การพัฒนาทักษะความคิดเพื่อการปรับปรุงงาน

พลตรี เอนก แสงสุก

วิเคราะห์ศัพท์

การพัฒนา -- การทำให้ดีขึ้น เจริญขึ้น ทันสมัยขึ้น ก้าวหน้าขึ้น

ทักษะความคิด -- ความชำนาญในการคิด

การปรับปรุงงาน -- การทำให้งานดีขึ้น รวดเร็วขึ้น เรียบร้อยขึ้น


สรุปเป็น “การทำให้เกิดความชำนาญในการคิดเพื่อการปรับปรุงงาน”


๑. วัตถุประสงค์ในการปรับปรุงงาน

๑.๑ ทำไมบุคลากรภาคเอกชนจึงคิดปรับปรุงงานอยู่เสมอ ?

- เพราะเป็นการแข่งขันกันนำเสนอสิ่งที่ดีกว่า

- เพราะผู้บริโภคชอบอะไรใหม่ ๆ เสมอ

- เพื่อให้ได้กำไรมากขึ้น

- พนักงานทุกคนได้รับแบ่งปันผลกำไรในรูปโบนัส

- ถ้าไม่ปรับปรุงงานอยู่เสมอ อาจถูกเชิญออก ให้ออก ไล่ออก

- ขั้นตอนการทำงานน้อย

- ผู้ตัดสินใจน้อย

- ค่าตอบแทนสูง

- เปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็น





๑.๒ ทำไมบุคลากรภาครัฐจึงคิดปรับปรุงงาน หรือดำเนินการปรับปรุงงานได้น้อยกว่าภาคเอกชน ?

- เพราะเป็นงานบริการ ไม่ใช่ธุรกิจหากำไร ไม่มีการแข่งขัน

- เพราะผลที่ได้รับจากการพัฒนาเป็นเพียง “ความพอใจ” ของผู้ใช้บริการ ไม่ใช่ “ผลกำไร”

- บุคลากรภาครัฐกินเงินเดือน ไม่ได้รับเงินเพิ่มจากผลกำไร

- ถ้าไม่ปรับปรุงงาน ก็ไม่มีการเชิญออก ให้ออก ไล่ออก เว้นแต่กระทำผิดวินัยร้ายแรง

- งานบางงานต้องใช้งบประมาณราชการ ถ้าได้น้อยก็ปรับปรุงได้น้อย

- มีระบบพวกพ้อง

- เป็นองค์กรขนาดใหญ่

- มีสายการบังคับบัญชา และขั้นตอนการตัดสินใจมาก

- ความรู้ความสามารถของบุคลากรบางส่วนสู้ภาคเอกชนไม่ได้

- หัวหน้างานบางคนไม่รับฟังความคิดเห็นลูกน้อง

- ถูกปลูกฝังความคิด หรือรูปแบบการทำงาน โดยคนรุ่นก่อน

- มีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ มาก

- เปลี่ยนนโยบายตามผู้บริหารอยู่เสมอ

- มีการโกงกิน

- กลัวว่าการเปลี่ยนแปลงจะทำให้เพิ่มงาน เพิ่มภาระ


๑.๓ ทำไมจึงต้องปรับปรุงงาน ?

- เพื่อให้งานดีขึ้น เร็วขึ้น สะดวกขึ้น มากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น

- เพื่อให้ได้ผลงานมากขึ้น ได้ผลกำไรมากขึ้น

- เพื่อให้ได้รับความสนใจ ความพอใจจากผู้บริโภค หรือผู้ใช้บริการมากขึ้น

- เพื่อลดต้นทุน ลดขั้นตอน

- เพื่อช่วยพัฒนาองค์กร และประเทศชาติโดยรวม



๒. การพัฒนาความคิดเพื่อการปรับปรุงงาน

- ต้องพัฒนาทั้งความคิดของ ๑. ตัวเอง ๒. หัวหน้าหน่วยรองหรือลูกน้อง

๒.๑ การพัฒนาความคิดของตัวเอง

- จะปรับปรุงงานต้องปรับปรุงตัวเองก่อน เพราะจะไม่ได้รับ “ความร่วมมือ - ร่วมใจ”
หรืออาจได้รับแต่ “ความร่วมมือ” ไม่ได้รับ “ความร่วมใจ”

- ต้องเริ่มที่ใจ
-- ตั้งใจที่จะคิด ที่จะริเริ่ม

-- ตั้งใจว่าจะไม่ทำงานแบบตั้งรับ

-- ตั้งใจว่าจะทำงานเชิงรุก

-- ตั้งใจว่าจะริเริ่มพัฒนาไม่หยุดนิ่ง

-- ตั้งใจว่าจะสู้ไม่ถอย

-- ตั้งใจว่าจะเป็น “คนแก่ความรู้ ใช่อยู่นาน”

-- ตั้งใจว่าจะไม่ทำงานแบบ “ทำอาหารตามสั่ง”

-- ตั้งใจที่จะยอมรับฟังความคิดของผู้อื่น


- ปรับทัศนคติตัวเองและลูกน้อง

-- ไม่ควรคิดว่ายิ่งริเริ่มยิ่งเพิ่มงาน ยิ่งเหนื่อย

-- เลิกคิด เลิกพูดว่า “เรื่องที่แล้ว ครั้งที่แล้ว ปีที่แล้ว เขาก็ทำกันมายังงี้”

-- ไม่คิดว่า จะเกษียณแล้ว ใครอยากทำอะไรก็ทำไป

-- ไม่คิดว่า ทำงานไปเรื่อย ๆ ไม่ได้หวังสองขั้น ใครอยากได้ก็ทำไป

-- เปิดใจรับความคิดใหม่ของคนใหม่ ไม่คิดว่าตัวเองอยู่มาก่อน

-- คิดว่าทุกคนมีส่วนรับผิดชอบร่วมกัน ไม่ปล่อยให้หัวหน้าคิดคนเดียว

-- คิดว่าการปรับปรุงงานจะทำให้ช่วยทหารผ่านศึกได้ดีขึ้น เร็วขึ้น มากขึ้น

-- คิดว่าการปรับปรุงงานอาจทำให้ทุ่นแรง ทุ่นเวลา ลดขั้นตอน ได้



- เมื่อ “ทำใจ” และ “ปรับทัศนคติ” ได้แล้ว จึงเริ่มพัฒนาความคิดที่จะปรับปรุงงานต่อไป

- วิธีที่ ๑ โดยการตั้งใจว่า

-- จะทำวันนี้ให้ดีกว่าวันก่อน

-- จะทำงานนี้ให้ดีกว่างานที่แล้ว

-- จะทำเรื่องนี้ให้ดีกว่าเรื่องที่แล้ว

- วิธีที่ ๒ โดยการถามตัวเองอยู่เสมอว่า

๑. งานในหน้าที่ ทำครบถ้วน ถูกต้อง รวดเร็ว ไม่ผิดพลาด ไม่บกพร่องแล้วหรือยัง

๒. วิธีทำให้เร็ว ให้มาก ให้สะดวก ให้สมบูรณ์ กว่านี้ มีหรือไม่

๓. จะทำอย่างไรเพื่อช่วยเหลือทหารผ่านศึก ได้มาก ได้สะดวก ได้รวดเร็วกว่านี้อีก

๔. หน่วยงานอื่นที่ทำงานลักษณะเดียวกับเรา เขาทำอย่างไร


- วิธีที่ ๓ โดยการใช้หลักอริยสัจสี่พิจารณาทุกเรื่อง (หรือหัวข้อการเขียนข้อพิจารณาของ
ฝ่ายอำนวยการ)

๑. ทุกข์ - ปัญหา (มีข้อขัดข้องอะไรในการทำงาน)

๒.เหตุให้เกิดทุกข์ - ข้อเท็จจริง (ข้อขัดข้องนั้นเกิดจากอะไร)

๓.ทางสู่ความดับทุกข์ - ข้อพิจารณา (มีทางแก้ข้อขัดข้องอย่างไรบ้าง)

๔.วิธีการพ้นทุกข์ - ข้อเสนอ (ทางแก้ข้อขัดข้องที่ดีที่สุดคืออะไร)

- สำรวจตัวเองหรือหน่วยงานว่า ทำงานเต็มที่ เต็มเวลา แล้วหรือยัง ทำไมจึงถูกตำหนิว่า
ไม่เรียบร้อย ว่าช้า --- ดูที่ คน + เครื่องมือ ในเรื่อง ความพอเพียง ประสิทธิภาพ แล้วแก้ให้ตรงจุด

-- คนไม่พอขอเพิ่ม บรรจุ จ้างเพิ่ม

-- คนไม่มีประสิทธิภาพ -- ว่ากล่าวตักเตือน ฝึกสอน สับเปลี่ยนหน้าที่ ย้าย
ส่งคืน

-- เครื่องมือ -- ไม่พอ - ขอเพิ่ม เก่า - ขอใหม่ ใช้เครื่องมือแทนคน

- ดูตัวอย่างความคิดที่ดีของ คนอื่น หน่วยงานอื่น ของ ผู้บังคับบัญชา นำมาประยุกต์ใช้

- ประสานงาน พูดคุย ขอดูงาน หน่วยงานอื่นที่ทำงานลักษณะเดียวกัน แล้วนำมาพิจารณาใช้

- พยายามคิดเสมอว่า งานที่ทำอยู่ จะนำคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีอื่นเข้ามาช่วยได้หรือไม่
อย่างไร

- สังเกตการคิดของผู้บังคับบัญชา ฝ่ายอำนวยการ หรือบุคคลสำคัญ เป็นตัวอย่าง

- ไม่ยึดติดกับระเบียบข้อบังคับหรือตัวอักษรเกินไป เพราะระเบียบเหล่านั้นก็เกิดจากความคิดของคนในยุคก่อน ๆ หากเรามีความคิดดีกว่าก็อาจเสนอแก้ไขได้ ให้เหมาะกับยุคสมัย

- ใช้การระดมความคิดภายในหน่วยงาน เพื่อร่วมกันหาวิธีที่ดีที่สุด

- คิดทำงานเชิงรุก เหมือนการรบในสนาม จุดไหนอ่อนต้องจัดกำลังเสริม ใครอ่อนล้าต้อง
เปลี่ยนตัว สับเปลี่ยนหน้าที่กันบ้าง

- คิดวาดมโนภาพลำดับงานแต่ละงาน ตั้งแต่ต้นจนจบ ว่าจะเกิดปัญหาข้อขัดข้องอะไรบ้าง
แล้วหาทางป้องกันไว้ล่วงหน้า ไม่รอให้เกิดปัญหาก่อน

๒.๒ การพัฒนาความคิดของหัวหน้าหน่วยรองหรือลูกน้อง

- เป็นหัวหน้าต้องพัฒนาความคิด ทั้งของตัวเอง และของหัวหน้าระดับถัดลงไป โดยการ
ถามความเห็น เรียกมาหารือ สั่งให้ไปคิดมาคุยกัน หรือคิดมาเสนอในที่ประชุม

- สั่งงานแบบมอบภารกิจ ไม่ต้องสั่งวิธีปฏิบัติ (ถึงแม้เราจะรู้วิธีปฏิบัติในเรื่องนี้มาก่อน)

- มอบให้เขารับผิดชอบ เพื่อฝึกให้คิด ไม่ใช่โยนความรับผิดชอบ ให้ลูกน้องทำการแทน (เรื่องที่อาจถูกนายตำหนิ) โดยอ้างว่า “เพื่อฝึกความคิดลูกน้อง”

- เป็นหัวหน้าอย่าแย่งหัวหน้าหน่วยรองคิดเสียทั้งหมด ฝึกให้เขาคิดเองบ้าง

- เป็นหัวหน้าอย่ารอฟังแต่ความคิดของนาย เราก็ต้องเตรียมคิดไว้เสนอ

- เปิดโอกาสให้ลูกน้อง แสดงความคิดเห็น เสนอแนะในการปรับปรุงงานได้ ทั้งอย่างเป็น
ทางการและไม่เป็นทางการ

- เมื่อลูกน้องเสนอความคิด ต้องสนใจให้ความสำคัญ กล่าวชมให้กำลังใจไว้ก่อน รับฟังไว้ก่อน ถ้าเราเห็นจุดอ่อน ก็ถกแถลงกันด้วยเหตุผล ไม่พูดให้เขาเสียกำลังใจ

๓. การสร้างนิสัยหรือวิธีฝึกให้เป็นคนช่างคิด

๑. ฝึกคิดจากเรื่องส่วนตัวในชีวิตประจำวัน หาทางใหม่ วิธีใหม่ -- การขับรถ

๒.ดูทีวี หนังสือพิมพ์ แล้วคิดตาม ทั้งข่าว ทั้งโฆษณา

๓. พบเห็นใครทำอะไร ลองคิดในใจว่า เรื่องนี้งานนี้ถ้าเป็นเราจะทำยังไง อย่าคิดว่า
“ธุระไม่ใช่”

๔. ลองแสดงความคิดเห็นในอินเตอร์เน็ตดูบ้าง แต่ให้มีสาระในลักษณะ “เสนอแนะเพื่อสร้างสรรค์” ไม่ใช่ “ตั้งกระทู้เพื่อระบายอารมณ์”



๔. เทคนิควิธีที่จะช่วยให้เกิดการปรับปรุงงาน

- สอบถาม ปัญหา ข้อขัดข้อง และคำแนะนำ จากผู้ที่เคยทำงานนั้น ๆ มาก่อน หรือดำรง
ตำแหน่งหน้าที่นั้น ๆ มาก่อนเรา

- ศึกษาเรื่องลักษณะเดียวกัน ที่เคยทำมาก่อนแล้ว นำปัญหาข้อขัดข้องมาแก้ไขไม่ให้เกิดซ้ำ
คิดปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น ไม่คิดว่า “เอาเหมือนเดิม” ไปเสียทุกเรื่อง (แต่ถ้าของเดิมดีแล้วก็ใช้ได้)

- งานสำคัญ เมื่อจบภารกิจแล้ว ควรมีการรายงานสรุปผลการดำเนินงาน และปัญหา
ข้อขัดข้อง กับข้อเสนอแนะในการแก้ไขในครั้งต่อไป (ต้องเปลี่ยนทัศนะคติว่า หากรายงานว่าหน่วยเรา

หรืองานที่เรารับผิดชอบมีปัญหาข้อขัดข้อง จะถูกผู้บังคับบัญชามองไม่ดี)

- เมื่อถึงครั้งต่อไปหรือปีต่อไปจะทำงานนั้นอีก ก็ควรนำรายงานนั้นมาพิจารณา หรือกำหนดเป็นหัวข้อหรือระเบียบวาระการประชุม ก่อนแบ่งมอบงานครั้งใหม่

- ทำแฟ้มบันทึกหรือถ่ายเอกสาร เรื่องที่เคยถูกผู้บังคับบัญชาตำหนิ ทั้งของเราและหน่วยอื่น และหาทางแก้ไขไม่ให้ผิดซ้ำ ไม่ปล่อยให้ลืมเลือนไปตามกาลเวลา

- ทำแฟ้มบันทึกคำพูดของผู้บังคับบัญชาที่เป็นลักษณะ “นโยบายหรือความคิด” แล้วหาทาง
ทำให้ได้ตามนโยบายหรือความคิดนั้น

- การ “เตรียมการ” และ “การซักซ้อม” ที่ดี จะทำให้เห็น “ปัญหาข้อขัดข้อง” ก่อนถึงวันจริง ซึ่งสามารถนำมา “ปรับแผน” หรือ “ปรับปรุงงาน” ได้



๕. การปรับปรุงงาน

๕.๑ หลักการ

- ลดขั้นตอน

- รวมงานลักษณะเดียวกัน

- บริการแบบจุดเดียวเบ็ดเสร็จ (One stop service)

- กระจายการบริการให้เพียงพอ

- ระดมทรัพยากร

- ใช้สายการบังคับบัญชา

- ใช้เทคโนโลยี

- ทำงานได้โดยต่อเนื่อง

- จัดระบบจัดระเบียบ

- รับฟังความคิดเห็น

๕.๒ วิธีการ

- ลดขั้นตอน ได้แก่ ลดขั้นตอนเอกสาร มอบอำนาจการอนุมัติและลงนาม ฯลฯ

- รวมงานลักษณะเดียวกันไว้ด้วยกัน เช่น งานกำลังพล งานกรรมวิธีข้อมูล ของสองหน่วย

- บริการแบบจุดเดียวเบ็ดเสร็จ เช่น ใช้เจ้าหน้าที่จำนวนน้อยให้บริการได้ทุกเรื่อง ฯลฯ

- กระจายการบริการให้เพียงพอ เช่น ตำบลจ่ายยาของโรงพยาบาล ห้องสมุดของสถานศึกษาขนาดใหญ่ ตู้เอทีเอ็ม โต๊ะเขียนคำร้องพร้อมตัวอย่าง ฯลฯ

- ระดมทรัพยากร เช่น บางสถานการณ์หรือบางภารกิจ อาจต้องทำงานแบบ “รวมการ”
โดยการระดมเจ้าหน้าที่หรือเครื่องมือของทุกหน่วยช่วยกันทำงานนั้น

- ใช้สายการบังคับบัญชา บางงานต้องยึดถือสายการบังคับบัญชา ไม่ก้าวก่าย ไม่ข้ามขั้นตอน

- ใช้เทคโนโลยี เช่น บันทึกข้อมูลลงคอมพิวเตอร์แทนการจดบันทึกด้วยมือลงเอกสาร
การออกใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ

- ทำงานได้โดยต่อเนื่อง ได้แก่ มอบงานหนึ่ง ๆ ให้มีผู้รับผิดชอบอย่างน้อยสองคนเพื่อให้
ทำงานแทนกันได้เมื่ออีกคนหนึ่งไม่อยู่ การให้บริการโดยไม่มีการพักเที่ยง เตรียมการทำงานบางเรื่อง
เมื่อไฟฟ้าดับโดยใช้กระดาษ ปากกา เครื่องพิมพ์ดีด

- จัดระบบจัดระเบียบ ได้แก่ จัดระบบงานให้สั้น สะดวก รวดเร็ว แก่ผู้มาติดต่อ จัดระบบการเดินเอกสาร จัดระเบียบการเก็บข้อมูลและเอกสารให้ค้นหาง่าย ให้เป็นส่วนกลางไม่เก็บตามโต๊ะหรือตู้ส่วนตัว

- รับฟังความคิดเห็นของทั้ง ผู้ร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และผู้มาติดต่อ เช่น ติดตั้งตู้รับความคิดเห็น ฯลฯ แล้วนำมาพิจารณาปรับปรุง พัฒนางาน ให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว มีประสิทธิภาพยิ่ง ๆ ขึ้น









๖. สรุป

- การพัฒนาทักษะความคิดเพื่อการปรับปรุงงาน ต้องเริ่มที่ใจ ทำใจ เปิดใจ ตั้งใจ

- ต้องปรับทัศนคติทั้งของตัวเองและลูกน้องให้สนใจที่จะคิดเพื่อปรับปรุงงาน

- ต้องพัฒนาทักษะความคิดทั้งของตัวเองและลูกน้อง

- โดยการถามตัวเองอยู่เสมอว่า

๑. งานในหน้าที่ ทำครบถ้วน ถูกต้อง รวดเร็ว ไม่ผิดพลาด ไม่บกพร่อง
แล้วหรือยัง

๒. วิธีทำให้เร็ว ให้มาก ให้สะดวก ให้สมบูรณ์ กว่านี้ มีหรือไม่

๓. จะทำอย่างไรเพื่อช่วยเหลือผู้ป่วยให้คลายทุกข์กายทุกข์ใจ ได้มาก ได้สะดวก ได้รวดเร็ว กว่านี้อีก

๔. หน่วยงานอื่นที่ทำงานลักษณะเดียวกับเรา เขาทำอย่างไร

- แนวทางการปรับปรุงงาน ได้แก่

๑. ลดขั้นตอน ๖. ใช้สายการบังคับบัญชา

๒. รวมงานลักษณะเดียวกัน ๗. ใช้เทคโนโลยี

๓. บริการแบบจุดเดียวเบ็ดเสร็จ ๘. ทำงานได้โดยต่อเนื่อง

๔. กระจายการบริการให้เพียงพอ ๙. จัดระบบจัดระเบียบ

๕. ระดมทรัพยากร ๑๐. รับฟังความคิดเห็น

Create Date : 03 มิถุนายน 2554		0 comments
Last Update : 3 มิถุนายน 2554 2:24:47 น.
Counter : 4161 Pageviews.
Share Tweet