BlogGang.com : : wbj : แด่องค์กรที่แสนรัก - 29

แด่องค์กรที่แสนรัก - 29 - ยกเครื่องทั้งระบบ

แด่องค์กรที่แสนรัก...

<< ยกเครื่องทั้งระบบ >>

โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)

การเปลี่ยนแปลงองค์กรจากการซื้อขายกิจการไปๆมาๆ บ่อยครั้งเข้า คนภายในองค์กรก็จะเริ่มชินกับการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่หยุดนิ่ง องค์กรผมก็เช่นกัน เมื่อพูดถึงการเปลี่ยนแปลงชื่อ เปลียนเจ้าของกิจการแล้ว เรารู้สึกเฉยๆ จะเป็นห่วงก็เฉพาะ นโยบายที่จะออกมาว่าจะมีผลกระทบกับเรามากขนาดไหน

หลังจากร่วมกับ องค์กรต่างประเทศ ซึ่งเป็นองค์กรที่เป็นแม่แบบเมื่อ 20 กว่าปีก่อน เราก็ได้กลับมาเป็นองค์กรเดียวกันอีกครั้งหนึ่ง ในขณะที่ทางประเทศไทยต้องการเปลี่ยนแปลงระบบ และ ต้องการเพิ่มศักยภาพในการบริการเพิ่มมากขึ้น เจ้านายจึงตัดสินใจที่จะนำเอาเทคโนโลยีล่าสุดของยุโรป มาใช้ที่ประเทศไทย

เครื่อง มือชุดใหม่ ก็ต้องมีโปรแกรมในการประมวลผลชุดใหม่ ระบบใหม่ที่ใช้ในการดึงข้อมูลผ่านสายโทรศัพท์กับเครื่องมือชุดใหม่ก็เริ่ม เข้ามาในประเทศไทย โปรแกรมอยู่บนระบบ LINUX ซึ่งทางเราไม่ถนัดสักเท่าไหร่ ก็ต้องหาคนทำงานทางด้านนี้เข้ามาในองค์กรเพื่อทำงานทางด้านการดูแล File Server ซึ่งมีปริมาณมากขึ้น ทั้งระบบ Backup และ แต่ละเรื่องก็จะมี File Server แต่ละตัวในการดำเนินงานแยกออกไปอย่างเด็ดขาด เรื่องนี้แตกต่างจากที่องค์กรเคยใช้ทีจะใช้เพียงเครื่องเดียวในการทำ ทุกอย่าง

โปรแกรมชุดใหม่ที่เกี่ยวข้องกับเครื่องมือชุดใหม่ สามารถทำให้ข้อมูลที่เราเคยส่งให้กับลูกค้าสัปดาห์ละครั้ง เนื่องจากต้องรอพนักงานออกไปเก็บข้อมูลกลับมา แต่เครื่องใหม่และโปรแกรชุดใหม่ทำให้เราสามารถส่งข้อมูลได้วันต่อวัน งานของเรามากขึ้น แต่สามารถทำให้อุตสาหกรรมดีขึ้นสามารถเห็นภาพผลของการดำเนินงานในวันรุ่ง ขึ้น และ สามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ได้ในวันถัดไป

ผู้ติดตั้งโปรแกรม เป็นผู้อาวุโสทางด้านนี้โดยเฉพาะ เนื่องจากประเทศไทย เป็นประเทศแรกในเอเซียตะวันออกเฉียงใต้ที่ใช้ระบบใหม่นี้ ทางบริษัทฯแม่จึงส่งคนที่เก่งที่สุดเข้ามาจัดตั้งระบบในเมืองไทย เพราะไม่ต้องการให้มีการผิดพลาดเกิดขึ้น แต่เนื่องจากประเทศของผู้อาวุโสทางด้านโปรแกรม ไม่ได้ใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาหลัก อีกทั้งภาษาเดิมของเขาพูดกันรวดเร็ว ภาษาอังกฤษของเขาจึงเร็วไปด้วย และ ใช้ศัพท์ที่แตกต่างจากเอเซียในบางคำ ทำให้เกิดความเข้าใจผิดกันบ่อยครั้ง

วัฒนธรรมของยุโรป มักมีการโต้เถียงกันเป็นปกติ อีกทั้งเขาไม่ชอบคนที่ฟังและคิด แต่เขาต้องการให้มีการปฏิสัมพันธ์กับเขา ต้องพูด ต้องคุย ต้องปรึกษาเขา ทั้งๆที่เราก็สามารถคิดเองได้ ผมบังเอิญเป็นคนค่อนข้างเชื่อมั่นในตัวเองว่า โปรแกรมต่างๆ ผมสามารถเรียนรู้ได้ เมื่ออ่านคู่มือ เมื่อเรียนรู้จากการสอนของเขาก็พอจะจับทางได้ว่าเขาเขียนโปรแกรมอย่างไร และ ต้องดำเนินการกับโปรแกรมนั้นๆอย่างไร

เมื่อผมเป็นคนไม่ถาม ผมก็เลยเกิดความขัดแย้งกับ ผู้อาวุโสทางด้านโปรแกรม ซึ่งเขาก็ไปแจ้งให้เจ้านายทราบ ผมก็เลยถูกตำหนิว่ามีปัญหาอะไรก็ไม่คุย ไม่ถาม ผมจึงให้ อรินต๊ะ เข้าไปติดต่อกับทางเขาแทน เพราะ นิสัยของอรินต๊ะ จะเข้ากับพวกเขาได้มากกว่า อีกทั้ง ยังได้ไปศึกษากับทางนั้นโดยตรง ซึ่งผลก็ออกมาดีขึ้น อรินต๊ะ เข้าใจวัฒนธรรมของทางฝั่งยุโรปได้ดีกว่าผมเสียอีก

นอกจากนี้ เรายังเปลี่ยนโปรแกรมใหม่สำหรับป้อนข้อมูลด้วยเช่นกัน ในอดีต เราสามารถส่งข้อมูลได้โดยใช้คนทำงาน 2 กะ คือ กะเช้า กับ กะดึก ซึ่งต้องมีการประสานงานกันอย่างมาก เมื่อเปลี่ยนโปรแกรมชุดใหม่ โปรแกรมสามารถตรวจสอบข้อมูลได้อัตโนมัติ ซึ่งพนักงานมีหน้าที่เพียงตรวจสอบว่าถูกต้องหรือไม่ มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลรายละเอียดหรือไม่ ซึ่งโปรแกรมตรวจสอบอัตโนมัติสามารถช่วยงานเราได้มากกว่า 80% ทำให้เราต้องลดเวลาการทำงานลงเหลือเพียง กะเดียวคือ กะดึกเท่านั้น และ ใช้คนทั้งหมดน้อยกว่าเดิมเกือบครึ่ง เราจึงต้องให้พนักงานที่เกินย้ายไปอยู่อีกแผนกในส่วนป้อนข้อมูลอื่นๆ

การ ที่เรามีทั้งกะเช้า กับ กะดึก ทำให้เราไม่ต้องเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของพนักงานมากนัก แต่การมีกะเดียว การควบคุมพนักงานจึงเป็นเรื่องยากว่าพนักงานทำงานได้เต็มประสิทธิภาพหรือไม่ มีปัญหาอะไรกับพนักงานบ้านหรือเปล่า ทั้งนี้ ผมจึงต้องออกแบบระบบควบคุมการดำเนินงานใหม่ทั้งหมด โดยนำข้อมูลที่ได้จากระบบมาทำเป็น กราฟ เพื่อเปรียบเทียบผลงานของแต่ละคนว่าทำงานลักษณะใดบ้าง ข้อมูลจะออกมาเป็นวันต่อวัน ทำให้สามารถเห็นภาพรวมของแต่ละคนได้ในแต่ละวัน ซึ่งทำให้เราสามารถควบคุมการทำงานได้ทั้งๆที่มีเพียงหัวหน้างานกะดึกเพียงคน เดียวในการควบคุมการทำงานและแก้ไขปัญหา ส่วนผมกับหัวหน้างานหลัก ก็ยังคงอยู่ภาคกลางวันแต่จะเห็นผลลัพธ์ Performance ของแต่ละคนอย่างละเอียด

การ ควบคุมเหล่านี้ผมก็จะโอนงานให้กับ หัวหน้างานหลัก เพื่อควบคุมการทำงานในแต่ละวัน และ สรุปรายงานส่งไปยังต่างประเทศด้วย ซึ่งก็ทำให้ทางยุโรปต้องหาวิธีการคำนวนเพื่อตรวจวัด ที่ต้องการให้เป็นมาตรฐานขึ้น โดยเอางานของเราเป็นต้นแบบ

การปรับ เปลี่ยนระบบงานต่างๆ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงองค์กร อย่างมาก ทำให้ผมเกิดความคิดว่า ถ้าจะทำงานให้มากขึ้น และ ทำได้ดีขึ้น มีเวลาให้กับงานได้มากขึ้น ผมต้องสร้างให้หัวหน้างานขององค์กรมีความรู้ ความสามารถที่จะรับงานได้มากขึ้น และ ทำงานอย่างเป็นระบบมากขึ้น ผมเลยตัดสินใจที่จะเริ่มสอนวิธีการคิดให้กับหัวหน้างานของผม โดยเริ่มจากหลังประชุมผมจะสอนวิธีการคิดค่อยๆปลูกฝังแนวความคิด และ ก็เปลี่ยนมาเป็นการอบรมอย่างจริงๆจังๆ หลังเลิกงาน และ แน่นอนว่า เมื่อเราอยู่ดึกโดยไม่ได้งาน ผมก็ไม่กล้าที่จะเบิกค่าใช้จ่ายกับองค์กร ดังนั้น ทุกครั้งที่ผมสอน ผมก็เลยต้องจ่ายค่ากินให้กับพวกเขาด้วย แต่ผลก็คุ้มค่า แต่จะคุ้มอย่างไร อ่านตอนต่อไปนะครับ...

(อ่านต่อตอนหน้านะครับ...)

ข้อคิดที่ได้รับ

- การเพิ่มระบบงานเข้ามา หากเราไม่มีความเชี่ยวชาญ วิธีที่ง่ายที่สุดในการดำเนินกิจการคือการจ้างพนักงานใหม่เข้ามาดูแลในส่วน ที่เราไม่ถนัด และ กระจายงานของเราให้กับเขาเพื่อให้เขาได้แสดงศักยภาพได้เต็มที่

- ระบบที่เปลี่ยนแปลงไปแล้วหากไม่สามารถทำให้เห็นการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็น รูปธรรม อาจจะทำให้เกิดความรู้สึกขัดแย้งจากพนักงานที่ทำงานได้ง่าย

- หากได้เริ่มงานบางรายของกลุ่มเป้าหมาย รายแรกควรจะสร้างให้โดดเด่น เพื่อให้รายต่อไปของกลุ่มเป้าหมาย เห็นว่างานใหม่ หรือ ระบบใหม่นั้นดีกว่า เหมือนที่ทางยุโรปปฏิบัติกับเราแบบทุ่มเทอย่างเต็มที่เพื่อให้ได้ผลงานออกมา

- คนจะเป็นเลิศ ต้องมีนิสัยในการปรับตัวด้วย อย่ามีอีโก้ในตัวเองมากนัก

- ระบบงานที่ดี และ การควบคุมงานที่ดี จะทำให้เราไม่ต้องควบคุมในทุกขั้นตอน แต่ก็จะได้ผลงานตามที่เราต้องการได้ด้วย

- การสร้างผลงานที่ง่ายที่สุด คือการเอาผลงานที่มีอยู่มาปรับปรุงให้ดีขึ้น

Create Date : 06 มีนาคม 2552

Last Update : 14 มิถุนายน 2556 23:09:53 น.

0 comments

Counter : 1154 Pageviews.

แด่องค์กรที่แสนรัก...

ข้อคิดที่ได้รับ

วิทยากรเชิงกิจกรรม

วิทยากรกระบวนการ

ที่ปรึกษาธุรกิจ

ด้านการบริหารจัดการ

การตลาดและการประชาสัมพันธ์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนกลยุทธ์

วิจัยธุรกิจ

IT Dashboard

ดวงถาวร

ดวงตามวันเกิด

ดวงตามปีเกิด