ความผิดพลาด 8 ประการเกี่ยวกับอีเมล์ที่ทำให้คุณขายหน้า

ผมได้รับอีเมล์เป็นจำนวนมาก ในบางครั้งผู้คนต้องการความช่วยเหลือเพื่อแก้ปัญหาในคอมพิวเตอร์ของตนเอง และในบางครั้งก็เป็นเมล์จากแฟนๆผู้อ่าน


คนบางกลุ่มโกรธบางอย่างที่ผมเขียนหรือพูด แล้วเขียนมาด่า นอกจากนั้นผมยังเจอกับข่าวแจกจำนวนมาก รวมทั้งข่าวคราวจากอดีตเพื่อนร่วมงานหรืออดีตเจ้านายที่ส่งอีเมล์มาหา



หลังจากที่ต้องเจอกับคลื่นอีเมล์มานานหลายปี รวมทั้งการเป็นเจ้าของธุรกิจของตนเอง ผมจึงได้พัฒนารูปแบบการเขียนอีเมล์ขึ้นมา


ขั้นตอนง่ายๆเพียงไม่กี่ขั้นตอนที่ทำให้คุณเป็นมืออาชีพ
เท็มเพล็ตการขายและการตลาดของไมโครซอฟท์
ดาวน์โหลดเท็มเพล็ตการขายและการตลาดของไมโครซอฟท์ได้ฟรี



คุณสามารถหลีกเลี่ยงความผิดพลาดพื้นฐาน 8 ประการนี้ได้โดยง่าย เพื่อช่วยรักษาหน้าของคุณเองและช่วยให้อินบอกซ์ของคุณเป็นระเบียบยิ่งขึ้น


1. ไม่ได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขและมารยาทที่ดีในการเขียนอีเมล์ ผมเชื่อว่าสุภาษิตเก่าๆที่ว่า "การใช้น้ำผึ้งจะช่วยคุณจับแมลงวันได้มากกว่าการใช้น้ำส้มสายชู" ผมคงไม่ต้องอธิบายความหมายของสุภาษิตนี้อีก ทุกคนรู้ดีว่าเราควรสุภาพ และประเด็นสองสามอย่างที่คุณควรนำไปพิจารณาก็คือ

อย่าเขียนอีเมล์ในขณะที่คุณรู้สึกโรธ รอสัก 24 ชั่วโมง ให้ใจเย็นลงเสียก่อน จงมีเหตุผลและขอให้คนอื่นๆแก้ไขอีเมล์ของคุณให้
อย่าใช้คำพูดแดกดัน คุณอาจจะคิดว่าตัวเองฉลาด แต่ผู้รับอาจไม่รู้สึกแบบนั้น
ถ้าเขียนอีเมล์เป็นภาษาอังกฤษ อย่าใช้อักษรตัวใหญ่ทั้งหมด ถ้าคุณเขียนแบบนี้มันเหมือนกับคุณกำลังตะโกนอยู่ ผู้รับอีเมล์ของคุณคงไม่พอใจนัก และควรเพลาๆกับการใช้เครื่องหมายตกใจ การใช้เครื่องหมายนี้มากเกินไปจะทำให้ประสิทธิภาพของมันลดลง
ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน การเขียนหัวเรื่องที่ชัดเจนจะทำให้ผู้รับตัดสินใจว่าควรอ่านอีเมล์ของคุณทันทีหรือเก็บเอาไว้อ่านในภายหลัง พวกเราทุกคนต่างมีงานยุ่ง ผู้ที่รับอีเมล์จะรู้สึกพอใจกับความรอบคอบของคุณ
เขียนอีเมล์สั้นๆ ถ้าหากอีเมล์ของคุณยาวเกิน 2 ย่อหน้า คุณควรใช้โทรศัพท์จะดีกว่า
เปลี่ยนหัวข้อ ถ้าหากคุณเปลี่ยนเรื่องที่ทำอยู่
อย่าส่งกวี เรื่องตลก คำเตือนไวรัส และเรื่องไร้สาระออกไป เว้นแต่ผู้รับเคยให้ความยินยอมเอาไว้ก่อน การทำแบบนี้ทำให้คนอื่นๆเสียเวลาและแบนด์วิธที่มีค่าของพวกเขา


2. คิดว่าคนอื่นไม่ทราบว่าคุณเป็นใคร ถ้าหากคุณส่งจดหมายด่าคนอื่น คุณอาจคิดว่าไม่มีใครรู้ว่าอีเมล์นี้มาจากคุณ เนื่องจากคุณเซ็ตอัพเว็บแอดเดรสปลอมขึ้นมา แต่คุณคิดให้ดีก่อนทำแบบนี้ เนื่องจากในอีเมล์มีข้อมูลที่มองไม่เห็นเกี่ยวกับผู้ส่งเก็บเอาไว้อยู่

ข้อมูลดังกล่าวอยู่ใน header โปรแกรมอีเมล์ชั้นนำต่างสามารถแสดงข้อมูลของ header ได้ วิธีการก็คือ

ใน Microsoft Outlook คลิกที่อีเมล์ แล้วคลิก View, Options
ใน Microsoft Outlook Express คลิกที่อีเมล์ คลิกที่ File, Properties แล้วเลือกหัวข้อ Details
ใน Eudora คลิกเม้าส์สองครั้งที่ข่าวสาร จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Blah Blah
ใน Netscape คลิกเปิดข่าวสารขึ้นมา จากนั้นคลิกที่ View, Message Source เพื่อแสดง header


ข้อมูลของผู้ส่งจะอยู่ในหัวข้อที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า "Received:" หัวข้อดังกล่าวอาจมีอยู่หลายจุด ขึ้นอยู่กับจำนวนของคอมพิวเตอร์ที่อีเมล์ฉบับนี้โอนผ่านมา ส่วนคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นต้นตอส่งอีเมล์จริงอยู่ในหัวข้อ "Received: ที่อยู่ด้านล่างสุด

หัวข้อดังกล่าวจะมีตัวเลข Internet Protocol (IP) ใส่เอาไว้อาทิเช่น 124.213.45.11 โดยสามารถใช้เว็บไซต์หลายแห่งตามรอยได้ ผมใช้เว็บไซต์ชื่อ InterNIC (www.internic.net) เป็นตัวตามรอย ไอเอสพีของผู้ส่งอาจเป็นผู้กำหนดหมายเลดังกล่าว แทนที่จะเป็นผู้ส่งเอง แต่ไอเอสพีสามารถแยกแยะผู้ส่งโดยดูจากหมายเลขดังกล่าวได้ คุณต้องจำเรื่อง header เอาไว้ให้ดี ถ้าหากคุณพยายามส่งอีเมล์นิรนามอีก เพราะคุณอาจปกปิดตัวตนจริงๆของคุณได้น้อยกว่าที่คุณคิดเอาไว้ก็เป็นได้


3. ส่งอีเมล์ไปผิดคน โปรแกรมอีเมล์ในปัจจุบันต้องการช่วยให้การส่งอีเมล์ทำได้โดยง่าย สิ่งนี้หมายความว่าเมื่อคุณพยายามพิมพ์แอดเดรสของผู้รับที่คุณเคยส่งเมล์ไปให้ก่อนหน้านี้ ฟิลด์ To อาจจะมีการใส่ชื่อผู้รับคนอื่นๆจนเต็มไปหมดอยู่แล้ว คุณต้องระวังอย่างมาก และต้องตรวจสอบชื่อผู้รับให้ดี ว่าเป็นผู้รับที่คุณตั้งใจจริงๆหรือไม่

นอกจากนั้น ถ้าหากคุณเขียนอะไรบางอย่างที่ไม่ดีเกี่ยวกับโจ สมิธ คุณอาจจะมีชื่อของโจอยู่ในใจด้วย แต่อย่าส่งเมล์ไปให้โจด้วย ครั้งหนึ่งผมเคยได้ยินเรื่องของเด็กฝึกงานในหนังสือพิมพ์แห่งหนึ่งที่ทำแบบนี้ เขาไม่ชอบซูเปอร์ไวเซอร์และเขียนด่าในอีเมล์แล้วส่งไปให้เพื่อนๆ แต่เขากลับส่งอีเมล์ไปหาซูเปอร์ไวเซอร์โดยไม่ตั้งใจ (เด็กฝึกงานยังคงทำงานต่อไปได้ แต่บรรยากาศเป็นไปอย่างเย็นชา และเมื่อการฝึกงานภาคฤดูร้อนจบ เขาก็ไม่ถูกบรรจุให้ทำงานจริง)


4. ใช้อีเมล์แอดเดรสเพียงชื่อเดียวสำหรับงานทุกอย่าง ผมมีอีเมล์แอดเดรสที่แตกต่างกัน 4 ชุด คือชื่อที่ใช้ส่วนตัว ชื่อสาธารณะ ชื่อสำหรับออนไลน์เมล์ลิงลิสต์ และชื่อที่ใช้ชอปปิงออนไลน์ แอดเดรสเหล่านี้ดึงดูดเมล์ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆโดยเฉพาะ

ผมสามารถมีอีเมล์แอดเดรสได้จำนวนมากอย่างที่ต้องการ เนื่องจากผมโฮสต์อีเมล์เซิร์ฟเวอร์ของตนเอง แต่ถ้าหากคุณใช้บริการจากไอเอสพี คุณก็ยังมีอีเมล์แอดเดรสหลายๆชื่อได้อยู่ดี ไอเอสพีส่วนใหญ่จะให้บัญชีชื่อแก่คุณประมาณ 6 ชื่อ นอกจากนั้นคุณยังใช้แอดเดรสในเว็บเป็นบัญชีชื่อส่วนตัวได้ด้วย ซึ่งทั้ง Hotmail และ Yahoo! เหมาะสำหรับงานนี้เป็นอย่างดี คุณสามารถเรียกใช้บัญชีชื่อเหล่านี้จากที่ใดก็ได้ ถ้าหากคุณสามารถติดต่อกับเว็บได้


5. ลืมเช็คบัญชีชื่ออีเมล์จำนวนมากที่มีอยุ่ การเช็คเมล์จากบัญชีชื่อต่างๆจัดเป็นเรื่องที่ยุ่งยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากทำงานจากบ้าน ดังนั้นผมจึงใช้บริการของ ePrompter (www.eprompter.com) ซึ่งสามารถเช็คบัญชีชื่อบริหารที่มีรหัสผ่านปกป้องได้ถึง 16 ชื่อ ข้อดีก็คือ ePrompter เป็นบริการฟรี ส่วนบริการอื่นๆที่ต้องเสียเงินประกอบด้วย Active Email Monitor (www.emilmon.com) เป็นต้น


6. คลิก Send เร็วเกินไป คุณควรอ่านอีเมล์ทุกฉบับซ้ำก่อนที่จะส่งออกไป ผมเคยได้รับอีเมล์จากคนที่มาสมัครงานที่สะกดผิดและเขียนคำตกๆหล่นๆ ซึ่งผมมักจะทิ้งเมล์เหล่านี้ลงถังขยะโดยไม่ใยดี ผมคงไม่จ้างใครที่ทำงานสะเพร่าอย่างแน่นอน

แม้คุณไม่ได้สมัครงานก็ตาม แต่คุณก็ต้องระมัดระวังอยู่ดี ผู้คนมักจะตัดสินคุณจากความผิดพลาดโดยไม่รู้ตัว พวกเราทุกคนไม่มีใครที่สมบูรณ์แบบ แต่คุณสามารถแก้ไขความผิดพลาดเหล่าได้ก่อนร้อยละ 99 โดยการอ่านข้อความของคุณก่อนส่งออกไป

และอย่าเชื่อใจระบบตรวจเช็คคำสะกดมากเกินไป ระบบอาจเช็คคำที่สะกดผิดได้ แต่ถ้าหากคุณใช้คำว่า "ขาย" แทนที่จะเป็น "ขยาย" หรือ "หา" แทนที่จะเป็น "หาย" ระบบจะไม่อาจบอกคุณได้ นอกจากนั้นระบบยังไม่สามารถแยกคำที่หายไปจากประโยคโดยไม่ตั้งใจได้ ดังนั้นคุณควรยอมเสียเวลาอ่านข้อความซ้ำอีกหนหนึ่ง อย่าทำตัวเหมือนคนไม่ได้รับการศึกษา


7. ลืมใส่ไฟล์แนบ ปัญหาแบบนี้น่าจะเห็นได้อย่างชัดเจน แต่ผมเจออีเมล์ที่ลืมใส่ไฟล์แนบเป็นประจำ การที่พวกเรามักทำเรื่องแบบนี้เป็นครั้งคราว ปัญหานี้จึงไม่ใช่เรื่องใหญ่นัก

อย่างไรก็ตาม ถ้าหากคุณทำผิดพลาดแบบนี้เป็นประจำ ผู้คน (โดยเฉพาะคนสำคัญ) อาจจะคิดว่าคุณเป็นคนป้ำๆเป๋อๆ ดังนั้นพวกเขาอาจจะลังเลในการทำธุรกิจกับคุณอีกในอนาคตก็เป็นได้ ด้วยเหตุนี้เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งอีเมล์แล้ว จงถามตัวเองว่า "ฉันลืมอะไรอีกหรือเปล่า?"


8. ใช้โดเมนของไอเอสพีแทนที่จะเป็นโดเมนของคุณเอง คุณต้องทำให้บริษัทของคุณดูเหมือนบริษัทใหญ่ ถ้าหากคุณใช้บัญชีชื่อในเว็บ หรือชื่อของไอเอสพีเพื่อทำธุรกิจ คุณจะไม่มีสภาพของมืออาชีพในการทำธุรกิจ คุณสามารถซื้อชื่อโดเมนของคุณเองในราคา 20-30 ดอลลาร์ต่อปีจากบริษัทอย่าง VeriSign (www.netsol.com) หรือเป็นส่วนหนึ่งของเว็บโฮสติง และบริการอีเมล์บางชนิดจาก Microsoft Small Business เป็นต้น ถ้าหากยังไม่มีใครใช้ชื่อที่คุณต้องการไป คุณสามารถใช้ชื่อบริษัทเป็นชื่อโดเมนได้

สมมติว่าบริษัทของคุณชื่อ The BoolaBoola Co. ถ้าหากคุณยืมชื่อของไอเอสพีมาใช้ แอดเดรสของคุณจะมีหน้าตาแบบนี้ JoeBoolaBoola@SomeISP.com แต่ถ้าหากคุณซื้อชื่อโดเมนของคุณเอง แอดเดรสของคุณจะกลายเป็น Joe@TheBoolaBoolaCo.com ซึ่งจะทำให้ลูกค้าของคุณประทับใจมากกว่า


อีเมล์ก็เหมือนกับการพูดคุยกันจริงๆ เราใช้อีเมล์เป็นประจำโดยเราแทบไม่เคยคิดถึงเรื่องนี้อีกแล้ว แต่การใช้อีเมล์ก็ต้องมีกฎเกณฑ์และมารยาทพ่วงเอาไว้ด้วยเหมือนกับการพูดคุยทั่วๆไป นอกจากนั้นเรายังมีเรื่องอื่นๆต้องพิจารณาเมื่อเราสื่อสารโดยใช้ข้อความเพียงอย่างเดียวอีกด้วย

การเขียนอีเมล์อย่างรอบคอบจะทำให้คุณได้รับประสบการณ์การใช้อีเมล์ที่ดีกว่าเดิม และผู้ที่รับอีเมล์ของคุณมีความสุขมากกว่าเดิม

Ref :: //yourmicrosoft.msnth.com/atwork/worktogether/8_Email_Mistakes_That_Make_You_Look_Bad.asp

Create Date : 15 กุมภาพันธ์ 2549		4 comments
Last Update : 15 กุมภาพันธ์ 2549 15:47:24 น.
Counter : 1118 Pageviews.
Share Tweet