Bloggang.com : TheShadow : การทำสารบัญอัตโนมัติ

การทำสารบัญอัตโนมัติ

วันนี้เราจะมาทำสารบัญ (Table of Contents: TOC) ใน Word แบบอัตโนมัติกันนะครับ
การทำสารบัญอัตโนมัตินี้จะช่วยให้เราไม่ต้องตามแก้ไขเลขหน้าในเวลาที่มีการเพิ่มหรือลดในเนื้อหา หรือแม้แต่การเปลี่ยนหัวข้อใหม่ในเนื้อหานั้น สารบัญก็จะปรับปรุงได้โดยอัตโนมัติด้วยครับ ซึ่งจะสะดวกกับคนที่ทำรายงานและมีการแก้ไขงานเป็นประจำครับ

มาเริ่มที่ขั้นตอนการทำกันเลย ก่อนอื่นก็ต้องมีเนื้อหาที่จะใส่ก่อน (ในทีนี้ขอพิมพ์ตัวอย่างแค่หัวข้อนะครับ)

ลำดับถัดมา เราอยากให้หัวข้อไหนอยู่ในหัวสารบัญ (ซึ่งปกติจะเป็นหัวข้อใหญ่) ก็ไฮไลท์หัวข้อนั้น จากนั้นก็เข้าไปที่ Home > Styles แล้วเลือกแบบที่เขียนว่า Heading 1 ครับ

ขณะที่หัวข้อย่อยรองลงไป ถ้าจะเอามาใส่ในสารบัญด้วย ก็ทำแบบเดิมแต่เลือกเป็น Heading 2 แทน (ถ้ามีละเอียดมากก็ใส่เพิ่มเป็น Heading 3 4 5 ไปเรื่อยๆได้ แต่สารบัญคงจะหนาเตอะทีเดียว)

เมื่อจัดการกับหัวข้อทั้งหมดที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ก็กลับไปที่หน้าที่เราจะทำสารบัญ
จากนั้นก็เข้าไปที่ References > Table of Contents แล้วเลือกแบบในการทำสารบัญ (ถ้ายังไม่คล่องก็เลือกแบบอัตโนมัติไปก่อน)

พอเลือกเสร็จปุ๊ป Word ก็จะจัดการทำสารบัญตามที่เราเลือกมาให้เรียบร้อยเลยครับ ที่เหลือก็จัดระเบียบสังคม เอ๊ย จัดระเบียบรายงานตามอัธยาศัยเลยครับ

สำหรับในกรณีที่เลขหน้าเปลี่ยนแล้วจะทำการอัพเดทหน้าสารบัญ หรือในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงชื่อหัวข้อที่นำมาทำสารบัญ สามารถทำได้โดยการเลือกส่วนตารางสารบัญให้มีกรอบขึ้นมา แล้วกด Update Table จะมีทางเลือกในการอัพเดทมาให้ 2 แบบคือ Update page numbers only ซึ่งเป็นการอัพเดทเฉพาะเลขหน้า (ในกรณีที่ชื่อหัวข้อไม่เปลี่ยน) และ Update entire table ซึ่งจะเป็นการอัพเดทสารบัญทั้งเลขหน้าและชื่อหัวข้อครับ

ขอบคุณทุกคนที่เข้ามาอ่านครับ

ปล. ถ้าจะให้บทที่ 1 เริ่มหน้า 1 แล้วสารบัญไม่ต้องมีเลขหน้า ให้จัดการแยกส่วน Section ก่อนนะครับ ตามวิธีการในนี้ได้เลยครับ

Create Date : 04 สิงหาคม 2552

Last Update : 4 สิงหาคม 2552 16:32:44 น.

0 comments

Counter : 35826 Pageviews.