ISO14001:2015 การสื่อสาร ข้อ 7.4

ในเวอร์ชั่นใหม่นี้ การสื่อสารได้มีการแบ่งให้ชัดเจนยิ่งแบ่งเป็นการสื่อสารภายใน และการสื่อสารภายนอก ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ค่ะ

7.4 การสื่อสาร (Communication)

7.4.1 บททั่วไป(General)

องค์กร ต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และธำรงรักษากระบวนการที่จำเป็น สำหรับการสื่อสารภายใน และ ภายนอก ที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม รวมถึง...

a) สื่อสารเรื่องอะไร

b) สื่อสารเมื่อไหร่

c) สื่อสารกับใคร

d) สื่อสารอย่างไร

เมื่อจัดทำกระบวนการสื่อสาร องค์กรต้อง...

- คำนึงถึงพันธกรณีที่ต้องปฏิบัติตาม

- ให้มั่นใจว่าสารสนเทศด้านสิ่งแวดล้อมที่สื่อสาร มีความสอดคล้องกับข้อมูลจากระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และเชื่อถือได้

องค์กร ต้อง ตอบสนอง ต่อการสื่อสารที่เกี่ยวข้องในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

องค์กร ต้อง เก็บรักษา เอกสารสารสนเทศ เป็นหลักฐานของการสื่อสาร ตามความเหมาะสม

สิ่งที่องค์กรต้องจัดทำ ได้แก่

1.      -  จัดทำระเบียบการปฏิบัติงาน การติดต่อสื่อสารระบบการจัดการด้านสิ่งแวดล้อม

 -  เป็นศูนย์กลางในการตอบสนองต่อการสื่อสารที่เกี่ยวข้อง  ในระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม รวมถึง การรับข้อร้องเรียน, การรับข้อเสนอแนะ

-  ต้องสื่อสารเรื่องกฎหมายระเบียบ และข้อกำหนดต่างๆที่เกี่ยวข้อง

-  เก็บรักษา  เอกสารสารสนเทศ  เป็นหลักฐานของการสื่อสารที่เกี่ยวข้อง ตามความ

เหมาะสม

ส่วนนี้ ต้องจัดทำเป็นเอกสาร ลายลักษณ์อักษร

7.4.2 การสื่อสารภายใน (Internal communication)

องค์กร ต้อง...

a) ทำการสื่อสารภายใน ที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ตามระดับและหน้าที่ต่างๆขององค์กร รวมถึงการเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม ตามความเหมาะสม

b) ให้มั่นใจว่า กระบวนการสื่อสารทำให้บุคลากรที่ทำงานภายใต้องค์กร มีส่วนร่วมในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เรื่องที่จะสื่อสารภายใน ได้แก่

1. นโยบายสิ่งแวดล้อม

2. โครงสร้างคณะทำงานระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม หนังสือแต่งตั้ง และบทบาทหน้าที่

3. วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ดัชนีชี้วัด และแผนการจัดการด้านสิ่งแวดล้อม ผลของการปฏิบัติ รวมถึงการปรับปรุงแก้ไข

4. ลักษณะปัญหาด้านสิ่งแวดล้อม และผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมที่มีนัยสำคัญ

5. ผลการตรวจติดตามด้านสิ่งแวดล้อม รวมถึงผลการตรวจวัดค่าต่างๆที่เกี่ยวข้อง

6. การแก้ไขและ การป้องกันด้านสิ่งแวดล้อม

7. ผลการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร

8. ข้อร้องเรียนด้านสิ่งแวดล้อม

9. การเตรียมการเพื่อตอบโต้ภาวะฉุกเฉิน

10. กฎหมายที่ออกใหม่ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสิ่งแวดล้อม

11. กิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสิ่งแวดล้อม

12. อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสิ่งแวดล้อม

กระบวนการสื่อสารภายใน ได้แก่

1. ประชุมอธิบายให้ผู้บริหาร พนักงานทั้งหมด หรือ พนักงานบางส่วน ตามระดับ และ หน้าที่ต่างๆขององค์กร

2. ทำกิจกรรมร่วมกัน เช่น การประเมินลักษณะปัญหาด้านสิ่งแวดล้อม, การตรวจติดตามภายใน (Internalaudit), การแจกต้นไม้, การแยกขยะ เป็นต้น

3. การติดเอกสาร หรือสิ่งอื่นใด ที่บอร์ด

4. การสื่อสารทางสื่ออิเล็คทรอนิคส์ เช่น อีเมล์, ไลน์

5. การฝึกอบรม

6. การมอบหมายงานให้ทำ

7. อื่นๆ

7.4.3 การสื่อสารภายนอก (Externalcommunication)

องค์กร ต้องสื่อสารสารสนเทศที่เกี่ยวข้อง ตามระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมกับภายนอก ตามกระบวนการสื่อสารขององค์กรที่ได้สร้างขึ้น และตามการกำหนดตามพันธกรณีที่ต้องปฏิบัติให้สอดคล้อง

เรื่องที่จะสื่อสารภายนอก ได้แก่

1. นโยบายสิ่งแวดล้อม

2. ระเบียบข้อปฏิบัติสำหรับผู้มาติดต่อ ลูกค้า และบุคคลทั่วไป

3. เอกสารรายงานต่างๆ ที่ต้องส่งหน่วยงานภายนอก ตามกฎหมาย และข้อกำหนดของลูกค้า เช่น รายงานปริมาณวัสดุที่ไม่ใช้แล้ว, รายงานการซ่อมบำรุงระบบไฟฟ้า ผลการตรวจวัดด้านสิ่งแวดล้อม เป็นต้น

4. เอกสารที่ชุมชน หน่วยงานภายนอก ร้องขอ

5.         ข้อร้องเรียนด้านสิ่งแวดล้อม

6. กิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย เช่น การทดสอบอุปกรณ์ การซ้อมแผนฉุกเฉิน เป็นต้น

7. อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสิ่งแวดล้อม

8. ประชาสัมพันธ์เรื่องระบบการจัดการด้านสิ่งแวดล้อม กิจกรรมต่างๆ รวมถึง การออกไปบำเพ็ญประโยชน์ให้ชุมชนด้านสิ่งแวดล้อมและความปลอดภัย

กระบวนการสื่อสารภายนอก ได้แก่

1. ประชุมอธิบายให้ผู้เข้ามาชมโรงงาน ด้านระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

2. ทำกิจกรรมร่วมกัน เช่น การบำเพ็ญประโยชน์ต่อสาธารณชน

3. ส่งเอกสารทางแฟ็กซ์

4. การสื่อสารทางสื่ออิเล็คทรอนิคส์ เช่น อีเมล์, ไลน์

5. การฝึกอบรม

6. อื่นๆ

ถ้าเรามีแนวทาง หรือ ได้มีการเขียนระเบียบการปฏิบัติงาน (Procedure)ไว้แล้ว ก็ปรับ Procedureใหม่ แยกเป็นการสื่อสารภายใน การสื่อสารภายนอก ให้ชัดเจน เขียนให้ละเอียด เอกสารนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากในการดำเนินงาน และพร้อมมีให้ Auditor ดูได้ทันที

ใจเย็นๆ ค่อยๆทำไปนะคะ แล้วพบกันในตอนต่อไปค่ะ สวัสดีค่ะ

Create Date : 02 มกราคม 2561 Last Update : 2 มกราคม 2561 17:35:00 น. Counter : 7279 Pageviews.		0 comments
Share Tweet