BlogGang.com : : wbj : แด่องค์กรที่แสนรัก - 17 - ที่ปรึกษาเข้าประเทศไทย

แด่องค์กรที่แสนรัก - 17 - ที่ปรึกษาเข้าประเทศไทย

แด่องค์กรที่แสนรัก...

<< ที่ปรึกษาเข้าประเทศไทย >>

โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)

เมื่อมีการย้ายองค์กรจาก 2 แห่งมารวมเป็นแห่งเดียว การย้ายของต่างๆเข้าพื้นที่นับว่ามีความวุ่นวายค่อนข้างมาก เนื่องจาก ขนาดของโต๊ะและเก้าอี้ในตอนที่ Interior จัดวางในผังนั้นดูดี และ ลงตัว แต่เมื่อย้ายเข้าไปในสถานที่จริง กลับไม่สามารถทำให้ตามแบบได้ รวมไปถึง เมื่อเห็นสถานที่จริงต่างคนก็ต่างต้องการจัดวางโต๊ะ เก้าอี้ในรูปแบบของตน ทำให้ต้องปรับเปลี่ยนแนวโต๊ะแนวเก้าอี้กัน

บางส่วนก็เกิดจากผมเช่นกัน ผมจัดวางตำแหน่งของ เจ้านายผมให้อยู่ในทิศทางของเจ้ามังกร หลังพิงธนาคารกรุงเทพฯ ซึ่งเปรียบเสมือนภูเขาหนุนหลัง ด้านหน้าจัดโล่งกว้าง เปรียบเหมือนเวิ้งน้ำ ที่ให้ผู้คนสัญจร และ ทำงานในบางส่วน แต่จะไม่บังทัศนียภาพ เจ้านายสามารถมองเห็นทุกคนทั้งแผนกในขณะที่นั่งอยู่ ณ ตำแหน่งนั้น ถึงแม้นจะมีเสาด้านซ้ายมือ ซึ่งบังเจ้านายใหญ่ไว้ ผมก็เพิ่มตู้เพื่อบังเสาให้กับเจ้านายไว้ใช้ในการเก็บเอกสาร นับว่าเป็นชัยภูมิที่ดีมากๆที่หนึ่ง

เจ้านายใหญ่ เลือกที่จะไปอยู่ในมุม สามารถมองเห็นลูกน้องได้ไม่มาก เป็นที่สงบเงียบ ซึ่งเขาชอบความสงบเงียบ และมีเสาอยู่ด้านหน้าโต๊ะ ซึ่งเป็นเสาร่วมกับเจ้านายของผม แต่จุดนั้นเป็นจุดของหัวธง เป็นจุดที่ขับเคลื่อนองค์กรให้ไปข้างหน้า

เจ้านายรอง อยู่อีกข้างหนึ่ง ของเจ้านายใหญ่ หันหน้าไปทางทิศเดียวกับเจ้านายใหญ่ ซึงทั้งสองท่านด้านหลังเป็นถนน มีแต่ตึกขนาดเล็กมองเห็นทิวทัศน์ของกรุงเทพฯได้โดยรอบ แต่เจ้านายรองก็สามารถมองเห็นแผนกบริการลูกค้าที่ท่านดูแลอยู่ได้ทั้งหมด

เมื่อมีการจัดวางตำแหน่งต่างๆ บางครั้งผมก็เข้าไปแนะนำพื้นที่ในการจัดวางตำแหน่งที่ต่างฝ่ายต่างต้องการให้สถานที่ของตนดีที่สุด ผมแนะนำให้ทาง ภาคสนาม อยู่ในทิศทางที่ต้องออกเดินทางบ่อยๆถึงจะดี ฝายช่างก็เช่นกัน ฝายป้อนข้อมูลอยู่ในห้องพิเศษ ที่มีอุปกรณ์ทุกอย่างครบ ฝ่ายบริการลูกค้า อยู่ในจุดที่จะเห็นความกว้างใหญ่ของกรุงเทพฯ เพื่อสร้างให้เกิดการขยายตัว ส่วนตัวของผมเอง กลับไปอยู่ทางด้านปลายธง เป็นจุดที่ต้องเคลื่อนไหว อยู่นิ่งไม่ได้ ซึ่งก็เหมาะกับผมเหมือนกัน

เมื่อทั้งหมดเข้ามาอยู่ร่วมกัน คนที่เคยพบปีละ 2 ครั้งเมื่อตอนเที่ยวผมเข้าที่เข้าทาง การจัดการระบบต่างๆภายในเริ่มเป็นรูปเป็นร่างขึ้น อยู่ๆก็มีการแจ้งข่าวถึงบริษัทฯ แม่จะส่งที่ปรึกษาเข้ามาให้คำปรึกษากับทุกๆหน่วยงาน เกิดคำถามมากมาย และ เกิดข่าวลือมากมาย ในการที่มีที่ปรึกษาเข้ามาในประเทศไทยในครั้งนี้

บางกระแสบอกว่าการที่ปรึกษาเข้าไปที่ ฮ่องกง ทำให้แผนก MIS ต้องลดขนาดลงจาก 40 คน เหลือแค่ 15 คน ผมก็ไม่ค่อยอยากจะเชื่อ เลยเมล์ไปถามเพื่อนที่อยู่ฮ่องกงซึ่งเป็นเพื่อนผม และที่เป็นหัวหน้าแผนก MIS เขาก็เขียนมาว่า เขามีวิธีการตรวจวัดซึ่งมีเหตุผล ซึ่งคำนวนออกมาแล้ว ทางเราต้องใช้คนเพียง 15 คน แต่ทุกอย่างขึ้นกับเราเองว่า เราจะทำอย่างไร เจ้านายของเพื่อนให้ค่อยๆปรับองค์กรให้กระชับขึ้น และ หางานต่างๆให้พนักงานในแผนกนั้นมากขึ้น รวมไปถึง การเปิดธุรกิจใหม่ในจีน ด้วย ดังนั้นข่าวลือที่ปลดพนักงานออกไปนั้นก็ไม่เป็นความจริงแต่ประการใด

ผมรู้สึกดีขึ้นเมื่อได้รับเมล์ตอบจากเพื่อนเช่นนี้ จึงคลายกังวลไปบ้าง เจ้านายให้ผมเป็นหนึ่งในตัวแทนเพื่อประสานงานกับทาง ที่ปรึกษา ที่มาจาก อเมริกา ซึ่งแน่นอนว่า แผนกผมมีคุณหน่อย พี่รัตน์ เป็นตัวแทนในครั้งนี้ด้วย

ห้องของที่ปรึกษาอยู่ใกล้กับห้องประชุมและติดกับห้องของเลขา MD ซึ่งผมคุ้นเคย และ สนิทสนมค่อนข้างมาก ผมจึงเข้าไปคุยกับพี่เลขาฯ ระหว่างการรอเข้าห้องประชุม และ สังเกตุเห็นว่า ที่ปรึกษาเมื่อไม่ได้ทำอะไร ก็จะอ่านหนังสือการบริหารจัดการ ซึ่งหนึ่งในนั้นมีหนังสือ KPI (Key Performance Index) รวมอยู่ด้วย ซึ่งในสมัยนั้น มีนักวิชาการเท่านั้นที่จะรู้เรื่องเกี่ยวกับ KPI และประเทศไทยก็ยังไม่มีหนังสือแนวนี้ที่ออกมาเป็นภาษาไทย ทำให้ผมสนใจในเรื่องนี้อย่างมากด้วย

เมื่อเข้าประชุม ที่ปรึกษาก็เริ่มจากการ Present และ ขอความร่วมมือกับทุกฝ่าย ซึ่งทาง MD ก็เป็นคนประสานให้ทั้งหมด และ รับที่จะตรวจสอบข้อมูลเป็นประธานในการจัดประชุมสรุปผลการดำเนินงานในทุกสัปดาห์ให้

แล้วที่ปรีกษาก็ขอเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานทั้งหมด ของแต่ละแผนก ทั้งในส่วนของการใช้ภายในหน่วยงาน การเชื่อมต่อระหว่างหน่วยงาน เอกสารการควบคุมต่างๆ อะไรก็ตามที่เป็นกระดาษทั้งหมด ที่ใช้อยู่ ณ ปัจจุบัน จำนวน 2 ชุด ซึ่งให้เวลาเรา 1 สัปดาห์

สัปดาห์ถัดมา ที่ปรึกษาเรียกประชุมอีกครั้ง ซึ่งอธิบายถึงการเอาเอกสารที่ได้ มาจัดทำผังการเดินของเอกสาร และ การเชื่อมโยงของเอกสารในแต่ละแผนก ให้เห็นในห้องประชุม และ นัดวันเวลาของการทำผังการเดินเอกสารของแต่ละแผนกอีกครั้ง

ผมลองเอาเอกสารมาจัดวางและ ลำดับขั้นตอนไว้ก่อนแล้วว่า มันจะเริ่มอย่างไร และ เป็นไปตามขั้นตอนไหนในเบื้องต้น

แต่เมื่อถึงเวลาที่ ที่ปรึกษาเข้ามายังแผนกผม เขานำทีม Admin เข้ามา ถือกระดาษสีน้ำตาล และ หาผนังว่างๆ ซึ่งตอนนั้นไม่มี เขาเลยปิดทับแผนที่กรุงเทพฯ ซึ่งเป็นผนังเดียวที่มีการใช้งานน้อยมากๆ

จากนั้นทีมงานแผนกผมกับที่ปรึกษา ก็ร่วมกันนำเอกสารหนึ่งชุด เข้ามา ซึ่งก็ได้วางการเคลื่อนไหวของเอกสารทั้งหมดของแผนกเรา และ ที่ปรึกษาก็ได้สอบถามถึงข้อมูลภายในแต่ละอันว่ามีอะไรบ้าง ซึ่งก็ให้เราไปแปลเป็นภาษาอังกฤษ ส่งให้เขาอีก 1 ชุด แนบกับเอกสารแต่ละตัว

หลังจากระบบเราเสร็จสิ้น อีกแผนกหนึ่งก็นำเอาเอกสารของแผนกเขาเข้ามาร่วมด้วยในพื้นกระดาษสีน้ำตาลชุดเดียวกัน ทำให้เราเห็นภาพของทั้งสองแผนกได้ชัดเจนขึ้น

ที่ปรึกษาชี้ให้เห็นถึงเอกสารที่มีความคล้ายคลึงกันของ แผนกผมกับแผนกเพื่อนบ้าน ว่าทำไมต้องมีเอกสารคล้ายๆกัน 2 ชุดทำไมไม่ทำให้เป็นเอกสารชุดเดียวกัน ทั้งนี้ องค์กรเป็นองค์กรที่สร้างระบบของแต่ละแผนกกันเอง เพื่อเชื่อมโยงเข้าไปยังบัญชี และ เป็นข้อตกลงระหว่างแผนกกับบัญชีเองด้วย นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่เราต้องมีการปรับปรุงระบบเอกสารของทั้งองค์กรให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน และ ลดขั้นตอนการใช้กระดาษไปได้หลายขั้นตอน จากผังเอกสารบนพื้นกระดาษสีน้ำตาลอันนี้

1 สัปดาห์ผ่านไป ที่ปรึกษาให้เอกสารกับแต่ละคน เพื่อให้ไปบันทึก การทำงานของแต่ละแผนกว่า มีการทำงานอะไรบ้างในแต่ละแผนก เนื้อหาของงานเป็นอย่างไร และ ใช้เวลาประมาณเท่าใด

ผมกระจายงานนี้ให้กับหัวหน้าแผนกแต่ละทีม เพื่อส่งต่อไปให้น้องๆ เขียนงานที่เขาทำกันว่ามีงานอะไรบ้างและใช้เวลาประมาณเท่าใด เป็นงานแต่ละวัน หรือ ทำสัปดาห์ละครั้ง หรือ ทำเดือนละครั้ง ทั้งนี้ ก็เพื่อแยกให้เป็นประเภทของงานให้ชัดเจน

หลังจากได้ข้อมูลของน้องๆแล้ว ผมก็จัดรวบรวมขึ้นมาเป็นงานของแต่ละแผนกๆ แยกกันออกไป ซึ่งพบว่า เวลาที่น้องๆเขียนขึ้นมาเมื่อตรวจสอบต่อวันแล้วใช้เวลามากกว่าการทำงาน 8 ชั่วโมงเสียอีก อันเป็นจุดที่ทำให้ผมสงสัยว่า งานมันล้นคนหรือเปล่า จึงเข้าไปรายงานให้เจ้านายรับทราบ เจ้านายจึงบอกว่า

"ถ้างานมันล้นคนก็จ้างคนเข้ามาทำงานเพิ่ม แต่รอให้ทางที่ปรึกษาเขามาดูดีกว่า เผื่อว่าเขาจะมีวิธีการอะไรดีๆ ที่จะแนะนำเรา..."

(อ่านต่อตอนหน้านะครับ...)

ข้อคิดที่ได้รับ

- แผนผังที่วางไว้เปรียบเหมือนแผนงานที่วางในการทำงาน ซึ่งเมื่อปฎิบัติจริงๆแล้ว ต้องปรับเปลี่ยนไปตามสภาวะแวดล้อมและสถานการณ์ มีบางคนที่ยึดติดในแผนมากเกินไปเพราะไม่ได้มองสภาพแวดล้อมที่แท้จริง ก็อาจจะทำให้งานนั้นผิดพลาดได้ หรือ เชื่อในแผนมากไปก็จะไม่ยอมพลิกแพลง ต้องเข้าใจเสมอว่า แผนงาน หรือ แผนผัง เป็นเพียงการรวบรวมความคิดที่ได้ ไม่ใช่มาจากเหตุการณ์จริง ดังนั้น คนที่จะทำให้แผนสำเร็จได้ จึงควรเป็นคนที่สามารถปรับปรุง เปลี่ยนแปลง รู้สภาพแวดล้อม และ ประยุกต์เรื่องต่างๆให้เข้ากับสภาวะแวดล้อมได้อย่างลงตัว

- ฮวงจุ้ย เป็นศาสตร์การจัดวาง ซึ่งผมศึกษามาบ้าง จะไม่เชื่อก็ไม่ได้ เพราะ การจัดวางลักษณะดังกล่าว ทำให้เจ้านายผมมีตำแหน่งเลื่อนขึ้นและเป็นจุดเด่นขององค์กรเลยทีเดียว ส่วนผมก็ทำงานที่แทบจะไม่ได้อยู่กับโต๊ะมากนัก

- อย่าเชื่อข่าวที่ได้รับทั้งหมด ถ้าสามารถเข้าถึงแหล่งต้นตอของเรื่องได้ เราจะทราบถึงความจริงได้มากกว่า

- การปรับเปลี่ยนระบบทั้งหมด ถ้าผู้บริหารระดับสูงไม่ร่วมมือหรือมีส่วนช่วยในการลงมือในการควบคุมด้วย ส่วนใหญ่การเปลี่ยนแปลงระบบจะไม่เกิดขึ้น การที่ MD เข้ามาควบคุมเองทำให้แต่ละส่วนของปฎิบัติการในแต่ละแผนก เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน มีความเข้าใจซึ่งกันและกันก็เพราะงานนี้

- ที่ปรึกษาสอนให้เราสามารถตรวจสอบระบบเอกสารของเราเอง ซึ่งเขาอธิบายทุกขั้นทุกตอนในการทำ เขาพูดว่า เมื่อเขากลับประเทศของเขาแล้ว เราจะได้ดำเนินการตามระบบ ตรวจสอบงานต่างๆได้เอง

ที่ปรึกษาไม่ได้หาปลาให้เรากิน แต่ เขาสอนให้เราตกปลาเป็น

- ข้อมูลที่ได้จากความรู้สึก กับ ข้อมูลที่ได้จากความจริง มันช่างแตกต่างกันอย่างมาก ซึ่งผมจะอธิบายในตอนต่อไป...

แด่องค์กรที่แสนรัก - 18 - เจาะลึกให้ถึงแก่น

Create Date : 03 กุมภาพันธ์ 2552

Last Update : 14 มิถุนายน 2556 23:03:58 น.

0 comments

Counter : 2064 Pageviews.

แด่องค์กรที่แสนรัก...

ข้อคิดที่ได้รับ

วิทยากรเชิงกิจกรรม

วิทยากรกระบวนการ

ที่ปรึกษาธุรกิจ

ด้านการบริหารจัดการ

การตลาดและการประชาสัมพันธ์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนกลยุทธ์

วิจัยธุรกิจ

IT Dashboard

ดวงถาวร

ดวงตามวันเกิด

ดวงตามปีเกิด