BlogGang.com : : wbj : แด่องค์กรที่แสนรัก - 21 - ฝ่าวิกฤติเศรษฐกิจปี 40

แด่องค์กรที่แสนรัก - 21 - ฝ่าวิกฤติเศรษฐกิจปี 40

แด่องค์กรที่แสนรัก...

<< ผ่าวิกฤติเศรษฐกิจปี 40 >>

โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)

สิ่งหนึ่งขององค์กรทุกองค์กรที่มีปัญหา ทั้งที่รู้ว่ามันเป็นปัญหา หรือว่า ไม่สนใจว่ามันปัญหาหรือไม่ก็ตาม คือ "การสื่อสาร"

การสื่อสาร ไม่ใช่แค่พูดเป็น เขียนเป็น แต่ต้องสื่อให้กับทุกคนเข้าใจให้เหมือนๆกัน องค์กรระดับชาติจะมุ่งเน้นเรื่องการสื่อสารมาก เพราะ การที่จะให้คนทำงานทั่วโลก สามารถเข้าใจ และ รับรู้นโยบายที่เหมือนกัน และ ทำงานในทิศทางเดียวกันนั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ องค์กรของคนไทยไม่ได้ให้ความสำคัญในการสื่อสารสักเท่าไหร่ เพราะ คิดไปเองว่า พนักงานควรจะรู้ หรือ คิดว่าเขารู้ หรือ คิดว่าเขาเข้าใจ ทำให้เกิดแต่ความคิดไปเองทั้งนั้น เมื่อคิดว่าเขาเข้าใจ เขารู้ ก็จะไม่ยอมสื่อสารอีก ปัญหาก็จะเกิดขึ้นมา แล้วก็จะแก้ไขที่ปลายเหตุเสียส่วนใหญ่ ไม่แก้ไขปัญหาที่ต้นเหตุ ที่เกิดจากการสื่อสารที่บกพร่อง

ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมที่สามารถอธิบายเรื่องปัญหาการสื่อสารให้เห็นภาพ ผมมักยกตัวอย่างในส่วนของพนักงาน ซึ่งจะเห็นอยู่บ่อยๆว่า เจ้านายสั่งแล้วทำงานใกล้จะสำเร็จแล้ว เมื่อเสนองานไปเจ้านาย เจ้านายก็จะเปลี่ยนนั่น เปลี่ยนนี่ แล้วจะอ้างว่า ไม่ได้สั่งอย่างนี้บ้าง ทำงานไม่ถูกใจบ้าง หรือ แม้นแต่ให้ไปแก้ไขเกือบทั้งหมดก็มี ซึ่งจริงๆแล้ว เรื่องเหล่านี้เกิดจากความบกพร่องของเจ้านายที่ไม่สามารถสื่อสารให้พนักงานเข้าใจในสิ่งที่ตนเองต้องการตั้งแต่แรกๆ ประกอบกับ การที่เจ้านายไม่สามารถสื่อให้ลูกน้องเห็นภาพในใจได้ว่า จริงๆแล้ว เจ้านายต้องการอะไร รวมทั้ง การที่หัวหน้างานไม่ได้คิดว่าจะเป็นอย่างไร รอลูกน้องทำมาก่อนแล้วค่อยมีความคิดที่จะเพิ่มเติมขึ้น ซึ่งถ้ามองถึงความรู้สึกของพนักงานทุกคนที่ทำงาน ทุกคนก็ไม่อยากที่จะแก้ไขงานของตนเองบ่อยๆ และส่วนใหญ่ ปัญหาต่างๆที่ต้องแก้ไขเกิดจากความต้องการของเจ้านาย ที่สื่อสารออกมาไม่หมดนั่นเอง

ปัญหาของแต่ละองค์กรก็มีเหมือนๆกัน ดังนั้น องค์กรของผมจึงต้องจัดทีมงานเพื่อการสื่อสาร (Communication Team) ให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกันมากที่สุด มองเห็นเป้าหมาย และ ทิศทางการดำเนินการต่างๆตรงกัน เราได้รับ Vision, Mission, Service Profit Chain, Core Value และ Core Purpose จากบริษัทฯแม่ ซึ่งก็ต้องสื่อสารให้พนักงานทุกคนเข้าใจและมีจุดมุ่งหมายในการทำงานเหมือนๆกัน

แต่เมื่อเกิดวิกฤติเศรษฐกิจปี 2540 เกิดขึ้น Communication Team มีการประชุมบริษัทฯทุกๆเดือน เมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้น ทาง MD จึงขอเข้ามาพบกับพนักงานทั้งหมด และ ให้นโยบายขององค์กรว่า...

"... บริษัทฯ ไม่มีนโยบายปลดพนักงาน ไม่มีนโยบายลดเงินเดือนของพนักงาน ในช่วงวิกฤติเศรษฐกิจนี้ เราต้องช่วยกันทั้งภายนอก ภายใน ภายนอกต้องหาลูกค้าหนักขึ้น เราต้องเข้าไปหาลูกค้าเพิ่มมากขึ้น โชคดีที่บริษัทฯเราเป็นบริษัทฯวิจัย ลูกค้าขายไม่ดีก็ต้องวิจัยเพื่อหาโอกาสเพิ่มขึ้น ลูกค้าขายดีก็ต้องวิจัยเพื่อพัฒนาสินค้ามาขายเพิ่มขึ้น ส่วนภายในก็ต้องประหยัดลดค่าใช้จ่ายให้มาก ถ้าเราทำได้อย่างนี้ เราก็น่าจะผ่านวิกฤติเศรษฐกิจนี้ไปได้กันทุกๆคน ..."

เป็นนโยบายที่ทำให้พนักงานทั้งหมด มีกำลังใจในการทำงานขึ้น พลิกวิกฤติให้กลายมาเป็นโอกาส การประกาศนโยบายไม่ลดพนักงาน ไม่ตัดเงินเดือน แต่แก้ไขปัญหาด้วยการร่วมมือกันทำงาน จึงทำให้พนักงานทำงานกันอย่างหนักเพิ่มมากขึ้นทุกฝ่ายทุกแผนก โดยไม่บ่นกันสักคำ

Communication Team จึงมีบทบาทเพิ่มมากขึ้นในการรณรงค์ให้พนักงานทุกคน ประหยัดค่าใช้จ่าย โดยเริ่มจากสิ่งที่เราสามารถประหยัดได้ง่ายๆ เช่นไฟฟ้า น้ำประปา และค่าโทรศัพท์

เราหาข้อมูลการใช้ไฟฟ้า น้ำประปา และค่าโทรศัพท์ ในแต่ละเดือนในช่วง 2 ปีที่ผ่านว่ามีอัตราการการใช้งานเป็นอย่างไรซึ่งเมื่อเห็นตัวเลขแล้วต้องตกใจถึงค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน ซึ่งมีจำนวนเงินมากมายที่ต้องเสียไปกับเรื่องเหล่านี้

เราเริ่มรณรงค์ การประหยัดทุกอย่าง ไฟฟ้า การใช้แอร์ การใช้น้ำประปา ทำข้อมูลให้พนักงานได้เห็นเป็นกราฟแนวโน้มการใช้ทุกอย่าง เพื่อให้ทุกคนตระหนักถึงค่าใช้จ่ายที่มากมายในแต่ละเดือน และ ประกาศชัดในที่ประชุมทุกครั้ง

ค่าโทรศัพท์ ที่เพิ่มมากขึ้นและแทบจะไม่สามารถลดค่าโทรได้เลย จึงได้แบ่งแยกแผนกที่ต้องใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อ กับ แผนกที่ไม่ต้องติดต่อกับลูกค้าออก เพื่อใช้ในการรณรงค์วางแผนได้อย่างถูกต้อง และให้หัวหน้างานแต่ละฝ่าย แต่ละส่วน ช่วยกันวางกฎในการใช้งานโทรศัพท์

เราทุกคนยอมที่จะลดการไปเที่ยว 3 วัน 2 คืน ให้เหลือเพียงการไป Build Team เพียงวันเดืยว ซึ่งก็สนุกสนานมากกว่า และ ทำให้พนักงานแต่ละแผนกรู้จักกันมากขึ้นอีกด้วย

ผลของการทำงานทั้งหมด เราสามารถลดค่าใช้จ่ายของไฟฟ้าและน้ำได้สูงสุดถึง 30% ค่าโทรศัพท์ที่ลดได้สูงสุด 45% และ โดยรวมๆแล้ว เราก็สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ใน จุดคงที่ได้นานอีก 1-2 ปี ก่อนที่เราจะผ่อนปรนการควบคุมดังกล่าว

ทั้งองค์กรของเราผ่านวิกฤติเศรษฐกิจปี 40 มาได้ด้วยความร่วมมือของทุกฝ่าย การสร้างสรรค์การสื่อสารเพื่อให้เข้าถึงทุกๆคน โดยใช้แนวคิดต่อเนื่อง ด้วยการห้อยปลาอยู่บนฝ้า ปลาแต่ละมีคำขวัญรณรงค์ในแต่ละเรื่อง ซึ่งเป็นอะไรที่แปลกตา และ ทำให้เราคำนึงถึงการประหยัดได้ง่ายๆด้วย เพราะ ในช่วงนั้นมีโฆษณา อาเม้ง ที่เอาปลาเค็มมาแขวนไว้ แล้วทานข้าว ที่ดังมาก และ ได้รับรางวัลโฆษณายอดเยี่ยมในปีนั้น เป็นต้นแบบการเชื่อมโยงความรู้สึกของคนในองค์กร

ในช่วงวิกฤติเศรษฐกิจ แผนกผมก็ต้องการที่จะขยายสินค้าเพิ่มมากขึ้น ประกอบกับ บริษัทฯหนึ่งที่ทำการตรวจวัดสื่อทุกๆสื่อเริ่มมีปัญหาทางด้านการดำเนินการ ทำให้มีคนออกจากที่บริษัทฯนั้น เมื่อความต้องการเพิ่มสินค้าเพื่อให้บริการ กับโอกาสจากวิกฤติของบริษัทฯในแนวเดียวกัน เจ้านายผมจึงรับพนักงานในส่วนการดำเนินการและหาลูกค้าของบริษัทฯนั้น เข้ามาจัดทำและเริ่มระบบใหม่เพื่อหารายได้เพิ่มมากขึ้น

หัวหน้างานแผนกใหม่ได้ถูกจ้างขึ้นมา และได้ดึงเอาพนักงานจากบริษัทฯเดิมเข้ามาร่วมงานหลายคน เพื่อเข้ามาป้อนข้อมูลสื่อโฆษณาต่างๆมากขึ้น ในส่วนของผม ผมเข้าไปช่วยจัดตั้งหน่วยงานการป้อนข้อมูล จัดทำข้อมูลพื้นฐานทั้งหมด รวมถึงการติดต่อให้ทางมาเลเซียเข้ามาช่วยปรับปรุงแก้ไขโปรแกรมให้เหมาะกับประเทศไทย อรินต๊ะ ติดต่อทางด้านโปรแกรมเพือให้บริการกับลูกค้า ในการจัดระบบต่างๆให้เหมาะกับประเทศไทย ทางฝ่ายบริการลูกค้าก็ใช้เวลาในการศึกษาโปรแกรม รวมถึงการนำไปเสนอขายให้กับลูกค้า อบรม และ จัดทำคู่มือของโปรแกรมให้เป็นภาษาไทย

เมื่อทั้งภายใน และ ภายนอก ได้ทำงานไปพร้อมๆกัน ทำให้เราสามารถขายสินค้าใหม่ได้โดยใช้เวลาไม่ถึง 3 เดือน อีกทั้ง ฐานลูกค้าเก่าของบริษัทฯ เดิมก็เริ่มที่จะเบื่อหน่ายกับผลของระบบเดิมซึ่งอยู่ใน DOS จึงสนใจสินค้าใหม่ของเรา ที่เป็นระบบ Windows และมีความรวดเร็วและได้ข้อมูลเชิงลึกมากกว่า ทำให้เราประสบความสำเร็จในการทำสินค้าใหม่ ผลของการทุ่มเทการทำงานนี้ทำให้เราผ่านวิกฤติเศรษฐกิจมาได้อย่างสบายๆ

เมื่อเริ่มระบบไปได้สักระยะหนึ่ง เมื่อค่าใช้จ่ายของแผนกใหม่เข้ามาประกอบกับผลของการขายสินค้าใหม่ ทำให้เรารู้ว่า ค่าใช้จ่ายมันสูงกว่ารายรับที่เข้ามา ทำให้ผมและทีมงานต้องมาวิเคราะห์การดำเนินงานของพนักงานแผนกใหม่กัน...

(อ่านต่อตอนหน้านะครับ...) - 22 - กำแพงวัด ที่มีรอยตำหนิ

ข้อคิดที่ได้รับ

- ทีมงานการสื่อสารถ้าไม่ได้รับการสนับสนุนจาก ผู้บริหารระดับสูง ก็ไม่สามารถที่จะดำเนินการต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- การทำประชาสัมพันธ์ ก็ต้องใช้กลยุทธ์ เพื่อให้การประชาสัมพันธ์ในเรื่องต่างๆมีประสิทธิภาพ และ ทำให้กลุ่มเป้าหมายจดจำได้ง่ายขึ้น

- การแบ่งงานตามความถนัดของแต่ละบุคคล โดยเชื่อมโยงการทำงานทั้งหมดอย่างเป็นระบบ ทำงานเป็นทีมจริงๆ ทำให้ งานที่จะผลิตออกมามีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่า การทำงานทีละขั้นตอนด้วยคนๆเดียว ซึ่งต้องสร้างให้คนไทยมีการประสานงานเป็นทีมอย่างมาก คนกระจายงานต้องเก่งถึงจะสามารถทำให้เกิดขึ้นได้

- การดึงคนที่เป็นหัวใจหลักในการทำงานมา ทำให้สามารถจัดตั้งองค์กรได้รวดเร็ว

- ผมไม่เห็นด้วยกับ การดึงคนหลายๆคนจากองค์กรหนึ่ง ทำให้องค์กรนั้นไม่สามารถดำเนินงานต่อไปได้ ถึงแม้นว่าเป็นเรื่องปกติของธุรกิจก็ตาม ดังนั้น เรื่องการดึงคนของโครงการใหม่นี้ ผมจึงขอไม่เข้าไปมีส่วนในการเกี่ยวข้อง

"คุณธรรมมาก่อน ความก้าวหน้าตามหลัง"

- การจัดตั้งระบบโดยใช้ระบบเดิมขององค์กรอื่นเข้ามา และ คนในองค์กรไม่มีความรู้ในเรื่องนั้น จึงจำเป็นต้องทำตามระบบเดิมไปก่อน ก่อนที่จะกลับมาจัดระบบใหม่ให้อยู่ในวัฒนธรรมองค์กรใหม่

Create Date : 08 กุมภาพันธ์ 2552

Last Update : 14 มิถุนายน 2556 23:05:57 น.

0 comments

Counter : 1253 Pageviews.

แด่องค์กรที่แสนรัก...

ข้อคิดที่ได้รับ

วิทยากรเชิงกิจกรรม

วิทยากรกระบวนการ

ที่ปรึกษาธุรกิจ

ด้านการบริหารจัดการ

การตลาดและการประชาสัมพันธ์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนกลยุทธ์

วิจัยธุรกิจ

IT Dashboard

ดวงถาวร

ดวงตามวันเกิด

ดวงตามปีเกิด