นักศึกษาฝึกงานกับภาพลักษณ์ขององค์กร

ในหลายๆ องค์กร ต่างก็มีนโยบายที่จะรับนักศึกษาเข้าฝึกงานในแต่ละส่วนงานหรือฝ่ายงานของตนเอง ซึ่งนโยบายของแต่ละองค์กรที่จัดตั้งไว้ บางครั้งก็มีความชัดเจน เหมาะสมและสอดคล้องกับแผนการดำเนินธุรกิจ ( Business Plan ) โดยเฉพาะในเรื่องของการวางแผนอัตรากำลังคน ( Manpower Planning ) และผลลัพธ์ที่จะได้รับจากนักศึกษาฝึกงานแต่ละคนที่เข้ารับการฝึกงาน แต่ในบางครั้ง ก็ไม่มีความชัดเจน ไม่มีแผนงานในการที่จะให้นักศึกษาฝึกงานได้ศึกษา เรียนรู้ เข้าใจ หรือมีทักษะที่จำเป็นต่อการประกอบอาชีพในอนาคตของนักศึกษาฝึกงาน

ดังนั้น หากใครก็ตามที่รับผิดชอบดูแลในเรื่องเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กร หรือที่เรียกกันสั้นๆ ว่า HR ไม่ควรมองข้ามเกี่ยวกับกระบวนการรับนักศึกษาฝึกงานเข้าฝึกงานกับองค์กรของท่าน เพราะภารกิจดังกล่าวนี้ จะส่งผลโดยตรงต่อภาพลักษณ์ขององค์กรของท่าน หรือถ้าพูดภาษาชาวบ้าน ก็เรียกว่า ปากต่อปาก Facebook ต่อ Facebook หรือ Line ต่อ Line เลยทีเดียวครับ

สิ่งหนึ่งซึ่งเป็นดัชนี้ชี้วัดได้ว่า องค์กรของท่านนั้น เป็น Employee of Choice หรือ องค์กรที่อยู่ในใจของลูกค้าหรือผู้บริโภคหรือผู้ใช้บริการผลิตภัณฑ์หรือบริการขององค์กรของท่านหรือไม่นั้น ท่านสามารถดูได้จาก จำนวนนักศึกษาฝึกงานในแต่ละเดือนหรือในแต่ละปีที่แห่แหนกับเข้าสมัครเข้ารับการฝึกงานกับองค์กรของท่านครับ

เพราะฉะนั้น องค์กรใดก็ตาม ที่มีนโยบายในการรับนักศึกษาเข้าฝึกงาน จึงไม่ควรมองข้ามในรายละเอียดหรือกระบวนการในการที่จะดูแล เอาใจใส่ รวมถึง เนื้อหาหรือโครงการที่จะป้อนให้กับนักศึกษาฝึกงานได้ศึกษา เรียนรู้ เสริมทักษะวิชาชีพ รวมทั้ง การเสริมสร้างความประทับใจให้นักศึกษาฝึกงานได้เกิดความรู้สึกผูกพันกับวัฒนธรรมองค์กรและคนในองค์กรของท่านครับ เพราะจะเป็นผลดีต่อองค์กรของท่านทั้งในปัจจุบันและอนาคตครับ กล่าวคือ ผลดีที่จะเกิดขึ้น ณ ปัจจุบันกับองค์กรของท่านก็คือ นักศึกษาฝึกงานจะมีความตั้งใจในการช่วยเหลืองาน แบ่งเบาภารกิจงาน ทำให้เป้าหมายของงานนั้น ๆ สำเร็จได้ในระยะเวลาอันรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งถือเป็นการเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานให้กับหน่วยงานนั้นๆ ( Efficiency of Work ) ส่วนผลดีที่เกิดขึ้นในอนาคตกับองค์กรของท่านก็คือ ท่านจะได้รับผลงานของนักศึกษาฝึกงานที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของท่าน ไม่ว่าจะเป็นงานวิจัย งานต่อยอดโครงการต่างๆ หรือแม้กระทั่ง การได้บุคลากรที่มีคุณภาพและประสิทธิภาพอีก 1 คนเข้ามาร่วมงานกับองค์กรของท่านครับ

และหากจะถามว่า เราควรมีโปรแกรมอะไรบ้าง ที่จะให้นักศึกษาฝึกงานได้รับการศึกษา เรียนรู้ เพื่อเพิ่มพูนทักษะ ประสบการณ์ที่แตกต่างจากการเรียนหนังสือของนักศึกษาฝึกงาน ผมก็ขอแบ่งปันประสบการณ์ ดังนี้ครับ

1.ควรกำหนดนโยบายขององค์กรให้ชัดเจนก่อนว่า จะรับนักศึกษาฝึกงานหรือไม่ เพื่อ วัตถุประสงค์อะไร

2.เมื่อกำหนดนโยบายและวัตถุประสงค์ได้ชัดเจนแล้วว่า องค์กรจะรับนักศึกษาเข้าฝึกงาน ก็ควรเขียนเป็นนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรและประกาศภายในองค์กรและตามสถานศึกษาหรือสถาบันการศึกษาให้รับรู้ รับทราบโดยทั่วถึงกันครับ เพราะถือเป็นหลักธรรมาภิบาลและการประชาสัมพันธ์องค์กรของท่านไปในตัวครับ

3.อาจมีคำถามว่า ควรให้เงินช่วยเหลือในการฝึกงานให้กับนักศึกษาฝึกงานหรือไม่ ความเห็นของผมคิดว่า ควรมีเงินช่วยเหลือดังให้กับนักศึกษาฝึกงานด้วยครับ เพราะนักศึกษาฝึกงานจะมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางมาฝึกงาน บางครั้ง อาจต้องเช่าที่พักในการฝึกงานเนื่องจาก มาจากต่างจังหวัด อีกทั้งค่าครองชีพในแต่ละจังหวัดก็อาจจะแตกต่างกันออกไป ดังนั้น หากไม่เหลือบ่ากว่าแรง ก็ควรที่จะจ่ายเงินช่วยเหลือดังกล่าว โดยจ่ายในอัตราค่าจ้างขั้นต่ำ ที่กฎหมายกำหนดไว้ก็สามารถที่จะกระทำได้ครับ

4.เมื่อก่อนจะถึงฤดูกาลหรือช่วงเวลาที่นักศึกษาฝึกงานน่าจะประสงค์เข้ารับการฝึกงานกับองค์กรต่างๆ แล้ว HR ก็ควรที่จะไปออกบูธตามสถานศึกษาหรือสถาบันการศึกษาต่างๆ ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายที่จะเป็นอัตรากำลังทดแทนหรือเพิ่มเติมในอนาคต ซึ่งก็ควรมีแผนการดำเนินการดังกล่าวล่วงหน้าครับ เพราะโปรแกรมการเรียนการสอนต่างๆ เราสามารถประสานงานขอข้อมูลกับทางสถานศึกษาหรือสถาบันต่างๆ ได้อยู่แล้วครับ รวมทั้งควรมีเทคนิคในการประชาสัมพันธ์องค์กรของท่านอย่างมืออาชีพและในหลายๆ ช่องทาง เช่น การขออนุญาตประชาสัมพันธ์องค์กรของท่านในระบบโทรทัศน์วงจรปิดของมหาวิทยาลัย สถานศึกษาและสถาบันต่างๆ โดยอัดเป็นคลิปวีดีโอที่ใช้เวลาสั้นๆ ไม่เกิน 5 นาที ซึ่งจะใช้นักแสดงมืออาชีพหรือบุคลากร ในองค์กรของท่านเอง ก็แล้วแต่งบประมาณของแต่ละองค์กรครับ หรือ จะเป็นเสียงตามสาย โปสเตอร์ แบนเนอร์ต่างๆ ในห้องสมุด ในลิฟท์ บนบอร์ด ประชาสัมพันธ์ ห้องอาหาร หรือแม้กระทั่งบนรถรับ-ส่ง อาจารย์หรือนิสิต นักศึกษา นอกจากนี้ HR ควรจะต้องมีแผนที่จะ Update ข้อมูลข่าวสารต่างๆ ขององค์กรของท่านในแต่ละมหาวิทยาลัย แต่ละสถานศึกษาหรือแต่ละสถาบันด้วยครับ นอกเหนือจากนี้แล้ว HR ก็ควรที่มีจะมีการประเมินผลการรับรู้ ข้อมูลข่าวสารของนักศึกษาฝึกงานด้วยว่า ช่องทางใดที่ประชาสัมพันธ์แล้ว Work ที่สุด จะได้ปรับปรุงแผนการประชาสัมพันธ์ต่อไปครับ

5. ก่อนที่จะรับนักศึกษาเข้าฝึกงานกับองค์กรของท่าน ควรมีการกำหนดตัวบุคคลที่จะเป็น พี่เลี้ยง ( Mentor ) ให้กับนักศึกษาฝึกงานด้วยครับ เพื่อที่จะดูแลนักศึกษาฝึกงานที่ เข้ามาฝึกงานได้เต็มที่ และไม่เกิดความรู้สึกว่าต้องต่อสู้ดิ้นรนอยู่ในองค์กรเพียงลำพัง คนเดียว อย่างน้อยก็มีที่พึ่งที่จะปรึกษาหารือในเรื่องต่างๆ ทั้งในการฝึกงานและส่วนตัวได้ครับ โดยถ้าจะเป็นการดี พี่เลี้ยงควรเป็นเพศเดียวกันกับนักศึกษาฝึกงาน จะได้ไม่รู้สึกเคอะเขินในการพูดคุยกัน รวมถึงป้องกันปัญหาเรื่องชู้สาวที่อาจจะเกิดขึ้นในองค์กรด้วยครับ นอกจากนี้ คุณสมบัติของพนักงานที่จะมาเป็นพี่เลี้ยงให้กับนักศึกษาฝึกงาน ก็ควรมีอายุงานไม่น้อยกว่า 1-2 ปีครับ มีวุฒิภาวะทางอารมณ์ มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร มีเวลาที่จะดูแลนักศึกษาฝึกงานได้ครับ

6.โปรแกรมการต้อนรับนักศึกษาฝึกงานในวันแรกของการฝึกงานก็ไม่ควรมองข้ามไปนะครับ เหมือนกับเวลาที่มหาวิทยาลัยต้อนรับน้องๆ เข้าสู่รั้วมหาวิทยาลัยครับ ความประทับใจแรก ( First Impression ) เริ่มต้นจากจุดนี้ครับ เพราะฉะนั้น HR ต้องใส่ใจในทุกรายละเอียด โดยควรจะทำการบ้านในการศึกษาความเป็นมาเป็นมาเป็นไปของนักศึกษาฝึกงานอย่างละเอียด เช่น ในเรื่องครอบครัวของนักศึกษาฝึกงาน ว่าเป็นบุตรคนที่เท่าไหร่ ครอบครัวมีพี่น้องกี่คน ชายกี่คน หญิงกี่คน คุณพ่อคุณแม่ของนักศึกษาฝึกงานประกอบอาชีพอะไร บ้านพักอยู่ที่ใด เดินทางอย่างไร ผลการเรียนของนักศึกษาเป็นอย่างไร สุขภาพร่างกายเป็นอย่างไร กิจกรรมยามว่างทำอะไร เป็นต้น อย่างน้อยจะได้เป็นข้อมูลให้กับ พี่เลี้ยงของนักศึกษาฝึกงานได้รู้จักความเป็นตัวตนของนักศึกษาฝึกงานท่านนั้น หากเป็นตัวเรามีคนมาสนใจหรือให้ความห่วงใย แน่นอนเราย่อมรู้สึกประทับใจเป็นอย่างยิ่ง นอกเหนือจากนี้ โปรแกรมการปฐมนิเทศนักศึกษาฝึกงาน ก็ควรที่จะจัดให้นักศึกษาฝึกงาน ได้เห็นภาพของประวัติความเป็นมาขององค์กร รายชื่อผู้บริหารและรูปภาพของผู้บริหารหรือเจ้าของสถานประกอบกิจการนั้นๆ นอกจากนี้ นักศึกษาฝึกงานก็ควรได้รับทราบถึงโครงสร้างขององค์กรโดยภาพรวมว่ามีธุรกิจอะไรบ้าง ใครเป็น Head ในแต่ละธุรกิจ นอกจากนี้ นักศึกษาฝึกงานควรได้รับรู้ รับทราบกระบวนการทำงานของแต่ละส่วนงาน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการตลาด ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบุคคล ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นต้น และหากมีโรงงาน ก็ควรที่จะพานักศึกษาฝึกงานไปเยี่ยมชมกระบวนการผลิตในโรงงานด้วยครับ จะได้มองเห็นภาพลักษณ์ขององค์กรได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น นอกเหนือจากนี้ อาจมีการเลี้ยงข้าวกลางวันเป็นการต้อนรับเข้ามาฝึกงานกับองค์กรนั้นๆ ก็กระทำได้ครับ โดยดูตามความเหมาะสมครับ

7.ในแต่ละวันของการฝึกงาน ไม่ควรให้นักศึกษาฝึกงานนั่งเฉยๆ โดยไม่ได้เรียนรู้ หรือฝึกปฏิบัติในขณะฝึกงาน เพราะจะทำให้นักศึกษาฝึกงานเกิดความเบื่อหน่าย และไม่เกิดความประทับใจในระหว่างฝึกงาน ควรมีโครงการหรือโปรแกรมการเรียนรู้อย่างชัดเจนและต่อเนื่อง แต่ก็ต้องพอเหมาะพอควรกับนักศึกษาฝึกงานด้วยนะครับ มิใช่โยนงานทุกอย่างไปให้นักศึกษาฝึกงานทำเสียทุกอย่าง ก็จะเป็นการไม่เหมาะสมเช่นกันครับ

8.ในระหว่างการฝึกงาน ควรมีการให้นักศึกษาฝึกงานได้เข้าร่วมประชุม ร่วมแสดงความคิดเห็นในกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการฝึกงานด้วย เพื่อเป็นเวทีที่พนักงานในองค์กรจะได้เห็นแววว่า นักศึกษาฝึกงานมีศักยภาพมากน้อยเพียงใด เข้ากับวัฒนธรรมขององค์กรหรือพนักงานในองค์กรได้หรือไม่ มีทัศนคติเป็นอย่างไร มีการปรับตัวเป็นอย่างไร เป็นต้น

9.ในระหว่างการฝึกงาน ควรให้นักศึกษาฝึกงาน ได้ส่งรายงานหรือมีโอกาสนำเสนอรายงานที่นักศึกษาท่านนั้น ได้ฝึกงานในหน่วยงานนั้นๆ เพื่อทดสอบความรู้ ความเข้าใจในการฝึกงานและความรู้ที่ได้รับจากการฝึกงาน

10.เมื่อการฝึกงานสิ้นสุดลง ก็ควรที่จะมีผลงานของนักศึกษาฝึกงานไว้สักหนึ่งชิ้นให้กับองค์กร อย่างน้อยก็เป็นหลักฐานที่ยืนยันได้เป็นอย่างดีว่านักศึกษามาฝึกงานและได้ประสบการณ์จริงจากการทำงานจริง และก็อย่าลืมเก็บประวัติการฝึกงานของนักศึกษาฝึกงานไว้ในแฟ้มประวัติขององค์กร เพื่อเป็นแหล่งทรัพยากรบุคคลที่องค์กรจะได้ทาบทามเข้ามาร่วมงานกับองค์กรในอนาคตต่อไป รวมถึงอย่าลืมสร้างความประทับใจก่อนที่จะครบโปรแกรมการฝึกงานด้วยนะครับ เช่น มีการเขียนการ์ดหรือสมุดบันทึกความประทับใจที่มีต่อนักศึกษาฝึกงาน หรือภาพประทับใจต่างๆ ในระหว่างการฝึกงานมอบเป็นของที่ระลึกให้กับนักศึกษาฝึกงานด้วยครับ ส่วนจะมีการเลี้ยงส่งกันหรือไม่นั้น ก็ดูตามความเหมาะสมแล้วกันครับ

เห็นไหมล่ะครับว่า การรับนักศึกษาฝึกงานเข้าฝึกงานกับองค์กรมีความละเอียดอ่อนและสำคัญต่อภาพลักษณ์ขององค์กรเป็นอย่างยิ่ง เพราะฉะนั้น HR จะปล่อยปละละเลยหรือกระทำแบบขอไปที คงจะไม่ได้แล้วครับ เมื่อเป็นเช่นนี้แล้ว HR มืออาชีพทั้งหลาย คงจะเห็นความสำคัญของนักศึกษาฝึกงานแล้วนะครับ ว่าเราจะต้องมุ่งมั่น ตั้งใจและบริหารจัดการกระบวนการฝึกงานให้เกิดความประทับใจในทุกๆ โปรแกรมการเรียนรู้ของนักศึกษาฝึกงาน นะครับ เพื่อภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรที่จะอยู่ในความทรงจำที่ดีของนักศึกษาฝึกงานตลอดไปรวมถึงการส่งต่อความประทับใจดังกล่าวไปยังบุคคลอื่นๆ ที่นักศึกษาฝึกงานรู้จัก อย่างไม่มีที่สิ้นสุดครับ



Somchai Lakkongka
somchailak1@hotmail.com
081-652-9843

Create Date : 17 มีนาคม 2556		0 comments
Last Update : 17 มีนาคม 2556 23:25:25 น.
Counter : 5092 Pageviews.
Share Tweet