BlogGang.com : : wbj : แด่องค์กรที่แสนรัก - 22 - กำแพงวัด ที่มีรอยตำหนิ

แด่องค์กรที่แสนรัก - 22 - กำแพงวัด ที่มีรอยตำหนิ

แด่องค์กรที่แสนรัก...

<< กำแพงวัดที่มีรอยตำหนิ >>

โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)

การสร้างแผนกใหม่ ไม่ใช่เรื่องง่ายโดยเฉพาะแผนกที่ทำเงินให้กับองค์กร จำเป็นต้องมีความร่วมมือจากเพื่อนร่วมงาน อีกทั้งต้องมีข้อมูลสนับสนุน ซึ่งอาจจะได้จากผู้มีประสบการณ์มาก่อน หรือ คนที่เคยทำงานด้านนี้มาก่อน ซึ่งองค์กรได้หัวหน้าแผนกเข้ามาจากองค์กรอื่นที่กำลังจะล่มสลายลง

โปรเจคนี้เกิดจากความบกพร่องขององค์กรเก่าที่เขาไม่สามารถบริหารเงินทุน และ เงินสดหมุนเวียนขององค์กรได้ ดังนั้น คุณภาพของงาน ที่ออกไปสู่ลูกค้า จึงมีคุณภาพต่ำ ผิดบ่อย จึงเป็นสาเหตุที่ทางลูกค้าที่เป็น Segment ที่ทับกัน ต้องการให้ องค์กรระดับชาติ มาเป็นคนดำเนินการทางด้านนี้

เมื่อมีความต้องการของลูกค้า ทางฝ่ายบริการลูกค้าจึงเข้าไปดำเนินการสอบถามความต้องการของลูกค้าว่า มีความต้องการที่ตรงกับเจ้าใหญ่ๆหรือไม่ และ ตรวจสอบว่า รายได้ที่ทางลูกค้าแต่ละรายจ่ายนั้นมีมูลค่าเท่าใด เมื่้อได้ตัวเลขทั้งสองด้าน คือ จำนวนรายที่ยืนยันว่าต้องการให้ทางองค์กรทำ กับจำนวนเงินต่อรายว่าต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใด ได้รับบริการใดบ้าง เป็นตัวตั้งของโจทย์ แถมลูกค้ายังเสนอชื่อ คนที่จะสามารถติดต่อได้ ซึ่งก็คือหัวหน้าทีมงาน ให้ด้วยว่า ทางหัวหน้าทีมงานเขาก็ต้องการที่จะย้ายงาน แต่ก็ยังไม่ติดต่อไปในทันที...

จากนั้น ในส่วนของผม ผมต้องคำนวนหาปริมาณข้อมูลที่มากที่สุดต่อเดือนภายใน 2 ปี ของแต่ละส่วนของงาน เพื่อนำมาคำนวนกับค่าตัวเลขของเวลาในการป้อนข้อมูลเดิม ก็จะทำให้รู้ว่า ต้องใช้พนักงานทำงานกี่คน ซึ่งก็เผื่อไว้บางส่วน เมื่อรู้ว่าต้องใช้จำนวนกี่คน ก็จะรู้ว่าต้องเสียค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์ต่างๆ เครื่องใช้สำนักงาน รวมไปถึง ค่าตอบแทน โบนัส ฯลฯ ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นค่าใช้จ่าย ก็จะแยกออกมาเป็น 2 ประเภทคือ Fixed Cost กับ Running Cost

ต้องติดต่อให้ทางมาเลเซียทำการ Upgrade Program ให้สามารถทำงานใหม่ได้ ซึ่งก็ต้องมีค่าใช้จ่ายทางด้าน Licence เพิ่มเติม ก็เอาเป็นตัว Running Cost รายปีไป นอกจากนี้ ยังได้รวมค่าเช่าสถานที่เพิ่มเติม หากต้องจัดทำ และ ค่าใช้จ่ายอื่นๆเข้าไปรวมเป็น ต้นทุนไว้ด้วย

เมื่อได้ค่าประมาณรายได้ รวมกับ ค่าใช้จ่าย ก็สามารถทำตารางเทียบสัดส่วนของรายได้ต่อค่าใช้จ่าย เพื่อหาจุดคุ้มทุนได้ ซึ่งได้เสนอให้เจ้านายเป็นผู้ตัดสินใจจากการดูว่า จุดคุ้มทุนนั้นเสี่ยงมากน้อยเพียงใด และ หากลยุทธ์ในการลดความเสี่ยง โดยทำสัญญากับทางลูกค้าให้ครบคลุม ในการให้บริการ เช่น หากต้องใช้เวลา 18 เดือนถึงจะได้ทุนคืน ก็จะทำสัญญากับลูกค้าไว้ 2 ปีในช่วงแรก และ ต่อสัญญาทุกๆปี เป็นต้น

แต่เนื่องจากสินค้าที่ให้บริการเป็นสินค้าที่ดีกว่า และ ลูกค้าสามารถสร้างรายงานตามความต้องการได้เอง ซึ่งจากการไป Demo โดยใช้ข้อมูลของทางมาเลเซีย ทำให้ลูกค้าพึงพอใจ เราจึงจัดสินค้าของเราให้เป็นสินค้าระดับที่สูงกว่า ราคาของสินค้าเลยสูงกว่าเล็กน้อย และ มีข้อมูลที่มากกว่า เพื่อเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มของสินค้า

เมื่อคำนวนหาข้อมูลได้ทั้งหมดแล้ว ทางองค์กรจึงได้ติดต่อ หัวหน้างาน ท่านนั้นเข้ามาคุย และ ได้ว่าจ้างพนักงานท่านนั้นเข้ามาในองค์กร เพื่อดำเนินการจัดตั้งองค์กรต่อไป ซึ่งพบว่า คนที่ทาง หัวหน้างานใหม่ จ้างมานั้น ส่วนใหญ่เป็นพนักงานในองค์กรเดิมที่สนิทกับหัวหน้างานใหม่ทั้งสิ้น บางคนไม่เคยทำงานทางด้านป้อนข้อมูล เขาก็จ้างเข้าสอนงานให้ บางคนเป็น Operator เข้ามาทำงานป้อนข้อมูลก็มี แต่ในภาวะเช่นนั้น เจ้านายผมก็ยังบอกให้ เอาคนที่ตกงานเข้ามาทำ ส่วนคนที่ยังทำงานอยู่ในบริษัทฯเดิม ก็อย่าไปดึงตัวเขามา แต่ก็มีบางคนครับ ที่ถูกดึงตัวมา และ จัดตั้งให้เป็นมือขวาของหัวหน้างานนั้นไป

ในช่วงแรกการดำเนินงานต่างๆ ในหน่วยงานใหม่ ให้หัวหน้างานทำทั้งหมด จากนั้น ก็ย้ายหัวหน้างานให้มาทำทางด้าน งานบริการลูกค้า และ พนักงานขายสินค้าตัวนั้น ทำให้ผมต้องส่ง อรินต๊ะ เข้าไปเพื่อควบคุมการดำเนินการภายใน และทำให้ผมมีโอกาสที่จะเข้าไปปรับปรุงระบบการทำงานให้เป็นระบบขึ้น

เราเริ่มได้เงินจากแผนกใหม่อย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้น โดยการออกไปขายสินค้ากับลูกค้าเก่าของหัวหน้างานแผนกใหม่ ซึ่งรู้จักกับหัวหน้างานของแผนกใหม่เป็นอย่างดี ส่วนเรื่องหลังบ้าน ก็มีทีมงานของผมสนับสนุนอย่างเต็มที่ ทั้งนี้ เมื่อลูกค้าเข้ามาอยู่กับเราเกือบจะหมดแล้ว โดยใช้เวลาประมาณ 6 เดือน เราจึงต้องมาลองวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการเปิดธุรกิจใหม่ ผลสรุปว่า เราขาดทุนจากสินค้าและบริการตัวใหม่ ทั้งนี้เกิดจากการที่เราต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์ของโปรแกรม การที่เราไม่สามารถขายได้ในราคาที่แพงกว่าเจ้าเดิมได้มากนัก อีกทั้ง ค่าใช้จ่ายทางด้านข้อมูลก็มีราคาค่อนข้างแพง และ ไม่สามารถลดรายจ่ายทางด้านนี้ได้มากนัก รวมไปถึง หัวหน้างานแผนกใหม่ ต้องการเพิ่มคนป้อนข้อมูลมากขึ้นๆ เรื่อยๆ จนคนในแผนกมีมากและกลายมาเป็นแผนกที่ใหญ่ที่สุดก็ว่าได้

เราเอาเรื่องนี้เข้ามาประชุมกันในการประชุมผู้จัดการประจำเดือน ซึ่งมีแนวคิดว่า เราต้องเริ่มที่จะต้องปรับปรุงแผนกใหม่ของเราได้แล้ว ไม่เช่นนั้น จะกลายมาเป็นตัวที่รั้งให้แผนกของเราไม่สามารถก้าวไปข้างหน้าได้

เราเริ่มจากการตรวจวัดความสามารถในการทำงานของพนักงานในแต่ละคน และทำเป็นค่าเฉลี่ยของงานแต่ละงานอย่างที่เราเคยทำมาก่อนตอนที่ปรึกษาเข้ามาในประเทศไทย และ เริ่มให้แผนกใหม่เข้าระบบงาน

พนักงานใหม่ ซึ่งเคยทำงานกับที่ทำงานเก่าอย่างไร เมื่อเข้ามาทำงานในที่ทำงานใหม่ และ มีการตรวจวัดมากๆ ก็ย่อมทำให้เกิดความไม่พอใจเป็นธรรมดา ทั้งนี้ จึงจำเป็นต้องอธิบายถึงผลงานของแผนกอื่นให้รับทราบว่า เราไม่ได้ทำเพียงแผนกใหม่ แต่เราได้ทำทั้งระบบมาแล้ว ทำให้พนักงานใหม่ก็ยอมที่จะตรวจวัดการทำงานได้มากขึ้น

สิ่งหนึ่งที่พวกเรามักจะโดนพนักงานใหม่บอกมาคือ เขาอยากได้อย่างนั้ อยากได้อย่างนี้ เหมือนกับที่ทำงานเก่า อยู่บ่อยๆ เขาบอกว่าไม่ได้เปรียบเทียบ แต่คนฟัง ก็ฟังแล้วสื่อให้เห็นว่ามีการเปรียบเทียบแน่นอน ทั้งนี้ ในที่ประชุมประจำสัปดาห์ ผมจึงให้แผนกใหม่ ช่วยเขียนสิ่งที่ดีๆ และ สิ่งที่ไม่ดีของหน่วยงานเก่าของพวกเขา...

ผลคือ สิ่งที่เขาคิดว่าไม่ดี มีมากกว่า สิ่งที่ดี เขาแทบจะเขียนความดีขององค์กรไม่ออกเสียด้วยซ้ำ ผมจึงอธิบายในมุมมองต่างๆ ว่า องค์กรของเรา ดีอย่างไร และเปรียบเทียบให้เขาเห็นถึง "กำแพงวัด ที่มีรอยตำหนิ" ซึ่งเรื่องมีอยู่ว่า

"มีอยู่วัดหนึ่งได้สร้างกำแพงขึ้นมา ซึ่งมีความสวยงาม โดดเด่น เมื่อสร้างเสร็จ เจ้าอาวาส ตรวจสอบกำแพงวัดแล้วพบว่า กำแพงวัดที่หนึ่ง มีรอยแตก สีก็จืดจางกว่าด้านอื่นๆ ซึ่งทำให้กำแพงวัดในสายตายของเจ้าอาวาส ไม่สมบูรณ์ เมื่อใครต่อใครเข้าวัดมา ต่างก็ชื่นชมกับกำแพงวัดใหม่ มีทั้งใหญ่ ทั้งสวยงาม และ กล่าวชมกับเจ้าอาวาสทุกครั้ง แต่เจ้าอาวาสก็จะบอกว่ามันไม่ได้สวยอย่างที่เห็นไปทุกๆด้านหรอก มุมมองของ เจ้าอาวาสที่เห็นเป็นเพียงมุมมองของคนที่เห็นจุดบกพร่องเพียงเล็กน้อย แล้วถือเอาจุดบกพร่องนี้มาเป็น อารมณ์ว่า เจ้ากำแพงนี้ไม่สวยมีตำหนิ แต่มุมมองของ คนทั่วไปที่เห็นภาพโดยรวมของกำแพงนี้ กลับมองข้ามจุดบกพร่องอันเล็กน้อย และชื่นชมกับกำแพงที่สวยงามแห่งนั้น..."

จากเรื่องนี้ทำให้ผมต้องถามพนักงานใหม่ๆว่า ถ้าคุณมององค์กรของเรา คุณมองที่ปัญหาเพียงเล็กน้อยจากการทำงาน หรือ มองทั้งองค์กร และ สอนให้เขารู้ว่า ทุกคน ต่างมีข้อดี ข้อเสีย ที่แตกต่างกัน ถ้าคุณมองแต่ข้อเสีย คุณก็จะเห็นแต่ข้อเสีย แต่ถ้าคุณมองแต่ข้อดีของเขา คุณก็ยังมีทัศนคติทางด้านบวกอยู่ อันนี้ขึ้นกับว่า มุมมองของพวกเขาเป็นอย่างไร ซึ่งอย่างน้อยผมก็ได้บอก ได้กล่าวไปแล้ว และ เสียงบ่นเรื่องนั้นเรื่องนี้ ก็เริ่มจะจางหายไปบ้าง แต่ในช่วงแรกๆ ก็มีการแซวกันในกลุ่มทำงานบ้างถึง "จะเป็นเจ้าอาวาส หรือไง..." ให้ได้ฟังบ้าง ซึ่งแสดงว่า การคุยในที่ประชุมครั้งนั้นของผม ได้ส่งผลค่อนข้างมากเลยทีเดียว

การตรวจวัดการทำงานของหน่วยงานนี้ เป็นไปอย่างค่อยเป็นค่อยไป ซึ่งต้องโน้มน้าวให้พนักงานแต่ละคน แต่ละกลุ่ม เข้าใจถึงนโยบาย และ แนวทางการทำงานของแผนก อีกทั้ง เพื่อให้เวลาพนักงานใหม่ปรับตัวให้เข้ากับพนักงานเก่า ละลายพฤติกรรม ทั้งการพาไปเที่ยวเชิงสร้างทีมงาน ก็ต้องดำเนินการ และ ในขณะที่กำลังดำเนินการกับหน่วยงานนี้ ผมก็ต้องไปเปิดธุรกิจใหม่เป็นการตรวจวัดข้อมูลของประเทศพม่าเพิ่มเติม... ตอนนั้น พม่ามีปัญหาทางการเมืองมากมาย เจ้านายไม่ให้ผมไปจัดตั้งองค์กรในพม่า แต่จะให้เปิดธุรกิจ แล้วจะให้ผมทำอย่างไรละทีนี้...

(อ่านต่อตอนหน้านะครับ...) - 23 - ช่วงเวลาขยายกิจการ

ข้อคิดที่ได้รับ

- ความคุ้มค่าในการลงทุน จากการประเมินการลงทุน และ ประเมินรายได้จากการขาย กับ ข้อมูลจริงในการลงทุน และ การขายนั้น จะแตกต่างกันอย่างมาก ดังนั้น หากเปิดกิจการใดๆก็ตาม อย่าเอาตัวเลขการประเมินเป็นหลัก แต่ต้องเอาตัวเลขจากของจริงในการลงทุน และ รายรับ มาเป็นตัวตัดสิน ทั้งนี้ระยะเวลาที่จะประเมินผลการดำเนินงานที่ดี ไม่ควรปล่อยให้เนินนานไป เพื่อป้องกันไม่ให้ผลของการดำเนินการที่ผิดพลาดส่งผลเสียกับองค์กร

- การเปลี่ยนแปลงของพนักงานใหม่ หรือ คนใหม่ หรือ คนที่ไม่ได้อยู่ในองค์กร จำเป็นต้องมีช่วงเวลาที่นานกว่า เพื่อให้คนเหล่านั้นปรับตัว อย่างค่อยเป็นค่อยไป แต่ต้องมีแนวทางการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน และ กระทำอย่างต่อเนื่องถึงจะได้ผล

- การยกเรื่องเปรียบเทียบ สักเรื่องหนึ่ง อาจจะทำให้พนักงานเข้าใจได้ลึกซึ้งมากกว่า การอธิบายถึงแนวทางที่ต้องการให้เขาเป็น หรือ ดำเนินการให้ แต่ต้องอธิบายเปรียบเทียบกลับกับงานของพนักงานให้ได้ว่า มีผลใกล้เคียงกันหรือเหมือนกันอย่างไร

Create Date : 10 กุมภาพันธ์ 2552

Last Update : 14 มิถุนายน 2556 23:06:25 น.

2 comments

Counter : 1179 Pageviews.

ว้าย... เพิ่งมาเห็นอ่ะค่ะพี่จุง ตอนที่ 22 แล้วเหรอเนี่ย เร็วจัง เดี๋ยวไปตามอ่านก่อนค่ะ

โดย: สาวน้อยร้อยแปด

วันที่: 10 กุมภาพันธ์ 2552 เวลา:21:39:27 น.

มาติดตามอ่านครับ

โดย: byonya

วันที่: 11 กุมภาพันธ์ 2552 เวลา:17:52:16 น.

แด่องค์กรที่แสนรัก...

ข้อคิดที่ได้รับ

วิทยากรเชิงกิจกรรม

วิทยากรกระบวนการ

ที่ปรึกษาธุรกิจ

ด้านการบริหารจัดการ

การตลาดและการประชาสัมพันธ์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนกลยุทธ์

วิจัยธุรกิจ

IT Dashboard

ดวงถาวร

ดวงตามวันเกิด

ดวงตามปีเกิด