Group Blog
พฤศจิกายน 2555

 
 
 
 
1
2
3
4
5
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
 
 
แนวโน้มระบบสำนักงานในอนาคต

แนวโน้มระบบสำนักงานในอนาคต

 

แนวคิดเบื้องต้น

 

•       สำนักงานในอนาคตจะมีการปรับเปลี่ยนให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น เพื่อความสอดคล้องกับความเป็นไปของโลกที่กำลังเปลี่ยนแปลงไปทุกวัน 

 

•       สำนักงานควรที่จะเห็นความสำคัญของระบบและเทคโนโลยีใหม่ๆให้มากขึ้น โดยนำไปใช้บริหารงานสำนักงานเพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานให้สูงขึ้นอยู่ตลอดเวลา 

 

•       การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ คือ กระบวนการนำเทคโนโลยีมาช่วยให้บุคลากรในสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อาจมีอุปกรณ์ทุ่นแรง และช่วยประหยัดเวลา  ชนิดต่างๆ เช่น ระบบการสื่อสารโทรคมนาคม ระบบการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ ตลอดจนการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่อาศัยเทคโนโลยีต่างๆ

 

•       สำนักงานส่วนใหญ่ในปัจจุบันยังมีการจัดสำนักงานอัตโนมัติอยู่ในรูปแบบที่ไม่สมบูรณ์ เพราะธุรกิจต่างๆพัฒนาไปสู่ระบบอัตโนมัติได้ไม่เท่าเทียมกัน 

 

•       มีการวิเคราะห์กันว่าแนวโน้มความเป็นไปได้ของสำนักงานอัตโนมัติในเมืองไทยนั้นคงใช้เวลาอีกไม่นาน เพราะการพัฒนาระบบการบิหารสมัยใหม่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง ผู้บริหารจะถูกกดดันจากการทำงานสูงขึ้น ต้องทำงานแข่งกันทั้งเวลา สภาพเศรษฐกิจ สภาวการณ์ตลาดที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติมีแนวโน้มที่จะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานในองค์กรต่อไปในอนาคต

 

•       มีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าในอดีต

 

•       แนวโน้มสำนักงานในอนาคต จะมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้งานมากกว่า

 

•       มีการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้อย่างครบวงจร

 

•       ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไร การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น

 

•       อัตราการใช้กระดาษในงานสำนักงานลดลง

 

•       ช่วยในการประหยัดพลังงานและช่วยลดภาวะโลกร้อน

 

•       มีความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

 

•       ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและมีความสะดวกในการค้นหา

 

•       การออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ

 

•       บุคลากรขององค์กรสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้ โดยใช้คอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายติดต่อกับระบบในสำนักงาน

 

•       สามารถลดต้นทุนที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานได้หลายประการ

 

การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานในสำนักงานอัตโนมัติ

 

การเปลี่ยนแปลงการทำงานสำหรับพนักงานในสำนักงานอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นอย่างแน่นอน การเปลี่ยนแปลงต่างๆ เช่น

 

§        เกิดงานใหม่จากงานเดิมที่เคยปฏิบัติ หรือการลดงานหรือขจัดตำแหน่งบางอย่างออกไป

 

§        พนักงานสามารถกระทำงานได้ในระดับที่สูงขึ้น เช่น สามารถอนุมัติ ตัดสินใจแทนระดับผู้บริหารได้ในบางกรณี เนื่องจากมีข้อมูลพร้อมในการตัดสินใจ

 

§        มีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่ทรงประสิทธิภาพหลายประการ เช่น การจัดเก็บเอกสารลงในฐานข้อมูล การใช้ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การประชุมทางไกลหรือการประชุมทางจอคอมพิวเตอร์

 

§        การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานจัดทำเอกสาร

 

§        การเปลี่ยนแปลงที่เกิดแก่งานจัดเวลานัดพบและจัดทำตารางเวลา

 

§        การเปลี่ยนแปลงที่เกิดแก่งานจัดการข้อมูลและเอกสาร

 

§        การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานติดต่อสื่อสาร

 

§        การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่การติดตามงาน

 

การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานจัดทำเอกสาร

 

     การใช้เครื่องพิมพ์ดีด ต้องมีความสามารถอย่างน้อย 2 ประการ คือ พิมพ์ได้ด้วยความแม่นยำและด้วยความเร็วที่พอสมควร และต้องมีความรู้ในเรื่องภาษาและคำศัพท์ด้วย

 

     ปัจจุบัน ระบบประมวลผลคำสามารถอำนวยความสะดวกแทบทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานพิมพ์ เช่น

 

    - สามารถแก้ไขส่วนหนึ่งส่วนใดของเอกสารโดยไม่ต้องมีรอยแก้หรือไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

 

    - สามารถตรวจสอบคำสะกด เมื่อพบที่ผิดก็สามารถแสดงคำสะกดที่ถูกต้องได้

 

                       - พนักงานในสำนักงานอัตโนมัติไม่จำเป็นต้องเก่งเรื่องคำศัพท์ และไม่ต้องพิมพ์ด้วยความเร็วอีกต่อไป แต่ต้องเก่งเรื่องการคิดเรื่องการจัดรูปแบบของเอกสารตลอดจนมี           ความชำนาญในด้านการใช้ถ้อยคำสำนวน

 

การเปลี่ยนแปลงที่เกิดแก่งานจัดเวลานัดพบและจัดทำตารางเวลา

 

     ระบบเดิม งานจัดเวลานัดพบและจัดทำตารางเวลาเป็นเรื่องความจำ จดรายการนัดหมายหรือกิจกรรมที่ต้องทำไว้ในสมุดบันทึก เพื่อใช้เป็นสิ่งเตือนความจำ

 

Ø     เมื่อมีการนัดประชุมที่เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก เวลาว่างของแต่ละคนมักว่างไม่ตรงกัน ผู้ที่รับผิดชอบต่อการนัดหมายจะต้องจัดเวลาที่ลงตัวพอดีสำหรับทุกคนซึ่งต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก

 

Ø     ระบบงานอัตโนมัติในปัจจุบัน สามารถบันทึกตารางนัดหมายของคนที่เกี่ยวข้องกันไว้ในโปรแกรม และจัดเวลาที่เหมาะสมสำหรับผู้ร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องทุกคนได้อย่างรวดเร็ว และอาศัยระบบสื่อสารข้อมูลภายในสำนักงานแจ้งต่อผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ

 

  Ø     ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเองตรวจสอบตารางนัดหมายในแต่ละวันได้ และมีการแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาที่นัดหมาย

 

สำนักงานในอนาคตระดับแรก

 

เริ่มนำเอาคอมพิวเตอร์ในสำนักงานมาใช้แล้ว ซึ่งอาจเป็นเมนเฟรมคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ หรือ โน้ตบุ้ค

 

      งานพิมพ์เอกสาร งานด้านการประมวลผลคำ และระบบการพิมพ์ตั้งโต๊ะ เป็นเหตุผลใหญ่ในการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ ทดแทนพิมพ์ดีด หรือแท่นเรียงพิมพ์ ลักษณะการทำงานยังต้องพึ่งพาอาศัยกระดาษอยู่มาก เพราะต้องแจกจ่ายภายในสำนักงาน หรือเผยแพร่ไปยังภายนอก

 

    งานเก็บข้อมูล เช่นข้อมูลการขาย ประวัติพนักงาน สถิติการทำงาน หรือยอดสินค้า เมื่อต้องการทราบข้อมูลใดก็สามารถเรียกมาดูที่หน้าจอ หรือสั่งพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารอ้างอิงได้

 

     คอมพิวเตอร์มักทำงานแบบอิสระ ไม่มีการเชื่อมต่อ ระบบการสื่อสารข้อมูลเป็นแบบ sneaker net

 

สำนักงานในอนาคตระดับที่สองหรือระดับกลาง

 

Ø     เริ่มก้าวสู่ความเป็นสำนักงานอัตโนมัติที่ไร้กระดาษมากขึ้น

 

Ø     มีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงานเข้าด้วยกันเป็นระบบออนไลน์ ซึ่งสามารถขจัดขั้นตอนการใช้แบบฟอร์ม จดหมาย บันทึก

 

Ø     มีความสามารถส่งข้อความถึงกันได้ทันที

 

Ø     มีความสามารถในการส่งถ่ายเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา

 

Ø     มีระบบแผงข่าว หรือศูนย์รวมข่าว หรือประชาสัมพันธ์ โดยมีการจัดหัวข้อไว้เป็นเรื่องๆ ผู้ที่สนใจสามารถเข้าไปอ่านหัวข้อที่สนใจ

              แฟกซ์ สามารถสงถ่ายข้อมูลโดยประหยัดเวลาและมีความแม่นยำสูง

              Electronic Billboard ป้ายโฆษณาอิเล็กทรอนิกส์ที่มีตัวอักษรวิ่ง สามารถช่วยกระจายข่าวและลดจำนวนกระดาษลงได้

 

          คารสำนักงานอัจฉริยะ (Intelligent Building)

 

•       อาคารสำนักงานอัจฉริยะเป็นอาคารสำนักงานสมัยใหม่สำหรับปัจจุบันและอนาคต เพื่อความทันสมัยในการทำงานรูปแบบใหม่และสอดคล้องกับระบบสำนักงานอัตโนมัติ

 

             อาคารอัจฉริยะส่งผลให้ผู้ประกอบการสามารถดำเนินธุรกิจได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร ความรวดเร็ว และความได้เปรียบคู่แข่งขัน

 

•       อาคารอัจฉริยะเป็นแนวคิด เกิดขึ้นครั้งแรกที่ประเทศสหรัฐอเมริกา โดยเน้นถึงการใช้เนื้อที่ของอาคารให้เกิดประโยชน์มากที่สุด และเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานในสำนักงาน

 

            

ประเทศแถบทวีปยุโรป อเมริกา และญี่ปุ่นได้นำแนวความคิดนี้ไปปรับปรุงใช้งาน โดยนำเอาเทคโนโลยีใหม่ล่าสุดไปใช้ในอาคาร หรือที่เรียกว่าระบบไฮเทค




Create Date : 06 พฤศจิกายน 2555
Last Update : 6 พฤศจิกายน 2555 18:39:17 น.
Counter : 2466 Pageviews.

0 comments
ชื่อ : * blog นี้ comment ได้เฉพาะสมาชิก
Comment :
 *ส่วน comment ไม่สามารถใช้ javascript และ style sheet
 

Valentine's Month



peawnaja
Location :
กรุงเทพฯ  Thailand

[ดู Profile ทั้งหมด]
ให้ทิปเจ้าของ Blog [?]
 ฝากข้อความหลังไมค์
 Rss Feed
 Smember
 ผู้ติดตามบล็อก : 1 คน [?]