สร้างระบบควบคุมการผลิต (2)

ผลงานต้องแจ้งให้ทราบ

เมื่อจัดเก็บข้อมูลได้สักระยะหนึ่ง สิ่งที่ควรทำต่อไปคือการแจ้งผลเพื่อสร้างแรงขับของพนักงาน การทำตารางของผลงาน และ ยกตัวอย่างคนที่ทำงานได้ดีข้ึนเพื่อเป็นตัวอย่างที่ควรทำตามของพนักงานทั่วไป เรื่องนี้อาจจะทำเรื่องแย่ๆเกิดขึ้น เพราะคนที่ไม่โดดเด่นมีมากกว่าคนที่โดดเด่น ดังนั้น อาจจะเกิดการขัดแย้งในใจได้ ดังนั้น ต้องศึกษาลูกน้องด้วยว่า ฝ่ายธรรมะ กับฝ่ายอธรรมอันไหนมากกว่ากัน ค่อยปรับมาใช้

หากสามารถแจ้งการทำงานของพนักงานให้ทราบ อาจจะแสดงเป็นกราฟผลงานของแต่ละกลุ่มแต่ละแผนก แต่ละคน ก็จะเห็นว่า ตนนั้นทำงานได้ดีมากกว่าคนอื่น หรือ เทียบเท่าคนอื่น หรือ น้อยกว่าคนอื่นมากนัก จากการแสดงผลงานของพนักงานเองนั้น ต้องกำหนดค่ามาตรฐาน อย่างเช่น คนที่ทำได้มากกว่า 80% เป็นคนที่ทำงานได้เต็มที่ และให้ทุกคนพยายามทำให้ถึงจุดที่องค์กรต้องการ แน่นอนคนแต่ละคนทำงานไม่เหมือนกัน อย่าให้เขาคิดว่าต้องทำให้สูงกว่าคนอื่น แต่จงทำให้เขาคิดว่า ต้องแข่งกับตัวเอง ต้องทำให้ได้ตามเป้าที่เราต้องการคือ 80% ให้ได้

เมื่อมีความต้องการที่จะทำให้ได้ 80% จึงเกิดการเห็นแก่ตัวเกิดขึ้น เกิดการทำงานของตัวเองให้ได้มากที่สุด จะไม่ค่อยพูด ค่อยคุยกันเหมือนเก่า หรือบางคนก็จะไม่สนใจแถมยังไม่ยอมทำงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ คนเหล่านี้ต้องจัดการ ต้องสอน ต้องบอก และ ตอกย้ำถึงจุดประสงค์ของการปรับองค์กรจริงๆ

กับบางคน ไม่ยอมพูดกับใคร ตั้งหน้าตั้งตาทำงานของตนอย่างเดียว ผลงานของเขาอาจจะมากกว่า 110% ก็เคยมีไม่ใช่ว่าตัวเลขค่าเฉลี่ยของงาน มันผิดพลาด แต่เขาไม่คุย ไม่เล่น ตั้งหน้าตั้งตาทำงานอย่างเดียวไม่คุยเล่นกับใคร ก็เคยมีคนเป็นอย่างนี้เช่นกัน ซึ่งต้องปรับเปลี่ยนแนวความคิดของเขาให้เขาเข้าสังคมมากขึ้นด้วย...

การอธิบายถึงวิธีการคำนวน และ การอ่าน นั้นเป็นสิ่งที่ควรทำกับหัวหน้าแผนก เพื่อให้หัวหน้าแผนกมองเห็นว่าจะใช้งานตารางของผลงานอย่างไร และจะได้สื่อสารได้ถูกต้อง...

ผลตา่งๆของบุคคลภายในแผนก สามารถรวบรวมและมาเฉลี่ยกลายเป็นผลงานของแผนก ของฝ่ายได้เช่นกัน...

นอกจากจะแจ้งให้พนักงานรับทราบถึงผลงานแล้ว การจัดให้ผลงานของพนักงานที่ทำให้กับบริษัทฯ กลายเป็น KPI เพื่อให้พนักงานมีเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมมากขึ้น จะช่วยให้การทำงานของพนักงานนั้นทำได้ดีมากยิ่งขึ้นด้วย...

มองในส่วนของเนื้องาน

ก่อนหน้านี้จะอธิบายถึงการดูงานของพนักงานเสียส่วนใหญ่ แต่หากมองกลับมาที่ ประเภทของงานต่างๆที่ใช้ตรวจวัดนั้น จะมีมุมมองที่สามารถทำให้เราได้จัดการกับ งานต่างๆได้มากขึ้น

หากว่ารวมทั้งแผนกแล้ว งาน A ผลิตได้ 40 ชิ้นต่อวัน และหากต้องการอีก 200 ชิ้น เราก็จะสามารถทราบทันทีว่า เวลาที่จะใช้ในการผลิต น่าจะอยู่ที่ 5 วัน (200/40) ทำให้เราสามารถมองเห็นภาพ และ ระยะเวลาของการทำงานได้มากขึ้น

และแน่นอน หากสามารถบอกได้ว่า ระบบงานที่ออกแบบไว้ หรือ การส่งต่อวัตถุดิบระหว่างงานนั้น สามารถมองเห็นภาพได้กว้างขึ้นว่า จำนวนผลงานที่ออกมาแต่ละจุดนั้น ออกมาเกินหรือขาดมากน้อยเพียงใดด้วย

สมมุติ งาน A จำนวน 2 ชิ้น เอาไปประกอบงาน B ได้ 1 ชิ้น และ งาน B จำนวน 4 ชิ้น จะเอาไปประกอบเป็นงาน C จำนวน 1 ชิ้น
จากการตรวจเช็คเวลาการทำงานโดยเฉลีย เราก็จะทราบจำนวนเวลาในการผลิตต่อชิ้น หากเวลาการทำงานของงาน A จำนวน 1 ชิ้น ใช้เวลา 12 นาที เวลาที่ใช้ในการทำงาน B ใช้้เวลา 74 นาที ต่อช้ิน เวลาที่ใช้ในการผลิดงาน C ใช้เวลา 105 นาทีต่อชิ่้น

หาคำนวนเปรียบเทียบกันมาแล้ว จะพบว่า หากต้องการผลิต งาน C ออกมา 1 ชิ้น จะต้องใช้เวลาการผลิตงาน B = 74*4 = 296 นาที ใช้เวลากับงาน A = 4*2*12 = 96 นาที รวมแล้ว การผลิตงาน C จะใช้เวลาทั้งสิ้น = 105+296+96 = 497 นาที = 8.3 ชั่วโมง หากให้คนงาน 1 คนทำ ก็ทำวันเดียวไม่เสร็จ หากทำให้เสร็จก็ต้องให้ทำ OT (ตัวเลขส่วนใหญ่ต้องมีค่าบวกเพิ่มเล็กน้อย เผื่อกันความผิดพลาด)

แต่ถ้าเรื่องคนไม่มีขีดจำกัด และต้องการผลิตให้ได้มากที่สุดต่อ 1 วันทำงาน ก็ต้องคิดย้อนกลับว่า หากเราแยกคนทำงานออกเป็นงานๆ เราจะใช้คนทำงานแต่ละงานกี่คนใน 1 วัน เพื่อให้ได้งานออกมาพอดี...

เพื่อนๆลองคิดูนะครับ

ขอตอบปัญหาที่แล้วก่อน...
ปกติถ้างานเป็นการทำอย่างต่อเนื่องแล้วหละก็ ผมจะใช้อัตราส่วนเลย เพราะยังไงแล้ว จำนวนคนก็จะมีผลเทียบกับจำนวนเวลาเช่นเดียวกัน ผมขอคิดคร่าวๆนะครับ ดังนั้น ถ้าจะใช้คน ผมก็คงต้องเทียบอัตราส่วนของเวลาที่ใช้ต่องาน A:B:C คือ 100:300:110 (ตัวเลขผมปัดขึ้นเป็นกลมๆนะครับ) ดังนั้น อัตราที่จะทำงานให้เสร็จเป็นวันๆ โดยใช้คนต่ำที่สุด ก็จะเป็น 10:30:11 ซึ่งถ้าคำนวนกลับ โดยให้คนทำงาน ได้ 75% ของเวลาทำงาน ดังนั้น ใน 1 วัน เขาจะทำงานได้ 6 ชั่วโมง ซึ่งเป็นเวลาที่ได้มาตรฐานต่ำที่สุดที่จะยอมรับได้ ดังนั้น จากสูตรแบบนี้ ถ้าทำงาน 11 คน ก็ได้ 66 ชั่วโมง หรือ 3960 นาที จะทำงานออกมาได้ = 3960/110 = 36 ชิ้นงาน ผมคิดแบบลัด ดังนั้นจะใช้แค่ตัวเลขของการทำงาน C ให้เสร็จ ก็จะทราบแล้วว่าจะได้งานที่สำเร็จรูปเท่าใด...

ผมว่าบางท่านจะมีคำตอบที่ดีกว่านี้ คำถามคือ เราจะใช้คน 51 คนในการทำงาน ซึ่งค่อนข้างใหญ่ในระดับ SME ดังนั้น อาจจะต้องเปลี่ยนเป็น 5:15:6 แล้วปรับลดหรือเพิ่มตามความสามารถของพนักงานก็ได้ แล้วแต่ อย่าลืมว่า คนเราไม่ใช่เครื่องจักร เขาจะทำงานได้ตามที่เขาจะทำเท่านั้น ดังนั้น ต้องเข้าใจคนงานก่อนที่จะให้งานเป็นระบบทั้งหมด...

ในความเป็นจริง งานอันไม่ได้ต่อเนื่องกันทั้งหมด

ดังนั้น การมีค่าเฉลี่ยของงานในแต่ละงาน ทำให้สามารถกำหนดงานได้ว่า ควรจัดกำลังคนอย่างไร ให้ต่อเนื่อง และ เพื่อที่จะไม่ให้คนทำงานซ้ำซ้อนกัน และ ลดความขัดแย้งซึ่งกันและกัน ดังนั้น การจัดวางกำลังคนให้สอดคล้องกับการทำงานจึงต้องมีผังของงานที่แยกย่อยออกมา และ มองว่า หนทางใดที่ใช้เวลายาวที่สุด นั่นหมายถึง เวลาที่เราจะเสียไปในการผลิต ให้ได้ผลผลิตมา

หากงาน 2 งานสามารถทำงานในเวลาเดียวกันได้ ก็ควรจะแยก 2 งานนี้ให้ทำกันคนละทีม เพื่อจะได้ไม่เสียเวลา

การวางกำลังคนให้เข้าไปทำงานในแต่ละจุดนั้น สำคัญที่ระบบงานต้องสอดคล้อง พนักงานต้องทำงานได้อย่างไม่สะดุด มันเป็นศิลป์ที่ต้องใช้ศาสตร์เข้ามาประยุกต์ใช้...

งานเน้นคุณภาพ

การทำงานทุกงาน ย่อมมีการเน้นคุณภาพ ดังนั้น เพิ่มปริมาณ แต่ไม่เพิ่มคุณภาพ จะเป็นการทำงานที่ไม่ครบรอบสักเท่าใด ดังนั้น การจะจัดระบบการทำงานที่เน้นเรื่องคุณภาพนั้น ต้องทำให้ได้ปริมาณก่อน แล้วค่อยมาจัดเรื่องคุณภาพ..

เมื่อเริ่มทำระบบควบคุมการผลิต แน่นอน ควรจะต้องบันทึกถึงจำนวนการผลิตที่สูญเสีย หรือ การสูญเสียอื่นๆที่เกี่ยวข้อง แล้วค่อยปรับให้ปริมาณการผลิตที่สุญเสียนั้น ลดน้อยลง อย่างเป็นขั้นตอน การให้มีทีมงาน QC ก็เพื่อจะให้เป็นหูเป็นตาเพื่อมองหาจุดบกพร่องเพื่อให้สามารถแก้ไขได้ทันท่วงทีก่อนส่งสินค้าไปสู่ลูกค้า แต่เป็นการแก้ไขที่ปลายเหตุ การควบคุมคุณภาพที่ถูกต้อง ควรจะเริ่มจากการมองหาว่า การทำงานในงานย่อยใดๆ นั้น มีความเสี่ยงต่อการสูญเสียมากน้องเพียงใด กับเหตุใด หรือ เรื่องใด และ หาวิธีป้องกันเพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเกิดขึ้น หรือ ทำให้ปริมาณความผิดพลาดลดน้อยลงมากที่สุด...

อย่างเช่น การตื่นตอนตอนเช้า ความเสี่ยงของเราคือ การที่เราไม่สามารถตื่นนอนได้ตรงเวลา วิธีการแก้ไข หรือ ลดความเสี่ยงคือ การมีนาฬิกาปลุก การตั้งนาฬิกาปลุกหลายอัน เป็นระดับไป อย่างนี้เป็นต้น ซึ่งการป้องกันข้อผิดพลาดต่างๆนั้น ควรจะรวมเข้าไปในระบบการทำงาน เพื่อจัดทำให้ระบบดำเนินไปอย่างถูกต้อง และ หากมีโครงสร้างของระบบแล้ว จะเห็นจุดซ้ำซ้อน ซึ่งเราก็จะสามารถลดขั้นตอนการซ้ำซ้อนได้ในคราวที่ปรับปรุงความเสี่ยง และ วิธีลดความเสี่ยงเหล่านี้...


กรณีของงานที่วางไว้ บางงานสามารถวางแผนงานได้ล่วงหน้า (ลูกน้องผมมีงานลักษณะนี้ต้องวางแผนล่วงหน้าเดือนต่อเดือน) ดังนั้น งานวางแผนจัดกำลังคน ต้องใช้ตัวเลขของค่าเฉลี่ยต่องานมาเพื่อหาว่า จะให้คนไหนลงงานไหนทำงานไหน เขามีความสามารถตามประวัติเท่าใด ควรจะวางงานให้เขามากน้อยเพียงใด และเหลืองานอีกเท่าใดในการที่จะวางแผนต่อไป...

สิ่งเหล่านี้หากจัดระบบได้อย่างลงตัว หัวหน้างานจะเบาแรงขึ้นมาก แค่ควบคุมการทำงานของพนักงานให้ลงตามตาราง ลงบันทึกการทำงานของพนักงานแต่ละคนว่าทำตามตารางหรือไม่ และ ปรับเปลี่ยนตาราง ให้สอดคล้องกับความเป็นจริงอยู่เป็นประจำ ทำให้หัวหน้างานสามารถควบคุมงานได้ง่ายขึ้น และ สามารถให้มือขวามาจัดการได้บางส่วนในตอนที่เขาไม่อยู่ (ตอนนี้เขาไม่อยู่ครับ ลาคลอด 3 เดือน งานก็ไม่สะดุด มีปัญหาบ้างเล็กน้อย หัวหน้างานท่านอื่นสามารถช่วยเหลือได้...)

Create Date : 13 พฤษภาคม 2548		1 comments
Last Update : 13 สิงหาคม 2548 0:06:56 น.
Counter : 2395 Pageviews.
Share Tweet