วิธีจัดเก็บบทความทางวิชาการ สำหรับนักเรียนปริญญาเอก (ตอนที่ ๒)

มาต่อตอนที่ ๒ นะคะ ขอย้ำว่าเทคนิคที่นำเสนอนี้อาจจะดูเยอะ บางคนอาจจะคิดว่าไม่จำเป็นขนาดนั้นนะคะ ก็แล้วแต่ความถนัดค่ะ รู้ไว้เยอะๆจะได้เลือกเทคนิคที่ถนัดหรือชอบ เอาไปใช้ค่ะ อย่าลืมนะคะว่าการเรียนเอก เรียนเป็น ๔-๕ ปี หรืออาจจะมากกว่า บาง papers ที่เราอ่านไปปี สองปีแรก กว่าจะเอามาเขียนอ้างอิงในวิทยานิพนธ์ หรือในงานเพื่อตีพิมพ์ เราก็อาจจะลืมๆ papers ที่อ่านปีแรกๆไปแล้วค่ะ กว่าจะเรียนจบก็สะสม papers ไว้เป็นร้อยแล้วค่ะ เพราะฉะนั้น อาจดูเสียเวลาตอนนี้ ในการจัดระบบ และเขียนโน้ตเวลาอ่านจบแต่ละ paper แต่ขอย้ำว่าคุ้มมากๆค่ะ เวลาที่ต้องรีบๆเขียนงานแล้วต้องใช้การอ้างอิง จะได้ไม่ต้องเสียเวลาหาและอ่านใหม่ทั้งหมดนะคะ

การจัดการกับ journal articles (papers) แบบ pdf files

๑. เริ่มจากการหาตัว program เป็น Acrobat Acrobat Professional นะคะ ไม่ใช่ Acrobat Reader จำได้ว่าที่ University of Illinois at Urbana-Champaign (UIUC) เค้ามีขายราคานักเรียน เป็น Student Licensing ประมาณ $50 เหรียญค่ะ ส่วนที่ UC Davis ไม่มีราคานักเรียนค่ะ ต้องซื้อราคาตลาด แต่ขอย้ำว่าคุ้มค่ะ จำเป็นจริงๆ

๒. คราวนี้เวลาเราหา journal article ที่เราต้องการ ก็ไปที่ database website ซึ่งที่มหาวิทยาลัยต่างๆก็มี website ต่างๆกันไป ซึ่งจะไม่พูดถึงวิธีการ search หา paper ในที่นี้นะคะ จะข้ามไปที่หลังจากเราได้ download paper ที่ต้องการมาแล้ว คราวนี้เราก็ save ใน computer ของเรา ใน folders ต่างๆ ที่เราตั้งชื่อตาม category names ค่ะ

a. Category names คือ หมวดหมู่ของ papers ที่เราแบ่งตามเนื้อหาของ paper นั้นๆ อันนี้แล้วแต่งานวิจัยของแต่ละคน เช่น ผู้เขียนวิจัยเรื่อง Inactivation of Adenoviruses in Drinking Water with UV and Chlorine ผู้เขียนก็มี category names เช่น disinfection, adenovirus—biology, adenovirus—inactivation, lab methods เป็นต้นค่ะ

b. การแบ่งเป็นหัวข้ออย่างนี้ นอกจากจะง่ายต่อการเก็บแยกแล้ว ยังง่ายเวลาเราจะเอามาอ้างอิงเวลาเขียนบทความของเราค่ะ เช่น เวลาเขียนส่วน introduction ก็เอา papers เกี่ยวกับ adenovirus มาอ้างอิง เวลาเขียน materials and methods ก็เอา papers เกี่ยวกับ lab methods มาอ้างอิงค่ะ

c. บาง papers เราอ่านแล้ว อาจจะจัดลงได้ มากกว่าหนึ่ง category names ก็ต้องเลือกอันเดียวค่ะ ที่เป็นใจความสำคัญที่สุด แล้วเดี๋ยวเราจะมีคำ keywords ที่จะพูดต่อไปนะคะ จะช่วยให้จัดการ paper ได้ง่ายขึ้น และ paper หนึ่งๆ มี keywords หลายอันได้ค่ะ

d. เคยเห็นบางคน แบ่งหมวดหมู่ตามตัวอักษรแรกของนามสกุลคนเขียน paper นั้นๆ ในที่นี้เค้า print ออกมาแล้วเก็บใส่แฟ้มค่ะ ตอนแรกผู้เขียนกะจะทำตาม แต่สุดท้ายคิดว่าคงไม่ถนัด เพราะเวลาเราจะค้น papers ที่เรามี ส่วนน้อยที่เราจะจำ papers นั้นๆจาก ชื่อสกุลคนเขียน เราจะจำจากว่า papers นั้นๆ เขียนเกี่ยวกัยเรื่องอะไรมากกว่า เพราะฉะนั้น การจัดเป็นชื่อหมวดหมู่แบบนี้ ดูจะง่ายในการใช้มากกว่านะคะ

๓. การตั้งชื่อ file – อันนี้มีหลายแบบ ตามความถนัดของแต่ละคนค่ะ

a. บางคนก็จะตั้งชื่อด้วยนามสกุลของคนเขียนชื่อแรก เช่น Sirikanchana_et_al_2003

b. อีกแบบก็คือใส่ keyword ที่เป็นเหตุผลว่าเรา download paper อันนี้มาทำไม เช่น สมมุติ paper นี้มี DNA primer sequence ที่เราต้องการ ก็สามารถตั้งชื่อได้ว่า Sirikanchana_et_al_2003_DNAprimer เป็นต้น (แต่หากมีหลาย keywords การจะใส่ทุก keywords ไปในชื่อ file ก็คงไม่สะดวก ก็ต้องเลือก keyword ที่เด่นที่สุดค่ะ)

c. ผู้เขียนเคยใช้ระบบตั้งชื่อเป็นตัวย่อของ category names เช่น lap methods เป็น LM#1, LM#2, … ไปเรื่อยๆ แล้วชื่อนี้ผู้เขียนก็เอาไปใส่ใน bibliography programs (ที่กล่าวข้างต้นนะคะ และจะพูดรายละเอียดเพิ่มข้างล่างค่ะ) เวลาคลิ๊กไปที่ file นั้น หน้าแรกเราก็เห็นชื่อคนเขียนเลย และ keywords เราก็พิมพ์ไว้บน pdf เหมือนกัน เพราะฉะนั้น ก็ไม่ถือว่าสะดวกน้อยกว่าการตั้งชื่อแบบ ๒ วิธีแรกนะคะ แต่มีข้อเสียเวลาใช้ bibliography program ชื่อ Refworks ค่ะ ซึ่งจะพูดต่อไปค่ะ (บอกตอนนี้อาจจะทำให้สับสนค่ะ)

๔. ทีนี้ก็มาเริ่มอ่านตัว paper กันเลยค่ะ มีสิ่งที่ต้อง list หรือเขียนลงไปบนตัว paper ดังนี้ค่ะ การเขียนลงไปบน pdf file ผู้เขียนใช้ Text box tool ใน Acrobat Professional ค่ะ ใช้ง่ายเหมือนใช้ปากกาเขียนบนกระดาษเลยค่ะ

a. หัวมุมขวาบน ของหน้าแรก ให้ใส่เกรดให้กับ paper นั้นค่ะ grade ก็เริ่มตั้งแต่ A+ ไปจนถึง D- ค่ะ การให้เกรดนี้ไม่ได้ให้ตามคุณภาพงานเขียนของ paper นั้นๆนะคะ แต่เป็นเนื้อหาของ paper ว่าเกี่ยวข้องกับงานของเราแค่ไหน นั่นก็คือ paper นี้มีประโยชน์ที่เราจะเอาไปใช้อ้างอิงได้แค่ไหนค่ะ A+ ก็คือเป็น paper ที่เกี่ยวกับงานเราที่สุด ดังนั้นส่วนใหญ่ที่เรา download มาก็ไม่ค่อยมีเกรดต่ำกว่า C เท่าไรนะคะ เพราะถ้าเนื้อหาไม่ค่อยเกี่ยวกับงานของเราเท่าไร เราก็ไม่ download มาเก็บไว้ตั้งแต่แรกแล้วค่ะ การแบ่งเกรดแบบนี้ช่วยให้หา papers ง่ายเวลาเราจะเริ่มเขียนงาน เพราะเราก็จะเลือกทบทวน papers ที่เป็นเกรด A+ เอามาเขียนก่อนค่ะ

b. หัวมุมขวาบน ของหน้าแรก ถัดจากเกรด ก็ใส่ชื่อ category name อีกทีค่ะ จะได้จัดเป็นหมวดหมู่ ไม่สับสนทีหลังค่ะ

c. ตัวโปรแกรม Adobe Acrobat Professional มี Commenting Tools อันหนึ่ง เรียกว่า Stamp tool ค่ะ ผู้เขียนเวลาอ่านจบ paper นั้นๆ ก็จะ stamp บอกวันและเวลาที่อ่านจบค่ะ เป็นข้อมูลว่า paper นี้ เราอ่านไปตั้งแต่เมื่อไรค่ะ (รายละเอียดวิธีใช้โปรแกรม ไม่ขอเขียนในที่นี้นะคะ แต่หาอ่านได้ใน manual ของโปรแกรมค่ะ)

d. ต่อมาก็พิมพ์ keywords ของ paper อันนั้นค่ะ โดยหาคำที่เป็นใจความสำคัญที่เวลาเราเปิด file นี้มาดู พออ่าน keywords ก็เข้าใจได้ว่าเกี่ยวกับอะไรค่ะ บาง papers ก็จะมี keywords ของเค้าพิมพ์มาให้ในหน้าแรก แต่ก็ไม่จำเป็นว่าจะเป็นประโยชน์กับเราค่ะ เช่น paper นี้อาจพูดถึงอย่างหนึ่ง แต่เราอ่าน paper อันนี้เพราะเราต้องการอ้างอิงวิธีการทดลองที่อาจเป็นแค่ส่วนเล็กๆ ของ paper นั้น เราก็อาจใส่ keywords ของเราเองว่า lab method reference เป็นต้นค่ะ ได้ยินมาว่า Acrobat Professional 8.0 ล่าสุด สามารถ search หาคำได้ เพราะฉะนั้น ก็สามารถ search หา หลายๆ papers ที่เรามี keywords ที่เราเขียนไว้ได้ค่ะ ไม่งั้น เวลาใช้ bibliography programs เช่น Endnotes หรือ Refworks เราก็พิมพ์ keywords นี้เข้าไป แล้วก็เวลาจะหา papers มีคำ keywords เดียวกัน ก็ search หาได้ค่ะ

e. ต่อมาด้านล่างของ keywords ผู้เขียนก็ใส่ Text box อีกอันหนึ่ง แล้วพิมพ์ Summary ค่ะ โดยใส่เป็นข้อๆ สรุปเนื้อหาที่สำคัญจาก paper นั้นๆ ขอย้ำว่าข้อสุปที่เราเขียน อาจจะไม่ใช่ข้อสุปของงานวิจัยนั้นๆ ทั้งหมด แต่เป็นข้อสรุปที่เราจะเอามาใช้ค่ะ ไว้เตือนความจำตัวเองค่ะว่าอ่านไปแล้วได้อะไรบ้าง ถ้าบางทีมันยาว เราก็อาจเขียนว่า ดูที่ highlight ไว้ในหน้า ... หรือ ให้ดู Figure … หน้า ... เป็นต้นค่ะ

f. เวลาอ่านเนื้อหา ก็สามารถใช้ “highlighter tool” หรือ “underline text tool” ได้ค่ะ ผู้เขียนชอบใช้ “sticky note tool” ด้วยค่ะ ไว้เขียนโน้ตข้างๆตัว text แต่มันจะไม่โชว์ตลอดเวลาเหมือน Text box tool นะคะ sticky note นี่ ต้องคลิ๊กไปที่มันค่ะ ถึงจะโชว์ที่เราพิมพ์ ดีตรงที่มันไม่บังตัว text ใน paper นั้นไงคะ

g. อีกข้อที่ผู้เขียนชอบในการใช้ Acrobat ก็คือ สามารถพลิกเปลี่ยนหน้าได้ง่าย version 7.0 มีปุ่มด้านล่าง ปิดหน้าถัดไป ก่อนหน้า หน้าแรก หน้าสุดท้าย และที่สำคัญ หน้าที่เพิ่งเปิดมา (previous view) ได้ค่ะ ที่สะดวกเพราะว่า บาง pdf file เวลาเค้าอ้างถึง figure หรือ table ไหนในตัว text เวลาเราคลิ๊กไปที่นั้น มันก็จะลิงค์ไปที่รูป figure นั้น หรือที่ table นั้นเลยค่ะ ทีนี้พอเราดูเสร็จแล้ว จะกลับมาอ่าน text เดิมต่อ ถ้าต้องมานั่งหาก็ไม่สะดวก แต่ถ้าคลิ๊กปุ่ม previous view ก็กลับมาที่ text ที่เดิมเลยค่ะ อาจเร็วกว่าการพลิกกระดาษด้วยซ้ำค่ะ

ผู้เขียนตั้งใจว่าไม่ลงรายละเอียดเยอะเกี่ยวกับวิธีใช้ Acrobat เพราะสามารถหาอ่านได้จาก manual ก็เลยเน้นเทคนิคการอ่านและเขียนโน้ตมากกว่า แต่ไม่มั่นใจว่าเขียนสับสนรึเปล่าคะ ถ้ามีคำถามตรงไหนก็ comment มาได้นะคะ แล้วจะปรับปรุงรายละเอียดของบลอกให้ค่ะ

ที่สำคัญ อย่าลืม backup ข้อมูลบ่อยๆนะคะ งานปริญญาเอกที่ทำมาเป็นหลายๆปี สำคัญนะคะ ผู้เขียนจะ backup ทุกๆเดือนค่ะ แต่บางคนก็ทำบ่อยกว่านั้นค่ะ

การจัดการกับ journal articles (papers) แบบ hard copy (แบบกระดาษ)

อันนี้ไม่มีอะไรเขียนมากค่ะ เพราะที่แนะนำมาสำหรับแบบ pdf ก็เอามาใช้ได้เลยค่ะ โดย print ตัว article ออกมา แล้วก็ใช้ปากเขียนบนหน้าแรกค่ะ ทั้ง เกรด, category name, keywords, summary ค่ะ แล้วก็ใช้ปากกา highlight หรือขีดเส้นใต้ตามใจชอบ ขอแนะนำว่าอย่าใช้ post-it note แปะเลยค่ะ เพราะโอกาสหลุดหายมีมากค่ะ ข้อมูลที่เขียนไว้ก็จะหายไปด้วย ให้เขียนลงในตัวกระดาษเลยค่ะ

การเก็บตัว papers นี้ ก็แนะนำให้หากล่องใส่เอกสารค่ะ ไม่ต้องใส่แฟ้มเจาะห่วงค่ะ เสียเวลาเจาะค่ะ กล่องเอกสารก็แยกตาม category names นะคะ หรือจะใช้ hanging files ก็ได้ค่ะ

โอกาสต่อไปจะเขียนรายละเอียดเกี่ยวกับ Endnote และ Refworks นะคะ ที่ UIUC กับที่ UC Davis นี่ เค้ามี training class ของห้องสมุดฟรีนะคะ ลองเช็คดูนะคะ

Create Date : 08 ธันวาคม 2550 Last Update : 8 ธันวาคม 2550 9:57:53 น. Counter : 1842 Pageviews.		6 comments
Share Tweet