ผลกระทบและแนวโน้มสำนักงานอัติโนมัติ

แนวคิด


1. เทคโนโลยีระบบสำนักงานอัตโนมัติ อาศัยพื้นฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารโทรคมนาคม ซึ่งปัจจุบันมีการพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีเหล่านี้จึงเข้ามามีผลกระทบต่องานสำนักงานอย่างมาก และทำให้เกิดการปรับปรุงงานสำนักงานแนวใหม่หลายหลักการ
2. การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในระบบสำนักงานอัตโนมัติย่อมมีผลกระทบทั้งทางบวกและทางลบ ด้านบวกที่สำคัญ คือ ทำให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน งานสำนักงานมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น มีการบริการลูกค้าที่ดีขึ้น ส่วนด้านลบ คือ ทำให้เกิดการใช้ประโยชน์ในเรื่องข้อมูลข่าวสารในทางที่ผิดกฎหมาย
3. พัฒนาการของเทคโนโลยีระบบสำนักงานอัตโนมัติ ขึ้นกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารโทรคมนาคม ซึ่งมีแนวโน้มที่ก้าวหน้าเพิ่มขึ้นได้อีกมากในอนาคต ดังนั้นการศึกษาถึงแนวโน้มจึงเป็นเรื่องที่สำคัญที่จะทำให้ความสามารถเตรียมการและมองเห็นสภาพการใช้ประโยชน์ที่เพิ่มขึ้นได้ในอนาคต


วัตถุประสงค์


1. อธิบายสภาพการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติที่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานภายในสำนักงานได้
2. บอกลักษณะผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศต่องานสำนักงานด้านบวกและลบได้
3. อธิบายแนวโน้มของเทคโนโลยีระบบสำนักงานอัตโนมัติในอนาคตได้


ตอนที่ 15.1 การเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงานในองค์การจากอดีตสู่ปัจจุบัน


เรื่องที่ 15.1.1 พัฒนาการเทคโนโลยีสารสนเทศจากอดีตที่มีผลต่อการทำงานในองค์การ


1. การกำเนิดของเทคโนโลยีสารสนเทศ
จากอดีตการสื่อสารระหว่างบุคคลเป็นการวาดภาพบอกเล่าเรื่องราวในถ้ำ ต่อมาพัฒนาการของภาษาพูดและภาษาเขียน การประดิษฐ์ตัวอักษรได้มีขึ้นตามแหล่งอารยธรรมต่างๆ เมื่อมีกระดาษ จึงถูกใช้เป็นที่แพร่หลายและเป็นระยะเวลายาวนาน เมื่อเริ่มมีการกระจายสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ การคิดค้นเทคโนโลยีใหม่ๆเพื่อใช้ในการสื่อสารจึงมีมากมาย โดยเฉพาะการเชื่อมโยงระบบสื่อสารเข้ากับระบบคอมพิวเตอร์
2. ผลของเทคโนโลยีสารสนเทศกับการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อองค์การ
2.1 โครงสร้างองค์การเปลี่ยนไป โดยแบ่งโครงสร้างขององค์การออกเป็นสามระดับ คือ ระดับส่วนบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์การ
2.2 โครงสร้างองค์การมีลักษณะแบบราบขึ้น
2.3 โครงสร้างองค์การเปลี่ยนระบบรวมศูนย์เป็นแบบกระจายศูนย์
2.4 โครงสร้างธุรกิจขยายเป็นเครือข่ายและเป็นหน่วยธุรกิจที่เล็ก
2.5 การเปลี่ยนแปลงลักษณะการตัดสินใจ
2.6 การเสริมความแข็งแกร่งในยุคการแข่งขัน
2.7 ความสัมพันธ์ของบุคลากรในองค์การดีขึ้น
เรื่องที่ 15.1.2 พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศ
1. พัฒนาการของคอมพิวเตอร์
1.1 ช่วงแรก เริ่มตั้งแต่การประดิษฐ์คิดค้นคอมพิวเตอร์เมื่อห้าสิบปีที่แล้ว เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ในสมัยนั้นเป็นเทคโนโลยีแบบศูนย์กลาง เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีขนาดใหญ่และราคาแพง โครงสร้างการทำงานของเมนเฟรมคอมพิวเตอร์ทำให้ผู้ใช้ทุกคนต้องมุ่งเข้าสู่ศูนย์คอมพิวเตอร์
1.2 ช่วงที่สอง เริ่มตั้งแต่ราวปี ค.ศ. 1975 หลังจากที่มีไมโครคอมพิวเตอร์หรือพีซี ออกจำหน่าย
1.3 ช่วงที่สาม จากช่วงแรกเทคโนโลยีสารสนเทศมีลักษณะเป็นศูนย์กลางข้อมูลข่าวสารมีการใช้เมนเฟรมคอมพิวเตอร์เป็นหลักในการดำเนินการขององค์การ และช่วงที่สองเป็นการกระจายการใช้งานภายในองค์การโดยมีไมโครคอมพิวเตอร์เป็นหลัก ช่วงที่สามจึงมีการพัฒนาโครงสร้างขนาดใหญ่ มีการใช้เครือข่ายและใช้ดาวเทียมเป็นตัวกลางในการลำเลียงข้อมูล เกิดธุรกิจโทรคมนาคม
2. พัฒนาการเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การ
2.1 วงจรการพัฒนาอยู่ที่ความต้องการ และพัฒนาเพื่อตอบสนองความต้องการ และต่อมาก็มีความต้องการมากขึ้น หรือมีการดำเนินการที่เปลี่ยนไป จึงต้องการความต้องการที่เปลี่ยนไป ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติในองค์การก็เช่นเดียวกัน ที่ต้องมีวงรอบการพัฒนาโดยวงรอบการพัฒนานี้เหมือนการวนแบบก้นหอย ที่ทำให้ขอบเขตการพัฒนาและประโยชน์ที่ได้กว้างขวางยิ่งขั้น เช่นพัฒนาการตามลำดับของ การสื่อสารด้วยเสียงพูด การใช้โทรศัพท์ การใช้การประชุมทางไกลการใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์และเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และการใช้การประชุมทางไกลผ่านวีดิทัศน์
เรื่องที่ 15.1.3 การรื้อปรับระบบในองค์การ
การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศจึงเป็นหนทางที่ปรับใช้ได้อย่างเหมาะสม การสร้างกระบวนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์การก็ปรับตัวตามการสร้างกลยุทธ์ ซึ่งสามารถแสดงเป็นแนวโน้ม
1. แนวคิดของการรื้อปรับระบบในองค์การ
การรื้อปรับระบบในองค์การ แนวคิดนี้ได้พัฒนาขึ้นโดย แฮมเมอร์ (1990) โดยเน้นกล่าวประเด็นสำคัญ ดังนี้ “การออกแบบกระบวนการทำงาน และกระบวนการทำธุรกิจขององค์การหนึ่งๆ เพื่อปรับปรุงดัชนีที่ใช้วัดผลงานที่สำคัญในโลกธุรกิจปัจจุบัน ได้แก่ ต้นทุน คุณภาพ บริการ และความเร็ว โดยที่การปฏิรูปกระบวนการทำงานขององค์การนี้ จะก่อให้เกิดผลพวงติดตามมาคือ การปฏิรูปองค์การ การปฏิรูปการบริหารบุคคล การปฏิรูปจิตสำนึกของพนักงานในองค์การในที่สุด”
2. จุดเด่นของการรื้อปรับระบบในองค์การ
2.1 การบริการที่ดี
2.2 การทำงานใหม่
2.3 การลดต้นทุน
3. การรื้อปรับระบบกับการเปลี่ยนกระบวนทัศน์
การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์มีผลกระทบต่อธุรกิจโดยตรง โดยหากพิจารณาการเปลี่ยนแปลงทางด้านวิทยาการ และเทคโนโลยี ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องเปลี่ยนกระบวนทัศน์ทางด้านต่างๆ ที่สำคัญ ดังนี้
3.1 เทคโนโลยีใหม่
3.2 สภาพแวดล้อมทางธุรกิจใหม่
3.3 ระบบเศรษฐกิจ สังคม การเมืองของโลก
3.5 การสร้างองค์การแนวใหม่
4. การปรับเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร แนวโน้มของรูปแบบองค์การแนวใหม่ประกอบด้วย โครงสร้าง ขอบเขต ทรัพยากร สถานภาพ บุคลากรหลัก เครื่องเหนี่ยวรั้ง ทิศทางทำงาน แนวทางการดำเนินงาน แรงกระตุ้น การเรียนรู้ การตอบแทน ความสัมพันธ์ ท่าทีพนักงาน แนวการบริหาร
5. กระบวนทัศน์ใหม่ทางเทคโนโลยีสารสนเทศ
เมื่อจำเป็นต้องรื้อปรับระบบใหม่ ภายในองค์การต้องเสริมสร้างจิตสำนึกร่วมหลายๆอย่าง เพื่อรับรู้ต่อการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะเมื่อมีความจำเป็นต้องเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์การ


ตอนที่ 15.2 ผลกระทบเชิงบวกของเทคโนโลยีสารสนเทศต่องานสำนักงาน


เรื่องที่ 15.2.1 ความรวดเร็วในเรื่องการทำงานที่มีประสิทธิภาพในระบบอัตโนมัติ
1. ระบบสารสนเทศกับเครือข่ายเพิ่มประสิทธิภาพ
เมื่อมีการรวมเทคโนโลยีสื่อสารกับโทรคมนาคมเข้าด้วยกัน พร้อมทั้งพัฒนาเทคโนโลยีไปอย่างต่อเนื่อง ทำให้ข้อมูลได้รับการสื่อสารอย่างกว้างขวางไม่จำกัดสถานที่และเวลา เมื่อระบบสื่อสารถูกพัฒนาทำให้ปัจจุบันเครือข่ายคอมพิวเตอร์กำลังมีบทบาทที่สำคัญอย่างมาก
2. ข้อดีของการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 ไม่จำกัดเวลา
2.2 ไม่จำกัดสถานที่
2.3 ประหยัดค่าใช้จ่าย
2.4 ดำเนินการได้ทันที
2.5 สื่อสารแบบสองทาง
2.6 ดำเนินการกับข้อมูลได้หลายรูปแบบ
เรื่องที่ 15.2.2 การสื่อสารระหว่างบุคคลและองค์การ
ข้อดีของการใช้ระบบสื่อสารส่วนบุคคล มีดังนี้
1. ลักษณะเฉพาะและความเป็นส่วนตัว
2. ออนไลน์ได้ตามต้องการ
3. ความสะดวกรวดเร็วใช้ง่าย
4. ความสัมพันธ์ของบุคลากรในองค์การดีขึ้น
เรื่องที่ 15.2.3 การเพิ่มผลผลิตและการควบคุมคุณภาพ
1. ระบบสำนักงานอัตโนมัติช่วยเพิ่มผลผลิต
1.1 ความสะดวกในการทำงาน
1.2 คุณค่าของผู้ปฏิบัติงาน
1.3 การลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย
1.4 ประสิทธิภาพ
1.5 ภาพพจน์ที่ดี
2. กิจกรรม 5ส กับการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ประกอบด้วย สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างนิสัย
3. ระบบข้อมูลข่าวสารกับการผลิตระบบแบบทันเวลา
ระบบข้อมูลข่าวสารเริ่มตั้งแต่การวางแผนการผลิต การสั่งซื้อวัตถุดิบ กระบวนการผลิต วิธีการควบคุมเพื่อให้การควบคุมเพื่อให้การผลิตเป็นไปตามเป้าหมายและผลิตได้เสร็จตรงเวลาพอดี วิธีการแบบทันเวลา (Just In Time,JIT) จึงเป็นวิธีการที่ต้องใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้าช่วย และต้องดูแลข้อมูลข่าวสารต่างๆอย่างต่อเนื่องและตลอดเวลา
4. การควบคุมคุณภาพ
การวางแผนการผลิตและควบคุมคุณภาพ ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ดังนี้
4.1 การกำหนดเส้นทางการผลิต
4.2 การประเมินกำลังการผลิตของแต่ละขั้นตอน
4.3 การวางแผนการจัดลำดับงาน
4.4 การขนถ่ายสินค้า
4.5 การติดตามและเฝ้าตรวจสอบ
4.6 การวางแผนการผลิตรอบใหม่
เรื่องที่ 15.2.4 ผลกระทบทางบวกในการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี
1. การดำเนินธุรกิจบนเครือข่าย ทำให้เกิดเครือข่ายการค้าละธุรกิจมากขึ้น
2. การสร้างโฮมเพจบนเครือข่าย
3. ระบบการซื้อขายด้วยดิจิแคช
4. เทคโนโลยีเครือข่าย
5. ความร่วมมือภายในองค์การ
6. โครงสร้างองค์การ
7. การตลาด


ตอนที่ 15.3 ผลกระทบเชิงลบของเทคโนโลยีสารสนเทศต่องานสำนักงาน


เรื่องที่ 15.3.1 การรักษาความปลอดภัยข้อมูลและการก่ออาชญากรรม
ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์ และการสื่อสารโทรคมนาคมที่สำคัญ อาจแบ่งได้ 6 ปัญหา คือ
1 การทำงานผิดพลาด
2 การบุกรุกความเป็นส่วนตัว
3. การแอบฝ่าด่านรักษาความปลอดภัยของระบบหรือแฮคเกอร์
4. ไวรัสคอมพิวเตอร์
5. ความผิดพลาดจากผู้ใช้
6. อาชญากรรมคอมพิวเตอร์
เรื่องที่ 15.3.2 ผลกระทบในด้านสังคม
1. จริยธรรมและสังคมบนไซเบอร์สเปซ เช่น การทำงานบนเครือข่ายจะต้องมีความเกรงใจผู้ใช้เครือข่ายร่วม ต้องเคารพและปฏิบัติตามกฎข้อบังคับในการอยู่ในเครือข่าย เป็นต้น
2. ปัญหาที่เกิดขึ้นในยุคเครือข่าย เช่น การแพร่ภาพไม่เหมาะสมบนเครือข่าย กฎหมายปรับแก้ไขไม่ทันกับเทคโนโลยี กฎหมายไม่รองรับการรักษาทางอีเมล์ และไม่รองรับการทำธุรกรรมใดๆที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์


ตอนที่ 15.4 แนวโน้มของเทคโนโลยีระบบสำนักงานอัตโนมัติ


เรื่องที่ 15.4.1 แนวโน้มเทคโนโลยีการประมวลผลในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. ลักษณะการผลิตชิป
ชิปเกิดจากการค้นหาวิธีการเชื่อมต่อทรานซิสเตอร์ที่สร้างบนพื้นผิวเดียวกัน ด้วยการให้ไอของโลหะเป็นฟิล์มบางๆ เชื่อมต่อเพื่อนำกระแสระหว่างกัน โดยมีชั้นของซิลิกอนไดออกไซด์ ซึ่งเป็นฉนวนตัวกั้น ทำให้ได้วงจรไอซี
2.กฎของมัวร์
จุดเริ่มต้นของกฎสิบสองเดือน หรือที่เรียกว่า กฎของมัวร์ เกิดจากการพยากรณ์ความหนาแน่นของทรานซิสเตอร์ภายในชิปจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าทุกๆปี
3. พัฒนาการคอมพิวเตอร์อดีต ปัจจุบัน อนาคต
หากอุตสาหกรรมสารกึ่งตัวนำเป็นไปตามกฎของมัวร์ พีซีในปี ค.ศ. 2050 จะมีขีดความสามารถเชิงการคำนวณได้สูงถึง 10 10 MIPS
4. แนวโน้มจำนวนทรานซิสเตอร์ต่อชิป
การเจริญเติบโตเป็นแบบก้าวหน้าตามมาตรสเกลล็อก คือในอีกสิบห้าปีข้างหน้า จำนวนทรานซิสเตอร์ต่อหนึ่งซีพียูจะมีถึง 1,000 ล้านตัว
5.แนวโน้มความถี่ของสัญญาณนาฬิกา
ด้วยเทคโนโลยีการผลิตที่ดีขึ้น ทำให้ซีพียูใช้กับสัญญาณนาฬิกาสูงขึ้น
6.แนวโน้มด้านประสิทธิภาพการทำงาน
6.1 ความเร็ว ในอนาคตซีพียูจะมีขนาดเล็กลงแต่จะเร็วขึ้น
6.2 ราคา ทำให้ถูกลง ด้วยเทคโนโลยีที่ซับซ้อน และเป็นสุดยอดของเทคโนโลยี
6.3 ส่วนแบ่งการตลาด ทำให้ผู้ใช้ยังคงนิยมและใช้ไมโครโพรเซสเซอร์
เรื่องที่ 15.4.2 แนวโน้มเทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูล
1.แนวโน้มทางด่วนข้อมูลข่าวสาร
เครือข่ายความเร็วสูงในปัจจุบันมีความเร็วรองรับการประยุกต์ต่างๆได้ดี เครือข่ายเหล่านี้จะเป็นหนทางสร้างการประยุกต์ให้ใช้กับข้อมูลข่าวสารได้หลากหลาย
2.จุดมุ่งหมายของการรวมระบบสื่อสารทุกประเภทเข้าด้วยกัน
จุดประสงค์ของเทคโนโลยีอยู่ที่ต้องการรวมการประยุกต์ที่ใช้งานทุกอย่างเข้าด้วยกัน ต้องการรวมเครือข่ายทุกประเภทให้ใช้งานบนทางด่วนข้อมูลข่าวสาร ทุกระบบเชื่อมโยงเข้าเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เช่น อินเทอร์เน็ต ระบบโทรศัพท์ ระบบโทรทัศน์ ระบบการประชุมทางวีดีทัศน์ วิทยุ ฯลฯ
3.การทดลองระบบโทรทัศน์เชิงโต้ตอบบนทางด่วนสารสนเทศ
การประยุกต์เชิงโต้ตอบได้ดำเนินการแล้วในหลายประเทศ มีการวางเครือข่ายการให้บริการด้วยเส้นใยนำแสง ซึ่งปัจจุบันความเร็วของโมเด็มที่ใช้ในการเชื่อมสัญญาณระยะไกลกำลังได้รับการพัฒนาให้ใช้กับระบบสื่อสารความเร็วสูง
4. การรวมกันของเครือข่ายโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์
การเชื่อมโยงเครือข่ายทั้งสองเข้าด้วยกันทำให้ระบบสื่อสารที่จะเกิดขึ้นเป็นเครือข่ายที่ใหญ่ที่สุด การสื่อสารระหว่างกันจะก้าวหน้ายิ่งขึ้น
เรื่องที่ 15.4.3 แนวโน้มการประยุกต์ใช้งานด้านต่างๆ
1. แนวโน้มการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี
? เทคโนโลยีความเป็นจริงเสมือนหรือวีอาร์ (Virtual Reality,VR) เช่น การประชุมเจ้าหน้าที่ผ่านระบบการประชุมทางวีดิทัศน์ เทคโนโลยีการเรียนการสอนทางไกล เป็นต้น
? เทคโนโลยีมัลติมีเดีย
? เทคโนโลยีสารสนเทศกับการประยุกต์ในสำนักงานอัตโนมัติ ส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีที่ควรคำนึงถึง คือ การคำนวณเชิงธุรกิจแบบกระจาย การประมวลผลภาพและการจัดการเอกสาร ระบบผู้เชี่ยวชาญ การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ การทำงานแบบกระแสงาน กรุ๊ปแวร์ การคำนวณระยะไกล การสื่อสารไร้สาย มัลติมีเดีย
? การทำงานทางไกล