|
|
แด่องค์กรที่แสนรัก - 18 - เจาะลึกให้ถึงแก่น
 แด่องค์กรที่แสนรัก...
<< เจาะลึกให้ถึงแก่น >>
โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)
ที่ปรึกษาจาก USA เข้ามาทำงานในไทยไม่ถึงเดือน ในแต่ละส่วนขององค์กรมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ตั้งแต่การจัดลำดับข้อมูลในกระดาษ ลดการใช้งานกระดาษที่ซ้ำซ้อน ไปจนถึงการให้ลงข้อมูลขั้นตอนของการทำงานของพนักงานทั้งหมด
พนักงานในระดับบนได้รับการสื่อสารโดยตรงจาก MD ดังนั้นจึงค่อนข้างที่จะเข้าใจถึงวิธีการทำงานต่างๆของทางที่ปรึกษาว่าเขาต้องการอะไร และ มีการประชุมสรุปการทำงานของแต่ละสัปดาห์ให้กับทางคณะกรรมการได้รับทราบ
แต่เนื่องจาก ระดับอื่นๆที่ไม่ได้เข้าประชุมร่วมด้วย อาจจะมีปฎิกริยาที่ไม่ดีกับที่ปรึกษา มีข่าวลือหนาหูในเรื่องต่างๆมากมาย ทั้งๆที่การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นไม่มีการแสดงออกเลยว่า แต่ละส่วนจะมีผลกระทบกันอย่างไร
เมื่อผมได้ข้อมูลของพนักงานในการทำงาน ผมถึงกับอึ้งว่า ลูกน้องของผมใช้เวลาในการทำงานมากกว่า 8 ชั่วโมงต่อวัน แต่จากการสังเกต ผมพบว่า พนักงานก็ไม่ได้ทำงานหนักเหมือนที่เขาเขียนในใบจดงานของพวกเขา แต่ผมก็ต้องรายงานเจ้านายถึงข้อมูลที่มีให้เจ้านายรับทราบว่า จากการที่จดบันทึกงานในแต่ละส่วนนั้น มีการใช้เวลานานจนสามารถเพิ่มคนใหม่ได้อีกคนหนึ่งเลยทีเดียว ทั้งนี้ เจ้านายก็ไฟเขียวจากเรื่องนี้ แต่ขอให้ทางที่ปรึกษาได้เข้ามาแนะนำอะไรให้กับทางหน่วยงานของเราก่อนที่จะทำอะไรลงไป
วันเข้าประชุมประจำสัปดาห์ ทางที่ปรึกษาใช้ EXCEL ในการจัดรวบรวมข้อมูล และ อธิบายถึงการป้อนข้อมูลต่างๆใน EXCEL ว่า ต้องป้อนข้อมูลอะไรบ้าง เพื่อให้แต่ละหน้าคำนวณผลงานของแต่ละคนขึ้นมา ซึ่งข้อมูลของแต่ละคนได้แบ่งงานเป็นสัปดาห์ต่อสัปดาห์ เพื่อให้ป้อนข้อมูล และประมวลผลออกมาเป็นจำนวนเปอร์เซ็นต์ของผลงานทั้งคุณภาพ และ ปริมาณ ซึ่งเมื่อตอนที่ประชุม ผมก็ไม่เข้าใจหรอกว่า มันมาได้อย่างไร แต่เท่าที่จำได้ เขาต้องการให้จับเวลาในการทำงานของแต่ละงาน และหาค่าเฉลี่ยของการทำงานแต่ละงาน
ผมไปจับเวลาในการทำงานของลูกน้องคนละ 15 นาที ว่าทำงานในงานแต่ละงานได้จำนวนเท่าใด แล้วบันทึกข้อมูลเก็บไว้ในกระดาษ เช่น หากป้อนข้อมูลเฉลี่ยของทุกคนได้ 40 ตัว นั่นหมายถึง การป้อนข้อมูลในแต่ละตัว จะใช้เวลาประมาณ (15*60)/40 = 22.5 วินาที ต่อ 1 ข้อมูล เป็นต้น ทั้งนี้ การคำนวณจะใช้ค่าเฉลี่ยของทีมงาน ในการทำงานแต่ละประเภท
(ผมมีคำถามขึ้นมาในใจเลยว่า แล้วทำไมต้องมานับกันถึงขนาดนี้นะ... เพราะผมค่อนข้างเสียเวลากับมันมาก แต่ไม่ได้สร้างผลงานอะไรเลย ซึ่งผมก็คิดผิดไปถนัดเลยทีเดียว...)
เมื่อจัดเก็บข้อมุลในแต่ละงานเสร็จแล้ว ผมก็นำข้อมูลที่ได้มาคำนวนหาค่าเฉลี่ยในการทำงานแต่ละชิ้นว่า ต้องใช้เวลาทั้งหมด กี่วินาที
ในสัปดาห์ถัดมา ที่ปรึกษาก็ให้เอาตัวเลขที่ได้มาอธิบายใน EXCEL ต่อถึงการลงข้อมูลงาน และ ข้อมูลเวลาเฉลี่ยต่อการทำงาน 1 ชิ้นงาน และ สั่งให้น้องๆนับจำนวนงานแต่ละงานที่ทำว่า ในแต่ละวันทำงานแต่ละชิ้นงานได้จำนวนเท่าใด...
ผมต้องทำตารางในกระดาษให้กับน้องๆว่า แต่ละวันให้ลงข้อมูลด้วยว่ามีการทำงานแต่ละชิ้นงานไปเท่าใด ตามหัวข้อที่น้อง List ให้และตามหัวข้อที่ผมจับเวลาไว้ และ นำเอาข้อมูลที่ได้ป้อนลงในตาราง EXCEL ตามที่เขาแนะนำ
ใน EXCEL จะมีสูตรที่เขียนไว้ถึงความสัมพันธ์ของแต่ละบรรทัด แต่ละ ช่องว่า มีสูตรการคำนวณอย่างไร ทั้งนี้สำหรับผมแล้วไม่ยากเลยที่จะทำความเข้าใจในสูตรเหล่านั้น ซึ่งหลักการของไฟล์ EXCEL ก็ดูเรียบง่ายมาก คือ
ในเวลา 1 วันของแต่ละคน จะเริ่มเข้าทำงานตอน 8.00 น และเลิกงาน 15.00 น. ทั้งนี้เมื่อหักเวลากลางวันไปแล้ว ก็จะเหลือ 8 ชั่วโมงในการทำงานต่อวัน อันนี้เขาให้ป้อนเวลาเข้างาน และ เวลาออกงาน เพราะบางคนเข้างานก่อนเวลา หรือบางคนก็ออกจากงานหลังเวลาเลิกงานก็มี ดังนั้น ตัวเลขที่ได้จากแต่ละคนก็จะต้องไม่เท่ากันขึ้นอยู่กับเวลาเข้างาน และ เลิกงานของแต่ละคน
ข้อมูลที่น้องๆบันทึกเข้ามา จะนำมาป้อนเป็นจำนวนงานที่ได้รับในแต่ละวัน และ จะเอามาคูณกับ เวลาเฉลี่ยที่คำนวนได้จากงานนั้นๆ เช่น
งาน A ใช้เวลาในการทำงานเฉลี่ยต่อ 1 ชิ้นงานอยู่ที่ 180 วินาที
งาน B ใช้เวลาในการทำงานเฉลี่ยต่อ 1 ชิ้นงานอยู่ที่ 120 วินาที
งาน C ใช้เวลาในการทำงานเฉลี่ยต่อ 1 ชิ้นงานอยู่ที่ 32 วินาที
นาย ก. ทำงาน 8 ชั่วโมงเต็ม
ทำงาน A ได้ 10 ชิ้น
ทำงาน B ได้ 25 ชิ้น
ทำงาน C ได้ 554 ชิ้น
รวมแล้วได้ทั้งหมด 589 ชิ้นงาน
นาย ข. ทำงาน 8 ชั่วโมง กับอีก 20 นาที (=8.33 ชั่วโมง)
ทำงาน A ได้ 32 ชิ้น
ทำงาน B ได้ 20 ชิ้น
ทำงาน C ได้ 497 ชิ้น
รวมแล้วได้ทั้งหมด 549 ชิ้นงาน
ถ้าดูจากจำนวนชิ้นงานแล้ว นาย ก. น่าจะมีประสิทธิผลที่ดีกว่า
เมื่อนำเอาข้อมูลทีได้มาคำนวนจากเวลา ดังนั้น
นาย ก. จะใช้เวลาในการทำงานจริงๆ
(10x180)+(25x120)+(554x32) = 22528 วินาที
หรือ เท่ากับ 6.2578 ชั่วโมง
เมื่อเทียบเป็นอัตราส่วนร้อยละกับเวลาในการทำงาน
ประสิทธิภาพ = 6.2578/8*100 = 78.2%
นาย ข. จะใช้เวลาในการทำงานจริงๆ
(32x180)+(20x120)+(497x32)= 24064 วินาที
หรือเท่ากับ 6.6844 ชั่วโมง
เมื่อเทียบเป็นอัตราส่วนร้อยละกับเวลาในการทำงาน
ประสิทธิภาพ = 6.6844/8.33= 80.2%
ทั้งนี้ถึงแม้นว่า นาย ข. จะทำงานนานกว่านาย ก. แล้วได้จำนวนผลงานที่ออกมาน้อยกว่านาย ก. ตามจำนวนก็จริง แต่เวลาที่ใช้ไปของ นาย ข. มีประสิทธิภาพ 80.2% ซึ่งมากกว่า นาย ก. ที่มีประสิทธิภาพเพียง 78.2% นั่นหมายถึง ถ้าใช้เวลาเท่ากัน นาย ข. จะทำงานได้มากกว่า นาย ก.
นอกจากการคำนวนเรื่องประสิทธิภาพของงานที่ได้รับแล้ว ยังมีเรื่องปลีกย่อยมากมาย ที่สามารถคำนวนออกมาเป็นตัวเลขที่เกี่ยวกับผลงานอย่างเป็นรูปธรรมของพนักงานแต่ละคน ไม่ว่าจะเรื่องเวลาการประชุม ไม่ว่าจะงานพิเศษ หรือ กิจกรรมพิเศษใดๆ ก็ยังสามารถคำนวนออกมาเป็นตัวเลขได้อย่างเป็นรูปธรรม
เมื่อเข้าประชุมอีกครั้งหนึ่ง ที่ปรึกษาได้อธิบายถึงสูตรต่างๆที่ใช้ใน EXCEL ซึ่งผมก็รู้หมดแล้วถึงการคำนวน ผมจึงมีคำถามกับที่ปรึกษาค่อนข้างมาก แต่ก็ต้องผ่านให้ทาง MD สอบถามให้ ซึ่งก็ได้คำตอบที่ลึกลงไปในแต่ละหัวข้อค่อนข้างมากทีเดียว
จากที่ประชุม ที่ปรึกษาก็ได้กล่าวถึงผลงานที่ได้จากพนักงาน เขาไม่ได้คาดหวังว่าพนักงานต้องทำงานได้ประสิทธิภาพถึง 100% ซึ่งเหตุผลของเขาคือทุกคนย่อมต้องมีเวลาในการไปทำธุระส่วนตัวบ้างพักผ่อนสายตาบ้าง ซึ่งตัวเลขที่ทางที่ปรึกษากำหนดให้ผลงานอย่างต่ำอยู่ที่ 80% เท่านั้น ซึ่งถ้าเทียบกับเวลา 8 ชั่วโมง ก็จะอยู่ที่ 6.4 ชั่วโมง เท่านั้น
นอกจากนี้ ที่ปรึกษายังให้จับเวลาของการทำงาน และ ปรับเปลี่ยนค่าเฉลี่ยในการทำงานแต่ละชิ้น ทุกๆปีเพื่อปรับปรุงตัวเลขให้ทันสมัย อีกทั้งเขายังได้กล่าวไว้ว่า
"การที่เขาสอนให้ทั้งหมด เขาต้องการให้พนักงานที่นี่ได้เรียนรู้วิธีการทำ และ การคิดคำนวณ ดังนั้น ปีต่อๆไปทางเราก็ควรจะทำการจับเวลาของแต่ละงานใหม่เอง..."
ตอนแรกผมก็ไม่เข้าใจว่าทำไมถึงต้องจับเวลาของงานใหม่ แต่เมื่อทำงานไปน้องๆก็ทำงานได้เกิน 80% กันทุกคน แถมบางคนทำงานได้เกิน 100% ก็มี เมื่อลองจับเวลาใหม่ของงานแต่ละชิ้นพบว่า น้องๆทำงานได้เร็วขึ้นกว่าการจับเวลาครั้งแรก และ เมื่อทำการปรับตัวเลข ผลงานของน้องๆก็ลดลง บ้างเล็กน้อย ทั้งนี้ ทำให้น้องๆได้ปรับตัวให้พยายามทำให้เกิน 80% แต่ปรับมาหลายครั้ง คนที่ทำได้สูงสุดก็ห่างจากคนที่ทำได้ต่ำสุดเกินกว่า 10-15% อยู่ดี แต่เมื่อปรับอีกไม่กี่ครั้ง จะพบว่า น้องๆ ทำงานได้ประสิทธิภาพในประมาณ 81%-88% ซึ่งมีค่าค่อนข้างใกล้เคียงกันในสายตาผม ผมก็หยุดการปรับเวลาของแต่ละงานลง ผลที่เกิดจากการปรับแต่ละครั้ง เปรียบเสมือนการเลื่อนเป้าหมายของการทำงาน และ ต้องพัฒนาให้การทำงานของแต่ละคนมีความทัดเทียมกัน จนอยู่ในระดับที่ไม่สามารถพัฒนาต่อได้ ซึ่งหากบีบคั้นมากกว่านี้ ก็จะทำให้เครียดมากเกินไป
จากการตรวจวัดอย่างเป็นรูปธรรมนี้ ผมไม่ได้เพิ่มพนักงานตามที่น้องๆบ่นว่างานล้นมืออีก และ เมื่อหัวหน้างานจะขอคนเพิ่ม ตัวเลขที่ได้จะเห็นว่า มีการใช้เวลาเกินไปมาก และ ประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผล ก็อยู่ในเกณฑ์ ดังนั้น หากเพิ่มคนมาเพื่อแบ่งเบาภาระการทำงานลด OT ลง ก็จะเหมาะสมมากขึ้น ซึ่งก็เป็นอีกตัวเลขหนึ่งที่ได้สื่อให้เห็นปริมาณคน กับ ปริมาณงานว่า สัมพันธ์กันมากน้อยเพียงใดด้วย
หลังจากที่ปรึกษา ดูแลงานในส่วนการคำนวนต่างๆเสร็จแล้ว ทาง MD ก็ได้สั่งให้เข้าประชุม สัปดาห์ละ 1 ครั้ง เพื่อสรุปผลงานของแต่ละแผนก และ ได้รับคำถามถึงวิธีการปรับปรุงให้คุณภาพและปริมาณของงานดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ทั้งนี้ เมื่อการทำงานเริ่มอยู่ตัว ทาง MD ก็เริ่มที่จะเลื่อนการประชุมออกเป็น 2 สัปดาห์ครั้ง เดือนละครั้ง และกลายเป็นส่งเมล์ให้กับทาง MD รับทราบเท่านั้น แล้วท่านก็จะเขียนเมล์ตอบมาถึงการเปลี่ยนแปลงต่างๆ จนกระทั่งระบบทำงานด้วยตัวของมันเองเรียบร้อยแล้ว ทาง MD จึงวางมือจากเรื่องนี้
แต่ทาง MD ไม่ได้วางมือเพราะไม่อยากอ่านรายงานหรอก แต่เป็นเพราะ ทาง MD ต้องไปเปิดสาขาที่ ประเทศเวียดนาม และไม่มีเวลาพอในการตรวจข้อมูลมากนัก
หลังจากที่ทราบข่าวการเปิดสาขาที่ประเทศเวียดนามไม่นาน เจ้านายก็พูดกับผมว่า...
"คุณวิบูลย์ ผมอยากให้คุณไปจัดตั้งระบบต่างๆให้กับทางเวียดนาม สอนเขาให้ป้อนข้อมูลและประมวลผลข้อมูล ก่อนที่จะให้ทางมาเลเซียไปตรวจเซ็ทระบบใหม่ให้อีกครั้ง คุณช่วยไปสัก 2-3 สัปดาห์นะ..."
ผมคิดว่าจะมาปรับปรุง EXCEL ของที่ปรึกษาให้ดีขึ้นสักหน่อย แต่ก็ต้องไปเวียดนามเพื่อจัดตั้งแผนกอีก เจ้านายจะเอาอย่างไรก็เอากัน...
การไปที่เวียดนามครั้งแรกของผม ตอนนั้นต้องขอ วีซ่า ซึ่งต้องส่งจดหมายร้องขอจากเวียดนามให้เข้าประเทศของเขาได้ ซึ่งผมก็ได้ทำเรื่องขอ วีซ่า เรียบร้อยและได้เดินทางไปที่ โฮจิมินซิตี้ และเป็นครั้งแรกที่ผมนั่งเครื่องแล้วปวดหู มาก
และเมื่อลงเครื่องบิน ผมยื่นเอกสารทั้งหมดให้กับด่าน แล้วเขาก็ขอจดหมายร้องขอตัวจริง พนักงานที่นั่นเข้ามาเครียร์เรื่องต่างๆให้ และบอกให้ผมใจเย็นๆ แต่แล้วแทนที่ผมจะได้ไปกับเพื่อนร่วมงานที่นั่น ผมกลับถูกส่งไปโรงแรมแห่งหนึ่งด้วยตำรวจของสนามบินไปซะเนี่ย...
(อ่านต่อตอนหน้านะครับ...)
ข้อคิดที่ได้รับ
- ผมได้มีโอกาสขอยืมหนังสือ เล่มที่ ที่ปรึกษา อ่านซึ่งในนั้นเขียนแนวทางการคำนวน KPI อย่างเป็นรูปธรรมได้อย่างดี และละเอียดกว่าใน EXCEL ที่ทางที่ปรึกษาจัดทำให้เสียด้วย ทำให้เข้าใจว่า ไม่มีใครที่รู้เรื่องไปหมดซะทุกอย่าง ตำรายังเป็นสิ่งที่สำคัญต่อการพัฒนาความคิดอยู่ดี
- การสื่อสารจากบนลงล่าง ตัวเชื่อมประสานระหว่างด้านบนกับด้านล่างเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งหากด้านล่างไม่สามารถเข้าในแนวความคิดของข้างบนแล้ว อาจจะทำหรือมีข้อขัดแย้งทางความคิดอยู่เสมอๆ
- การอยู่ที่พนักงานอยู่ในองค์กรนานๆ แต่ได้ประสิทธิภาพที่มากกว่า เมื่อเทียบในหน่วยเวลาเดียวกัน นั่นย่อมหมายถึง เขาจะทำงานได้มีประสิทธิภาพได้มากกว่าคนที่ทำงานตรงเวลาแต่มีประสิทธิภาพที่ด้อยกว่า ตัวเลขที่บ่งบอกได้ชัดเจนนี้ ทำให้ผมไม่เชื่อว่าคนที่ทำงานเพียง 8 ชั่วโมงจะดีกว่าคนที่ทำงาน มากกว่า 8 ชั่วโมง แต่ต้องวัดกันที่ประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผล อย่างเป็นรูปธรรมเท่านั้นถึงจะตัดสินคนได้ว่ามีคุณภาพมากเพียงพอหรือไม่
- การปรับตัวเลขค่อนข้างบ่อยในช่วงแรก ทำให้พนักงานที่เคยทำงานอย่างขอไปที กลับเร่งทำงานมากขึ้น เนื่องจาก ผมทำกราฟให้เขาเห็นถึงผลงานของแต่ละคน ซึ่งก็มีการประชุมหาวิธีการพัฒนาให้ฝีมือของพนักงานให้มีความทัดเทียมกันกับคนที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดี อยู่เสมอๆ เมื่อ เขียนเป็นกราฟทั้งหมดแล้ว จะเห็นพัฒนาการของจำนวนข้อมูลที่ได้มากขึ้น อย่างเห็นได้ชัด และ เป็นขั้นบันได ตามการปรับค่าเฉลี่ยของเวลาในการทำงาน
- MD เข้ามาดูแลงานทางด้าน Operation ทั้งหมด ทำให้เรามีความกระตือรือล้น และ ไม่สามารถละทิ้งการลงข้อมูลใน EXCEL ได้ ทั้งนี้ทำให้ระบบการตรวจวัดสามารถเกิดขึ้นได้จริง และ อยู่ในระบบงานนานตราบเท่าทุกวันนี้
- หนุ่มๆที่ไปเวียดนาม หากเลือกสายการบินได้ คงเลือกสายการบินเวียดนามกัน (โดยเฉพาะคนที่ชอบมองสาวแอร์ฯ)
| Create Date : 03 กุมภาพันธ์ 2552 |
| Last Update : 14 มิถุนายน 2556 23:04:25 น. |
|
0 comments
|
| Counter : 2138 Pageviews. |
 |
|
|
|
|
|
|
|
Location :
กรุงเทพ Thailand
[Profile ทั้งหมด]
|
 ฝากข้อความหลังไมค์
 Rss Feed
 Smember
 ผู้ติดตามบล็อก : 210 คน [?]
|
ต้องการสอบถาม กรุณาติดต่อทางเมล์ที่ wbjoong@gmail.com หรือ 062 641 5992, 062 826 1544
วิทยากรเชิงกิจกรรม วิทยากรกระบวนการ ที่ปรึกษาธุรกิจด้านการบริหารจัดการ การตลาดและการประชาสัมพันธ์ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ การวางแผนกลยุทธ์ วิจัยธุรกิจIT Dashboard
ไม่ได้ ไม่มี ไม่ดี ไม่ได้...
ต้องได้ ต้องดี ต้องมี ต้องง่าย
และ ทำให้ดีกว่าดีที่สุด
<< Main Menu >>
ดวงถาวร
ดวงตามวันเกิด
ดวงตามปีเกิด
;b[^]pN 06' ไรินนื ่นนืเ "รินนื ๋นนืเ c:j06'
|
|
ต้องการสอบถาม โทร 062-641-5992, 062-826-1544
ติดต่อทางเมล์ที่ wbjoong@gmail.com
Line ID : wbjoong
ที่ปรึกษาธุรกิจ ด้านการบริหารจัดการ
การตลาดและการประชาสัมพันธ์
การบริหารทรัพยากรมนุษย์
และ การวางแผนกลยุทธ์
วิทยากรเชิงกิจกรรม, วิทยากรกระบวนการ
นักวิจัยการดำเนินงานธุรกิจ
Executive & Management Coach
ไม่ได้ ไม่มี ไม่ดี ไม่ได้...
ต้องได้ ต้องดี ต้องมี ต้องง่าย
และ ทำให้ดีกว่าดีที่สุด
<< Main Menu >>
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
แด่องค์กรที่แสนรัก...
