เทคนิคการบริหารเวลาในการทำงาน

คนเราทุกคนวันหนึ่งมีเวลาเท่ากันคือยี่สิบสี่ชั่วโมงเท่านั้นเพียงแต่ว่าเราสามารถใช้ยี่สิบสี่ชั่วโมงทำให้เกิดประโยชน์แก่เรา แก่งานแก่ที่ทำงานได้มากน้อยแค่ไหน การบริหารเวลาคือการที่เราจะจัดการสิ่งต่าง ๆภายในเวลาที่มีอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีแต่ใช้เวลาให้น้อยที่สุดและก็ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ความหมายของการบริหารเวลาสำคัญอย่างไรคือถ้าเราบริหารเวลาที่มีอยู่ภายใต้เวลาจำกัดนี้ให้ดีก็จะทำให้เรามีเวลาเหลือมากขึ้นซึ่งเวลาเหลือมากขึ้นเราก็สามารถเอาไปทำกิจกรรมที่เราพอใจหรือเพื่อการพักผ่อนหย่อนใจได้มากขึ้นทำให้เราพบความสำเร็จที่เราต้องการได้มากขึ้นเป็นการลดความเครียดและความวิตกกังวลเพราะว่าเวลาที่เราทำงานไม่เสร็จมีงานค้าง ๆมาก ก็จะเริ่มเกิดความเครียด ความวิตกกังวลเราใช้เวลาให้มีประโยชน์ใช้เวลาทำงานได้อย่างมีเป้าหมายมีแผนก็จะทำให้เรารู้สึกว่าเราไม่ได้เสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์เป็นเรื่องของความสำคัญของการบริหารเวลา

หัวใจสำคัญของการบริหารเวลามี 2 เรื่องใหญ่ ๆ
          1. เราต้องเรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญว่างานไหนควรจะทำก่อนงานไหนควรจะทำหลัง
          2. เรียนรู้ที่จะมอบหมายงานคือคนเราไม่ได้เก่งไปทุกอย่าง เราจะต้องทำงานด้วยตัวเราเองบ้าง ให้คนอื่นทำบ้างหรือว่าถ้าเราเป็นหัวหน้างาน เราก็ต้องรู้จักที่จะมอบหมายงานไปให้คนนี้ทำตามความสามารถตามความถนัด

หลักเบื้องต้นในการบริหารเวลา มี 10 ข้อ
          1. การเริ่มต้นที่ดีมีความสำเร็จเกินกว่าครึ่งแล้ว เราคงจะเคยได้ยินว่าเริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่งถ้าวันไหนเราเริ่มต้นทำงานไปได้ด้วยดีก็ถือว่างานสำเร็จได้ไปเกินครึ่งแล้ว
          2. ให้พิจารณาให้แน่นอนว่าอะไรที่สำคัญเพื่อป้องกันไม่ให้ไปเสียเวลาในเรื่องที่ไม่สำคัญ ๆ จงเลือกทำสิ่งที่สำคัญ ๆ ก่อนและบางครั้งเราก็ต้องกล้าที่จะปฏิเสธ ที่คนมาขอให้เราทำโน่นทำนี่ ทั้ง ๆที่มันอาจจะไม่เกิดประโยชน์ไม่สำคัญ ต้องกล้าปฏิเสธต้องใจแข็งปฏิเสธไป
          3. ต้องมีการตั้งเป้าหมายอาจจะมีทั้งเรื่องส่วนตัวเรื่องงาน กำหนดเวลาว่าในแต่ละสัปดาห์แต่ละเดือนแต่ละปีจะทำอะไรบ้าง
          4. กำหนดเกณฑ์ในการใช้เวลาในการทำกิจกรรมแต่ละอย่างเช่น โทรศัพท์ รับแขก รับประทานอาหาร ประชุมใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ถ้าหากว่ามันจะเกินเวลาแล้วต้องหาวิธีการคุมให้อยู่ในเวลาที่เรากำหนด
          5. การวางแผนประจำกำหนดให้ชัดเจนในแต่ละวัน เราจะทำอะไรบ้าง จะต้องมีการจัดลำดับความสำคัญด้วย
          6. ใช้ชีวิตอย่างสมดุลข้อนี้เป็นเรื่องสำคัญต้องสมดุลทั้งเวลาทำงาน เวลาพักผ่อน นอนหลับเวลาพักผ่อนหย่อนใจ เพื่อความบันเทิงรื่นรมย์ เพื่อสุนทรียในชีวิต
          7. การจัดลำดับความสำคัญของงานต้องจัดให้ชัดเจนว่า อันไหนงานด่วน ด่วนมาก ด่วนปานกลาง ด่วนน้อยจัดลำดับให้ได้จะได้ไม่ต้องใช้เวลาในการทำอะไรให้มันมากเกินไป
          8. ให้ลงมือทำงานที่ยากเสียก่อนพอเราทำงานที่ยากเสร็จมันจะเกิดกำลังใจจะช่วยให้เราทำงานที่ยากน้อยลงไปได้เสร็จรวดเร็วขึ้น
          9. การมอบหมายงานเป็นเรื่องที่ให้คนอื่นมาช่วยจะทำให้เรา มีเวลาไปทำงานอื่นที่สำคัญ ๆ เพิ่มมากขึ้น
          10. ทำงานให้สำเร็จเป็นชิ้นเป็นอันทำให้เราสามารถที่จะไปทำงานชิ้นอื่นได้เป็นชิ้น ๆ ไปเป็นการจัดลำดับงานที่เราจะทำให้ดียิ่งขึ้นไป

เทคนิคในการบริหารเวลา
          1. ให้ไปถึงที่ทำงานแต่เช้าจะทำให้เรามีเวลาที่จะเตรียมการอะไรได้ดี มีสมาธิที่จะทำอะไรได้ดีขึ้นแล้วก็ได้เวลาที่ทำงานมากขึ้นด้วย
          2. เขียนสิ่งที่ต้องทำในบันทึกพร้อมกับจัดสรรเวลาแล้วก็จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมไปด้วยและระบุเวลาไปว่าจะทำอะไร ซักเท่าไหร่ อาจจะเป็นในช่วงแรก ๆของคนที่ยังไม่ค่อยคุ้นเคยกับการบริหารเวลาแต่ถ้าใครที่คุ้นเคยแล้วอาจจะไม่ต้องบันทึกก็ได้แต่ถ้างานเยอะมากก็น่าจะบันทึกว่าวันนี้เราจะต้องทำอะไรบ้างจะช่วยให้เราทำงานในเวลาที่มีจำกัดได้ดีขึ้น
          3. จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบเราจะหยิบของหยิบอะไรมาใช้ได้รวดเร็ว รู้ว่าของอยู่ตรงตำแหน่งนี้หยิบปั๊บได้เลยถ้าโต๊ะทำงานไม่เป็นระเบียบ ปากกาอยู่ไหนเนี่ย คัตเตอร์อยู่ไหน ยาลบคำผิดอยู่ไหนถ้าเราจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบก็จะหยิบของมาใช้ได้เร็วขึ้น
          4. ลดจำนวนครั้งในการประชุมเรื่องประชุมนี่เป็นเรื่องที่จริง ๆ แล้วหลีกเลี่ยงยากแล้วเป็นเรื่องที่บางครั้งเสียเวลามาก ถ้าประธานที่ประชุมไม่คุมเวลาให้ดีท่านที่เป็นหัวหน้างานต้องให้ความสำคัญอย่างมากว่ามันไม่ได้กินเวลาเฉพาะของท่านมันกินเวลาผู้ร่วมประชุมของลูกน้องท่านด้วยต้องพยายามใช้เวลาประชุมให้น้อยที่สุด แต่เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดถ้าประเด็นที่ไม่เกี่ยวกับการประชุมต้องไม่เอามาพูด
          5. การแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ คืองานบางครั้งที่มันเป็นงานชิ้นใหญ่ จำเป็นจะต้องแบ่งออกเป็นส่วนย่อย ๆ แล้วก็แบ่งออกไปให้คนอื่นๆ ทำด้วย จะช่วยให้การทำงานนั้นมันมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

          6.เริ่มลงมือทำทันทีอย่ามัวแต่จด ๆ จ้อง ๆเมื่อพร้อมแล้วให้ลงมือทำทันทีและอย่าเพิ่งไปหวังว่างานจะต้องสมบูรณ์พร้อมทำครั้งเดียวร้อยเปอร์เซ็นต์ แต่ให้เริ่มลงมือทำให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
          7. การใช้เทคโนโลยีมาช่วยปัจจุบันเป็นยุคที่มีเทคโนโลยีหลาย ๆ อย่างเข้ามาช่วยในการทำงานมากมายไม่ว่าจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ โทรสาร อีเมล์ แม้แต่เรื่องของการใช้บัตรเครดิตก็ช่วยให้เราใช้เวลาได้ง่ายขึ้นเพราะว่าไม่ต้องไปหาเงินสดมาจ่ายโน้นจ่ายนี่การใช้บัตรเครดิตช่วยอำนายความสะดวกมากยิ่งขึ้นแต่ว่าต้องใช้ให้พอเหมาะ
          8. ให้ใช้หูแทนตาเพื่อประหยัดเวลาคือในชีวิตของเราจำเป็นจะต้องรับรู้ข่าวสารทั่ว ๆ ไปด้วยถ้าเรามัวที่จะคอยดูโทรทัศน์เป็นหลักหรือคอยอ่านโน้นอ่านนี้ถ้าเราไม่มีเวลามันก็กินเวลาไปเยอะฉะนั้นควรให้ใช้วิธีฟังวิทยุแทนเอาบ้างในบางครั้งเท่าที่เวลาจำกัดการฟังวิทยุนี่ก็เป็นการรับข้อมูลข่าวสารที่ดีอีกประการหนึ่งในขณะที่เราก็สามารถที่จะทำงานอื่นได้ด้วย
          9. การใช้เวลาระหว่างที่เรารอคอยให้เกิดประโยชน์อย่างเช่นเราไปรอรับเพื่อนรอใคร ไปโรงพยาบาลไปรอหมอ ในระหว่างนั้นเป็นชั่วโมง ถ้าเรามีงานอะไรเป็นงานที่ไม่ยากนักแล้วเราพกติดตัวไปด้วยก็สามารถที่จะเอาขึ้นมาทำได้ หรืออ่านหนังสือที่ชอบก็จะเป็นการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์
          10. เป็นเรื่องของการจับจ่ายซื้อของควรจะซื้อของให้เป็นจำนวนมากพอสมควร ไม่ใช่ว่าจะใช้นิดหนึ่งไปซื้อหน่อยนึงพอจะใช้อีกทีไปซื้ออีกแล้วอย่างนี้เสียเวลาคือถ้าเราคิดว่าในเดือนหนึ่งเราจะต้องใช้ของชิ้นนี้จำนวนเท่านี้ก็ซื้อซะทีเดียวเลยให้มันพอใช้ทั้งเดือนจะได้ไม่ต้องไปเสียเวลาเพราะว่าการไปซื้อของแต่ละครั้งบางทีกินเวลาไปสองสามชั่วโมง
          11. การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีทำให้ได้รับความร่วมมือจากคนโน้นคนนี้มาช่วยเหลืองาน มาช่วยแบ่งเบาภาระงานจะทำให้เราสามารถที่จะปลีกเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่ที่มีความสำคัญได้ดีขึ้นการที่เราสามารถมอบหมายงานให้คนอื่นทำจะเป็นการประหยัดเวลาในการทำงานเป็นเทคนิคบางประการในเรื่องของการบริหารเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์มากที่สุดแล้วเราก็จะได้มีเวลาพักผ่อนทำอย่างอื่นให้ชีวิตเกิดความสมดุลไม่ได้ทำงานเสียอย่างเดียวโดยที่ชีวิตแทบจะไม่ได้ทำอย่างอื่นเลย

นางสาวเยาวลักษณ์  ศิริสุวรรณ ผู้เรียบเรียง
(เรียบเรียงเนื้อหาจากบทวิทยุกระจายเสียง ปี 2553)

Create Date : 26 มีนาคม 2558		0 comments
Last Update : 26 มีนาคม 2558 15:59:09 น.
Counter : 4488 Pageviews.
Share Tweet