เอ… ไฟล์ที่ไช้วันก่อนมันชื่ออะไรน๊า??

          เคยโดนตัวเองถามคำถามนี้ตอนอยู่หน้าคอมพ์ไหมคะ?? แอดมินคนนึงล่ะที่เคยเจอประจำยิ่งถ้าใช้ไฟล์ที่ได้รับจากคนอื่นยิ่งหาไม่เจอใหญ่ ไปค้นจากเมลล์เก่าๆ เร็วกว่าให้มันเรียงตามชื่อคนส่งนั่นแหละ แล้วค่อยๆไล่เมลล์เอาจำได้ว่าถูกส่งมาอาทิตย์ที่แล้วน่า…

          เหล่านี้ดูคล้ายเป็นปัญหาเล็กน้อยในที่ทำงานแต่หลายๆครั้งมันก็เป็นปัญหากวนจิตเหมือนกันใช่ไหมคะวันนี้แอดมินอยากนำเสนอแนวทางการตั้งชื่อไฟล์ที่ใช้กับตัวเองแล้วคิดว่าอยากบอกต่อสามารถนำไปใช้ได้จริง อาจจะดูแปลกๆแต่คิดว่าน่าจะมีประโยขน์และไม่เสียหลายหากลองทำดู ขอสรุปเป็นข้อๆทั้งหมดเป็น 7เทคนิคการตั้งชื่อไฟล์ให้หาเจอ และไม่ลืม ดังนี้ค่ะ

1. ชื่อไฟล์ต้องสื่อถึงงานนั้นๆชัดเจน ตรงประเด็น อ่านปุ๊ปรู้ปั๊ป งดใช้คำกลางๆเด็ดขาด

ไฟล์นั้นเกี่ยวกับงานอะไรก็ตั้งชื่อตามงานนั้นไปเลยค่ะเอาให้ชัด อย่าพยายามใช้คำกลางๆ เช่น Report_Ver1,SalesVolume_Updated, Data_3 เพราะเจ้าคำกลางๆ นี่แหละค่ะที่ทำให้เราหาไฟล์ไม่เจอลองดูว่าไฟล์ในเครื่องเราถูกตั้งชื่อตามลักษณะนี้หรือเปล่า.ถ้ามีคงต้องเปลี่ยนให้ชัดเจนขึ้นค่ะ

2. ต้องมีวันที่กำกับในชื่อไฟล์เสมอ

ชื่อไฟล์ควรมีวันที่กำกับเสมอค่ะถ้านำไฟล์เหล่านั้นมาต่อกัน ไฟล์ทั้งหมดต้องถูกเรียงตามวันที่ที่ตั้งชื่อด้วยนะคะ

“รูปแบบ” ที่ดิฉันอยากนำเสนอคือ “ปีเดือนวัน” ค่ะ เช่น

150301

20150301

580301

25580301

3. อย่ามีชื่อเวอร์ชั่น เช่น “Ver2” หรือ “Updated” ในชื่อไฟล์เลยเพราะมันต้องมีเวอร์ชั่นหลังจากนั้นเสมอสิน่า

ไม่ต้องบอกหรอกค่ะว่าไฟล์นั้นเป็นเวอร์ชั่นอะไรเพราะจำนวนเวอร์ชั่นมัน

ใช้วันที่ที่เราแก้ไขล่าสุดใส่ลงไปในชื่อไฟล์ชัดเจนกว่าค่ะเช่น “ProducitonVolume_Goal_2015_140831”

“ProductionVolume_Actual_PlantA_150228”

4. ชื่อยาวดีกว่าชื่อสั้น

เคยเจอชื่อไฟล์แบบนี้ไหมคะ“Volume_Goal” สำหรับดิฉันแล้วมันไม่ชัดเจน ดิฉันไม่ทราบว่านี่คือ volume ของอะไร? ของยอดขาย?ของการผลิต? ค่าคอมมิชชั่น? และ Goal ก็ไม่รู้ว่าเป็นของปีนี้หรือปีที่แล้ว

5. ถ้าส่งไฟล์นี้ให้ใครก็เขียนชื่อคนนั้นต่อท้ายไปเลยก็ได้(ถ้าไม่ใช่ไฟล์ทางการฉบับสุดท้าย)

หากเราต้องส่งข้อมูลให้กับเพื่อนร่วมงานบางคนแล้วต้องส่งเป็นประจำและต้องส่งตามฟอร์แมตที่เค้าร้องขอเท่านั้น ซึ่งหลายๆ ครั้งที่ข้อมูลแบบนี้ ก็ถูกส่งให้กับอีกหลายๆคน แต่คนนี้ขอให้เราปรับฟอร์แมตให้ตรงกับที่เค้าร้องขอเท่านั้นการใช้เทคนิคข้อ 1-4 อาจไม่ตอบโจทย์กรณีนี้นัก ดิฉันแนะนำว่าให้เขียนชื่อของคนขอข้อมูลคนนั้นลงไปในชื่อไฟล์เลยค่ะมันจะสะดวกสำหรับเรามาก เช่น

“Sales_Volume_Actual2015_150228_SentToJohn”

“ChemicalExpenses_Actual_2015_150131_RobertFormat”

หากเราลืมไปว่าเราเก็บไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์ไหนเราก็นำชื่อของคนที่ขอข้อมูลนั่นแหละครับไปค้นหาใน window explorer แป๊ปเดียวก็เจอค่ะ

6. ใส่ชื่อคนส่งไฟล์นี้ให้เราลงไปในชื่อไฟล์เลยก็ไม่เลวนะ

เคยเจอไหมคะเราได้รับไฟล์ข้อมูลจากเพื่อนรวมงานเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง และมีความจำเป็นที่ต้องคงชื่อไฟล์ให้เหมือนเดิมด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม (ห้ามเปลี่ยนชื่อไฟล์แบบยกเครื่อง ว่างั้นเถอะ) ในกรณีนี้เราคงไม่สามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ในแบบของเราได้ ดิฉันแนะนำให้คงชื่อไฟล์นั้นไว้ตามเดิมนั่นแหละค่ะ

แล้วตามด้วยชื่อคนส่งไฟล์นี้ให้เรา เช่น

“CustomerDemand_Jan15_SentByAnna”

“LaborInRollingForecast_2014_GotFromAlan”

7. ถ้าเป็นไปได้ อย่ามีเว้นวรรคหรืออักขระพิเศษในชื่อไฟล์

หลายๆครั้งที่เราได้รับไฟล์ข้อมูลจากคนๆนึง เพื่อเป็นข้อมูลอินพุตให้กับไฟล์คำนวณของเราโดนคนๆ นั้นจะอัพเดตไฟล์ให้เราเป็นประจำทุกเดือน (หรือทุกสัปดาห์)ฟอร์แมตเหมือนเดิม ซึ่งเราก็สร้างสูตรในเอ็กเซลให้ลิงค์กับไฟล์ของคนๆนั้นไว้ เมื่อเค้าอัพเดทข้อมูลของเดือนถัดไปและส่งไฟล์ใหม่มาให้เราเราก็แค่ “Change Link” ในเอ็กเซลไฟล์ของเราก็จะคำนวณใหม่โดยอัตโนมัติ แต่เพื่อป้องกันปัญหาความผิดพลาดต่างๆจากการลิงค์ดิฉันแนะนำให้ อย่ามีเว้นวรรค หรือมีอักขระพิเศษ

เช่นวงเล็บ () ขีดกลาง (Hyphen) ในชื่อไฟล์เลยค่ะในบางครั้งการตั้งชื่อไฟล์โดยมีอักขระแบบนี้ทำให้การคำนวณผิดพลาดได้ค่ะ ถ้าจะใช้เว้นวรรคหรือขีดกลาง ดิฉันขอให้ใช้ ขีดล่าง (Underscore) ดีกว่าค่ะ