจบตรง คุณสมบัติคนที่ต้องการคือ ต้องเคยทำงานด้านกฎหมายมาก่อน ต้องแปลเอกสารได้ อีกอย่างคือ เราอายุน้อยที่สุด (25 ปี ส่วนผู้สมัครคนอื่น 30+ ทั้งนั้น) (งง มันเกี่ยวกันมั้ยเนี่ย)

พอเซ็นสัญญาจ้างงานแล้ว เราก็แจ้งเจ้านายเก่า เจ้านายบอกเราว่า ถ้าเบื่อ ทำไมไม่บอกจะให้ลางานโดยไม่รับเงินเดือน 3 เดือน ไปพักแล้วกลับมาทำงานน่าจะดีขึ้น

บริษัทใหม่ให้เงินเดือนเราสูงปรี๊ดติดเพดานเงินเดือนเลขาฯ แน่นอนว่า ความรับผิดชอบมโหฬาร ชื่อตำแหน่งคือ Personal Assistant แต่เรื่องส่วนตัวของนายนี่น้อยมาก

เจ้านายเราบอกผู้จัดการแผนกทุกแผนกในการประชุมวันแรกว่าเรามีตำแหน่งเท่ากับผู้จัดการทุกคนเพียงแค่ใช้ชื่อตำแหน่งต่างออกไป อะไรที่เราบอกให้ทำ ก็ควรทำเพราะเป็นคำสั่งที่มาจากเจ้านาย (เจ้านายเราชอบไล่ออกหรือออกจดหมายเตือนแบบฟ้าผ่าด้วยนะ สไตล์ฝรั่ง ถ้าผิด ก็ต้องรับโทษทันที)

งานหลักของเราคือ กำกับดูแล (compliance) เรามีคู่มือเป็นแฟ้มหนาๆ เพียบ เวลาพนักงานยื่นเบิกค่าใช้จ่ายอะไรต้องเปิดคู่มือดูว่า สำนักงานประจำภูมิภาคที่สิงคโปร์กำหนดไว้ว่ายังไง ได้แค่ไหน อะไร อันไหนไม่ได้ ดูตามตาราง DOA (Delegation of Authority - เจ้านายเรียกว่า Dead on Arrival เพิ่งมารับตำแหน่ง ก็เจอเอกสารกองเป็นตั้งๆ)  ผู้จัดการแผนกจะซื้อกระเช้าของขวัญให้ลูกค้าก็ต้องเปิดคู่มือ FCPA (พรบ. การคอรัปชั่นในประเทศที่ประกอบกิจการ) ดูว่า แผนกกฎหมายกำหนดขั้นตอนให้ทำยังไง พอมีลูกค้าใหม่มาจากประเทศแปลกๆ ก็ต้องเข้าระบบไปค้นอีกว่า บริษัทนี้ในประเทศนี้อยู่ใน red list หรือ sanction หรือเปล่า อะไรที่เราตรวจตามขั้นตอนแล้ว ไม่ผ่านก็จะถูกส่งกลับไปให้หัวหน้าแผนกแก้

แผนกบุคคลส่งแฟ้มเงินเดือนตรงเข้าห้องเจ้านาย ซึ่งเราก็เห็นสมควรเพราะมันเป็นความลับเราไม่จำเป็นต้องรู้ เจ้านายเดินเอาแฟ้มออกมาวางโต๊ะเรา บอกให้ตรวจก่อนส่ง(เลยรู้หมดเลยว่าใครได้เงินเดือนเท่าไหร่ ดูไปก็ตาโตไป เงินเดือนเราเยอะกว่าหัวหน้าแผนกบางคนอีกแต่เราเอาไปพูดไม่ได้นะ)

พนักงานหลายๆ คนจะกลัวเราเวลาเราบอกให้มาหาหน่อย มีอะไรจะถาม (เรื่องเอกสารที่ส่งมาเซ็น)ไม่รู้จะกลัวอะไร ไม่ได้จะกินหัวซะหน่อย

หน้าที่กำกับดูแลนี้ ช่วยปลูกฝังนิสัยทำงานตามกฎเกณฑ์และเป็นระเบียบและสอนให้เราคอยเก็บหลักฐานและเอกสารที่สำคัญไว้เสมอ จนเป็นนิสัยติดมาทุกวันนี้

ตอนเราเข้าไปก็เป็นช่วงเริ่มต้นของผู้บริหารชุดใหม่ ใหม่ยกเซ็ต แต่เจ้านายชาวแคนาดาเขามืออาชีพ บริหารบริษัทมาเยอะแล้ว นั่งตำแหน่ง GM เขารู้ว่าต้องทำอะไร ขั้นแรกเลยคือ จัดทำคู่มือองค์กรฉบับภาษาไทยมีสารพัดนโยบาย ทั้ง AR CreditPolicy, Record Retention Policy, Anti-Bribery etc. คนแปลก็ไม่พ้น ณัชชาอร นี่เอง

แล้วยังมีคดีความในศาล คำฟ้อง คำให้การพยานคำพิพากษาทุกศาล เราก็ต้องแปลส่งสำนักงานสาขาสิงคโปร์ เพื่อที่แผนกกฎหมายจะได้สั่งทนายความว่าจะให้ดำเนินการต่อไปยังไง

พอพนักงานขาย ขายสินค้าได้ก็ต้องมีการทำสัญญาซื้อขาย ส่วนใหญ่จะเป็นสัญญาของลูกค้า มาเป็นภาษาไทย หน้าที่เราแปลอีก ไม่งั้น GM จะไม่เซ็นเพราะอ่านไม่ออก หลักๆ เจ้านายเราจะดูเงื่อนไขที่สำคัญๆ เช่น มูลค่างาน สินค้าที่ขาย โครงการที่จะนำสินค้าไปใช้ ส่วนกรณีงานบริการเราก็ต้องแปลสัญญาบริการด้วย เจ้านายจะดูค่าปรับว่าถ้าปิดงานช้านี่จะโดนปรับกี่เปอร์เซ็นต์

งานแปลชิ้นใหญ่ที่สุดที่ทำระหว่างทำงานให้บริษัทนี้คือแปลเอกสารโต้ตอบของโครงการที่มีการฟ้องร้องกันอยู่ 200หน้า ต้องแปลเสร็จให้เสร็จภายใน 2 สัปดาห์ ช่วงนั้นเจ้านายเรากลับแคนาดา เราแปลตั้งแต่ 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น มึน

เจ้านายชาวแคนาดา หาอะไรใหม่ๆ มาให้ทำตลอดให้อำนาจในมือเต็มที่ แถมอยู่ดีๆ ให้คุมพนักงานธุรการอีกสิบกว่าคน (แค่ตัวเองงานก็ท่วมหัวจะแย่แล้ว) ข้อดีของเจ้านายมีเยอะมาก ให้เงินเดือนขึ้นสมเหตุสมผลตอนเราต้องผ่าตัดซึ่งค่าใช้จ่ายเกินประกันของบริษัทก็อุตส่าห์ตัดงบแผนกมาช่วยส่วนต่าง ตอนเราทะเลาะกับแฟน ก็เรียกไปคุยอธิบายให้ฟังในฐานะผู้ใหญ่ (ก็ท่านอายุ 50+ แล้ว) เจ้านายไม่เคยให้เราอยู่เย็นเลย เรากลับก่อนเจ้านายประจำ

พอเข้าปีที่สาม เจ้านายลาออก มีคนใหม่แทน เป็นชาวไอร์แลนด์ พื้นฐานเจ้านายคนใหม่มาทางสายการขาย ท่านก็จะขายอย่างเดียว ไม่ต้องการผู้ช่วยอีกต่อไปเลยเปลี่ยนชื่อตำแหน่งของเราเป็น ผู้จัดการฝ่ายธุรการ แต่เนื้องานเหมือนเดิมเปี๊ยบ ทำไปได้สักพัก เจ้านายเห็นว่าพูดเก่งออกงานสังคมได้ จับไปเป็นผู้จัดการฝ่ายขายต่างประเทศซะเลย งานส่วนนี้เคยเขียนไว้ในบล็อกเก่า เลยขอไม่เล่านะ

ย้อนกลับมาพูดถึงกระทู้พันทิป มีคนนึงมาเมนท์ว่า“ถ้าเรียนไม่เก่ง โตขึ้นจะเป็นอย่างนี้” (เป็นได้แค่เลขา) คำพูดอย่างนี้มันสะท้อนถึงสิ่งที่ผู้พูดคิด คือ(ก) อาชีพเลขานั้น ต่ำต้อย (ข) ทำงานเป็นเลขาได้เงินเดือนน้อย

(น้องคนนึงมาฝึกงานกับเรา บอกเราพร้อมทำหน้าทำตาได้อารมณ์มากว่า น้าบอกว่าไม่ให้ทำงานเลขา เพราะเลขาก็คือขี้ข้า น้าอยากให้ทำงานเป็นแอร์ (โฮสเตส) (อ้าว ไมพูดงี้อ่ะ) เราบอกน้องไปว่า "เป็นแอร์มันแย่กว่าอีกนะน้อง ต้องเช็ดอ้วก เช็ดขี้  แต่พี่เนี่ย ลูกน้องเพียบ ทั้งแม่บ้าน คนขับรถ แมสเซนเจอร์ พนักงานธุรการ จะขอให้ใครช่วยก็ได้"  ไม่รู้ว่าทุกวันนี้น้องเขาเป็นแอร์ไปหรือยัง) 

ไม่จริงเลย เลขามืออาชีพ มีอายุงานยาวนาน จะได้รับความเกรงใจและได้รับการนับถือจากเพื่อนร่วมงานผู้บริหาร และลูกค้า และเลขามืออาชีพเนี่ยได้เงินเดือนหลักแสนนะจะบอกให้ อย่างที่ระบุไว้ใน งานวันนี้.com ว่า

“เมื่อมีประสบการณ์การทำงานตั้งแต่ 2-5 ปี ขึ้นไปอาจเลื่อนตำแหน่งเป็นเลขานุการของผู้บริหาร (Secretary to Executive) หรือถ้ามีประสบการณ์มากอาจได้เลื่อนตำแหน่งเป็น เลขานุการของกรรมการผู้จัดการ ( Secretary to Managing Director ) หรือผู้บริหารระดับสูง ซึ่งจะได้รับเงินเดือนตามอายุการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสูงสุดคือประมาณ ตั้งแต่ 15,000-80,000 บาท หรืออาจมากกว่านี้ในบรรษัทข้ามชาติ เช่นบริษัทน้ำมัน ธนาคารบรรษัทอุตสาหกรรม”

-------------------------------------

สนใจพูดคุยเรื่องการแปลอีเมลมาที่ natchaon@yahoo.com

ณัชชาอร ชูเชิดศักดิ์ NAATI No. 67061 ออสเตรเลีย