นักวางแผน หรือเป็นผู้บริหารโครงการมืออาชีพที่ไม่รู้จัก PERT และ CPM คงจะมีไม่มากเพราะเครื่องมือทั้งสองนี้นับเป็นปฏิมากรรมชั้นยอดอย่างหนึ่งของการบริหารโครงการ ที่มีโครงสร้างซับซ้อนสักหน่อย และอาจมีทางเลือกอย่างอื่นในด้านของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้องเพื่อให้ทำการตัดสินใจ แม้ทั้งคู่จะถูกนำมาใช้กับเรื่องของการบริหารโครงการแต่ก็มีลักษณะการใช้งานที่ต่างกันอยู่บ้าง  PERT จะถูกนำไปใช้มากในกรณีที่โครงการที่มีเวลาดำเนินงานไม่แน่นอนเช่น R&D หรือการวิจัยและพัฒนา หรือเป็นโครงการที่ไม่เคยทำมาก่อน ซึ่งต้องใช้ทฤษฎีความน่าจะเป็น (Probability Theory) มาช่วยในการคำนวณ

ส่วน CPM มักจะใช้กับโครงการที่เคยทำมาก่อนแล้วซึ่งพอจะรู้และประมาณเวลาได้ หรืออาจมีเวลามาตรฐานอยู่แล้ว เช่นโครงการก่อสร้างบ้าน   เป็นต้น นอกจากจะใช้เกี่ยวกับด้านเวลาแล้ว CPM ยังนำมาควบคุมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายได้ด้วย

โครงการจำเป็นต้องอาศัยการวางแผนอย่างละเอียดและถูกต้อง การกำหนดมาตรฐานเพื่อใช้ในการควบคุมอย่างรัดกุม และการมีข้อมูลและสารสนเทศอย่างเพียงพอ

            กล่าวโดยสรุปสำหรับผู้บริหารโครงการ สิ่งซึ่งจำเป็นจะต้องรู้เพื่อการวางแผนและควบคุมโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ

1.    ในโครงการมีกิจกรรมหรืองานย่อยอะไรบ้างที่จะต้องทำ แต่ละกิจกรรมมีความสัมพันธ์กันอย่างไร กิจกรรมใดต้องทำก่อน กิจกรรมใดต้องทำหลังจากกิจกรรมใด และเวลาที่ต้องใช้ในการทำแต่ละกิจกรรมเป็นเท่าใด

2.      โครงการที่ทำมีเวลาแล้วเสร็จเป็นเท่าไร

3.    ในบรรดากิจกรรมต่างๆ มีกิจกรรมใดบ้างที่ถือว่าเป็นกิจกรรมวิกฤต (critical activity) ซึ่งหมายถึงกิจกรรมที่เมื่อเกิดล่าช้าไปกว่าที่กำหนด จะมีผลกระทบต่อเวลาแล้วเสร็จทั้งหมดของโครงการ

4.    ในบรรดากิจกรรมต่างๆ มีกิจกรรมใดบ้างที่เมื่อเกิดการล่าช้า จะไม่มีผลกระทบต่อเวลาแล้วเสร็จของโครงการ และกิจกรรมเหล่านี้อาจล่าช้าได้นานมากที่สุดเท่าใด จึงจะไม่มีผลต่อเวลาแล้วเสร็จของโครงการ

5.    ในกรณีที่ต้องการเร่งให้โครงการเสร็จเร็วขึ้นกว่าที่กำหนด จะต้องทำการเร่งรัดกิจกรรมใดบ้าง และจะทำอย่างไรจึงทำให้ต้นทุนการเร่งรัดกิจกรรมถูกที่สุด

ในการศึกษาเรื่อง PERT กับ CPM มีคำศัพท์ที่ควรต้องรู้คือ

กิจกรรม (Activity) หมายถึง ชิ้นงานที่ต้องทำในโครงการแต่ละชิ้น ที่ต้องใช้ทรัพยากร เช่น คน เครื่องจักร วิธีการ และวัสดุ

เหตุการณ์ (Event) หมายถึงจุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของกิจกรรมในโครงการ

ข่ายงาน (Network) หมายถึงความเชื่อมโยงกิจกรรมและเหตุการณ์ต่างๆ ทั้งหมดของโครงการที่แสดงให้เห็นได้ด้วยภาพและเส้นโยงที่เรียงตามลำดับก่อนหลัง ภาพเหล่านี้จะแสดงให้เห็นขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ ข่ายงานแสดงจากจุดเริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุดของโครงการ

กิจกรรมวิกฤต (Critical Activity) หมายถึง กิจกรรมที่มีความสำคัญ ซึ่งถ้ากิจกรรมนั้นเกิดการล่าช้าจะมีผลทำให้เวลาทั้งหมดของโครงการล่าช้ากว่าที่ได้วางแผนไว้

เส้นทางวิกฤติ (Critical Path) คือเส้นทางของงานหรือกิจกรรมในโครงการตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุดที่ใข้เวลามากที่สุด ถ้าเวลาที่ใช้ในเส้นทางเหล่านี้ล่าช้าจะเป็นผลทำให้โครงการล่าช้ากว่าที่ได้วางแผนไว้

เวลาเริ่มต้นเที่ร็วที่สุด (Earliest Start -  ES) หมายถึง เวลาที่เร็วที่สุดที่สามารถเริ่มต้นทำกิจกรรมได้

เวลาแล้วเสร็จที่เร็วที่สุด (Earliest Finish - EF) หมายถึง เวลาเร็วที่สุดที่สามารถทำกิจกรรมให้เสร็จได้

เวลาเริ่มต้นที่ช้าที่สุด (Latest Start - LS) หมายถึง เวลาช้าที่สุดที่สามารถเริ่มต้นทำกิจกรรมได้ โดยไม่ทำให้เวลาแล้วเสร็จของโครงการล่าช้าไปกว่าที่วางแผนไว้

เวลาแล้วเสร็จที่ช้าที่สุด (Latest Finish, LF) หมายถึง เวลาช้าที่สุดที่สามารถทำกิจกรรมให้เสร็จได้ โดยไม่ทำให้เวลาแล้วเสร็จของโครงการล่าช้าไปกว่าที่ วางแผนไว้               

เวลาลอยอิสระ (Free Float, FF) หมายถึง เวลาของกิจกรรมที่สามารถเลื่อนเวลาเริ่มต้นช้าออกไปจากที่กำหนดไว้ โดยไม่มีผลกระทบต่อเวลาแล้วเสร็จของ โครงการที่จะล่าช้ากว่ากำหนด และไม่มีผลทำให้กำหนดเวลาเริ่มต้นของกิจกรรมอื่นๆที่ อยู่ข้างหลังต้องเลื่อนตามไปด้วย

เวลาลอยรวม (Total Float, TF)  หมายถึง เวลาของกิจกรรมที่สามารถเลื่อนเวลาเริ่มต้นออกไปจากที่กำหนดไว้ โดยไม่มีผลกระทบต่อเวลาแล้วเสร็จของโครงการที่จะเสร็จล่าช้ากว่าที่กำหนด แต่อาจทำให้เวลาเริ่มต้นเร็วที่สุดของกิจกรรมที่อยู่ข้างหลังต้องเลื่อนตามไปด้วย

ท่านสามารถเรียน PERT และ CPM แบบละเอียดในเวลาสองชั่วโมง

ท่านสามารถ Download สูตรได้ที่

//www.pmlead.net/images/stories/pdf/pmp__formulas.pdf

อ้างอิงจาก //topofquality.com/spert/indexpert.html