BlogGang.com : : wbj : การประชุม...

การประชุม...

การนำเสนอและการประชุมเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการดำเนินงานและการติดต่อทางธุรกิจ การนำเสนอในที่นี้หมายถึงการบรรยาย การอธิบายเกี่ยวกับงานส่วนต่างๆบางส่วน หรือทุกส่วนให้แก่ผู้ร่วมงานได้ทราบ ทั้งนี้ เพื่อรายงาน พิจารณาร่วมกัน เพื่อสั่งการหรือนำเสนอให้แก่ผู้จะเข้าร่วมทำธุรกิจทราบแนวทางและความเป็นไปได้ที่จะทำธุรกิจร่วมกัน รูปแบบของการนำเสนอนั้นอาจแตกต่างกันไปตามสถานการณ์และความเหมาะสม แต่บ่อยครั้งการนำเสนอมักเกิดขึ้นควบคู่กับการประชุมจนเกือบจะเป็นเสมือนส่วนหนึ่งของการประชุมไป

เนื้อหาในภาค 4 นี้เป็นรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการพูดในขั้นต่างๆของการนำเสนอ โดยเริ่มต้นที่การกล่าวนำและสิ้นสุดที่การสรุป การกล่าวนำประกอบด้วยการกล่าวทักทายเรื่องหรือวัตถุประสงค์ของการนำเสนอและโครงร่างคร่าวๆของการนำเสนอ โดยมีวิธีการพูดถึงแต่ละส่วนตามลำดับต่อไปนี้

การกล่าวทักทาย

Good morning/afternoon/evening, ladies and gentlemen, I’m ชื่อ (from แผนก/บริษัท).
เรื่อง/วัตถุประสงค์ของการนำเสนอ

Today, I’d like to explain/talk about ...
Today, I’m going to talk about ...
In my presentation I’ll be proposing/talking about ...
In my presentation today I’m going to explain ...
This morning/afternoon I’d like to review ...
The subject/topic of my/this/today’s presentation is ...
What I’d like to do this morning/afternoon is to present/review/etc. ...
The aim of this presentation is to ...
What I’d like to talk about is ...
What I’m going to explain this afternoon/morning are ...
What I’ll be proposing in my presentation are ...
My presentation this morning/afternoon deals with ...
Today’s presentation will be/focus on ...
โครงร่างของการนำเสนอ

My main point is ...
I’ll be developing two/three/etc. main points.
My presentation will be in two/three main parts.
The aim of this presentation is to ...
ลำดับการนำเสนอ
First, I’ll give you ... Second, ... Lastly, ...
In the first part I’ll ... And then I’ll ...
Firstly, I’d like to ... Secondly, we can ... And I’ll finish with ...
In the first part of my presentation, I’ll describe ... After that, I’ll talk about ... Finally, I’ll show you ...
สถานการณ์ตัวอย่าง

Good morning, ladies and gentlemen, I’m Chris Makepeace from Sale Division. In my presentation I’ll be talking about our summer sale promotion. My presentation will be in two main parts. Firstly, I’d like to give you an overview of our promotion projects. And then I’ll talk about advantages and disadvantages of each project.

บทที่ 2 การลำดับการนำเสนอ
(Sequencing)
หลังจากที่ได้กล่าวนำเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปของการนำเสนอคือเริ่มเข้าสู่เรื่องที่จะพูด ซึ่งอาจประกอบด้วยประเด็นหรือองค์ประกอบสำคัญหลายส่วน ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องมีคำพูดไว้ชี้บอกหรือเชื่อมส่วนสำคัญต่างๆเข้าด้วยกันเพื่อให้ผู้ฟังสามารถรู้ได้ว่าผู้พูดจะเริ่มพูดเรื่องใหม่หรือเข้าประเด็นใหม่แล้ว หรือกำลังแจกแจงส่วนสำคัญๆให้ฟังอยู่ คำพูดที่ใช้แสดงลำดับการนำเสนอเหล่านี้ ได้แก่

หัวข้อแรก

First, I’d like to talk about ...
I’ll begin by (v. + ing)
First ...
Let’s start with ...
การกล่าวนำสู่หัวข้อต่อไป/การเริ่มเรื่องใหม่

Now, I’d like to move on to ...
I’d now like to turn to ...
If I could now turn to ...
Now, turning to ...
Let me now move on to ...
Now, what about ...?
Now, let’s look at ...
Then ...
Next, let me describe/explain/etc. ...
My next point is ...
After that ...
The next ...
Another ...
The other ...
การแจกแจงองค์ประกอบสำคัญ

First ... . Second ... . Third ... .
The first ... . The second ... . the third ... .
First ... . Next ... . Then ... . After that ... . Finally ... .
One ... . Another ... . The other ... .
หัวข้อสุดท้ายหรือหัวข้อสรุป

So that’s the general picture for ...
In conclusion, we can say ...
That completes my overview of ...
So, to conclude, ...
Finally, ...
In conclusion, I’ve talked about ...
In summary, I’ve explained ...
My main point was ...
I therefore recommend ...
สถานการณ์ตัวอย่าง

First, I’d like to talk about our production/etc. Now, turning to sale/etc. Next, let me explain about our sale promotion/etc. So that’s the general picture for our company’s performance for the first half of this year.
Let’s start with our export volume for last year etc. Now, I’d like to turn to this year’s export volume etc. The next thing we’ll be looking at is the prospect for our exporting next year etc. So, to conclude, it is reasonable to assume that etc.
สถานการณ์ตัวอย่าง

First, I’d like to talk about our production. ... . Now, turning to sale. ... . Next, let me explain about our sale promotion. ... . So that’s hte general picture for our company’s performance for the first half of this year.
Let’s start with our export volume for last year. ... . Now I’d like to turn to this year’s export volume. ... . The next thing we’ll be looking at is the prospect for our exporting next year. ... . So, to conclude, it’s reasonable to assume that ... .

การใช้ทัศนูปกรณ์
(Using Visual Aids)
บ่อยครั้งที่การนำเสนอทางธุรกิจจำเป็นจะต้องมีการนำภาพ ตัวเลข กราฟ ตลอดจนข้อความต่างๆมาแสดงควบคู่กันไปเพื่อให้ผู้ฟังเห็นภาพได้ชัดเจนและเข้าใจในสิ่งที่ถูกนำเสนอได้สะดวกขึ้น ในระหว่างการใช้ทัศนูปกรณ์ต่างๆ เช่น เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายแผ่นใส โปสเตอร์ ตลอดจนวีดิโอ และคอมพิวเตอร์ จึงควรมีคำพูดแบบต่างๆไว้เพื่อดึงความสนใจและชักชวนให้ผู้ฟังมองไปที่จุดซึ่งเราต้องการดังต่อไปนี้

คำพูดชักชวนให้มองภาพ

Now, I’ll show you the ...
If we now turn to the ...
If you look at the screen you can see ...
คำอธิบายรวมเกี่ยวกับภาพ

This chart compares/contrasts/illustrates ...
The graph shows ...
You can see here ...
In my first slide, I’d like to show you ...
This diagram/graph/table shows ...
The next slide shows ...
การอธิบายเกี่ยวกับองค์ประกอบในภาพ

As you can see from the graph, ...
The upper part of the slide gives information about ...
If you look at the top/bottom you can see ...
The left/right side shows ...
On the left/right is ...
The first row/column contains ...
Now, let’s look at the position for ...
Let’s move on now and look at the figures of ...
การมุ่งความสนใจไปที่ประเด็นสำคัญ

As you/we can see ...
This is the ...
Here is the ...
For example ...
This clearly shows ...
This is important because ...
What is interesting/important is ...
I’d like to draw your attention to ...
Notice/Observe the ...
It is important/interesting to notice that ...
สถานการณ์ตัวอย่าง

Now, I’ll show you the slides to back up the points I’ve just made. This graph shows the amount of sale for each twelve months last year. As you can see from the graph, there is an increasing trend. This clearly shows that our product has been gaining popularity among consumers ... .

บทที่ 4 การให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในเรื่องที่นำเสนอ
(Getting the Listeners Involved)
ถึงแม้จะมีการใช้ทัศนูปกรณ์มาช่วยให้การนำเสนอน่าสนใจมากขึ้น แต่การใช้รูปภาพ สไลด์ แผ่นใส ฯลฯ อาจไม่เพียงพอที่จะดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ โดยเฉพาะถ้าเป็นสไลด์หรือแผ่นใสที่เต็มไปด้วยตัวเลขหรือกราฟชนิดต่างๆ ด้วยเหตุนี้ ในระหว่างการนำเสนอจึงควรมีวิธีอื่นกระตุ้นความสนใจของผู้ฟังด้วย และวิธีที่ดีวิธีหนึ่งคือ การตั้งคำถามขึ้นมาลอยๆเป็นระยะๆ เพื่อทำให้ผู้ฟังคิดตามและได้เกิดความรู้สึกว่ามีส่วนร่วมในการนำเสนอนั้นด้วย โดยการตั้งคำถามนั้นมักจะกระทำหลังจากที่ได้ยกเอาประเด็นสำคัญขึ้นมาพูดแล้ว ตัวอย่างเช่น

ประเด็น

Production was down last quarter.

คำถาม

How can we explain this?
How will this affect ...?
What can we do about it? What’s the explanation for this?
What are the implications for ...?
What’s behind this ...?
What does that tell us? Does it imply/mean that ...?
What does this mean to us?
Why was that?
How did it happen?
What caused this?
Are there reasons behind this?
What are we going to do about this?
What step should we take to change this?
ในกรณีที่เรื่องที่นำเสนอนั้นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือการลงทุนในโครงการใหม่ ลักษณะของคำถามก็จะแตกต่างออกไปตามประเด็นที่นำเสนอ เช่น

ประเด็น

We’ve come out with a new product. หรือ
That’s why we’ve come up with this project.
คำถาม

Will it benefit us in anyway?
What are its advantages?
What will it do for us?
ประเด็น

That’s why we’ve come up with this project.
What do we stand to gain from this?
How is its future prospect?
Will it work?
What’s the chance of success?
Will it be well received?
Can be we sure of its success?
ตัวอย่างการตั้งคำถามระหว่างการบรรยายเพื่อให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมและกระตุ้นให้คงความสนใจในเรื่องที่เรากำลังพูดอยู่

The chart shows a sharp decline in sale between summer months. How can we explain this?
Despite our market expansion, the demand for our products was down in the last quarter. What was that?
Our expensive marketing campaign did not even boost up our sale one bit. What does that tell us?
บทที่ 5 การเสนอหนทางเลือก
(Stating Options)
หลังจากที่ได้ดึงดูดความสนใจของผู้ฟังด้วยการตั้งคำถามขึ้นมาลอยๆเพื่อเสนอปัญหาหรือประเด็นให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกมีส่วนร่วมและคิดตามไปด้วยแล้ว ลำดับต่อไปของการนำเสนอได้แก่การเสนอหนทางเลือกสำหรับการแก้ปัญหาหรือประเด็นย่อยให้ผู้ฟังพิจารณาโดยใช้คำพูดต่อไปนี้

We have considered/looked at one/two/etc. options.
One way to solve this problem is .... Another is to ...
There are two/three alternatives. The first one is ...
The/Our first option is (to) ...
But what about the second/third/other option?
So, now let’s look at the second/third/other option, which is (to) ...
We have two/three/etc. courses of action. The first one is (to) ...
The options/alternatives we have are (to) ... or (to) ...
There are two/three/etc. ways to handle/solve this problem, which are (to) ... or (to) ...
To solve/handle this problem, we can either ... or ...
ในการกล่าวถึงแต่ละหนทางเลือกหรือแต่ละประเด็นย่อยนั้นจะต้องแจกแจงให้ผู้ฟังเห็นถึงข้อดีและข้อเสียของหนทางเลือกแต่ละข้อ ซึ่งเราอาจเลือกใช้คำพูดเหล่านี้ ได้แก่

ข้อดี

What are the benefits/advantages?
The advantages/benefits of this option are ...
By choosing this option, we’ll be able to ...
This option/alternative will enable us to ...
We’ll benefit by ...
ข้อเสีย

There are, however, (some) disadvantages, which are ...
But there are some problems too.
On the other hand, ...
By choosing this option, we/the company, however, will have to ...
The disadvantages/shortcomings/etc. of this option are ...
Unfortunately, we will not be able to ...
สถานการณ์ตัวอย่าง

The options we have are to acquire more machinery or to hire more labor. The advantages of the first option are ... . On the other hand ... . By choosing the second option, we’ll be able to ... . Unfortunately, we will not be able to ... .
All these late deliveries and backup orders make us fall back almost two months in our schedule. What can we do about it? There are two ways to handle this problem, which are to revamp our operation, a costly choice but worthwhile in the long run, or to contract out production and delivery, a less cost choice but would not be economical in the long run.

การสรุป
(Concluding)
การสรุปเป็นการทบทวนประเด็นสำคัญๆที่ได้กล่าวไปแล้วในระหว่างการนำเสนอก่อนที่จะมีการสรุปขั้นสุดท้าย ซึ่งการสรุปอาจจะเป็นการให้ข้อเสนอแนะสำหรับหนทางปฏิบัติในอนาคตก็ได้ ในการกล่าวสรุปนั้นอาจใช้คำพูด เช่น

In conclusion/summary, I’ve explained ... .
In conclusion/summary, I’ve talked about ... .
So, to /summarize/sum up/ ... .
So, as we’ve seen in this presentation today ... .
As I’ve explained, ... .
At this stage I’d like to /go over/run through/ ... .
My main point was ... .
So, to conclude ... .
In conclusion, we can say ... .
หลังจากที่กล่าวสรุปไปแล้วต่อไปจะเป็นโอกาสดีที่จะแจกจ่ายเอกสารประกอบการบรรยายต่างๆที่ได้เตรียมมา (หากมี) โดยเราสามารถแจ้งให้ผู้ฟังทราบด้วยประโยคต่อไปนี้

I have some documents/folders/handouts/copies of ..., which I’ll be passing round now.
I’ll be distributing you folders/handouts/copies of ... . For some of you who’d like to have a copy of ..., I’ll be handing them out to you now.
I’ll be handing out copies of ... to you now.
I’ve prepared some handouts/copies of ... which I’d like to pass round now.
In the handouts being distributed now, you’ll see/find ... .
สถานการณ์ตัวอย่าง

In conclusion. I’ve talked about the prospect of opening foreign market for our products. The survey indicated that it is possible for us to do so, but under the present circumstances we have only two options, to do it ourselves or to let the local middleman do it for us. In the handout being distributed, you’ll find all relevant information about the market situations in those countries in which we are thinking of opening markets.
บทที่ 7 การให้ข้อเสนอแนะ
(Making Recommendation)
หลังจากสรุปสิ่งที่นำเสนอไปแล้ว ลำดับต่อไปก็คือการให้ข้อเสนอแนะจากผู้บรรยายว่าหนทางเลือก หนทางปฏิบัติ การดำเนินงาน หรือทางออกใดที่จะช่วยแก้ไข ปรับปรุง หรือพัฒนาประเด็นปัญหาหลักของการนำเสนอได้บ้าง ทั้งนี้ โดยเลือกใช้คำพูดแบบกลางๆที่เหมาะสมจากตัวอย่างต่อไปนี้

การเสนอแนะโดยทั่วไป

My suggestion
My/Our proposal
The/My recommendation is
would be to v.1 ... .
I propose
I'd like to suggest
We (would) recommend v.1 + ing ...
n. .

I (would) propose/suggest/recommend that ... be + v.3 ... .
It is advisable to ... .
ในกรณีที่เป็นการให้คำแนะนำโดยผู้พูดมีส่วนเกี่ยวข้องกับบริษัทหรือโครงการนั้นด้วยจะพูดว่า

I suggest we + v.1 ... .
We should + v.1 ... .
We ought to + v.1 ... .
In future we plan to + v.1 ... .
แต่ถ้าเป็นการให้คำแนะนำกับบริษัทหรือโครงการอื่นที่ผู้พูดไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรง เราอาจพูดว่า

I suggest you v.1 ... .
(I think) you should v.1 ... .
I (would) advise/recommend n.
เช่น

My suggestion would be to reduce our production.
Our proposal is to increase our operation.
The recommendation would be to expand our service.
I propose a price hike.
I’d like to suggest reducing our prices.
We recommend laying off 5 percent of our workers.
We propose the company shut down foreign operation.
I would suggest that new price structure be adopted.
It is advisable to split our stocks.
We should reengineer our management.
I think you should shift your personnel around.
สถานการณ์ตัวอย่าง

... . Considering the present economic situation and the company’s present financial status, I’d recommend the first option for the time being. But I’d like to suggest that we move to the second option in the future if the circumstances are more favorable than the present.
... . In the future, we plan to step up our production before summers start in order to cater to the demand of these young customers.
บทที่ 8 การตอบข้อซักถาม
(Handling Questions)
ในระหว่างการนำเสนอนั้นผู้ฟังอาจเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับประเด็นต่างๆขึ้น ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งหากผู้นำเสนอไม่ได้มีการซักซ้อมความเข้าใจไว้กับผู้ฟังก่อน ก็อาจจะมีผู้คอยขัดจังหวะซักถามอยู่ร่ำไปจนทำให้การนำเสนอขาดช่วงและดำเนินไปอย่างไม่ราบรื่นนัก ดังนั้นผู้บรรยายจึงควรจะเตรียมตัวรับมือกับการซักถามที่อาจเกิดขึ้นโดยเลือกใช้คำพูดที่เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ดังต่อไปนี้

การให้ซักถามได้ระหว่างการนำเสนอ

If you have any questions during my talk, please stop me and ask.
If there is any questions, please feel free to (stop me and) ask.
Please stop me at any time if you have any questions.
I’ll be happy to answer any questions that you may have during the talk/presentation.
การขอให้ซักถามหลังจากการนำเสนอสิ้นสุดแล้ว

If you have any questions (during my talk), please ask me at the end of the presentation.
I’ll be happy to answer any questions at the end of my presentation.
If you have any questions, I’d be pleased to answer them after the presentation.
Can I ask you to hold any questions you may have until the end of my presentation?
Please hold any questions you may have until the end of my presentation.
I would welcome any questions/comments at the end of the presentation.
การเริ่มตอบข้อซักถาม

Now, I’d be happy to answer any questions (you may have about my presentation).
If you have any questions, I’d be pleased to answer them (now).
I would welcome any comments/questions.
Are there any questions?
เมื่อไม่เข้าใจหรือไม่ได้ยินคำถาม

I’m sorry, could you speak a little slower, please?
Could you repeat your question, please?
Let me make sure I get/understand your questions (correctly), are you asking (that/about) ...?
I’m sorry, I’m not sure I understand. Is your question ...?
I’m sorry, could you speak a little louder, please?
ก่อนตอบคำถามที่ไม่ได้เตรียมตัวมาล่วงหน้า

I’m glad you asked that questions.
That’s a good question.
Thanks for asking me about that.
หลังจากตอบข้อซักถามแล้ว

Are there any other questions?
Does that answer your question?
I hope that answers your question.
เมื่อไม่สามารถให้คำตอบหรือข้อมูลได้

I’m sorry, I don’t have that information with me. I can try and get it to you later, if you like.
I’m sorry, I don’t know the answer to that question at this time.
I’m sorry, I don’t think we have enough time to get into that now, can we discuss/talk about it later?
I’m sorry, that information is confidential.
I’m sorry, I’m not in a position to discuss that issue/problem/etc.
I’m sorry, I’m not permitted to give you that information.
เมื่อไม่มีผู้ถามคำถาม

If you have no questions. I’ll finish there.
If there are no questions, I’ll finish there.
เมื่อหมดเวลาในการนำเสนอ

I’m afraid that’s all the time we have.
I’m sorry (to say) that we’ve run out of time.
ในตอนท้ายสุด ผู้นำเสนอหรือผู้บรรยายควรกล่าวขอบคุณผู้ฟังด้วยคำพูดใดคำพูดหนึ่งต่อไปนี้

Thank you (very much).
Thank you for listening.
Thank you for your attention.

ข้อมูลจาก : //www.nb2.go.th

Create Date : 04 มกราคม 2551

Last Update : 14 พฤษภาคม 2551 23:12:59 น.

0 comments

Counter : 2231 Pageviews.

วิทยากรเชิงกิจกรรม

วิทยากรกระบวนการ

ที่ปรึกษาธุรกิจ

ด้านการบริหารจัดการ

การตลาดและการประชาสัมพันธ์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนกลยุทธ์

วิจัยธุรกิจ

IT Dashboard

ดวงถาวร

ดวงตามวันเกิด

ดวงตามปีเกิด