052. เทคนิคการจัดการชีวิตด้วยเทคนิค GTD (Getting Things Done) by David Allen

David Allen: Getting Things Done




Source:https://www.youtube.com/watch?v=Qo7vUdKTlhk



ผมอ่านพบที่ fb ของ คุณ อานนท์ น้อยอ่ำ

เทคนิคการจัดการชีวิตด้วยเทคนิค GTD (Getting Things Done)
Google ขอให้ David Allen ไปอธิบายเกี่ยวกับเทคนิค Getting Things Done การใช้ชีวิตที่เหมาะสมทั้งแง่การทำงาน และ healthy life....

-----------------------------------------------------------------------------

GTD:GTD Book Summary

Getting Things Done

วิธีทำงานให้ได้มากโดยไม่มีความเครียด
โดย David Allen; Piatkus Books Ltd., 2001

นับตั้งแต่นาที่ที่เราตื่นขึ้นจนถึงเวลาเข้านอน เราส่วนมากมีกิจกรรมที่ต้องทำล้นมือในทุกๆวัน ทั้งที่บ้าน ที่โรงเรียน ที่ทำงานน เราต้องเร่งฝีเท้าเพื่อให้ทำงานทุกอย่างให้ทัน และบางครั้งเรารู้สึกว่าเรามีงานมากเกินไป จนล้นมือ เรากลับบ้านด้วยความเหนื่อยอ่อน เครียด และวิตกกังวล แต่ยังมีงานคั่งค้างที่ต้องทำอีก บางอย่างก็ผิดพลาด

GTD โดย David Allen เป็นขบวนการที่ทำให้คนที่มีงานยุ่งสามารถจัดการงานได้อย่างผ่อนคลาย ขณะที่งานต่างๆสำเร็จด้วยดี โดยเขาได้ให้ ระบบ, เครื่องมือ, ความเข้าใจ และเทคนิค ในการทำงานให้ได้มาก โดยใช้แรงน้อย มีความสุขมากขึ้นและประสบความสำเร็จ


GTD ไม่ใช่หลักการ หรือทฤษฏี แต่มันคือวิธีการ ที่ทำตามได้ และได้ผลจึงทำให้ได้รับความนิยม

Too Many Things On Your Mind

หากคุณเป็นคนธรรมดาคนหนึ่ง เป็นไปได้มากว่าคุณจะสิ่งที่คุณต้องทำในใจมากกว่าที่จะทำได้ นี่เป็นผลเนื่องมาจากปกติคนมักจะต้องการมากว่าเวลาและความสามารถจะทำให้ได้

ในโลกยุคโลกาภิวัตน์นี้ ลักษณะงานเปลี่ยนไปขอบเขตุของงานและความรับผิดชอบมักจะไม่ชัดเจน การไต่เต้าจากพนักงานในสายการประกอบ ไปเป็นพนักงานที่ใช้ความรู้ พนักงานจะต้องขยายความรับผิดชอบ งานเดียวกันนี้สมัยพ่อคุณทำมีความรับผิดชอบน้อยกว่าสมัยนี้มาก เพื่อให้ก้าวหน้าในหน้าที่การงานคุณต้องเปลี่ยนงานและขยายความรับผิดชอบไปเรื่อยๆ

นอกจากงานในอาชีพแล้ว คุณยังทำโครงการส่วนตัวจำนวนมาก ซึ่งต้องการทำให้สำเร็จ เราต้องการเป็นพ่อแม่ที่ดี เป็นลูกที่ดี เป็นพี่น้องที่ดี เป็นเพื่อนที่ดี เป็นเพื่อนบ้านที่ดี และเราต้องทำงานหนักเพื่อให้บทบาทต่างๆของเราประสพความสำเร็จ

คำมั่นที่คุณให้ตัวเอง หรือให้กับผู้อื่น ทำให้เกิดงานและกิจกรรมต่างๆ ที่รบกวนจิตใจ และหากเกิดความผิดพลาดก็จะทำให้รู้สึกเครียด

และคุณเองก็มีคำมั่นภายในมากกว่าที่คุณจะรู้ตัว ตั้งแต่การตอบ email การไปเยี่ยมพ่อแม่หรือญาติ สิ่งต่างๆเหล่านี้รบกวนจิตใจคุณ

ทุกครั้งที่คุณไม่ได้ทำ หรือทำไม่เสร็จ มันจะฝังอยู่ในใจ และเพิ่มระดับความเครียด เนื่องจาก

คุณไม่รู้ว่าทำแค่ไหนพอ หรือแค่ไหนดีแล้ว หรือระดับความสำเร็จ
คุณยังไม่ได้ตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อ
คุณยังไม่มีระบบที่คุณไว้ใจได้ที่จะบริหารกิจกรรมที่ต้องทำและระดับความสำเร็จ
คำมั่นที่ยังไม่สำเร็จ หรือยังไม่ดีพอ ทำืให้เกิดความเครียดที่คุณรู้สึกในทุกๆวัน

Clear Your Mind

มันเป็นไปไม่ได้ที่จะควบคุมทุกอย่างได้อย่างสบายใจหากทุกอย่างยังอยู่ในหัวของคุณ สิ่งแรกที่ต้องทำคือรู้ให้ชัดว่ามีอะไรบ้างที่ต้องทำ ตัดสินใจว่าจะทำอันไหนบ้าง และอันไหนก่อนหลัง และทำมันซะ ซึ่งเรียกว่า Managing your action

Manage Actions คือการตัดสินใจอย่างเหมาะสมว่างานอะไรต้องทำตอนไหน ฟังดูก็ง่ายๆแต่หลยคนก็ไม่รู้ว่า Project นี้ จะต้องทำอะไรต่อ เพื่อทำให้ Project สำเร็จ

บางคนก็มองโครงการทั้งโครงการ ทำให้คิดว่าไม่มีเวลาพอทำ แต่ไม่มองงานที่ต้องทำในโครงการที่ละงาน เราทำ Project ทั้ง Project ไม่ได้แต่เราทำงานเล็กใน Project ได้ ซึ่งอาจเสร็จภายใน 2-3 นาที ทำให้ Project ก้าวหน้าขึ้นเรื่อยๆ

ปัญหามักไม่ใช่ไม่มีเวลา เพราะมันใช้เวลาไม่มากในการทำกิจกรรม แต่ปัญหาคือไม่รู้ว่ามีกิจกรรมอะไรบ้างที่ต้องทำบ้าง


Horizontal and Vertical action Management

คุณควบคุม คำมั่น โครงการ และกิจกรรมต่างทั้งทางแนวตั้งและแนวนอน ในทางแนวนอนนั้นคุณต้องรู้ว่ากิจกรรมที่ต้องทำทั้งหมดมีอะไรบ้าง เช่น ไปร้านขายยา เยี่ยมน้า กินข้าวเที่ยงกับเพื่อน รดน้ำต้นไม้ ทำรายงาน ขัดรองเท้า ซื้อของ ฯลฯ หากคุณรายการทั้งหมดคุณอาจจะแปลกใจก็ได้ว่าวันๆหนึ่งคุณต้องทำอะไรบ้าง

คุณต้องการระบบที่จะทำให้คุณสามารถติดตามงานเหล่านี้ ให้ข้อมูลที่จำเป็น เตือนให้คุณทำโนนทำนี่ได้อย่างรวดเร็ว และไม่เป็นภาระมากเกินไป

ในทางแนวตั้ง หรือการควบคุมแนวตั้งคือคือการคิดขึ้นลงตามโครงการและคำมั่น โดยจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรม และลำดับของกิจกรรม

Gain Contro of Your Live: Five Stages of Managing Workflow

สิ่งแรกคือต้องทำ Horizontal Management เพื่อควบคุมโครงการ,คำมั่น หรือสิ่งที่สำคัญต่อชีวิตคุณ มีขั้นตอน 5 ขั้นตอนคือ

1. Collect คือรวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องสนใจ 2. Process คือการคิดว่าเราต้องทำอะไรกับโครงการ,คำมั่น หรือสิ่งที่สำคัญต่อชีวิตคุณ 3. Organizeคือจัดระเบียบผลลัพธ์ที่ได้จากข้อ 2 4. Review คือการทบทวนว่ามันขัดแย้งหรือถูกต้องหรือเปล่า อาจข้ามได้หากคุณทำมาดีแล้ว 5. Do คือ ลงมือทำ

วิธีการดูไม่ยากตรงไปตรงมา และก็ดูเหมือนกับคนส่วนใหญ่ก็ทำอยู่แล้ว แต่คุณต้องทำได้ดีกว่าที่เขาทำกัน คนโดยมากไม่สามารถรวบรวมรายการได้ทั้งหมด หรือไม่ก็ไม่รู้ว่าจะทำอะไรบ้างกับเป้าหมายแต่ละอัน บางคนไม่ชำนาญในการจัดระเบียบ หากขั้นตอนทั้ง 5 ไม่ได้รับการทำอย่างถูกต้อง สิ่งที่คุณตัดสินจะทำอาจไม่ใช่สิ่งที่ควรทำก็ได้






Collect

เพื่อที่จะให้จิตรใจคุณเป็นอิสระจากสิ่งที่ต้องกังวล คุณจะต้องรู้สึกมั่นใจว่าคุณได้รวบรวมทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณต้องทำไว้ได้อย่างครบถ้วน

ดังนั้นสิ่งแรกคุณจะต้องเติมตะกร้า (bucket)ด้วยสิ่งต่างๆในชีวิตที่คุณคิดว่ามันยังไม่สมบูรณ์ในชีวติส่วนตัวและชีวิตการทำงาน ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก ด่วนหรือไม่สำคัญก็ตาม ดังนั้นสิ่งที่คุณคิดไว้จะต้องต่างจากสิ่งที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน รวมถึงสิ่งต่างๆที่คุณคิดว่าจะต้องเปลี่ยนแปลง

ใช้เครื่องมือต่างในการรวบรวมเช่น - ตะกร้าจริงๆ

- กระดาษจด
- อุปกรณ์อีเลคโทรนิค
- เครื่องบันทึกเสียง
- email


ถึงแม้จะมีเครื่องมือต่างๆเหล่านั้นแล้วก็ไม่ได้ประกันว่าการรวบรวมจะทำได้ดี หลายๆคนยังรู้สึกไม่สบายใจ เพื่อให้มั่นใจได้คุณต้องทำดังต่อไปนี้

Loop หรือวงจรต่างๆที่ยังไม่ปิดต้องเก็บไว้ในตะกร้าซะ
ใช้ตะกร้าหรือเครื่องมือเท่าที่จำเป็น
ต้องเทตะกร้าเป็นระยะ คุณอาจจะไม่ได้ทำทุกอย่างในตะกร้าหมด แต่เพียงคุณต้องทบทวนบ้างว่าอะไรต้องทำบ้าง หรืออะไรควรเอาออกบ้าง การไม่เทตะกร้าบ้างขยะจะเต็มตะกร้านะครับ

Process

หลังจากที่คุณได้รวบรวมทุกอย่างใส่ตะกร้าแล้วคุณต้องพิจารณาแต่ละอันโดยถามตัวเองว่า
- มันคืออะไร หลายคนเก็บของไว้ในตะกร้าเป็นวัน เป็นเดือน เป็นปี เช่น email งาน ที่เก็บไว้เราไม่รู้ว่ามันคืออะไร หรือเราต้องทำอะไรกับมัน
- เราทำอะไรกับมันได้หรือเปล่า หากตอบว่าใช่ ก็คิดต่อไปว่าจะทำอะไรกับมัน หากไม่รู้ก็อาจจะเอาทิ้งหรือเก็บไว้เผื่อว่าจะรู้ว่าอนาคตจะรู้ว่าจะทำอะไรได้ หรือเป็นข้อมูลที่ต้องอ้างอิงในอนาคต


ตัดสินใจว่าจะทำอะไรได้ อาจเป็นเรื่องง่ายๆ เล็กๆก็ได้ เช่น คุยกับใครบางคน คิดหาแนวทางปรับปรุง โทรถึงลูก ฯลฯ เมื่อคิดได้แล้วคุณต้องตัดสนใจเลือกในสามอย่างคือ


ทำมันทันที
มอบหมายให้ใครทำแทน
กำหนดวันที่จะทำ
รายการต่างต้องจดหรือเก็บไว้ในระบบที่คุณเข้าถึงได้สะดวก

รายการที่ไม่่รู้จะทำอะไรกับมัน ก็็ต้องจัดการแยกไว้ดังนี้

ลบทิ้ง
เก็บไว้คิดอีกที
เก็บไว้ในเอกสารอ้างอิง
สำหรับรายการโครงการต่างๆ อาจจดไว้เป็น List มีการจัดลำดับตามสะดวก เพื่อทบทวนบ่อยๆ เป็น List ง่ายๆ เช่น

Get new staff on board
August vacation
Publish book
Finalize Computer upgrades
Update will
Finalize Budgets
Finalize new product line
แผนงาน เอกสารหรือข้อมูลประกอบ สามารถเข้าถึงได้สะดวก

ต่อไปก็เป็นการจัดหมวดหมู่ หรือ Categories ของกิจกรรม/งานที่ต้องทำต้องอาศัย ปฏิทิน และ List ของกิจกรรม ในปฏิทิน คุณจะจด 3 สิ่งต่อไปนี้

สิ่งที่ต้องทำในกำหนดเวลา เช่นการประชุม
สิ่งที่ต้องทำไม่กำหนดเวลา แต่กำหนดวัน
ข้อมูลที่คุณต้องการ ณ วันใดวันหนึ่งในอนาคต เช่น กำหนดการบิน, วิธีการทำ Counter ฯลฯ


Source: //www.noklek.com/wiki2/index.php/GTD:GTD_Book_Summary

-----------------------------------------------------------------------------

Create Date : 21 มีนาคม 2554		0 comments
Last Update : 21 มีนาคม 2554 14:19:07 น.
Counter : 4642 Pageviews.
Share Tweet