Bloggang.com : : Benjawan_B : บทที่ 14 ข่ายการสื่อสารในองค์การ

บทที่ 14 ข่ายการสื่อสารในองค์การ

การสื่อสาร: เป็นเครื่องมือของการบริหารงานในองค์การ ที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ทำหน้าที่ที่สำคัญ ดังนี้
1.ใช้ในการออกคำสั่งในฐานะผู้บังคับบัญชา เพื่อให้งานเป็นไปตามแผนงานที่กำหนด
2. ใช้ในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล เพื่อการประสานงานต่างๆระหว่างบุคคลและระหว่างงานที่ทำ
3. ใช้ในการแก้ปัญหาและความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้น โดยคำนึงถึงประโยชน์ส่วนรวมขององค์การ

***การใช้การสื่อสารในการออกคำสั่ง

หน้าที่การออกคำสั่ง เพื่อกำหนดรูปแบบของการทำงาน การประสานงานและการร่วมมือเพื่อความสำเร็จขององค์การ โดยมีรูปแบบดังนี้

*การสั่งการ หมายถึง การชักนำ และการใช้อิทธิพลให้ผู้ปฏิบัติงานกระทำตามที่องค์การต้องการ
*การติดตามงาน เพื่อให้รู้ว่าผลงานที่ขึ้นจริงตรงกับแผนงานหรือตามที่สั่งการหรือไม่ เพียงใด

1. การออกคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น หนังสือเวียน ประกาศ เอกสารเฉพาะเรื่อง
- ไม่เฉพาะเจาะจง หรือไม่ระบุผู้รับคำสั่ง ทุกคนต้องปฏิบัติตาม เช่น นโยบาย กฏหมายที่เกี่ยวข้อง
- คำสั่งที่เป็นทางการ เป็นเรื่องที่เฉพาะเจาะจง
- คำสั่งถาวรทุกคนต้องปฏิบัติ เช่น หนังสือคู่มือ ระเบียบปฏิบัติ กระบวนการทำงาน
2. การออกคำสั่งด้วยวาจา
- เป็นการสั่งงานต่อหน้าผู้รับคำสั่ง
- เป็นคำสั่งที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอตามสถานการณ์
- เป็นการแก้ปัญหาเฉพาะเรื่อง
- ใช้กับสถานการณ์ใหม่ๆ ที่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย

**การใช้การสื่อสารในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

*โดยยึดความสัมพันธ์ของงานเป็นหลัก เช่น
- แก้ไขปัญหา การตัดสินใจ การตกลงร่วมกัน
- การแลกเปลี่ยนข้อมูล
- ขจัดความขัดแย้ง
- เข้าใจบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคน
- รักษาความสัมพันธ์กับผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงาน

*การใช้การสื่อสารในการแก้ปัญหาและความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้น

การตัดสินใจในการแก้ปัญหา มีปัจจัย ดังนี้
การตัดสินใจโดยยึดถือตนเอง
การตัดสินใจโดยยึดถือประโยชน์ขององค์การ

***การสื่อสารในแนวดิ่ง(Downward communication)
หมายถึง ข้อมูลที่ส่งจากบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่า ไปยังบุคคลที่มีตำแหน่งต่ำกว่า

ประเภทของข้อมูล

1. วิธีการทำงาน :ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจว่าจะต้องทำงานอะไร ทำอย่างไร
2. เหตุผลในการทำงาน :ตระหนักถึงความสำคัญของงาน โดยเกี่ยวข้องกับงานอื่น ตำแหน่งอื่นอย่างไร ทำไมต้องทำ
3. นโยบายและแนวปฏิบัติ :กฏเกณฑ์ ระเบียบวินัยในการทำงาน ข้อกฎหมาย แนวปฏิบัติ เช่นเวลาการทำงาน อัตราจ้าง เงินเดือน การลา
4. การประเมินพนักงาน :ผลการปฏิบัติงาน การปรับปรุง และการพัฒนาบุคลากร
5. การก่อให้เกิดจิตสำนึกในองค์การ :การสร้างความจงรักภักดี ชี้แจงภารกิจ วัตถุประสงค์ขององค์การ

สถานการณ์ ข้อมูล
ประสิทธิภาพสูงสุด-ด้วยวาจา แล้วตามด้วยหนังสือ

- ต้องการให้พนักงานปฏิบัติตามคำสั่งทันที
- เป็นคำสั่งขององค์การ
- การเปลี่ยนแปลงนโยบายที่สำคัญ
- ความก้าวหน้าของงาน
- การรณรงค์ให้รักษาความปลอดภัย
- ข้อเสนอแนะให้พนักงานทำงานให้ดีขึ้น

ประสิทธิภาพสูงสุด-หนังสือ
- ให้พนักงานปฏิบัติตามคำสั่งในอนาคต
- คำสั่ง หรือประกาศเรื่องทั่วไป

ประสิทธิภาพสูงสุด-วาจา
- การตำหนิพนักงานที่ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ
- การบอกต่อให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นจากการทำงาน

**การสื่อสารในแนวดิ่ง(Downward communication)

มาตรการในการเลือกวิธีการส่งข้อมูล จากผู้บริหารไปยังผู้ปฏิบัติ
1.วิธีที่มีใช้อยู่แล้ว : เลือกวิธีที่มีใช้อยู่แล้วก่อน
2. ค่าใช้จ่าย : เลือกวิธีที่ประหยัดที่สุด
3. ผลที่เกิดขึ้น : ให้ผู้รับสารเกิดความประทับใจ
4. ความสัมพันธ์กับเนื้อหา : ตรงประเด็น
5. การตอบสนอง : ถ้าต้องการให้ซักถามควรใช้วิธีด้วยวาจา /ถ้าให้ปฏิบัติตามคำสั่งเท่านั้น ควรใช้วิธีลายลักษณ์อักษร
6. ความชำนาญ : เข้าใจในเรื่องที่สื่อสาร การใช้คำศัพท์ที่เหมาะสม

ปัญหา และอุปสรรค
1. ถ้าใช้การสื่อสารด้วยหนังสือมากเกินไป จะเกิดความสัมพันธ์ที่ห่างเหิน ขาดความเป็นกันเอง
2. พนักงานได้รับข้อมูลมากเกินไป เกิดปัญหาในการจดจำ เกิดความเบื่อหน่าย ทำให้ไม่เห็นความสำคัญ
3. ระยะเวลาในการส่งข้อมูลไม่เหมาะสม เช่น ออกคำสั่งตอนบ่ายวันศุกร์ สำหรับงานที่จะทำในวันจันทร์
4. ข้อมูลผิดพลาด เกิดจากการที่ต้องผ่านความเห็นหลายระดับ การแก้ไขสอดแทรกทำให้ข้อมูลผิดไปจากเดิม เกิดความสับสน

**การสื่อสารในแนวตั้ง(Upward communication) หมายถึง ข้อมูลที่ส่งจากบุคคลที่มีตำแหน่งต่ำกว่าไปยังบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่า

ข้อมูลของการสื่อสารในแนวตั้ง
1. การแจ้งสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชาดำเนินการ เช่น ความสำเร็จ ความก้าวของงาน หรือแผนการปฎิบัติงานในอนาคต
2. คำอธิบายถึงปัญหาในการทำงาน ที่ไม่อาจแก้ไขได้
3. การเสนอแนะความเห็นและข้อคิดเพื่อปรับปรุงหน่วยงานให้ดีขึ้น
4. การเปิดเผยความคิดและความรู้สึกในเรื่องงาน เพื่อนร่วมงาน และองค์การ

หลักการสื่อสารในแนวตั้ง
1. กำหนดแผนงานของการสื่อสารไว้ล่วงหน้า
2. ปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง
3. กำหนดช่องทางการสื่อสารไว้ให้แน่นอน
4. ยอมรับความคิดเห็น
5. รับฟังข้อมูลอย่างมีเป้าหมาย
6. ดำเนินการทันทีที่ได้รับข้อมูล
7. ปรับปรุงส่งเสริมให้มีการส่งข้อมูลตลอดเวลา

ผลดีของการสื่อสารในแนวตั้ง
1. ช่วยให้ผู้บริหารนำไปใช้ในการตัดสินใจ
2. รู้ถึงทัศนคติ แนวคิด หรือพฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชา
3. สนับสนุนให้ผู้บริหารรู้ปัญหาที่แท้จริงจากผู้ปฏิบัติ
4. ปลูกฝังให้เกิดความจงรักภักดี
5. ทำให้ทราบว่าผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจความหมายในคำสั่ง หรือนโยบายหรือไม่ เพียงใด
6. ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเผชิญกับปัญหา และสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างมั่นใจ

ผลเสียของการสื่อสารในแนวตั้ง
1. พนักงานมีแนวโน้มที่จะปิดบังซ่อนเร้น ด้วยเหตุผลที่ว่าถ้าพูดความจริงอาจถูกเพ่งเล็งจากผู้บริหาร หรือเพื่อนร่วมงาน
2. พนักงานรู้สึกว่าผู้บริหารไม่เข้าใจปัญหา และไม่ใส่ใจ ถ้าปัญหาของพวกเขาไม่ได้รับการตอบสนอง
3. การขาดสิ่งกระตุ้นจูงใจ จึงไม่รู้สึกกระตือรือร้นที่จะส่งข้อมูลให้ผู้บริหาร
4. พนักงานมีความรู้สึกว่า เข้ากับผู้บริหารไม่ได้ เนื่องด้วยระดับฐานะ ตำแหน่ง หน้าที่ที่แตกต่างกัน

ข้อมูลที่ได้จากการสื่อสารในแนวตั้ง
คุณค่าของการสื่อสารในแนวตั้งที่สำคัญก็คือ ควรนำเอาข้อมูลไปใช้ตัดสินใจให้เกิดประโยชน์ในการบริหารขององค์การ ซึ่งชี้ให้เห็นถึงแนวคิด ทัษนคติ และความรู้สึกของผู้ปฏิบัติงาน

**ความรู้สึกของพนักงานที่มีต่องาน
1. ความพอใจ ที่มีต่อค่าจ้าง โดยเปรียบเทียบกับงานอื่นๆในองค์การ กับงานลักษณะอย่างเดียวกันในองค์การอื่น
2. ความรู้สึก ความเหมาะสมของเวลาทำงานในแต่ละกะ
3. ปริมาณงาน ที่ได้รับมอบหมาย เปรียบเทียบกับคนอื่น และงานอื่นๆในองค์การ
4. ความเหมาะสม ของสภาพและจำนวนเครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน
5. มาตรฐาน ในการปฏิบัติงาน เป็นที่ยอมรับมากน้อยเพียงใด
6. หัวหน้า เอาใจใส่ดูแลให้มีการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กำหนดไว้หรือไม่
7. ความรู้สึกต่อนโยบายการเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง เป็นธรรมหรือไม่
8. ความรู้สึกต่อการไล่/ให้พนักงานออก มีเหตุผลยุติธรรมเพียงใด
9. นโยบาย แผนงานและการปฏิบัติงานมีผลกระทบต่องานที่ทำอย่างไร
10. ผู้บังคับบัญชาเอาใจใส่ช่วยเหลือ และแก้ไขปัญหาส่วนตัวของพนักงานมากน้อยเพียงใด

**ความรู้สึกของพนักงานที่มีต่อเพื่อนร่วมงาน
1. ประสิทธิภาพในการทำงานของคนรอบๆตัว
2. ความรู้สึกของผู้บังคับบัญชาที่มีต่อพนักงานเป็นการส่วนตัว
3. ความรู้สึกของพนักงานที่มีต่อหัวหน้า
4. ความรู้สึกเกี่ยวกับการได้รับการอบรมพัฒนา
5. ผู้บริหารมีความรู้สึกถูกต่อต้านหรือไม่
6. การร้องทุกข์ของพนักงาน ได้รับการแก้ไขทันทีหรือไม่
7. พนักงานมีความรู้สึกว่าผู้บริหารเข้าใจปัญหาและความต้องการของบรรดาพนักงานมากน้อยเพียงใด
8. พนักงานสามารถเข้ากันได้กับเพื่อนร่วมงานเพียงใด

**ความรู้สึกของพนักงานที่มีต่อองค์การ
1. การกระทำขององค์การสอดคล้อง และเป็นไปตามนโยบายที่กำหนดไว้?
2. สถานะทางการเงินมีความมั่นคง?
3. ผู้บริหารสามารถแข่งขันกับองค์การอื่น?
4. ชื่อเสียง ภาพลักษณ์?
5. ครอบครัวของพนักงานมีความคิดเห็นเกี่ยวกับงานและโอกาสก้าวหน้า?
6. ความรู้สึกของพนักงานที่เกี่ยวกับความเปลี่ยนแปลงต่างๆมีต่อผลกระทบต่อองค์การ
7. การจ่ายค่าตอบแทนคุ้มกับที่พนักงานอุทิศตนเองให้กับงาน?
8. พนักงานรู้และยอมรับแนวปฏิบัติของฝ่ายบุคคลเกี่ยวกับการลา และเรื่องอื่นๆมากน้อยเพียงไร
9. พนักงานมีความเห็นเกี่ยวกับโครงการด้านสุขภาพ ความปลอดภัย การประกัน และบำเหน็จบำนาญ เพียงพอและยุติธรรม?
10. อุปกรณ์ที่ใช้ทางด้านการศึกษาอบรมมีเพียงพอ?
11. พนักงานเข้าใจรายงานประจำปีขององค์การ?
12. ความรู้สึกเกี่ยวกับราคาและคุณภาพของอาหารที่ขายให้กับพนักงานมีความยุติธรรมและเหมาะสม?

**การสื่อสารในแนวนอน(Horizontal communication) หมายถึง การสื่อสารที่เกิดขึ้นระหว่างบุคคลที่มีตำแหน่งในระดับเดียวกัน ผู้บังคับบัญชาคนเดียวกัน หน่วยงานเดียวกัน มีหน้าที่การงานลักษณะเดียวกัน

วัตถุประสงค์ของการสื่อสารในแนวนอน
- เพื่อประสานงาน
- เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล
- เพื่อแก้ปัญหา
- เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกัน
- เพื่อขจัดข้อขัดแย้ง
- เพื่อพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

วิธีการสื่อสารในแนวนอน
- การประชุมกรรมการ
- แลกเปลี่ยนความเห็นกันระหว่างหยุดพักงาน
- การคุยกันทางโทรศัพท์
- บันทึกข้อความ
- กิจกรรมทางสังคม
- วงจรการควบคุมคุณภาพงาน QC (Quality contral circle) กิจกรรมการปรับปรุงประสิทธิภาพของงาน ด้วยเทคนิค PDCA

ปัญหาและอุปสรรคของการสื่อสารในแนวนอน
- การขาดความไว้วางใจซึ่งกันและกัน : เนื่องจากเป็นการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ เป็นเรื่องส่วนตัว ถ้าขาดความไว้วางใจก็จะทำให้การสื่อสารไม่บรรลุวัตถุประสงค์
- ผลกระทบต่อการสื่อสารแนวตั้ง : การติดต่อระดับเดียวกันทำให้ละเลยการนำเสนอรายงานไปยังผู้บังคับบัญชา
- ก่อให้เกิดการแข่งขัน : ทำให้เกิดผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

**การสื่อสารในแนวไขว้(Cross-Channel communication) หมายถึง การสื่อสารที่แลกเปลี่ยนข้อมูลข้ามหน่วยงาน ข้ามหน้าที่กัน

เงื่อนไขการสื่อสารในแนวไขว้
- พนักงานจะต้องได้รับอนุมัติล่วงหน้าจากผู้บังคับบัญชาโดยตรง โดยควรระบุว่าเรื่องใดบ้างที่ทำได้ เรื่องใดที่เหมาะสม
- พนักงานที่ติดต่อสื่อสารกันจะต้องรายงานให้ผู้บังคับบัญชาโดยตรงทราบถึงผลที่เกิดขึ้นของการติดต่อสื่อสารดังกล่าว

หลักการสำหรับการติดต่อในแนวไขว้
- เนื่องจากเป็นงานที่ให้คำแนะนำ หรืองานช่วยเสริมประสิทธิภาพของผู้ปฏิบัติงาน ผู้ที่ติดต่อจะต้องมีความรู้ความชำนาญในการสื่อสาร มีศิลปะ และเลือกใช้ให้เหมาะสม
- ผู้ที่ใช้การสื่อสารจะต้องให้ความสำคัญของการสื่อสารในแนวไขว้ ซึ่งได้แก่งานฝึกอบรม งานวิจัยและพัฒนา งานประชาสัมพันธ์ งานบุคคลและงานด้านกฏหมาย
- ผู้บริหารระดับสูงจะต้องเห็นความสำคัญในบทบาทของพนักงานที่ทำงานให้ความช่วยเหลือ และยอมให้มีการสื่อสารได้

ปัญหาและอุปสรรคของการสื่อสารในแนวไขว้
- หน่วยงานต่างๆในองค์การมักจะไม่ให้ความร่วมมือ โดยคิดว่าเป็นการก้าวก่ายหน้าที่
- มักเกิดการเข้าใจผิด เพราะคิดว่าหัวหน้างานหรือผู้บริหารระดับสูงเท่านั้นที่จะสั่งการข้ามหน่วยงานได้
- ปัญหาที่เกิดจากบุคลิกภาพส่วนตัวของผู้ติดต่อ ถ้าไม่มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ก็อาจไม่ได้รับความร่วมมือ

**การสื่อสารส่วนตัว(Personal communication)
การสื่อสารส่วนตัว /ข่าวลือ /เถาองุ่น
หมายถึง การสื่อสารของบุคคลในองค์การติดต่อกันเองเป็นการส่วนตัว ไม่ใช่เป็นเรื่องงาน ไม่เป็นทางการ อาศัยความสัมพันธ์ส่วนตัว เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว แก้ไขยาก มีทั้งการติดต่อในแนวดิ่ง แนวตั้ง แนวนอนและแนวไขว้ ซึ่งทำให้ข่าวสารกระจายไปทั่วทั้งองค์การ

ลักษณะการสื่อสารส่วนตัว
1. คำพูดปากต่อปาก
2. เกิดขึ้นโดยอิสระ ยากแก่การควบคุม
3. กระจายอย่างรวดเร็ว
4. มีลักษณะเป็นกลุ่มก้อน
5. ผู้มีส่วนร่วมในการส่งข่าวจะมีบทบาท ดังนี้
- ทำหน้าที่ส่งข่าวต่อไปให้ผู้อื่น
- เมื่อได้รับข่าวจะเก็บเงียบไว้คนเดียว
- ระงับข่าวนั้นเสีย
6. มักจะเกิดจากสถานการณ์ มากกว่าเกิดจากตัวบุคคล คือพอเกิดสถานการณ์อย่างหนึ่งขึ้นมา ข่าวลือก็เกิดขึ้น
7. ยิ่งคนรู้ข่าวเร็วเท่าไหร่ บุคคลนั้นก็จะยิ่งบอกข่าวให้คนอื่นรู้เร็วขึ้นเท่านั้น
8. ถ้าข่าวเป็นเรื่องที่คนส่วนใหญ่สนใจ หรือผู้รับข่าวสนใจ บุคคลนั้นก็จะรีบบอกข่าวไปยังบุคคลอื่นเร็วขึ้น
9. การหมุนเวียนของข่าวมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นกับบุคคลในกลุ่มมากกว่า
10. ส่วนใหญ่ของข่าวที่เกิดขึ้นมักจะเป็นความจริง ผิดพลาดน้อย แม้ในรายละเอียดจะผิดไปบ้าง
11. ข่าวที่เกิดมักจะไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ก่อให้เกิดผิดพลาดในการแปลความหมาย
12. มีอิทธิพลกระทบต่อองค์การ ทั้งด้านดี และด้านร้าย องค์การต้องเห็นความสำคัญและควรใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อองค์การ

การควบคุมข่าวสารส่วนตัว
1. เมื่อเกิดข่าวสารใดๆจะต้องแจ้งข่าวนั้นให้บุคคลในองค์การรับรู้โดยใช้กระบวนการส่งข่าวสารที่มีอยู่
2. การเสนอข่าวสารที่เป็นจริง ตรงไปตรงมาด้วยความจริงใจ จะขจัดข่าวลือได้ดีกว่า
3. สร้างความรู้สึกไม่ให้บุคคลเกิดการเบื่อหน่าย จำเจ ซ้ำซากจะป้องกันไม่ให้เกิดข่าวลือขึ้น
4. ผู้บริหารควรสร้างความน่าเชื่อถือ และความไว้วางใจให้กับพนักงาน โดยการเสนอข้อมูลข่าวสารให้ถูกต้องตลอดเวลา
5. อบรมพนักงานระดับผู้บังคับบัญชาให้รู้จักเทคนิคการสื่อสาร จิตวิทยาทางด้านการสร้างข่าวลือ
6. ตรวจสอบช่องทางการสื่อสารที่ไม่สมบูรณ์ เพราะอาจนำไปสู่พฤติกรรม หรือสถานการณ์ที่ก่อให้เกิดข่าวลือ

Create Date : 20 ตุลาคม 2552

Last Update : 20 ตุลาคม 2552 15:53:51 น.

1 comments

Counter : 22902 Pageviews.

''น้ำไหลอายุขัยก็ไหลล่วง

ใบไม้ร่วงชีพก็ร้างอย่างความฝัน

ฆ่าชีวาคือพร่าค่าคืนวัน

จะกำนัลโลกนี้มีงานใด''

อังคาร กัลยาณพงศ์

ミ♡ ทักทายด้วยด้วยกลอนไพเราะ มีคติดีค่ะ ♡ミ

โดย: Elbereth

วันที่: 4 ธันวาคม 2552 เวลา:18:46:26 น.