ยินดีตอนรับแฟนพันธุ์แท้ Hr & Mkt มาแบ่งปันประสบการณ์.....somchailak1@hotmail.com 081-6529843
Group Blog
 
<<
กันยายน 2552
 
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930 
 
19 กันยายน 2552
 
All Blogs
 
งานของ HR&GA ด้วยการตั้งคำถามและค้นหาคำตอบ ตอนที่2

การสร้างเสริมประสิทธิภาพของงาน HR&GA ด้วยการตั้งคำถามและค้นหาคำตอบ ตอนที่2

เป็นอย่างไรบ้างครับ การวางแผนกำลังคน ( Manpower Planning ) ปฐมบทแรกของงานบุคคลและธุรการ สำหรับตอนที่ 2 นี้ จะเป็นกระบวนการที่จะดำเนินการสรรหา คัดเลือกและว่าจ้าง ( Recruitment, Selection and Employment ) มาดูกันซิครับว่าเราจะต้องฝึกตั้งคำถามและค้นหาคำตอบอย่างไร ตามกันมาเลยครับ

หัวข้อคำถาม ( Topic of Questions )

1.การสรรหา คัดเลือกและว่าจ้างพนักงานจะกระทำเมื่อใด ?

ตอบ : การสรรหา คัดเลือกและว่าจ้าง จะกระทำด้วยเหตุผลสนับสนุนหลายประการคือ
-เป็นไปตามแผนธุรกิจ ( Business Plan )
-เป็นไปตามวงจรของธุรกิจ คือ


1. ระยะก่อตั้ง Embryonic Period คือ เน้นการสรรหาคนเก่งและคนดีเข้ามาทำงาน เฟ้นหาคนที่มีประสบการณ์ เลือกคนที่มีทัศนคติตรงกับวัฒนธรรมและคุณค่าขององค์กร สร้างแผนสำรองคนเพื่ออนาคต โดยพยายามใช้คนให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น

2. ระยะขยายกิจการ Growth Period เน้นความหลากหลายของมืออาชีพ กระจายแหล่งสรรหาคนให้กว้างขวาง สร้างแผนสำรองอัตรากำลังอย่างต่อเนื่อง

3. ระยะเติบโตเต็มที่ Mutually Period วางแผนระบายคน ไร้ฝีมือออก กำหนดแผนป้องกันการซื้อตัว / การลาออกของคนเก่ง แผนการสลับเปลี่ยนหน้าที่การงาน เน้นการขยายสาขาเพื่อกระจายธุรกิจและสามารถรองรับบุคลากรให้เติบโตต่อไปพร้อมกับการขยายตลาดด้วยวางแผนการควบคุมต้นทุนแรงงานที่เข้มงวด เตรียมวางแผนการบริหารเพื่อรื้อปรับระบบ ( Re-engineering Management )

4. ระยะถดถอย Decline Period เน้นแผนการลดอัตรากำลังคน แผนการเกษียณก่อนอายุ แผนพัฒนาอาชีพพนักงาน แผนการลดต้นทุนแรงงาน

นโยบายการบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดยจะต้องทราบถึงนโยบาย แผนอัตรากำลังคนและแนวทางการบริหารอัตรากำลังคนของธุรกิจเป็นอย่างดียิ่ง, ต้องรู้แหล่งและวิธีการเข้าถึงแหล่งของแรงงานที่ต้องการ,กระบวนการว่าจ้างดำเนินการถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน, กระบวนการคัดเลือกกระทำอย่างเป็นขั้นตอน สามารถอธิบายได้ตลอดกระบวนการ, มีการจัดการระบบแฟ้มประวัติพนักงานเป็นอย่างดีและทันสมัยตลอดเวลา, มีวิธีดำเนินการกับพนักงานใหม่อย่างเป็นระบบ เช่น การปฐมนิเทศ การทดลองงาน และการบรรจุ รวมทั้ง มีระบบการบริหารอัตรากำลังเพื่อรองรับความก้าวหน้าในสายอาชีพพนักงาน เช่น การเลื่อนตำแหน่ง การประเมินบุคคล การพัฒนาสายอาชีพและแผนอัตรากำลังสำรอง เมื่อมีพนักงานลาออก, เกษียณอายุ, เสียชีวิต, ถูกเลิกจ้าง, สับเปลี่ยนโยกย้ายตำแหน่งงาน, ขยายธุรกิจ ฯลฯ

2. ควรมีการกำหนดนโยบายในการสรรหา คัดเลือกและว่าจ้างบุคลากรอย่างไร?

ตอบ : ขึ้นอยู่กับสถานการณ์แวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปตามสภาพเศรษฐกิจ สังคม การเมือง และความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ซึ่งมีแนวทางที่สำคัญ ดังนี้

2.1 องค์กรจะต้องค้นหาวิธีการเพื่อให้ทราบว่า ต้องการบุคลากรจำนวนเท่าใด ในเวลาใด มีความรู้ความสามารถในเรื่องใดบ้าง ทั้งนี้จะได้กำหนดตำแหน่งและจำนวนบุคคลได้สมดุลกัน โดยพิจารณาจากการขยายตัวของหน่วยงาน อัตราหมุนเวียนของบุคลากร ความต้องการและความจำเป็นด้านอื่นๆ

2.2 การสรรหาบุคลากร องค์กรจะต้องให้ผู้สมัครได้ทราบถึงสภาพที่แท้จริงขององค์กร เช่น ความมั่นคง วิธีการทำงาน นโยบายการชักจูงบุคคลเข้าสมัครงาน เพื่อเป็นหลักประกันว่าเมื่อผู้สมัครตัดสินใจเข้าสมัครงานแล้ว สามารถทำงานอยู่ในองค์กรได้ ไม่ทำให้องค์กรเสียหาย

2.3 วิธีการสรรหาบุคลากร องค์กรควรกำหนดและปรับให้สอดคล้องกับประเภทของการจ้างงานตามประเภท ของงาน โดยพิจารณาระดับความรู้ความสามารถของบุคคล ดังนี้

งานที่ต้องใช้บุคคลที่มีความรู้ความสามารถสูง เช่น แพทย์ วิศวกร สถาปนิก นักบัญชี นักกฎหมาย เป็นต้น

งานที่ต้องใช้บุคคลที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะทางได้แก่ ช่างเทคนิค ช่างไฟฟ้า ช่างเครื่องยนต์ เป็นต้น

งานที่ต้องใช้บุคคลที่มีความรู้ความชำนาญทั่วไป ไม่เฉพาะทางงานที่ใช้บุคลากรที่ไม่ต้องใช้ความรู้ความสามารถสูง แต่เป็นการใช้แรงงาน( Unskilled work )

2.4 ประโยชน์ที่จะได้รับจากบุคลากรที่จะจ้างเข้าทำงาน

2.5 ความเที่ยงธรรมในการสรรหา คัดเลือกและบรรจุบุคลากรเข้าทำงาน ปัญหาการขาดความเที่ยงธรรมแบ่งได้ดังนี้
ต้องไม่ขัดต่อกฎหมาย เช่น อาชีพบางอาชีพกฎหมายกำหนดให้จ้างบุคคลที่มีสัญชาติไทยเท่านั้น หรือการเข้าเมืองของคนต่างด้าว เป็นต้น

ความแตกต่างระหว่างเพศ ลักษณะงานบางอย่างเหมาะสำหรับเพศหญิง ในปัจจุบันผู้หญิงสามารถทำงานเท่าเทียมกับผู้ชายเกือบทุกอาชีพ และทุกหน้าที่ ความแตกต่างระหว่างเพศมักเกิดจากทัศนคติและค่านิยมมากกว่า งานบางประเภทผู้หญิงจะทำได้ไม่ดีเท่ากับผู้ชาย จึงทำให้มีข้อกีดกันในเรื่องของการรับสมัครงานอยู่เสมอ

อายุ โดยปกติทั่วไป บริษัทมักจะสรรหา คัดเลือกและบรรจุบุคลากรที่อยู่ในวัยหนุ่มสาวเข้าทำงานในองค์กร เพราะว่าคนในวัยนี้สามารถพัฒนาได้ง่ายกว่าคนที่มีอายุมาก บุคลากรเหล่านี้ส่วนใหญ่ยังไม่คุ้นเคยหรือเคยชินต่อเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะ และมีความคล่องแคล่วว่องไวมากกว่า ยกเว้นงานบางประเภทที่ต้องการผู้มีประสบการณ์สูง ดังนี้คนอายุมากจึงเสียเปรียบคนที่อยู่ในวัยหนุ่มสาว

อิทธิพลของผู้สมัคร ในการรับสมัครบุคลากรเข้าทำงานในองค์กรมักจะมีปัญหาเกิดขึ้นบ่อย เนื่องจากผู้สมัครบางคนมีความสนิทสนมรู้จักมักคุ้นกับผู้บริหารขององค์กรทำให้ผู้บริหารต้องการให้เข้ามาทำงานด้วยหรือผู้สมัครเป็นญาติพี่น้องกับผู้บริหาร ทำให้ผลการคัดเลือกบุคลากรขาดประสิทธิภาพได้

2.6 การกำหนดมาตรฐานในการคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงาน มาตรฐานที่ใช้พิจารณาคุณสมบัติของบุคลากรมี 2 ประการ คือ

- มาตรฐานการศึกษาของผู้สมัครงาน
- คุณสมบัติพิเศษที่แตกต่างไปจากบุคคลอื่น ทางด้านภาษา
เช่น การสื่อสารภาษาอังกฤษ/ญี่ปุ่น/จีน ทางด้านบุคลิกภาพ เช่น ส่วนสูง น้ำหนัก หรือทางด้านกายภาพ เช่น ตาต้องไม่บอดสี เป็นต้น

2.7 การบรรจุตำแหน่งที่ว่างลงจากบุคลากรภายในหรือภายนอกองค์กร องค์กรจะต้องกำหนดนโยบายเกี่ยวกับการบรรจุบุคลากรเมื่อมีตำแหน่งงานว่างลง อาจเนื่องมาจากการลาออก เกษียณอายุ เลื่อนตำแหน่ง ว่าตำแหน่งใด ระดับใด จึงจะสรรหา คัดเลือกและบรรจุจากบุคคลภายในองค์กร และตำแหน่งใด ระดับใด จึงจะสรรหา คัดเลือกและบรรจุจากบุคลากรภายนอก

3. ขั้นตอนในการสรรหา คัดเลือกและว่าจ้างมีอย่างไรบ้าง?

ตอบ : โดยทั่วไป กระบวนการสรรหา คัดเลือกและว่าจ้าง จะดำเนินการอย่างต่อเนื่องและประสานกันเป็นระบบตามลำดับ ในการปฏิบัติของแต่ละองค์กรอาจแตกต่างกันบ้าง แต่จะประกอบไปด้วยกิจกรรมที่คล้ายคลึงกัน ดังต่อไปนี้

3.1 การวางแผนกำลังคน ( Manpower Planning ) ซึ่งได้กล่าวรายละเอียดไว้ในตอนที่ 1 ครับ

3.2 การวิเคราะห์งาน ( Job Analysis )

3.3 การจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน/ใบพรรณนาลักษณะงาน ( Job Description )

3.4 การสรรหา การคัดเลือกและการว่าจ้าง

4. เมื่อทราบว่าต้องรับสมัครบุคลากร จะต้องดำเนินการอย่างไร?

ตอบ : ควรมีการวิเคราะห์งาน ( Job Analysis ) ก่อนที่จะดำเนินการสรรหา คัดเลือกและว่าจ้างพนักงานซึ่งมีนิยามดังต่อไป

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)คือ กระบวนการที่กระทำเพื่อให้ได้ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับงาน เป็นกระบวนการในการจัดการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะงาน หน้าที่ ความรับผิดชอบเกี่ยวกับงาน อย่างมีระบบ พร้อมทั้งลักษณะเฉพาะของบุคคลที่เหมาะสมกับงาน ในด้านความรู้ ความสามารถ ทักษะ และองค์ประกอบอื่นๆ ที่ต้องการสำหรับงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายขององค์กร

5.การวิเคราะห์งานมีความสำคัญอย่างไร?

ตอบ : การวิเคราะห์งานเป็นหน้าที่พื้นฐานสำหรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับนำไปใช้ในกระบวนการบริหารและการแก้ไขปัญหางาน เมื่อองค์กรมีการว่าจ้างพนักงานเข้ามาทำงานแล้ว พนักงานแต่ละคนจะต้องทราบว่าหน่วยงาน/แผนกต่างๆ ที่เข้าไปทำงานนั้น มีภารกิจและขอบเขตหน้าที่การงานอย่างไร เพื่อปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับภารกิจของหน่วยงาน/แผนก สำหรับในกิจการเล็กๆ ที่ยังไม่มีรูปแบบหรือระบบที่ดีก็อาจไม่มีการเขียนไว้เป็นหลักฐานแล้วแต่นายจ้างหรือหัวหน้างานจะสั่งหรือมอบหมายงานเป็นคราวๆ ไป แต่เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น
เทคโนโลยีและพัฒนาการต่างๆ มีมากขึ้น การเขียนคำอธิบายเกี่ยวกับหน้าที่การงานของพนักงานแต่ละคน ก็มีความจำเป็นมากขึ้น เพราะไม่มีใครที่สามารถจะจดจำหน้าที่การงานของตนเองได้ทั้งหมด แม้แต่พนักงานที่ทำงานนั้นๆ อยู่นานวันก็อาจหลงลืมหน้าที่ของตนเองด้วยซ้ำ จึงจำเป็นต้องมีหลักฐานระบุหน้าที่การงานเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ซึ่งหน้าที่การงานนี้จะมีการเปลี่ยนแปลงไปได้เรื่อยๆ ตามความจำเป็นของงาน

6.ควรมีการวิเคราะห์งานเมื่อใด?

ตอบ : 1.เมื่อมีการจัดรูปแบบงานหรือการจัดองค์กรขึ้นมาใหม่
2.เมื่อมีการขยายธุรกิจขององค์กร
3.เมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่มากขึ้น
4.เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงลักษณะที่สำคัญของงาน อันเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี วิธีการ กระบวนการทำงานหรือระบบงาน

7.ประโยชน์ของการวิเคราะห์งานคืออะไร?

ตอบ :
1.นำมาจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน ( Job Description ) และการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน ( Job Specifications )

2.การออกแบบงาน ( Job Design ) โดยกำหนดลักษณะเฉพาะของงานที่ใช้ในการปฏิบัติงาน กำหนดวิธีการในการทำงานและกำหนดความสัมพันธ์ของงานนั้น กับงานอื่นๆในองค์กร และเพื่อเป็นการปรับปรุงระบบการทำงาน กาเพิ่มคุณภาพในการทำงาน เพื่อผลในการจูงใจ เพิ่มความพึงพอใจและผลผลิตในการทำงาน และการจัดโปรแกรมด้านความปลอดภัยและสุขภาพของผู้ปฏิบัติงาน

3.การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Planning ) จะช่วยในการกำหนดจำนวนงานและคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน ตลอดจนการกำหนดการทำงานแต่ละอย่างให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร โดยจะเน้นที่ปริมาณงาน หน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งนั้นๆ พร้อมทั้งข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติของคนที่ต้องการ ซึ่งจะเป็นข้อมูลโดยตรงในการใช้คิดคำนวณ และพิจารณาวางแผนกำลังคนในอนาคต โดยพิจารณากับกำลังคนที่มีอยู่ในองค์กร

4.การสรรหา คัดเลือกและว่าจ้าง ( Recruitment, Selection and Employment )

5.การสร้างโอกาสในการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน ( Equal Employment Opportunity )

6.การประเมินผลการปฏิบัติงาน ( Performance Appraisal )

7.การจ่ายค่าตอบแทน ( Compensation )

8.การฝึกอบรมและการพัฒนา (Training and Development )

8.ขั้นตอนในการวิเคราะห์งานมีอย่างไร?

ตอบ : แบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอน คือ

1.ขั้นการบริหาร ( Administration phase ) เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเตรียมและการกำหนดว่าจะทำการวิเคราะห์อะไร ( What ) และวิเคราะห์ทำไม ( Why ) ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นการดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องดังต่อไปนี้

1.1การกำหนดวัตถุประสงค์ในการใช้ผลของการวิเคราะห์งาน

1.2การเลือกงานที่จะทำการวิเคราะห์

1.3การกำหนดประเภทและขอบเขตของข้อมูลในการจัดเก็บรวบรวม

1.4การกำหนดความรับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรม

2.ขั้นการออกแบบ ( Design phase ) เป็นการกำหนดวิธีการว่าทำอย่างไร ( How ) จึงจะได้ข้อมูลตามต้องการ กิจกรรมในขั้นตอนนี้จะเกี่ยวข้องกับ
2.1การเลือกแหล่งและตัวแทนของข้อมูล

2.2การเลือกวิธีหรือระบบในการวิเคราะห์งาน

2.3การเลือกเทคนิคในการวิเคราะห์ข้อมูล

3.ขั้นการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล ( Data gathering and analysis phase ) ในขั้นตอนนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของการวิเคราะห์งาน ซึ่งประกอบไปด้วยกิจกรรมที่สำคัญ 3 ประการ คือ

3.1การเก็บรวบรวมข้อมูลที่ต้องการตามวิธี และกระบวนการที่ได้เลือกไว้เพื่อทำการวิเคราะห์

3.2การวิเคราะห์ซึ่งหมายถึง การบรรยาย การจำแนก และการประเมินค่าปัจจัยของงานทั้งหลาย

3.3การสังเคราะห์ซึ่งหมายถึง กระบวนการแปรความหมายและจัดระบบข้อมูลขององค์กรในรูปแบบที่จะนำไปใช้ได้

4.ขั้นการกำหนดผลของการวิเคราะห์งาน ( Product formulation phase ) ในขั้นตอนนี้จะเป็นการนำผลจากวิเคราะห์งานมาจัดทำเป็นคำบรรยายลักษณะงาน ( Job Description ) และเอกสารการกำหนดลักษณะเฉพาะของผู้ปฏิบัติงาน ( Job Specifications )

5.ขั้นการเผยแพร่ ( Dissemination phase ) ในขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับผู้ที่ต้องการใช้ผลของการวิเคราะห์งาน โดยประกอบด้วย 2 กิจกรรม คือ

5.1 การนำผลที่ได้จากการวิเคราะห์งานให้กับผู้ที่ทำหน้าที่ในการสรรหาบุคลากรเข้าทำงาน ผู้ฝึกอบรมพนักงาน
5.2 การฝึกอบรมอย่างถูกต้องแก่ผู้ที่นำผลการวิเคราะห์งานไปใช้

6.ขั้นการควบคุม ( Control phase ) การใช้ผลของการวิเคราะห์งานจะต้องมีการตรวจสอบจากผู้ใช้อยู่เสมอ เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรอยู่ตลอดเวลา ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี ทำให้ระบบการทำงานต้องเปลี่ยนไป หรือมีการปรับปรุงวิธีการทำงาน ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นเหล่านี้ล้วนเป็นสาเหตุที่จะต้องมีการจัดทำการวิเคราะห์งานขึ้นมาใหม่

9.วิธีการวิเคราะห์งาน มีกี่วิธี?

ตอบ : การวิเคราะห์งานสามารถกระทำได้หลายวิธีการ แต่ในที่นี้จะนำเสนอวิธีการวิเคราะห์งาน 4 วิธี ดังต่อไปนี้

1.วิธีการสัมภาษณ์ เป็นวิธีการที่นิยมใช้มากวิธีหนึ่ง สาระสำคัญของวิธีการนี้คือ การสัมภาษณ์โดยผู้เชี่ยวชาญด้านการ วิเคราะห์งาน เพื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งหนึ่งๆ คุณสมบัติที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน และเงื่อนไขของการจ้างงานในตำแหน่งงานนั้นๆ โดยทั่วไปแล้วผู้ให้สัมภาษณ์คือผู้ชำนาญงาน ซึ่งอาจจะเป็นผู้ปฏิบัติงานหรือหัวหน้างานของตำแหน่งงานนั้น โดยการสัมภาษณ์อาจกระทำเป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่มก็ได้ หากผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นมีจำนวนมาก ก็อาจใช้วิธีการสัมภาษณ์เป็นกลุ่มใหญ่ เพื่อให้บุคคลเหล่านี้อธิบายรายละเอียดของการปฏิบัติงานนั้นๆ ส่วนการสัมภาษณ์หัวหน้างานก็อาจทำได้ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้จากผู้ปฏิบัติงานด้วย

2.วิธีการใช้แบบสอบถาม คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงานโดยการส่งแบบสอบถามให้ผู้ปฏิบัติงานได้แสดงความเห็นเกี่ยวกับหน้าที่ ความรับผิดชอบ และภารกิจต่างๆ รวมทั้งคุณสมบัติที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน การใช้ แบบสอบถามเป็นวิธีที่นิยมใช้กันมาก เพราะทำได้สะดวกและเสียค่าใช้จ่ายน้อย แต่จะต้องมีการออกแบบสอบถาม ที่ดี จึงจะได้ข้อมูลที่ถูกต้องสมบูรณ์

3.วิธีการสังเกตการณ์ คือ การใช้ประสาทสัมผัสทั้งห้า สังเกตหรือศึกษาพฤติกรรมและปรากฏการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อหาข้อสรุป หรือข้อเท็จจริงเกี่ยวกับลักษณะงาน และความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ การสังเกตการณ์ปฏิบัติงานนี้ เป็นวิธีการที่เหมาะสมสำหรับการเก็บข้อมูลในงานที่ต้องปฏิบัติกับเครื่องมือ เครื่องจักร หรืองานภาคสนาม การสังเกตการณ์ปฏิบัติงานจะต้องสังเกตการทำงานจากผู้ปฏิบัติงานในขณะกำลังทำงานนั้นโดยตรง ทั้งนี้ จะต้องเปิดโอกาสให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทำงานตามหน้าที่ในทุกขั้นตอนของงาน การสังเกตการณ์มักจะดำเนินการโดยผู้ชำนาญการสังเกตอย่างมีจุดมุ่งหมาย มีระบบระเบียบที่แน่นอน และต้องจดบันทึกในเวลาสังเกตให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องที่สุด การสังเกตการณ์ทำงานจะต้องสังเกตขั้นตอนในการทำงานหรือวงจรในการทำงาน ตั้งแต่เริ่มต้นจนทำงานเสร็จลง แต่วิธีการสังเกตก็ไม่เหมาะที่จะใช้กับงานทุกประเภท การสังเกตการณ์ทำงานเหมาะกับงานที่มีกระบวนการทำงานที่ใช้เวลาไม่มากนัก เป็นงานที่ใช้ทักษะไม่สูงนัก และมักจะเป็นงานที่ใช้แรงกายมากกว่างานที่ใช้ความคิด สำหรับงานที่มีกระบวนการในการทำงานนาน ใช้เวลาเป็นเดือนเป็นปีจึงจะแล้วเสร็จ หรือเป็นงานที่ใช้ความสามารถทางสมอง งานที่ใช้ทักษะสูง ไม่ควรใช้วิธีการสังเกตการณ์ทำงาน

4.วิธีการบันทึก เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับพฤติกรรมการทำงานที่เกิดขึ้นจริง และบ่งชี้ถึงพฤติกรรม การทำงานที่เกิดขึ้นจริง และบ่งชี้ถึงพฤติกรรมการปฏิบัติตนที่ดีและไม่ดี จากนั้น พฤติกรรมเหล่านี้จะได้รับการจัดกลุ่มเป็นมิติต่างๆ วิธีการบันทึกแบ่งได้เป็น 3 วิธี คือ

4.1 การเก็บบันทึกประจำวันในสมุดประจำตัว วิธีนี้แต่ละคนจะมีสมุดบันทึกการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นไว้ในสมุดบันทึกของแต่ละคน บางคนอาจเก็บบันทึกไว้ในหัวข้องานที่แยกทำตามประเภทของงานและกิจกรรม บางคนบันทึกเวลาที่ใช้กับงานแต่ละงาน บางคนบันทึกเฉพาะกิจกรรมหรือการปฏิบัติงานเฉพาะที่แตกต่างกันเท่านั้น และบางคนบันทึกรายละเอียดต่างๆ ทั้งหมดทุกวัน การเก็บบันทึกประจำวันนับว่าเป็นเอกสารที่เชื่อถือได้เพราะบันทึกตามความเป็นจริงที่แต่ละคนปฏิบัติ

4.2 การเก็บบันทึกเฉพาะเหตุการณ์สำคัญ ได้แก่ การเก็บบันทึกเฉพาะงานที่แตกต่างไปจากที่เคยเกิดขึ้นเป็นประจำวัน โดยเฉพาะงานที่มีลักษณะพิเศษดีกว่าปกติหรือต่ำกว่าปกติ การเก็บบันทึกจะกระทำโดยหัวหน้างานจากการสังเกตการณ์ปฏิบัติงานประจำวัน ไม่ใช่เป็นการวิเคราะห์งานโดยละเอียดนัก แต่จะเลือกบันทึกงานที่เห็นผลเด่นชัด

4.3 การเก็บบันทึกกิจกรรมการปฏิบัติงาน วิธีนี้จะบันทึกด้วยการถ่ายภาพยนตร์ หรือด้วยอุปกรณ์การถ่ายภาพอื่นๆ หรือบันทึกกิจกรรมการปฏิบัติงาน การบันทึกอาจกระทำเป็นครั้งคราวไม่ใช่กระทำตลอดเวลา มีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขพฤติกรรมในการทำงานที่ไม่เหมาะสมและการหาวิธีการทำงานที่ถูกต้องที่สุด

10.ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ต้องรวบรวมมีอะไรบ้าง?

ตอบ : ในการวิเคราะห์งาน เราจะรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น ซึ่งมักจะเก็บข้อมูล ดังต่อไปนี้

1. ชื่อของงานหรือชื่อตำแหน่งและที่ตั้ง ( Job title and location ) เป็นการกำหนดชื่องานและหน่วยงานในองค์กร

2. ข้อสรุปของงาน ( Job summary ) เป็นการสรุปในคำบรรยายลักษณะงาน เพื่อให้ผู้อ่านสรุปได้อย่างรวดเร็ว ส่วนมากมักจะยาวเพียง 1-2 บรรทัดเท่านั้น

3. หน้าที่ของงาน ( Job duties ) เป็นการแจกแจงหน้าที่ทั้งหมดพร้อมกับชี้ให้เห็นถึงความบ่อยครั้งของการเกิด หรือร้อยละของเวลาที่ใช้ในแต่ละหน้าที่ ส่วนมากจะกล่าวว่าผู้ดำรงตำแหน่งจะทำอะไรบ้างและจะทำอย่างไร

4. เครื่องจักร เครื่องมือและอุปกรณ์ ( Machine, tools and equipment ) เป็นการแจกแจงว่ามีเครื่องมือและเครื่องช่วยเหลือในการทำงานอะไรบ้าง

5. วัสดุ สินค้า และบริการ ( Materials, products or services) ระบบวัสดุที่ใช้และสินค้าหรือบริการที่ทำ

6.การบังคับบัญชาที่กระทำ ( Supervision given ) สำหรับงานของหัวหน้ากะหรือหัวหน้างาน จะต้องมีบุคคลที่อยู่ในการควบคุมและชื่องานที่อยู่ภายใต้การดูแล

7.ความสัมพันธ์กับงานอื่น ( Relation to other job ) ระบุว่างานใดที่จะเลื่อนมาสู่งานนี้ได้ ขณะเดียวกันก็ระบุด้วยว่า จากเงื่อนไขของงานนี้จะเลื่อนตำแหน่งไปสู่งานใดต่อไป

8.ทักษะทางสมอง ( Mental skills ) ระบุทักษะทางสมองต่างๆ เช่น เป็นคนที่มีความสามารถในการแปลความหมายจากข้อมูลและความคิดที่ซับซ้อน เป็นคนที่เฉลียวฉลาด และมีจินตนาการ เป็นคนที่มีความสามารถที่จะมีอิทธิพลต่อคนอื่น

9.ความต้องการทางกายภาพ ( Physical demand ) ระบุถึงชนิดและปริมาณของการใช้ความสามารถในด้านร่างกาย จากลักษณะของการทำงาน เช่น การนั่งหรือการยืน

10.ทักษะทางกายภาพ ( Physical skills ) เช่น การใช้มือได้คล่องแคล่ว ความสัมพันธ์ระหว่างการใช้ตา มือ และเท้า

11.ความรับผิดชอบ ( Responsibilities ) เช่น ความรับผิดชอบต่อผลผลิต อุปกรณ์หรือความรับผิดชอบต่อ การป้องกันเงินขององค์กรสูญหาย

12.สภาพการทำงาน ( Working conditions ) เป็นเงื่อนไขทางด้านสภาพแวดล้อม เช่น ความเย็น ความร้อน ฝุ่น เสียง

13.การเสี่ยงภัยอันตราย ( Hazards) เป็นภัยอันตรายที่ต้องเผชิญเป็นประจำหรือมีโอกาสเป็นไปได้ เช่น กระดูกหัก มือแตก

14.การศึกษา ( Education ) ระบุถึงประเภทของทักษะที่ต้องการและจำนวนชั้นปีของการเรียนที่จะทำให้มีทักษะดังกล่าว

15.การเตรียมตัวด้านอาชีพ ( Vocational preparation ) รวมถึงการศึกษาด้านอาชีพ การฝึกช่างฝีมือการมีประสบการณ์ก่อนมาทำงานและการฝึกอบรมในขณะทำงาน

เมื่อได้ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ ตามกระบวนการวิเคราะห์งานดังที่ได้กล่าวมาแล้วนั้น ขั้นต่อไปก็คือการนำข้อมูลมาสรุปเป็นหน้าที่ และความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน ซึ่งแตกต่างกันไปตามลักษณะของตำแหน่งงานนั้นๆ ตามวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้


เขียนโดย..
สมชาย หลักคงคา
somchailak1@hotmail.com



Create Date : 19 กันยายน 2552
Last Update : 1 มีนาคม 2556 13:11:15 น. 1 comments
Counter : 3066 Pageviews.

 
มันคือ อีเมลล์ชนิดหนึ่งใช่ไหม


โดย: กฤษดา.ศิลาขาว IP: 27.55.230.246 วันที่: 4 มกราคม 2559 เวลา:14:59:17 น.  

ชื่อ :
Comment :
  *ใช้ code html ตกแต่งข้อความได้เฉพาะสมาชิก
 
รหัสส่งข้อความ
กรุณายืนยันรหัสส่งข้อความ

tukey
Location :
กรุงเทพฯ Thailand

[ดู Profile ทั้งหมด]

ให้ทิปเจ้าของ Blog [?]
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
Smember
ผู้ติดตามบล็อก : 13 คน [?]




สวัสดีครับ blog ที่คุณอ่านนี้มีวัตถุประสงค์ ก็เพื่อแนะนำตัวเราซึ่งมีประสบการณ์เป็นที่ปรึกษา และวิทยากร เกี่ยวกับงานด้าน HRM และ HRD และอีกด้านหนึ่งคืองานด้านMKTหากท่านใดสนใจในงานHR & MKT เช่นเดียวกับเรา ก็ขอเชิญมาแลกเปลี่ยน ความรู้และประสบการณ์ ร่วมกันจะยินดีมากขอขอบคุณทุกท่านที่แวะมาอ่าน ความรู้และประสบการณ์ของเรา

Somchai Lakkongka. 081-6529843

somchailak1@hotmail.com




images by free.in.th สวัสดีครับ ผมอาจารย์ สมชาย หลักคงคา เป็นวิทยากรที่ปรึกษาให้คำปรึกษาแนะนำเกี่ยวกับการวางแผนกลยุทธ์ในการบริหารงานฝึกอบรม ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร ให้คำปรึกษาแนะนำเกี่ยวกับการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรม การออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรม ดำเนินการจัดอบรม และประเมินผลงานการฝึกอบรม โดยจะมุ่งเน้นผลสำเร็จด้วยกระบวนการ Training & Coaching ซึ่งเป็นการให้บริการฝึกอบรมแบบครบวงจร ตั้งแต่การค้นหาความจำเป็นในการฝึกอบรม การวางแผนการพัฒนารายบุคคล การออกแบบหลักสูตรให้ตรงกับธุรกิจ และลักษณะขององค์กร
อ.สมชาย หลักคงคา somchailak1@hotmail.com 081-6529843
Friends' blogs
[Add tukey's blog to your web]
Links
 

 Pantip.com | PantipMarket.com | Pantown.com | © 2004 BlogGang.com allrights reserved.