<<
สิงหาคม 2549
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031 
 
27 สิงหาคม 2549
 
 
"ทะเลาะกับนาย ยังไงก็ไม่ชนะ" กฏข้อที่ 21 - เริ่มและปิดประชุมตรงเวลา

YOU CAN'T WIN A FIGHT WITH YOUR BOSS &
55 Other Rules for Success
by Tom Markert



"ทะเลาะกับนาย ยังไงก็ไม่ชนะ"

กฏข้อที่ 21 – Start and End Meetings on Time
เริ่มและปิดประชุมตรงเวลา




ฟังดูง่ายๆใช่ไหมครับ ทว่าความจริงแล้ว การประชุมที่ดำเนินไปอย่างไม่มีระบบระเบียบ ส่งผลเสียต่อธุรกิจมาแล้วนักต่อนัก .... เอะอะอะไร ก็เรียกประชุม เรียกประชุมกันตลอดเวลา ... บางครั้งการประชุมก็คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป แต่ส่วนใหญ่กลับไม่เป็นอย่างนั้น ... บ่อยครั้งที่คนเราเรียกประชุมเพื่อเป็นข้ออ้างที่จะหลีกเลี่ยงการตัดสินใจ

ถ้าหากคุณเป็นผู้ริเริ่มการประชุม จงดูแลเรื่องต่อไปนี้ให้เรียบร้อย:
- จัดหัวข้อการประชุม
- สื่อสารกับผู้เข้าร่วมประชุมให้เขารู้ว่า สิ่งที่คุณต้องการให้เขาช่วยเหลือนั้นคืออะไร
- จัดเวลาสำหรับพูดคุย ถกเถียงในแต่ละหัวข้อให้เหมาะสม
- ดูแลการประชุมให้เสร็จสิ้นภายในเวลาที่วางแผนเอาไว้
- หลังจบการประชุมแล้ว ควรเขียนสรุปการประชุม และระบุหน้าที่ รวมถึงผู้รับผิดชอบงานในขั้นต่อๆไปอย่างชัดเจน


ผมเริ่มประชุมตรงเวลา และสรุปปิดทันเวลาเสมอ เราจะถกกันเฉพาะเรื่องที่สำคัญจริงๆเท่านั้น และเมื่อใดไถลออกทะเลกัน มันก็จะไม่กินเวลานาน .... ทุกวันนี้ เราอยู่ในระบบการบริหารที่เน้นความเห็นพ้องต้องกันเป็นใหญ่ ทำให้มีการเรียกประชุมบ่อยครั้ง .... ซึ่งความจริงแล้ว เราควรลดจำนวนการประชุม รวมถึงจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ลงไปบ้างต่างหาก ทบทวนให้ดีว่าใครกันแน่ที่จำเป็นจริงๆ ที่เราต้องเชิญเขามาร่วมประชุมด้วย ... ขณะเดียวกัน เราเองก็ใช่ว่าจะต้องเข้าร่วมทุกการประชุมเพื่อแสดงความสำคัญของตัวเอง


เมื่อตอนที่ผมเพิ่งเริ่มงานใหม่ไม่นานมานี้ ผมเรียกประชุมลูกทีมที่ขึ้นตรงต่อผม โดยได้ระบุหัวข้อการประชุม และเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อไว้เรียบร้อย แต่แล้วผมกลับต้องมานั่งฟังรายงานที่กินเวลาหลายชั่วโมง ยาวนานเกินตารางไปอักโข แถมยังสับสน ข้อมูลยิ่งมากยิ่งมึนอีกต่างหาก ... ทันทีที่การประชุมสิ้นสุดลง ผมก็สวดลูกทีมไปหนึ่งกระบุงใหญ่เกี่ยวกับการเตรียมตัวเข้าประชุม และการตรงต่อเวลา .... อย่าร่ายยาวแบบน้ำท่วมทุ่ง เพราะมันเสียเวลาของผม ซึ่งก็คือเวลาบริหารกิจการอันมีค่ายิ่งในสายตาของบรรดาผู้ถือหุ้น ....


การประชุมที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น ก็นับว่ามีพัฒนาการที่ดีขึ้น แต่ก็ยังคงเกินเวลาอยู่ .... สุดท้ายผมจึงต้องงัดไม้ตายออกมา ซึ่งก็คือ บังคับให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน บรรยายได้ไม่เกินคนละ 2 หน้าสไลด์ .... ครั้งแรกที่เราเข้าประชุมด้วยกฎข้อนี้ ยังมีคนหนึ่งพยายามจะแทรกหน้าที่ 3 มาด้วย ผมไม่ยอมเด็ดขาด ก็เลยบอกเขาว่า ต้องเคารพกติกานี้นะครับ เพราะผู้ร่วมทีมทุกท่านก็ปฏิบัติตามกติกานี้กัน .... ได้ผลครับ ... หลังจากนั้นทุกคนรักษาระเบียบกันดีมาก ไม่กล้าแถมหน้าที่ 3 ให้ผมอีกเลย ... และหลังจากที่ทุกคนเข้าใจและเคารพการประชุมแล้ว ผมก็ไม่ต้องใช้กฎข้อนี้อีกต่อไป เพียงแค่ให้แต่ละคนรักษาเวลา ไม่พูดเกินเวลาของตนก็พอ


เมื่อใดที่คุณต้องเข้าประชุม ก็ควรเคารพการประชุมทุกครั้ง ไม่ควรไปสายไม่ว่าในกรณีใดๆ .... ยิ่งในการประชุมที่มีทั้งนายของคุณ และนายของเจ้านายคุณนั่งอยู่ด้วยนั้น การไปสายนับเป็นการกระทำที่สิ้นคิดที่สุด .... ยิ่งถ้าคุณต้องเดินทางไปเพื่อร่วมประชุม เหตุผลที่ว่าคุณลืมตื่น หรือนาฬิกาไม่ปลุก หรืออะไรก็ตามแต่ ล้วนฟังไม่ขึ้นทั้งสิ้น .... ทางที่ดีแล้ว หากคุณรู้ว่าวันรุ่งขึ้นจะมีการประชุมครั้งสำคัญ คุณควรจะเตรียมตัวให้พร้อม ตั้งนาฬิกาปลุก ใช้บริการโทรปลุก (morning call) ของโรงแรม หรืออาจจะขอให้เพื่อนซี๊โทรมาปลุกกันเหนียวอีกรอบก็ยิ่งดี ... จะทำยังไงก็ได้ ให้มั่นใจว่าคุณจะได้เข้าประชุมตรงเวลาแน่ๆ ก็แล้วกัน เพราะมันไม่คุ้มกันเลย หากว่าชื่อเสียงของคุณต้องหมองไป พร้อมกับได้รับฉายาใหม่ว่า จอมเลทประชุม




* * * * * * * * * * * * * *



Create Date : 27 สิงหาคม 2549
Last Update : 27 สิงหาคม 2549 8:57:13 น. 0 comments
Counter : 290 Pageviews.

ชื่อ : * blog นี้ comment ได้เฉพาะสมาชิก
Comment :
  *ส่วน comment ไม่สามารถใช้ javascript และ style sheet
 
 

เอริ...จัง
Location :
Massachusetts, United States

[ดู Profile ทั้งหมด]

ให้ทิปเจ้าของ Blog [?]
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed

ผู้ติดตามบล็อก : 5 คน [?]




ยิ้มได้กับทุกวันของชีวิต
[Add เอริ...จัง's blog to your web]

 
pantip.com pantipmarket.com pantown.com
pantip.com pantipmarket.com pantown.com