Group Blog
 
<<
สิงหาคม 2553
 
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031 
 
13 สิงหาคม 2553
 
All Blogs
 

บทที่ 11 การควบคุม

การควบคุม Controlling

ความหมายของการควบคุม
• หมายถึง การติดตาม ตรวจสอบการดำเนินงานในส่วนต่างๆขององค์กร เพื่อให้งานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด สอดคล้องไปตามแผน คำสั่ง และหลักการที่วางไว้หรือไม่

วัตถุประสงค์ของการควบคุม
-เพื่อให้ทราบว่าผลการปฏิบัติเป็นไปตามแผนงานที่กำหนดไว้หรือไม่
-เพื่อให้ทราบว่าวิธีปฏิบัติงาน ดำเนินไปตามหลักการที่ดีหรือไม่
-เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของงาน
-เพื่อให้ทราบว่ามีอุปสรรคในการปฏิบัติหรือไม่
-เพื่อให้ทราบว่า ผลงานถูกต้องและตามมาตรฐานที่กำหนดไว้หรือไม่
-เพื่อติดตามผลงาน และให้คำแนะนำเมื่อมีอุปสรรค
-เพื่อเป็นการบำรุงขวัญและให้กำลังใจแกผู้ปฏิบัติงาน และแสดงว่าไม่ถูกทอดทิ้ง

กลยุทธ์ในการควบคุม
• การควบคุมโดยยึดหลักราชการ : ใช้กฏระเบียบข้อบังคับ นโยบาย และอำนาจบังคับบัญชาที่เป็นทางการ เป็นตัวกำหนดพฤติกรรมที่เหมาะสมได้ตามมาตรฐานที่วางไว้
• การควบคุมการตลาด (Market Control) : ใช้เครื่องมือทางด้านการตลาดเป็นตัวกำหนดการแข่งขันทางการตลาด
• การควบคุมเป็นกลุ่ม : ออกแบบการทำให้พนักงานมีค่านิยมเดียวกัน สู่เป้าหมายเดียวกัน เช่น ความเป็นผู้นำ การจูงใจ การทำงานเป็นทีม

ประโยชน์ของการควบคุม
• ทำให้งานต่างๆของแต่ละคน แต่ละหน่วย รวมถึงงานตามแผนระยะสั้น และระยะยาวขององค์กรมีความสอดคล้องกัน
• ทำให้เป้าหมายขององค์กรสำเร็จสมบูรณ์ มีประสิทธิภาพด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำสุด
• ทำให้การปฏิบัติ นโยบาย และกฎเกณฑ์ข้อบังคับขององค์กรดำเนินไปในทางเดียวกัน

ประโยชน์ของการควบคุม
1. ทางด้านตัวบุคคล
- ได้รู้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานได้ผลหรือไม่ ต้องปรับปรุงหรือไม่
- เป็นการฝึกฝนและสร้างผู้ใต้บังคับบัญชา ให้เป็นหัวหน้าต่อไป
- เป็นแนวทางในการพิจารณาความดีความชอบ
- เป็นการบำรุงขวัญผู้ใต้บังคับบัญชา
- ช่วยลดอุบัติเหตุให้น้อยลง
- เป็นเครื่องกระตุ้นความก้าวหน้าของงาน

2. ทางด้านงาน
- เพื่อดูว่างานที่ทำนั้น เป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่
- ทำให้ทราบว่างานก้าวหน้าเพียงใดได้มาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่
- ต้องแก้ไข หรือมีข้อขัดข้องต่างๆหรือไม่
- วิธีปฏิบัติงานที่ทำอยู่นั้นเป็นวิธีการที่ดีที่สุดหรือไม่
- ช่วยให้ทราบว่าใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
- เป็นการประหยัดเวลา เงิน และแรงงาน

ผลเสียขององค์กรที่ไม่มีระบบการควบคุม
• คิดว่าการดำเนินงานขององค์กรนั้น ถูกต้อง และไม่มีสิ่งใดผิดพลาด
• ถ้าเกิดการผิดพลาด ก็จะโทษปัจจัยจากภายนอก โดยไม่ได้มองตัวเอง
• ไม่ยอมรับว่ามีปัญหาเกิดขึ้นจริง
• มองแต่อดีตที่เคยประสบความสำเร็จมาแล้ว
• ถ้าองค์กรกำลังมีปัญหา ก็คิดว่าเดี๋ยวจะคลี่คลายไปเอง
• เป็นตัวอย่างที่ไม่ดี ใช้จ่ายเกินตัว และทำตัวไม่สมกับฐานะ
• ผู้บริหารทำตัวโดดเดี่ยว จึงไม่มีใครกล้าบอกหรือแจ้งให้รู้ว่าองค์กรกำลังมีปัญหา

กระบวนการควบคุม Process Control
1. กำหนดมาตรฐานเพื่อใช้วัดระดับของการปฎิบัติงาน กิจกรรมทางการเงิน การดำเนินงาน การมีส่วนร่วม ความถูกต้อง เช่น
• การเพิ่มส่วนแบ่งทางการตลาด 10 %
• การลดต้นทุน 20 %
• ต้องตอบคำถามให้ลูกค้าทราบ ภวยใน 24 ชั่วโมง
• ต้องผลิตสินค้าให้ได้ปีละ 20,000 ชิ้น

ประเภทของมาตรฐาน
• มาตรฐานการผลิต (Output standard) : วัดด้วย ปริมาณ คุณภาพ ต้นทุน เวลาที่ใช้ผลิต และอัตราส่วนของ ของเสียหรือความผิดพลาก (error rate)
• มาตรฐานปัจจัยที่ใช้ในการผลิต (Input standard) : วัดด้วย ความพยายามที่ให้กับงาน ผลผลิตที่เกิดขึ้นจริง ความยุ่งยาก หรือค่าใช้จ่าย เช่น การวัดระดับพนักงาน สามารถปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ การเข้าทำงานสม่ำเสมอและตรงเวลา ประสิทธิภาพของการใช้ทรัพยากร

2. การวัดผลงานที่ทำได้จริง ที่ได้มาจากรายงาน การสังเกต และสถิติตัวเลขของงานที่ทำ เช่น วัดจำนวนหน่วยที่ผลิตได้ จำนวนวันที่ขาดงาน จำนวนรายได้ที่เกิดขึ้น

3. การเปรียบเทียบผลงานที่ทำกับมาตรฐาน เช่น
- เปรียบเทียบกับผลงานในอดีตของตัวเอง
- เปรียบเทียบกับคู่แข่ง หรือมาตรฐานในอุตสาหกรรมเดียวกัน

4. การปรับปรุงแก้ไข เป็นการดำเนินงานทางด้านการบริหาร ซึ่งจะดำเนินการเมื่อพบความแตกต่างระหว่างผลงานที่เกิดขึ้นจริงกับมาตรฐาน

ประเภทของการควบคุม
• การควบคุมก่อนดำเนินงาน (Preventive Control)
: การควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าทิศทางในการดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้อง เป็นการควบคุมก่อนนำปัจจัยการผลิตเข้าสู่กระบวนการผลิต เช่น
- โรงงานผลิตสับปะรดกระป๋อง ต้องควบคุมขนาดและคุณภาพของสับปะรดก่อนที่จะนำไปบรรจุลงกระป๋อง
- หรืออุตสาหกรรมบริการ เช่นโรงแรม ปัจจัยการผลิตคือ “บุคลากร” จึงต้องคัดเลือก ฝึกฝน ทดสอบพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติหน้าที่

• ระหว่างดำเนินงาน (Concurrent Control)
: การควบคุมที่ใช้ในขณะดำเนินงานอยู่เพื่อให้กิจกรรมทุกอย่างเป็นไปตามแผนงาน ที่กำหนดและแก้ไขก่อนที่การเสียหายจะเกิดขึ้น โดยกำหนดจุด Check Point เป็นระยะๆ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างทันที เช่น
- โรงงานจำเป็นต้องมีมาตรวัดตรวจสอบ ความดัน อุณหภูมิ ปริมาณเชื้อเพลิง
- ในธุรกิจโรงแรม ผู้จัดการต้องเดินตรวจการทำหน้าที่ของฝ่ายต่างๆ

• การควบคุมหลังดำเนินงาน (FeedbackControl)
: การควบคุมเมื่อทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้วโดยการเก็บรวบรวมข้อมูลพร้อมทั้ง ดำเนินการวิเคราะห์ว่าการดำเนินงานที่เสร็จสิ้นนั้นถูกต้องเพียงใด

จัดทำรายงานผล ประเมินผล ควบคุมคุณภาพไม่ให้สินค้าด้อยคุณภาพออกสู่ตลาด หรือประเมินความพึงพอใจจากการใช้บริการ เพื่อให้ได้ข้อมูลย้อนกลับแก่ผู้ปฏิบัติงานได้รับทราบถึงข้อบกพร่องต่างๆ และนำไปพิจารณาแก้ไขต่อไป

การควบคุมที่มีประสิทธิผล
• ความถูกต้อง : ระบบเชื่อถือได้ ให้ข้อมูลถูกต้อง
• ทันเวลา : ให้ข้อมูลเหมาะสมกับเวลา
• ประหยัด : ในการดำเนินงานต้องประหยัด
• ยืดหยุ่น : ปรับให้เข้ากับความเปลี่ยนแปลง และโอกาส
• เข้าใจได้ : ผู้ใช้ต้องเข้าใจเป็นอย่างดี

ความผิดพลาดของการควบคุม
• พฤติกรรมเข้มงวด : ไม่ยืดหยุ่น เถรตรง
• พฤติกรรมกลลวง : ทำดีเวลาอยู่ต่อหน้า
• การต่อต้านการควบคุม :
- พนักงานต้องเอาใจใส่ในงานมากขึ้น
- การสูญเสียอำนาจ
- การรักษาความสัมพันธ์ในทางสังคมมากกว่าที่จะทำตามระบบควบคุม
- ข้ออ้างว่าละเมิดสิทธิส่วนตัว

การควบคุมทางข้อมูล
• ข้อมูล (Data) ข้อเท็จจริงต่างๆ อาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้
สารสนเทศ (Information) สิ่งที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวางแผน การตัดสินใจ และการคาดการณ์ในอนาคตได้
• ระบบ (System) กลุ่มของส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆ ที่มีการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้

(Management Information Systems : MIS)
• ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลการประมวลผลและการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการ ตัดสินใจ การประสานงาน และการควบคุม

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ
1. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
2. ช่วยสร้างทางเลือกในการแข่งขัน
3. ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ
4. ช่วยเพิ่มคุณภาพชีวิต

กรณีศึกษา
การบริหารงานร้านไอศกรีม
• ทำให้ไม่สูญเสียรายได้ที่ต้องเสียไปกับไอศกรีมที่เสียหาย
• ป้องกันการทุจริตของพนักงานขาย
• สามารถทราบได้ว่าไอศกรีมรสชาติใดขายได้มากที่สุดและรสชาติใดขายได้น้อยที่สุดเพื่อที่จะได้ทำการส่งเสริมการขายได้อย่างถูกต้อง
• สามารถควบคุมและดูแลสาขายย่อยต่างๆ ให้มีมาตรฐานในการบริการและคุณภาพของสินค้าที่เท่าเทียมกัน

กรณีศึกษา
ธุรกิจ หอพัก หรือสถานที่ให้เช่าที่พักต่างๆ
• สามารถใช้ระบบเซนเซอร์เพื่อวัดแรงดันไฟฟ้า เมื่อแรงดันกระแสไฟฟ้าลดลงจนถึงจุดที่กำหนด ระบบไฟฟ้าสำรองจะทำงาน
• สามารถใช้กล้องวงจรปิดที่ติดตั้ง เพื่อป้องกันและบันทึกเหตุการณ์ร้ายต่างๆ และตรวจจับพฤติกรรมต่างๆ ที่ก่อให้เกิดเหตุการณ์ร้ายที่ไม่คาดคิด
• สามารถนำซอฟแวร์มาประยุกต์ใช้ในการคิดค่าเช่า รวมไปถึงค่าโทรศัพท์ ค่าไฟฟ้าและประปา รวมไปถึงค่าบริการเสริมต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้อง

การควบคุมการดำเนินงาน Operations Control
1. การควบคุมต้นทุน ทุกหน่วยงานจะต้องควบคุมต้นทุนให้เกิดขึ้นอย่างเหมาะสมและควบคุมอยู่ตลอดเวลา
• ต้นทุนทางตรง (Direct cost) หมายถึง ต้นทุนที่เกิดขึ้นในหน่วยงานโดยตรง เช่น แผนกบัญชีจ่ายค่าพาหนะไปติดต่อธนาคาร ค่าโฆษณาเป็นต้นทุนของแผนกขาย ค่าวัตถุดิบเป็นต้นทุนของแผนกผลิต
• ต้นทุนทางอ้อม (Indirect cost) หมายถึงต้นทุนที่เกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ต่อหลายหน่วยงาน เช่น ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ส่วนกลาง ค่าเช่าอาคาร ฯลฯ

2. การควบคุมการจัดซื้อ
• สร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย
• ระบบการสั่งซื้อ
• กำหนดว่าควรจะสั่งซื้อสินค้าอีกเมื่อไร
• สินค้าที่สั่งเข้ามาใหม่จะมาถึงในเวลาเดียวกันกับที่สินค้าคงเหลือในคลังสินค้าหมดพอดี
• จำนวนการซื้อที่ประหยัด

3. การควบคุม การบำรุงรักษา
• การบำรุงรักษาโดยป้องกัน : ดำเนินการก่อนที่จะเกิด
• การบำรุงรักษาโดยการแก้ไข : ซ่อมแซม เปลี่ยนใหม่
• การบำรุงรักษาโดยการตรวจสภาพ : ซ่อมแซมตามสภาพของเครื่องจักร ตรวจสอบตามที่กำหนดไว้

4. การควบคุมคุณภาพ : จะต้องเริ่มตั้งแต่วัตถุดิบมาจนถึงสินค้าสำเร็จรูป
• สินค้าและบริการเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด
• เป็นการตรวจสอบคุณภาพ น้ำหนัก ความแข็งแรง ความสม่ำเสมอ ความน่าเชื่อถือ ฯลฯ

5. การควบคุมสินค้าคงเหลือ Inventory Control
• ระบบทันเวลาพอดี (Just-in-time) หรือ JIT หมายถึง ระบบการผลิตหรือการให้บริการที่ถูกพัฒนาและออกแบบให้ทำการผลิต ส่งมอบสินค้า หรือบริการในปริมาณที่ถูกต้อง และทันกับขบวนการผลิตอื่น หรือทันตามความต้องการของลูกค้า โดยยึดปรัชญาว่าวัตถุดิบจะไม่ถูกใช้ถ้าไม่ถูกผลิตหรือดำเนินงาน
• just in time ทำให้สินค้าหรือวัตถุดิบคงเหลือต่ำสุด โดยผลิตสินค้าตามการสั่งของลูกค้าเท่านั้น เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา

Kanban
“Kanban” หมายถึง บัตร แผ่นป้ายหรือสัญลักษณ์ ที่สามารถบอกถึงการไหลของงาน เพื่อควบคุมการปฏิบัติงานในโรงงาน

6. การควบคุมทางการเงิน
• งบประมาณ
• อัตราส่วนทางการเงิน :
 สภาพคล่อง
 การบริหารสินทรัพย์
 การบริหารหนี้
 ความสามารถในการทำกำไร
 ค่าทางการตลาด

7. การควบคุมพฤติกรรม
- การควบคุมโดยตรง “Management by walking around”

- การประเมินผลการปฏิบัติงาน
• การเขียนรายงาน
• การบันทึกเหตุการณ์สำคัญ
• วิธี 360 degree feed back

- การทดแทนการควบคุมโดยตรง
• คัดเลือก สรรหา
• วัฒนธรรมองค์กร ความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
• กฏเกณฑ์ ระเบียบปฏิบัติ ข้อบังคับ นโยบาย ลักษณะงาน
• การอบรม

- ระเบียบวินัย
@การทำงาน (ขาดงาน มาสาย กลับก่อน ลาป่วย ลากิจ)
@เกี่ยวกับพฤติกรรมขณะปฏิบัติงาน (ฝ่าฝืนคำสั่ง ดื่มสุราเสพยาเสพติด ไม่ใช้อุปกรณ์ป้องกันภัย)
@ความไม่ซื่อสัตย์ (ลักขโมย โกหก แจ้งข้อมูลเท็จ ทุจริต)
@พฤติกรรมที่อยู่นอกการปฏิบัติงาน (แอบไปทำงานให้กับบริษัทคู่แข่ง ประกอบอาชญากรรม นัดหยุดงานประท้วง ล้มละลาย)


การลงโทษ “ตีเหล็กเมื่อกำลังร้อน”
• ต้องทำทันที “เตาร้อนจะเผาไหม้เมื่อสัมผัส”
• ไม่คำนึงว่าคนที่ทำผิดนั้นเป็นใคร “เตาร้อนจะเผาทุกอย่างที่สัมผัสมัน”
• ทำอย่างเป็นระบบ “เตาร้อนจะเผาไหม้อยู่ตลอดเวลาไม่ว่าเวลาใด”
• ต้องบอกให้รู้ล่วงหน้า “บอกให้คนรู้ว่าเตานั้นร้อน อย่าไปสัมผัสมัน”
• ต้องกระทำในทางสร้างสรรค์ “เตาร้อนสร้างความอบอุ่น และทำให้อาหารสุก”
• ต้องมีหลักฐานข้อเท็จจริง “เตาร้อนนั้นร้อนจริงๆนะ อย่าไปสัมผัสมัน”




 

Create Date : 13 สิงหาคม 2553
0 comments
Last Update : 13 สิงหาคม 2553 14:43:26 น.
Counter : 33946 Pageviews.

ชื่อ :
Comment :
  *ใช้ code html ตกแต่งข้อความได้เฉพาะสมาชิก
 
รหัสส่งข้อความ
กรุณายืนยันรหัสส่งข้อความ


Valentine's Month


 
Benjawan_B
Location :
เชียงใหม่ Thailand

[ดู Profile ทั้งหมด]

ให้ทิปเจ้าของ Blog [?]
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
Smember
ผู้ติดตามบล็อก : 91 คน [?]




วิทยากร, ที่ปรึกษาธุรกิจ ด้านการบริหารและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (HRM & HRD), การบริหารความเสี่ยงองค์กร, การจัดการมาตรฐานแรงงาน, กฎหมายแรงงาน,เขียนหนังสือและบทความ
New Comments
Friends' blogs
[Add Benjawan_B's blog to your web]
Links
 

 Pantip.com | PantipMarket.com | Pantown.com | © 2004 BlogGang.com allrights reserved.