ข้อแนะนำสำหรับวิทยากรมือใหม่

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

www.drsuthichai.com

                ในอดีตกระผมเคยเป็นวิทยากรมือใหม่ ซึ่งบางครั้งเคยทำผิดพลาดมาบ้างในงานการฝึกอบรม ในบทความตอนนี้ จึงอยากที่จะมาบอกเล่าและแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับท่านผู้อ่าน ข้อแนะนำสำหรับวิทยากรมือใหม่ มีดังนี้

                1.ท่านควรไปทำความรู้จักกับผู้บริหารหรือผู้ที่ดูแลงานด้านฝ่ายฝึกอบรมก่อน เพื่อรับทราบข้อมูลว่า ทางหน่วยงานมีปัญหาอะไร ถึงได้ต้องการจัดอบรมในเรื่องดังกล่าว การทำความรู้จักจะสร้างความคุ้นเคย หรือหากท่านไม่มีเวลามากพอ ท่านก็อาจจะต้องโทรศัพท์ไปซักถามความต้องการของผู้จัด  หรือ หากให้เป็นทางการหน่อย ท่านก็ควรมีแบบฟอร์ม  TRAINING NEEDS ANALYSIS ให้ทางผู้จัดได้กรอกข้อความที่ต้องการฝึกอบรม ว่าทางหน่วยงานมีปัญหาอะไร ความต้องการเป็นอย่างไร

                2.ท่านควรเดินทางไปก่อนเวลาในการอบรม การเดินทางไปก่อนเวลาในการอบรม จะทำให้ผู้จัดมีความสบายใจ อีกทั้งตัววิทยากรเอง ก็สามารถที่จะเตรียมความพร้อมได้ดียิ่งขึ้น ก่อนเวลาฝึกอบรมควรไปตรวจสอบดู เรื่องของการทำงานของเครื่องฉาย เครื่องคอมพิวเตอร์ ไมโครโฟน เอกสารประกอบการบรรยาย ฯลฯ การไปถึงก่อนเวลายังจะทำให้ท่านสร้างความคุ้นเคยกับผู้เข้ารับการอบรมอีกด้วย

                3.ท่านต้องมีความรู้มากกว่าผู้เข้ารับการอบรม การมีความรู้ในเรื่องที่จะบรรยายมากกว่าผู้เข้ารับการอบรมจะทำให้ท่านเกิดความเชื่อมั่น เกิดความมั่นใจในตัวเองในการบรรยายมากขึ้น หากท่านมีความรู้ที่น้อยกว่า เมื่อผู้เข้ารับการอบรมสักถาม ท่านตอบไม่ได้ ก็จะทำให้ผู้เข้ารับการอบรมขาดความศรัทธา และตัววิทยากรเองก็จะขาดความมั่นใจไปด้วย หากเรื่องที่เราจะไปบรรยายเรายังมีความรู้ไม่มากพอ ท่านก็ควรทำการบ้านโดยการ อ่านหนังสือ ฟังเทป ศึกษาเพิ่มเติมในเรื่องดังกล่าวเพิ่มให้มากขึ้น

                4.ท่านต้องรู้จักแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดี ในการฝึกอบรมแต่ละแห่งมีปัจจัยแวดล้อมไม่เหมือนกัน เช่น จำนวนคนเข้าอบรม  ขนาดของห้อง  บรรยากาศของห้อง  วัย อายุของผู้เข้าอบรม  อุปกรณ์ที่ช่วยในการบรรยาย ฯลฯ ดังนั้น ผู้ที่จะเป็นวิทยากรมืออาชีพได้จะต้องรู้จักแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้เป็นอย่างดี ตัวอย่าง หากว่าวิทยากรได้เตรียมทำการบ้านเป็นอย่างดีว่า เริ่มต้นการฝึกอบรมเราจะให้มีการทำกิจกรรมแต่การทำกิจกรรมนั้นต้องใช้พื้นที่มากเพื่อที่จะให้ผู้เข้ารับการอบรมได้ใช้พื้นที่ในการเดิน ในการพูดคุย ในการทำความรู้จักกัน แต่พอไปถึงห้องฝึกอบรม ปรากฏว่า ห้องกับคับแคบ จนไม่สามารถมีพื้นที่ในการทำกิจกรรมที่เตรียมไปได้ ฉะนั้น ผู้ที่เป็นวิทยากรมืออาชีพต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ว่า เราควรจะทำอย่างไร

                5.ท่านควรวางแผนงานให้มีระบบมากขึ้น เช่น เวลาติดตามงานกับลูกค้า หน่วยงาน องค์กรที่จัดการฝึกอบรม ท่านควรมีแบบฟอร์มต่างๆ (ใบเสนอราคา , ใบตอบรับ , เอกสารแนะนำประวัติวิทยากร , ใบ  TRAINING NEEDS ANALYSIS เป็นต้น)  อีกทั้งเวลาติดต่อรับงาน ควรติดต่อผ่านเป็นรายลักษณ์อักษรจะผิดพลาดน้อยกว่าการติดต่อผ่านการพูดคุยทางโทรศัพท์ ซึ่งตัวกระผมเองก็เคยทำผิดพลาดมาแล้ว การรับงานวิทยากรครั้งหนึ่งในอดีต เนื่องจากเห็นว่าผู้ติดต่อเป็นผู้ใหญ่ที่รู้จักและคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี จึงได้รับปากว่าจะไปเป็นวิทยากรให้ แต่ปรากฏว่า มีความเข้าใจผิดที่คลาดเคลื่อนในเรื่องของวัน เวลา กระผมเองไปถึงงาน จึงสงสัยว่าทำไมจึงเงียบไม่มีคนเข้ารับอบรมหรืออย่างไร ปรากฏว่า  เขามีการจัดงานไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว หลังจากเหตุการณ์ในครั้งนั้นทำให้เกิดประสบการณ์ เมื่อมีการเชิญไปเป็นวิทยากรครั้งใด กระผมต้องขอจดหมายเชิญ และตัวกำหนดการทุกครั้ง เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้ในการทำงาน

                ทั้งนี้ข้อแนะนำทั้ง 5 ข้อข้างต้นเป็นข้อแนะนำสำหรับวิทยากรมือใหม่ และยังมีอีกหลายปัจจัยที่วิทยากรมือใหม่ควรทำ เช่น การพัฒนาตนเองอยู่เสมอตลอดเวลา , มีการบรรยายที่ครบเครื่องมากขึ้น (มีอารมณ์ขันในการพูด,มีเนื้อหาสาระที่ใหม่ๆ ,มีการร้องเพลงประกอบการบรรยาย,มีกิจกรรมให้ทำร่วมกัน,มีคำคม คำกลอนประกอบการบรรยาย) อีกทั้งวิทยากรมือใหม่ควรรู้จักหาช่องทางการตลาด เพราะหากไม่มีลูกค้า ก็ไม่ถูกรับเชิญ เมื่อไม่ถูกรับเชิญก็ไม่มีโอกาสไปเป็นวิทยากร