งานของ HR&GA ด้วยการฝึกตั้งคำถามและค้นหาคำตอบ ตอนที่1

การเสริมสร้างประสิทธิภาพของงาน HR&GA ด้วยการฝึกตั้งคำถามและค้นหาคำตอบ ตอนที่1


ภารกิจหรือพันธกิจ ( Mission ) ของหน่วยงานทรัพยากรบุคคลและธุรการ ที่เป็นภารกิจหลักหรือฟังก์ชั่นงานหลัก( Job Functions ) โดยส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย การวางแผนกำลังคน, การสรรหา-คัดเลือกและว่าจ้าง, การบริหารค่าจ้างและผลตอบแทน, การบริหารสวัสดิการและแรงงานสัมพันธ์, งานธุรการ และในหลายๆองค์กร อาจพ่วงงานความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม เพิ่มเติมไปอีก 1 ฟังก์ชั่นงาน จากประสบการณ์ของผมที่ทำงานทางด้านนี้มาประมาณ 14 ปี พบว่าความคาดหวัง( Expectations ) ของเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารในองค์กรและความคาดหวังของพนักงาน นับวันจะยิ่งสูงขึ้นเรื่อยๆ โจทย์ที่ HR&GA ได้รับในแต่ละวันทำงาน ก็ยิ่งทวีความยากหรือสลับซับซ้อนมากยิ่งขึ้น ดังนั้น ผมคิดว่าถึงเวลาแล้วครับที่เราชาว HR&GA จะต้องเสริมสร้างศักยภาพในการทำงาน โดยการวางแผนการทำงานในเชิงกลยุทธ์ ( Strategic Planning ) ซึ่งเราจะเห็นได้จากตำราหรือได้ยินจากกูรู ( Guru ) หลายๆ ท่าน หลายๆ สำนัก แต่หลายครั้งที่เราอ่านแล้วไม่เข้าใจหรือได้รับการอบรมในเชิงทฤษฎีแล้ว ไม่สามารถนำความรู้ที่เราได้รับมาใช้ในชีวิตการทำงานจริงๆ ได้ ไม่ต้องวิตกกังวลครับ วันนี้ผมมีวิธีเสริมสร้างประสิทธิภาพงาน HR&GA แบบง่ายๆ หรือเรียกว่า ถ่ายทอดวิทยายุทธ์แบบไม่กั๊ก ให้ทุกท่านนำปฏิบัติเป็นแนวทาง ( Guildline ) ในการทำงาน HR&GA ติดตามกันเลยนะครับ


การวางแผนกำลังคน ( Manpower Planning )

ก่อนที่จะมีการสรรหา-คัดเลือกและว่าจ้างพนักงานเข้าสู่องค์กร จะมีกระบวนการที่สำคัญประการหนึ่ง คือ การวางแผนกำลังคน
( Manpower Planning ) ซึ่งถือเป็นกระบวนการสำคัญนับตั้งแต่การก่อตั้งบริษัทฯ หรือสถานประกอบกิจการ ตลอดจน การดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง เราลองมาดูคำถามที่ HR&GA จะต้องฝึกตั้งคำถามและค้นหาคำตอบ ก่อนที่จะดำเนินการในกระบวนการถัดไปครับ


หัวข้อคำถาม ( Topic of Questions )

1.การวางแผนกำลังคนหมายถึงอะไร?

ตอบ : หมายถึง กระบวนการในการคาดการณ์ความต้องการบุคลากรขององค์กร เกี่ยวกับประเภท จำนวน และคุณภาพของ บุคลากรไว้ล่วงหน้า เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการดำเนินการอย่างมีระบบ

2.ทำไมจึงต้องมีการวางแผนกำลังคน?

ตอบ :
1.1 เพื่อการคาดคะเนความต้องการกำลังคน ณ ปัจจุบันและอนาคต

1.2 เพื่อการวางแผนในการฝึกอบรมและพัฒนาคน

1.3 เพื่อการศึกษาวิจัยกำลังคนว่ามีการเลือกใช้คนให้เหมาะสมกับงานหรือไม่ ( Put the right man on the right job )

1.4 เพื่อการเตรียมบุคลากรไว้พร้อมและเพียงพอในทุกครั้งที่องค์กรต้องการ

1.5 เพื่อการวางแผนในเรื่องการจัดเตรียมและจัดสรรงบประมาณ


3. ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นหากไม่มีการวางแผนกำลังคน?

ตอบ :
2.1 ปริมาณคนไม่อาจลดหรือเพิ่มขึ้นได้ง่ายเหมือนสิ่งของอื่นๆ

2.2 หากได้คนที่ไม่มีคุณภาพก็จะกระทบกระเทือนต่อผลงานขององค์กรได้

2.3 ปริมาณงานมีมาก ขณะที่ปริมาณคนน้อยกว่างาน ( งานล้นคน )

2.4 ปริมาณมีน้อย ขณะที่ปริมาณคนมากกว่างาน ( คนล้นงาน )

2.5 สูญเสียโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ ( Loss of the competitive advantage )

2.6 วิสัยทัศน์ ( Vision ) ขององค์กรไม่บรรลุความสำเร็จ


4. ความสำคัญของการวางแผนกำลังคนคืออะไร?

ตอบ :
4.1 จะทำให้การปฏิบัติงานของพนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น การวางแผนกำลังคนเป็นกิจกรรมที่ต้อง ดำเนินการก่อนกิจกรรมการบริหารทรัพยากรบุคคลและธุรการทั้งหมด เพราะหากขาดการวางแผนกำลังคนที่ดีก็จะ เป็นการยากที่จะดำเนินการในเรื่องต่างๆ เช่น การสรรหา การคัดเลือก การว่าจ้างหรือการฝึกอบรมพนักงานให้มี ประสิทธิผลได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องวางแผนกำลังคนอย่างรอบคอบ ในส่วนการลดกำลังคนหรือกำลังแรงงาน ( Down sizing ) ก็เป็นส่วนหนึ่งในแผนการดำเนินงานขององค์กร ระหว่างช่วงที่การลดกำลังคนหรือแรงงาน องค์กรต้องตัดสินใจว่าจะให้พนักงานคนใดออกในขณะที่องค์กรยังต้องทำงานเหมือนเดิม ดังนั้น องค์กรจึงต้อง ขยายงานส่วนที่เหลือให้กับพนักงานที่ยังปฏิบัติงานอยู่เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

4.2 จะทำให้พนักงานเกิดความพึงพอใจและมีการพัฒนาที่ดีขึ้น พนักงานซึ่งทำงานในองค์กรที่มีระบบการวางแผน กำลังคนที่ดี จะมีโอกาสที่ดีกว่าในการวางแผนอาชีพของตน สามารถมีส่วนร่วมในการฝึกอบรมและพัฒนา ดังนั้น พนักงานจะมีความรู้สึกว่าสติปัญญาของเขามีความสำคัญต่อนายจ้าง และมีโอกาสดีกว่าในการใช้สติปัญญาอย่างเต็มที่ สถานการณ์เหล่านี้จะทำให้พนักงานเกิดความพึงพอใจมากขึ้น ผลที่ได้รับคือ ทำให้พนักงานขาดงานน้อยลง การออกจากงานน้อยลง อุบัติเหตุลดลง และคุณภาพการทำงานสูงขึ้น

4.3 จะสร้างโอกาสสำหรับการจ้างงานที่เท่าเทียมกันอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น การวางแผนกำลังคนที่ดีเป็นกิจกรรมที่จะทำให้การบริหารทรัพยากรบุคคลและธุรการที่มีประสิทธิผล โดยจัดบุคคลเข้าสู่ตำแหน่งงานอย่างเพียงพอ

5. การพยากรณ์กำลังคน ( Manpower Forecasting ) หมายถึงอะไร?

ตอบ : หมายถึง กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการคาดการณ์ หรือประมาณการอุปสงค์ ( Demand ) และอุปทาน ( Supply )กำลังคน ทั้งในด้านปริมาณ ประเภท และคุณภาพของกำลังคน ทั้งนี้ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรที่กำหนดไว้ในอนาคต ซึ่งการพยากรณ์กำลังคนถือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนกำลังคน

- อุปสงค์ ( Demand ) กำลังคน หมายถึง ความต้องการทางด้านกำลังคน

- อุปทาน ( Supply ) กำลังคน หมายถึง การตอบสนองต่อความต้องการทางด้านกำลังคน


6. เหตุใดจึงต้องมีการพยากรณ์กำลังคน?

ตอบ : เพราะถ้าหากสามารถพยากรณ์กำลังคนที่เกิดขึ้นในอนาคตได้อย่างถูกต้องหรือใกล้เคียงความเป็นจริงแล้ว จะเป็นปัจจัยหนึ่ง ที่สร้างผลกำไรหรือความเจริญเติบโตและความมั่นคงให้แก่ธุรกิจ


7. จะเกิดผลเสียอย่างไรหากไม่มีการพยากรณ์กำลังคนหรือพยากรณ์กำลังคนผิดพลาด

ตอบ : ธุรกิจจะต้องเสียเงินจำนวนมากในการจัดหากำลังคนให้ได้ตามความต้องการ


8. การพยากรณ์กำลังคนมีความสำคัญอย่างไร?

ตอบ :

8.1 ช่วยในการสรรหาและคัดเลือกกำลังคนมาปฏิบัติงานต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม เนื่องจากผลของการพยากรณ์ทำให้ทราบ อุปสงค์ของกำลังคนทั้งปริมาณ ประเภท และคุณภาพ ซึ่งสามารถสรรหาและคัดเลือกกำลังคนจากอุปทาน กำลังคนได้อย่างถูกต้อง เหมาะสม โดยไม่ทำให้องค์กรต้องหยุดชะงัก เกิดปัญหา"งานล้นคน" หรือ “คนล้น งาน” ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญจะต้องพิจารณาถึงการพยากรณ์


8.2 สามารถต่อสู้และแข่งขันกับองค์กรอื่นได้ จึงต้องมีการพยากรณ์กำลังคนเพื่อจัดหาคนที่มีความชำนาญและมี ความสามารถในหน้าที่ต่างๆ เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปโดยต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ เมื่อ
องค์กรมีกำลังคนที่มีปริมาณและคุณภาพที่เหมาะสมแล้ว ก็จะเป็นหลักประกันประการหนึ่งในการต่อสู้และแข่งขันกับองค์กรอื่น


8.3 ช่วยในการเตรียมการพัฒนาบุคลากรเพื่อการเลื่อนตำแหน่งของพนักงาน การพยากรณ์กำลังคนทำให้ทราบถึง ปริมาณ และคุณภาพของพนักงานที่ขาดหรือเกินความต้องการในอนาคต ถ้าจำนวนพนักงานไม่เพียงพอแล้ว นอกจากจะต้องมีการสรรหาและคัดเลือกดังกล่าวแล้ว ยังสามารถใช้วิธีการพัฒนาบุคลากรเพื่อเลื่อนตำแหน่ง อีกด้วย ซึ่งทำให้มีการกำหนดวิธีการเป้าหมายในการพัฒนาบุคลากรได้ถูกต้องและเหมาะสม


8.4 เป็นแนวทางสำหรับหน่วยงานที่มีหน้าที่ในการว่าจ้าง เพื่อจะได้จัดเตรียมกำลังคนให้สอดคล้องกับความต้องการ ของหน่วยงานต่างๆ ขององค์กรได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งหน่วยงานต่างๆ เหล่านี้ ก็แน่ใจได้ว่าจะมีกำลังคนที่มีความรู้ ความสามารถเหมาะสม มาปฏิบัติงานในปริมาณและคุณภาพที่เพียงพอ


8.5 ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในด้านกำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพ การพยากรณ์กำลังคนช่วยให้ผู้บริหารรู้ว่า ในอนาคตองค์กรมีความต้องการบุคลากรที่ปฏิบัติงานมีจำนวนเท่าไร ประเภทอะไร ตลอดจนระบุถึงคุณสมบัติ ต่างๆ เช่น ความชำนาญ การศึกษา ประสบการณ์ เป็นต้น ผู้บริหารจึงมีแนวทางและสารสนเทศด้านกำลังคน เป็นส่วนประกอบที่สำคัญในการบริหารทรัพยากรบุคคลและธุรการ


9. การวางแผนกำลังคนมีกระบวนการอย่างไร?

ตอบ : ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ


9.1 การวิเคราะห์สถานการณ์และการกลั่นกรองสภาพแวดล้อม การพยากรณ์ความต้องการด้านบุคลากร จะต้องพิจารณาถึงความต้องการด้านสินค้าหรือบริการ ดังนั้น จะต้องวางแผนการขายก่อนเป็นอันดับแรก แล้วจึงพิจารณาถึง ปริมาณการผลิตเพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการด้านการขาย และต้องคาดคะเนว่าจะต้องใช้จำนวนกำลังคนเท่าไรเพื่อให้ได้ผลผลิตตามต้องการ และในการพิจารณาความต้องการด้านการขายและการผลิต จำเป็นต้องพิจารณาปัจจัย อื่นๆ อีกด้วย คือ การวิเคราะห์ด้านคุณภาพงาน ( Quality ), การวิเคราะห์ด้านปริมาณงาน ( Work-load Analysis ) และการวิเคราะห์กำลังคน ( Work-force Analysis )


9.1.1 การวิเคราะห์ด้านคุณภาพ ( Quality ) ได้มาจากการวิเคราะห์งาน ( Job Analysis ) ที่ทำให้สามารถระบุถึงคุณสมบัติของคนที่ต้องการสำหรับแต่ละตำแหน่งงาน


9.1.2 การวิเคราะห์ด้านปริมาณงาน ( Work-load Analysis ) จะต้องคำนึงถึงจำนวนบุคลากรที่ใช้ในการปฏิบัติงาน โดยจะต้องเพียงพอและเหมาะสมกับปริมาณงานที่มีอยู่ ซึ่งก่อนที่เราจะรู้ว่าเราต้องการกำลังคนจำนวนเท่าไร เริ่มต้นเราจะต้องรู้เสียก่อนว่า งานที่จะต้องทำมีปริมาณมากน้อยแค่ไหน ซึ่งจะต้องวิเคราะห์จาก การพยากรณ์ยอดขาย ( Sale Forecasting ) ก่อนเป็นอันดับแรก เมื่อพยากรณ์ยอดขายเสร็จสิ้นแล้ว ก็จะนำข้อมูลดังกล่าวมาแปลงเป็นการปฏิบัติงานในหน่วยงานต่างๆ เช่น แผนการผลิตสำหรับฝ่ายผลิต แผนการขายสำหรับฝ่ายขาย และแผนการปฏิบัติงานของหน่วยงานอื่นๆ และสืบเนื่องจากแผนการผลิตและแผนการขายข้างต้น แผนงานเหล่านี้จะแสดงถึงหน่วยงาน ( Work Unit ) ที่จะต้องปฏิบัติงานเพื่อให้ได้มาซึ่งผลผลิต ( Products ) เป็นสินค้า ซึ่งมีหน่วยนับเป็นจำนวนชิ้น จำนวนอัน จำนวนใบ จำนวนเอกสาร และอื่นๆ จากนั้นก็ทำการคำนวณ ประสิทธิภาพหรือกำลังการผลิตของแต่ละหน่วยงาน ออกมาเป็นหน่วยของ Man Hours ซึ่งหมายถึง อัตราเฉลี่ยในการผลิตสินค้าและบริการ 1 ชิ้นงาน ( หน่วย ) โดยคน 1 คนจะต้องใช้ เวลาในการปฏิบัติงานโดยเทียบเป็นหน่วยของชั่วโมง


สูตร ในการคำนวณหา Man Hours = เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมด
จำนวนสินค้าที่ผลิตได้

ตัวอย่าง ในโรงพิมพ์แห่งหนึ่ง ในรอบระยะเวลา 1 เดือน มีงานพิมพ์ใบเสร็จรับเงินจำนวน 22,000 ฉบับต่อเดือน แต่ปรากฏว่าจากข้อมูลในอดีตพบว่า พนักงาน 1 คน ใช้เวลาในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน 1 ฉบับ ใช้เวลา 0.09 Man Hours ดังนั้นจึงต้องการทราบว่า จะต้องใช้จำนวนพนักงานในการปฏิบัติงานพิมพ์ใบเสร็จรับเงินกี่คน?
วิธีการคำนวณ ใบเสร็จรับเงินที่จะต้องพิมพ์ต่อเดือน = 22,000 ฉบับ
เวลาที่ใช้ในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน = 0.09 Man Hours
เวลาที่ต้องใช้ในการทำงานทั้งสิ้น = 1,980 Man Hoursสมมติว่า คน 1 คน
ทำงานเดือนละ 200 ชั่วโมง ( 25 วันทำงาน x 8ชั่วโมง 1 วัน )
ดังนั้น เพื่อให้งานสำเร็จต้องใช้คนทำงาน = 1,980
200
= 10 คน
หากปรากฏว่าผลลัพธ์ที่ได้ไม่ลงตัว เราจะจ้างคนครึ่งคน ( .50 คน ) ไม่ได้ หรือเศษส่วนของคนที่ได้ ถ้าผลลัพธ์เป็นอย่างที่ว่า เราก็อาจจะทำการแก้ไขได้โดยให้คนทำงานจำนวนหนึ่งทำงานล่วงเวลา หรือจัดหาคนงานอีกกลุ่มหนึ่งมาช่วยปฏิบัติงานเป็นการชั่วคราว แทนที่การที่จะต้องจ้างคนเพิ่ม


9.1.3 การวิเคราะห์กำลังคน ( Work – force Analysis ) ปัญหาการคิดกำลังคนไม่ได้สิ้นสุดแต่เพียงแค่การวิเคราะห์ปริมาณงานเพื่อนำมาคาดการณ์วางแผนกำลังคนให้เหมาะสมกับงานที่จะต้องปฏิบัติ แต่ยังมีปัจจัยอื่นๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง ที่จะทำให้ไม่สามารถปฏิบัติงานได้ เราลองมาดูว่าพนักงานทั้ง 10 คนที่เราคำนวณได้จากการวิเคราะห์ด้านปริมาณงาน ซึ่งเราจะต้องใช้ในการปฏิบัติงาน จะมาทำงานครบทุกวัน ( หรือปฏิบัติงานได้ 100% ) หรือไม่ ดังนั้นจึงเป็นต้องมีการวิเคราะห์ปัญหาในขั้นตอนต่อไป ซึ่งเกี่ยวกับปัจจัยต่างๆ ดังนี้ คือ อัตราการขาดงาน ( Absenteeism ) และอัตราการหมุนเวียนของพนักงาน ( Turnover Rate )อัตราการขาดงาน ( Absenteeism ) คือ อาการที่พนักงานไม่มาทำงานเมื่อถึงเวลาของตนโดยการลา หยุดงาน ซึ่งได้แก่ การลาป่วย ลากิจ ขาดงาน โดยไม่รวมถึงวันหยุดพักผ่อนประจำปี แม้ว่าจะทำใหจำนวนพนักงานลดลงก็ตาม เรื่องการงานนั้นเป็นสิ่งที่จะต้องมีอยู่เสมอไม่ว่าขณะใดขณะหนึ่งหรือกิจการใดก็ตาม อัตราการขาดงานที่ถือว่าเป็นปกติก็คือ ตั้งแต่ 3% ถึง 6% ถ้าผลจากการ วิเคราะห์กำลังคนในหน่วยงาน ปรากฏว่ามีหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง มีอัตราการขาดงานสูงกว่า 6% ผู้บริหารหรือหัวหน้างงานจะต้องพิจารณาหาข้อเท็จจริงเพื่อดำเนินการแก้ไขโดยทันทีอัตราการหมุนเวียนพนักงาน ( Turnover Rate ) เป็นปัญหาขั้นต่อไปที่จะต้องพิจารณาในเรื่องการหนดกำลังคน ก็คือปัญหาการสูญเสียพนักงาน โดยการปลดพนักงานออกจากงานเนื่องจาก เกษียณอายุ มรณกรรม การลาออก การพักงาน ฯลฯ เราจะต้องศึกษาถึงอัตราการหมุนเวียนของพนักงานเพื่อจะได้ทำการตระเตรียมพนักงานไว้แทนที่การหมุนเวียนของพนักงานที่เกิดจากการ เกษียณ การโยกย้าย การลาออก ฯลฯ อาจเรียกได้ว่า เป็นสิ่งที่แน่นอนว่าอาจจะเกิดขึ้นเมื่อใดก็ได้ แต่จากการจดบันทึกการเก็บรวบรวมข้อมูลของหน่วยงานจากในอดีตที่ผ่านมา สามารถนำมาใช้ ประโยชน์ในการพิจารณาเพื่อทำการคาดคะเนว่าในปีหนึ่งหรือในช่วงระยะเวลาหนึ่ง อัตราการหมุนเวียนของพนักงานเป็นจำนวนเท่าใด


การวิเคราะห์กำลังคน ( Work-force Analysis )

จากผลการวิเคราะห์ปริมาณงานต้องใช้พนักงาน 10 คน
การคำนวณเพื่อความละเอียดถูกต้องโดยการวิเคราะห์กำลังคน
( ก ) อัตราการขาดงาน9% = 1 คน ( 0.9 คน )
( ข ) อัตราการหมุนเวียนของพนักงาน 8% = 1 คน
ดังนั้น การพยากรณ์กำลังคนสำหรับหน่วยงานพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน = 12 คน


9.2 การพยากรณ์ความต้องการพนักงาน เป็นการประมาณการจำนวน และลักษณะของพนักงานที่ต้องการ การพยากรณ์เป็นการทำให้รู้ล่วงหน้าได้ด้วยการประมาณหรือการคำนวณความต้องการของพนักงานขององค์กร ถึงแม้ว่าจะมี เครื่องมือเชิงปริมาณมากมายที่สามารถช่วยในการพยากรณ์ แต่ก็จะต้องรวมถึงการตัดสินใจด้วย นอกจากนี้ ผู้วางแผน
กำลังคนจำนวนมากอาจใช้ความรู้สึกที่เกิดขึ้นโดยสัญชาตญาณของมนุษย์ เป็นส่วนหนึ่งในการคาดคะเนสภาวะในอนาคตด้วย


เทคนิคที่นิยมใช้ในการพยากรณ์เกี่ยวกับการวางแผนกำลังคน มีดังนี้


9.2.1เทคนิคการประมาณการโดยผู้เชี่ยวชาญ (The Delphi Technique ) วิธีการนี้นับว่าเป็นวิธีการที่ง่ายที่สุดในการวางแผนกำลังคน ซึ่งอาศัยวิธีการพึ่งพิงผู้ชำนาญการที่เกี่ยวกับเรื่องนี้ช่วยพยากรณ์ความต้องการเกี่ยวกับการว่าจ้าง โดยขึ้นอยู่กับดุลยพินิจและประสบการณ์ของผู้ชำนาญการผู้นั้น ที่จะคาดการณ์หรือให้คำแนะนำ ซึ่งมีวิธีการง่าย ๆ คือ การจัดให้มีการประชุมร่วมพิจารณาหลายๆ ครั้งของกลุ่มผู้ชำนาญการแต่ละคน เพื่อกลั่นกรองและรวบรวมข้อมูล โดยมีการซักถามปัญหาตามลำดับเพื่อให้เกิดความสมบูรณ์ในความคิดต่างๆ มากที่สุดและถูกต้องที่สุด วิธีการและขั้นตอนของ The Delphi Technique ได้กำหนดไว้ที่จะพยายามมิให้มีการพบปะกันโดยตรงในระหว่างผู้ชำนาญการ แต่ให้มีการแยกพิจารณาและกลั่นกรองข้อแตกต่างหรือข้อผิดเพี้ยนให้ออกไปเป็นลำดับจนได้ความคิดจากจุดต่างๆ ที่เหมือนกัน ซึ่งน่าจะยอมรับได้ว่ามีความถูกต้องมากที่สุด


9.2.2เทคนิคการคาดการณ์แนวโน้ม ( Trend Projection Technique ) คือ การพยายามสร้างวิธีการพยากรณ์จากข้อมูลในอดีตเพื่อจะพิจารณาความสัมพันธ์จากปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการว่าจ้างและคาดการณ์ไปถึงอนาคต ตัวอย่างเช่น ในธุรกิจหลายแห่งระดับของยอดขายมักจะมีความสัมพันธ์โดยตรงต่อการว่าจ้าง ดังนั้น ผู้วางแผนกำลังคนก็จะพัฒนาตารางหรือกราฟ เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างยอดขายกับการว่าจ้าง


9.2.3เทคนิคในการสร้าง Model หรือการพยากรณ์จากหลายๆ ทาง ( Multiple Predictive Technique ) วิธีนี้เป็นการคาดการณ์ความต้องการจากข้างบนลงข้างล่างโดยใช้เทคนิคการพยากรณ์ที่ค่อนข้างจะสมบูรณ์มากกว่า ในการพยากรณ์โดยวิธีการสร้าง Model นี้ ได้พยายามค้นหาความสัมพันธ์จากปัจจัยหลายๆ ตัวที่เกี่ยวข้องโดยมีขอบเขตของการคิด และการวิเคราะห์ที่สูงกว่าและครบถ้วนถูกต้องมากกว่า เช่น การพิจารณาถึงปัจจัยด้านยอดขายผลิตภัณฑ์ประชาชาติที่ผลิตได้ สภาพ การจ้างงานและอื่นๆ ซึ่งจะต้องมีการนำเอาหลักวิชาคณิตศาสตร์ชั้นสูงเข้ามาช่วยทำการวิเคราะห์ และการวิเคราะห์ด้วยสูตร คณิตศาสตร์อื่นๆ ซึ่งมีความยุ่งยากมาก วิธีการนี้จึงเป็นที่นิยมใช้กันแต่เฉพาะในบริษัทที่มีขนาดใหญ่ๆ เท่านั้น


9.2.4 การใช้เทคนิคการพยากรณ์จากหน่วยงานต่างๆ โดยใช้หน่วยงานต่างๆ ทำการพยากรณ์คาดการณ์ความต้องการกำลังคนจาก ระดับล่างขึ้นมา และสำนักงานใหญ่จะเป็นผู้ทำการรวบรวมข้อมูลและทำการสรุปผลเป็นกำลังคนที่พยากรณ์ว่าจะจ้างเพิ่มขึ้น วิธีการนี้จะทำโดยหัวหน้าหน่วยงานแต่ละคนจะทำการพยากรณ์ความต้องการกำลังคนในหน่วยงานของตนขึ้นมา โดยการพิจารณาในจุดของหน่วยงานที่ตนเองเป็นผู้รับผิดชอบโดยการตรวจสอบกำลังคนจากปัจจุบันก่อนและจึงทำการพยากรณ์สำหรับกำลังคนในอนาคตควบคู่กันไป


9.2.5 เทคนิคการวิเคราะห์อัตราส่วน ( Ratio Analysis ) เป็นเครื่องมือที่ใช้วางแผนกำลังคนเพื่อทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร โดย ระบุพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งและพนักงานที่ไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง หรือประเมินโดยใช้อัตราส่วนระหว่าง
( 1 ) ปัจจัยบางอย่าง เช่น ยอดขาย
( 2 ) จำนวนพนักงานที่ต้องการ เช่น จำนวนพนักงานขาย การวิเคราะห์อัตราส่วนสามารถใช้ เพื่อการคาดคะเนความต้องการพนักงานอื่นๆ เช่น สัดส่วนระหว่างพนักงานขายกับเลขานุการ โดยการตัดสินใจว่าจะต้อง ว่าจ้างเลขานุการใหม่อีกกี่คนเพื่อช่วยบริการงานขายที่เพิ่มขึ้น


9.2.6 เทคนิคการใช้ผังกระจายข้อมูล ( The Scatter Plot ) เป็นวิธีการใช้กราฟเพื่อช่วยในการรวบรวมความสัมพันธ์ระหว่างสอง ตัวแปร เช่น วัดความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมธุรกิจ และระดับของพนักงาน ถ้าองค์กรสามารถพยากรณ์การจัดกิจกรรมทาง ธุรกิจ องค์กรก็จะสามารถประเมินความต้องการด้านบุคลากรได้


9.2.7 เทคนิคการใช้คอมพิวเตอร์ในการพยากรณ์ความต้องการด้านบุคลากร ( Using computers to forecast personnel requirements ) เป็นการพิจารณาความต้องการของพนักงานในอนาคตจากการพยากรณ์ยอดขายของธุรกิจ ปริมาณการผลิต และความต้องการพนักงานเพื่อรักษาปริมาณผลผลิตโดยใช้ชุดคำสั่ง ( software ) นายจ้างอาจใช้ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อ คาดคะเนความต้องการพนักงาน ข้อมูลที่ต้องการจะรวมถึงชั่วโมงทำงานโดยตรงที่ผลิตสินค้าต่อ 1 หน่วย ( วัดการผลิต ) และผลการคาดคะเนการขายใน 3 ด้าน คือ ต่ำสุด สูงสุด และความน่าจะเป็น สำหรับสายการผลิตภัณฑ์ การใช้ข้อมูลเช่นนี้เป็นพื้นฐานจะสามารถหาตัวเลขแสดงระดับความต้องการพนักงานโดยเฉลี่ยเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการผลิตได้


9.2.8 เทคนิคการพยากรณ์ความต้องการเป็นหน่วย (Unit-demand forecasting) คำว่า หน่วยอาจหมายถึง เป็นแผนก โครงการ หรือกลุ่มของพนักงาน เป็นการพยากรณ์โดยใช้วิธีจากระดับล่างสู่ระดับบน เพื่อพยากรณ์ความต้องการ การจ้างงานของบริษัท ผู้จัดการหน่วยจะวิเคราะห์ความต้องการทักษะและหน้าที่ของแต่ละบุคคลในงานแต่ละงานในปัจจุบันและอนาคต โดยการวิเคราะห์ความต้องการ ด้วยวิธีนี้จะมุ่งคุณภาพของพนักงานเป็นหลัก ผู้จัดการมักจะเริ่มบันทึกจำนวนของผู้ทำงานใน แต่ละงาน จะประเมินทั้งจำนวนและทักษะของพนักงานปัจจุบัน การพิจารณาจะต้องคำนึงถึงการสูญเสียที่คาดหวังเอาไว้จากการเกษียณอายุ การเลื่อนตำแหน่ง และสาเหตุอื่นๆ ไม่ว่าการสูญเสียจะต้องการการทดแทนหรือเป็นโครงการที่ต้องการความ เติบโตหรือไม่ก็ตาม ก็จะเป็นสิ่งที่ผู้จัดการต้องนำมาพิจารณา และนำมาคำนวณเพื่อการตัดสินใจหาความต้องการการจ้างงาน อย่างแท้จริง ในองค์กรขนาดใหญ่ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์ที่สำนักงานใหญ่ต้องรับผิดชอบต่อการจ้างงานจึงจำเป็นต้องทำ การพยากรณ์ ซึ่งจะประมาณการด้วยการตรวจสอบกับกำลังคนที่มีอยู่ และให้ผู้จัดการฝ่ายการปฏิบัติการในสาขาต่างๆ ทำการ พยากรณ์ความต้องการของแต่ละหน่วยของตนเองและผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะรวบรวมผลการพยากรณ์ของแต่ละ หน่วยงาน มาเป็นผลการพยากรณ์ของบริษัท


9.2.9 เทคนิคการพยากรณ์แบบฐานศูนย์ (Zero-based forecasting ) เป็นวิธีการประเมินความต้องการ การจ้างงานในอนาคต โดยใช้ระดับการจ้างงานปัจจุบันขององค์กรเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการตัดสินการบรรจุพนักงาน และจะต้องมีการพยากรณ์ งบประมาณที่จะต้องใช้ในแต่ละปีด้วยการจัดงบประมาณฐานศูนย์เช่นเดียวกัน ถ้ามีพนักงานเกษียณอายุถูกให้ออกหรือออกจากบริษัทด้วยเหตุผลอื่นๆ ตำแหน่งที่ว่างจะไม่มีการบรรจุโดยอัตโนมัติ แต่จะมีการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจว่าจะบรรจุ พนักงานใหม่หรือไม่ เช่นเดียวกันถ้ามีความจำเป็นต้องการพนักงานเพิ่มอาจสร้างตำแหน่งงานใหม่ขึ้นมาได้ สิ่งสำคัญของการ พยากรณ์แบบฐานศูนย์ก็คือเป็นการวิเคราะห์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ตลอดเวลา


9.2.10 เทคนิคการพยากรณ์จากระดับล่างสู่ระดับบน(Bottom-up approach) เป็นวิธีการพยากรณ์โดยเริ่มต้นจากหน่วย องค์กรระดับล่างสุด แล้วขยายก้าวหน้าขึ้นมาส่วนบนทั่วทั้งองค์กรเพื่อจัดการพยากรณ์ผลรวมความต้องการพนักงานบางบริษัทใช้วิธีจากระดับล่างสู่ระดับบนในการพยากรณ์พนักงานซึ่งขึ้นอยู่กับเหตุผล เนื่องจากผู้จัดการในแต่ละหน่วยงานจะสามารถรู้ได้ดีที่สุดเกี่ยวกับความต้องการทรัพยากรมนุษย์เป็นระยะๆ เปรียบเทียบกับที่มีอยู่ในปัจจุบันโดยมีระดับที คาดหมาย และให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและธุรการมีระยะรอคอย ( Lead time ) การได้พนักงานเข้ามาทำงานที่จะค้นหาจากทั้งแหล่งภายในและภายนอก


9.2.11 เทคนิคการใช้ตัวแปรที่เป็นตัวพยากรณ์ ( Use of predictor variables ) เป็นปัจจัยที่เป็นที่รู้กันว่ามีผลกระทบต่อระดับการจ้างงานของบริษัท หรือเป็นความต้องการการพยากรณ์ทรัพยากรมนุษย์อีกวิธีหนึ่งโดยการใช้ระดับการจ้างงานเพื่อ พยากรณ์ความต้องการในอนาคต ตัวพยากรณ์ที่มีประโยชน์ที่สุดอย่างหนึ่งของระดับการจ้างงาน คือ ยอดขาย ความสัมพันธ์ ระหว่างความต้องการ และจำนวนพนักงานที่ต้องการการใช้วิธีเช่นนี้ ผู้จัดการสามารถคาดคะเนจำนวนพนักงานที่ต้องการในระดับที่แตกต่างกันได้

9.2.12 เทคนิคการใช้สถานการณ์จำลอง ( Simulation ) เป็นเทคนิคสำหรับการทดลองโดยใช้สถานการณ์จริงด้วยวิธีการทาง คณิตศาสตร์ ซึ่งจะเป็นการแทนสถานการณ์จริง รูปแบบจะเป็นโลกที่เป็นจริงที่เป็นนามธรรม ดังนั้น โมเดลสถานการณ์ จำลองก็คือ ความพยายามที่จะเสนอสถานการณ์จริงโดยใช้ความมีเหตุผลทางคณิตศาสตร์เพื่อคาดคะเนสิ่งที่จะเกิดขึ้น ซึ่งจะสามารถช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและธุรการด้วยการพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างระดับการจ้างงานและตัวแปรอื่นๆ โดยผู้จัดการฯ อาจจะถามคำถามต่อไปนี้

(1) อะไรจะเกิดขึ้นถ้าให้พนักงานปัจจุบันจำนวนเพียง 10% ทำงานล่วงเวลา
(2) อะไรจะเกิดขึ้นถ้าโรงงานจัดให้พนักงานได้รับประโยชน์โดยให้ทำงานเป็น 2 กะ หรือ 3 กะ


9.2.13 เทคนิคการใช้ดุลยพินิจด้านการบริหาร ( Managerial judgment) การใช้ดุลยพินิจด้านการบริหารมีปัจจัยสำคัญ ดังต่อไปนี้

( 1 ) ตัดสินใจเพิ่มคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ หรือเข้าสู่ตลาดใหม่ ซึ่งจะมีความสำคัญกับความต้องการพนักงานโดยการตั้งคำถามว่า จำนวนพนักงานในปัจจุบันมีความเหมาะสมกับสินค้าและบริการชนิดใหม่ขององค์กรหรือไม่

( 2 ) ทำการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีและการบริหารเพื่อเพิ่มผลผลิตในการเพิ่มประสิทธิภาพ ( ในลักษณะผลผลิตต่อชั่วโมง ) สามารถลดความต้องการด้านบุคลากรได้ อาจทำได้โดยการติดตั้งเครื่องจักรใหม่หรือการวางแผนด้านการเงินใหม่ เป็นต้น

( 3 ) จัดหาทรัพยากรด้านการเงินอย่างเพียงพอ เช่น มีงบประมาณก้อนใหญ่ทำให้สามารถจ้างคนเพิ่มขึ้น และสามารถจ่ายค่าแรงได้สูงขึ้น ในทางกลับกันถ้ามีงบประมาณจำกัดก็จะทำให้จ้างตำแหน่งงานได้น้อยลง และการให้เงินเดือนน้อยลง


9.3 วิเคราะห์สภาวะตลาดแรงงานในปัจจุบัน ( Analysis the current supply of employees ) การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เป็นการออกแบบเพื่อหาพนักงาน และประเภทของพนักงานในปัจจุบันที่มีทักษะและได้รับการฝึกอบรมในสิ่งที่จำเป็นสำหรับอนาคตแล้ว ในขั้นนี้การวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีกระบวนการหรือขั้นตอนมากกว่าการนับจำนวนพนักงานปัจจุบันในองค์กร ดังนี้


9.3.1 คลังข้อมูลบุคลากร หรือคลังทักษะ ข้อมูลพนักงานแต่ละคนจะได้รับการรวบรวมแล้วบันทึกไว้ในแฟ้มประวัติ ซึ่งข้อมูลจะประกอบไปด้วยการศึกษา การฝึกอบรม โดยบริษัทเป็นผู้ออกค่าใช้จ่าย ความสนใจในอาชีพ การพัฒนาภาษา และทักษะ ข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้เพื่อตัดสินใจว่าพนักงานปัจจุบันคนใดเหมาะสมที่จะได้รับการส่งเสริมให้เลื่อนตำแหน่ง หรือถ่ายโอนสู่โครงการที่มีตำแหน่งเปิดรับ คลังทักษะ ( The skill inventory ) เป็นการเก็บข้อมูลด้านทักษะของบุคลากรธนาคารข้อมูล โดยทั่วไปใช้คอมพิวเตอร์บรรจุข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบุคลากรแต่ละคน ซึ่งใช้เพื่อให้ทราบถึงความสามารถของพนักงานแต่ละบุคคล และสามารถตอบสนองความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันได้ คลังทักษะเป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้ประเมินการจัดหาพนักงานในปัจจุบัน ในบางองค์กรจะมีการแยกคลังทักษะสำหรับผู้บริหารโดยเฉพาะเรียกว่า “คลังความสามารถในการจัดการ” ( Management inventory ) ซึ่งทั้ง 2 อย่างใช้ในจุดประสงค์ เดียวกัน คือบันทึกประเภทของทักษะ ความสามารถ ประสบการณ์ และการฝึกอบรมที่พนักงานได้รับในปัจจุบัน ด้วยการเก็บข้อมูลเหล่านี้ องค์กรจึงสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วว่าทักษะเฉพาะประเภทใดมีเพียงพอหรือไม่ เมื่อต้องการใช้ให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ


9.3.2 ระบบข้อมูลสารสนเทศของทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Information System = HRIS ) เป็นระบบที่สามารถทำได้มากกว่าคลังทักษะ HRIS จะสามารถใช้ได้กับวิธีต่างๆ เช่น วิธีที่จะให้ได้ข้อมูลมา การเก็บ การวิเคราะห์ และการควบคุมการไหลของข้อมูลทั่วทั้งองค์กร การพัฒนาระบบ HRIS ให้มีประสิทธิภาพสูง จะสามารถเป็นประโยชน์แก่ทุกหน้าที่ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ระบบอาจบรรจุโปรแกรมสำหรับผู้สมัครงาน คลังทักษะ โปรแกรมการวางแผนและโปรแกรมการบริหารพนักงาน ระบบ HRIS ที่เชี่ยวชาญเฉพาะจากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ยังสามารถสร้างสิ่งที่เป็นไปได้สำหรับองค์กรมากมายด้วยการรวบรวมความต้องการที่หลากหลายของพนักงานเข้าสู่ระบบเดียว เช่น โปรแกรมผลประโยชน์ ผู้จัดการสายงานหลักสามารถเชื่อมต่อเกี่ยวกับการจ่ายค่าตอบแทนให้กับพนักงาน และสามารถใช้เกี่ยวกับการเรียนรู้ต่างๆ การสอนงาน ในทักษะที่ต้องมีการปรับปรุง นอกจากนี้ ผู้บริหารระดับสูงก็ยังสามารถใช้ระบบ HRIS ได้ด้วย เพราะบุคคล เหล่านี้ ต้องการระบบข้อมูลสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร


9.4 การตัดสินใจดำเนินการในการวางแผนกำลังคน หลังที่ได้ทำการวิเคราะห์ระบบการวางแผนทั้งความต้องการและการจัดหาพนักงานในอนาคตแล้ว ก็จะนำการพยากรณ์ทั้ง 2 ส่วน มาเปรียบเทียบเพื่อตัดสินใจว่าควรจะทำอย่างไร ซึ่งอาจเกิดความคลาดเคลื่อนระหว่างการประมาณการของทั้ง 2 ส่วน ดังนั้น องค์กรจะต้องเลือกวิธีที่จะลดช่องว่างที่เกิดขึ้นจากความคลาดเคลื่อน ดังต่อไปนี้


9.4.1 การตัดสินใจดำเนินการในสภาวะที่มีการขาดแคลนพนักงาน เมื่อผู้เชี่ยวชาญในการจ้างงานเปรียบเทียบความต้องการพนักงานที่จะรับเข้ามาในบริษัทว่ามีจำนวนน้อยกว่าความต้องการที่แท้จริง องค์กรสามารถดำเนินการได้ดังนี้

9.4.1.1 ถ้าการขาดแคลนพนักงานมีน้อย และพนักงานที่มีอยู่ต้องการทำงานล่วงเวลา ( Overtime ) ก็อาจ ใช้พนักงานปัจจุบันทดแทนได้


9.4.1.2 ถ้าการขาดแคลนพนักงานมีมาก อาจใช้วิธีการฝึกอบรมและการเลื่อนตำแหน่งพนักงานปัจจุบัน ขึ้นมาทดแทน พร้อมทั้งสรรหาพนักงานที่มีทักษะน้อยเข้ามาเพิ่ม การตัดสินใจชนิดนี้อาจต้องคำนึงถึงพนักงานเดิมที่เคยให้หยุดงานชั่วคราวไปแล้ว ให้มีโอกาสเข้าร่วมการพิจารณาด้วย


9.4.2การตัดสินใจดำเนินการในสภาวะที่มีพนักงานส่วนเกิน ( Action decision in surplus conditions ) เมื่อเปรียบเทียบความต้องการพนักงานกับจำนวนที่จะต้องจัดหามาแล้ว ปรากฏว่ามีมากเกินไป ทางเลือกในการแก้ปัญหาก็คือ

9.4.2.1 เกษียนก่อนอายุ ( Early retirements )

9.4.2.2 ลดตำแหน่ง ( Demotion )

9.4.2.3 ให้พนักงานหยุดงานชั่วคราว ( Lay off )

9.4.2.4 เลิกจ้าง ( Terminations )


10. ขั้นตอนในการจัดทำแผนกำลังคน มีอย่างไรบ้าง?

ตอบ : การจัดทำแผนกำลังคนเป็นการนำเอาผลการพยากรณ์มาจัดทำแผนตามเป้าหมาย และนโยบายที่กำหนดไว้ โดยการวางแผนปฏิบัติเกี่ยวกับกำลังคน และการใช้ประโยชน์จากการวางแผนปฏิบัติ การวางแผนปฏิบัติเกี่ยวกับกำลังคน แผนปฏิบัติอาจเป็นแผนระยะสั้น 1-2 ปี หรือแผนระยะยาว 5-10 ปี โดยทั่วไปจะมีแผนปฏิบัติ ดังนี้


1. แผนความต้องการอัตรากำลังคน เป็นการวางแผนล่วงหน้าเกี่ยวกับกำลังคนที่ต้องการ


2. แผนการสรรหาบุคลากร และรับสมัคร โอนบุคลากรจากแหล่งอื่นให้เหมาะกับความต้องการ


3. แผนพัฒนากำลังคน เป็นการเตรียมบุคลากรให้มีความรู้ ความสามารถ พร้อมที่จะปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ


4. แผนเตรียมกำลังคนทดแทนในตำแหน่งที่ว่าง เพื่อให้มีกำลังคนครบ โดยการพิจารณาบุคลากรที่มีความสามารถและให้การฝึกอบรมเพื่อเตรียมรับตำแหน่งใหม่หรือจ้างจากบุคลากรภายนอกใน


การจัดทำแผนปฏิบัตินี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและธุรการ ควรจัดทำข้อมูลต่อไปนี้ก่อนที่จะดำเนินการสรรหา คัดเลือก และบรรจุบุคลากรใหม่ คือ จำนวนบุคลากรตามความเชี่ยวชาญ เป็นบัญชีรายชื่อของบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญในด้านต่างๆ ซึ่งจะชี้ให้เห็นถึงความเหมาะสมของผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งงานที่มีอยู่ในองค์กร ข้อมูลเหล่านี้จะแสดงให้เห็นถึงจำนวนบุคลากรที่ทำงานในตำแหน่งต่างๆ อย่างถูกต้อง เพื่อที่จะให้ผู้บริหารองค์กรนำมาใช้คัดเลือกบุคลากรในการเลื่อนตำแหน่งงานหรือการโอนย้าย การจัดทำบัญชีแสดงความเชี่ยวชาญของผู้ปฏิบัติงานจะแสดงข้อมูลที่สำคัญ คือ อายุ ที่อยู่ สุขภาพ การศึกษา การฝึกอบรม ความเชี่ยวชาญในงาน ความสามารถพิเศษ ประสบการณ์ เป็นต้น


เขียนโดย....
สมชาย หลักคงคา
somchailak1@hotmail.com

Create Date : 10 กันยายน 2552		5 comments
Last Update : 1 มีนาคม 2556 13:11:39 น.
Counter : 8548 Pageviews.
Share Tweet