วัตถุประสงค์ของการทำกราฟนั้นมีอยู่ค่อนข้างหลากหลาย ให้มองว่าที่สำคัญคือเราต้องรู้ว่าเราอยากจะสื่อสารอะไร และถ้าเป็นไปได้ ควรวาดภาพในใจก่อนว่ากราฟควรจะออกมาหน้าตาแบบไหน (ทำในจิตนาการก่อน ค่อยทำใน Excel)

วัตถุประสงค์ที่เจอบ่อยๆ เช่น

• การเปรียบเทียบข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น เทียบระหว่างแต่ละกลุ่ม, เทียบกับมาตรฐาน หรือ เป้าหมายบางอย่าง
• บอกการแจกแจงความถี่ เพื่อให้เห็นการกระจายตัวของข้อมูล 
• บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ : เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน
• การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร เช่น การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว
• บอกแนวโน้ม คาดการณ์อนาคต
• แสดงให้เห็นลำดับเหตุการณ์ หรือ Timeline โครงการ
  
• อื่นๆ

2. Prepare : เตรียมข้อมูล

     การเตรียมข้อมูลเพื่อการทำกราฟ หลายๆครั้ง เราอาจต้องพึ่งพาความรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อน

• Function พวกที่ใช้เพื่อการสรุปข้อมูล เช่น SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN, SUMIF, COUNTIF
• การใช้ Sort & Filter หรือ Advanced Filter => อ่านได้ที่นี่ การกรองข้อมูลใน Excel ด้วย Filter & Sort และ Advanced Filter
• การใช้ Pivot Table (เป็นวิธีที่สะดวกมาก แนะนำเลย) ใครสนใจการสรุปข้อมูลด้วย Pivot Table เชิญอ่านได้ที่  สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table
• ปกติแล้ว เรามักจะเตรียมข้อมูลให้เหมือนกับเตรียมฐานข้อมูลตามปกติ คือ
  
  

• ใส่ข้อมูลแต่ละ Record (แต่ละราย แต่ละกลุ่ม) แยกไว้คนละแถวกัน
• ใส่การวัดข้อมูลในแต่ละมิติ ไว้แยกคอลัมน์กัน (คล้ายๆกับ Field ข้อมูลใน Database)
• ตรงนี้ไม่ต้องซีเรียส เพราะสามารถปรับแต่งภายหลังได้ง่ายๆ มากๆ ค่ะ
• ที่สำคัญควรใส่ Label ของข้อมูลให้ครบถ้วยด้วยถ้าเป็นไปได้

3. Create : การสร้างกราฟ

มาถึงขั้นตอนนี้ก็เข้าหน้าที่หลักของ Excel แล้วล่ะค่ะ

• เมื่อเรามีข้อมูลเตรียมไว้ในตารางแล้ว ให้เราลาก Selection ครอบคลุมพื้นที่ของข้อมูลทั้งหมด จากนั้นไปที่ Ribbon Insert => Chart => เลือกรูปแบบที่ต้องการตามที่ได้แนะนำไปข้างบน
  
  
• เมื่อเราเลือกรูปแบบกราฟไปแล้ว ถ้ากราฟมันสร้างออกมาสลับแกน x แกน y กับสิ่งที่เราคิดไว้แต่แรก เราสามารถกดปุ่ม Switch Row/Column ที่อยู่บน Ribbon Chart Tools => Design ได้เลยค่ะ (ต้องคลิ๊กที่ Chart ก่อน Ribbon นี้ถึงจะโผล่มาให้เห็น)
  
  
• บางครั้งเมื่อเราสร้างกราฟแล้ว ต่อไปอยากจะใส่ข้อมูลเพิ่มลงไปอีก มีวิธีง่ายๆ ที่ไม่ต้องเข้าไปนั่งแก้ที่ Select Data เลย นั่นก็คือ สามารถกด Copy ข้อมูลจากตาราง (Ctrl+C) แล้วเลือกที่กราฟ จากนั้นกด Paste (Ctrl+V) ลงไปเลยตรงๆค่ะ
  • ในตัวอย่างนี้ เราเพิ่มทั้งแถวทั้งคอลัมน์ จึงต้อง copy 2 รอบค่ะ
• 

4. Customize : ปรับแต่งกราฟ

ต่อไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย นั่นคือการปรับแต่งกราฟ ซึ่งการที่เราจะปรับแต่งกราฟได้นั้น เราต้องรู้จักส่วนประกอบของกราฟซะก่อนค่ะ

ส่วนประกอบของกราฟ หลักๆ มีดังนี้

• Chart Area : พื้นที่ของกราฟทั้งหมด
• Plot Area : พื้นที่ที่มีการพลอตข้อมูลลงไปจริงๆ
• Label ป้ายกำกับ
  • Chart Title : ชื่อกราฟ
  • Axis Title : ชื่อแกน
    • Horizontal : แกนนอน
    • Vertical : แกนตั้ง
  • Legend : เพื่อบอกว่าซีรีส์อะไรคืออะไร
  • Data Label : บอกค่าของ Data
  • Data Table : ตารางข้อมูลต้นฉบับ
• Axes แกน
  • Axes
    • Vertical Axis : แกนตั้ง
    • Horizontal Axis : แกนนอน
  • Gridlines : เส้นกริด ทั้งทั้งแกนนอนแกนตั้ง และ Major, minor
• Series คือตัวข้อมูลจริงๆ
  • Series Name : ชื่อของข้อมูล
  • Series Value : ค่าของข้อมูล
• Category Label : ชื่อประเภทข้อมูล (มักอยู่ที่แกนนอน)

     วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจส่วนประกอบของกราฟ ก็คือ ให้ไปที่ Ribbon Layout ที่อยู่ภายใต้ Chart Tools เลยค่ะ (ต้องเลือกที่กราฟก่อน) ในนั้นจะแบ่งออกเป็นหลายๆ หมวด ดังนี้

• Current Selection : เอาไว้เลือกส่วนประกอบของกราฟ มีประโยชน์มากเวลามีส่วนประกอบหลายๆ อันบังกันอยู่ ลองคลิ๊กดูแล้วจะรู้ว่าแต่ละส่วนเรียกว่าอะไร
  
  

• พอเลือกแล้วสามารถกด Format Selection เพื่อปรับแต่งแต่ละส่วนได้อีก

• เราสามาถ เพิ่ม/ลด ส่วนประกอบของกราฟได้ โดยไปที่เมนู Ribbon แต่ละอัน เช่น Chart Title, Axis Title, Legend, Data Label แล้วเลือก option จาก Drop down เป็นต้น
  
  

เป็นอย่างไรคะกับพื้นฐานการทำกราฟ การปรับแต่งกราฟไม่ได้จบแค่นี้ เดี๋ยวเราจะมาเจาะลึกลงรายละเอียดมากกว่านี้ เรื่องการผสมกราฟ 2 แบบในกราฟเดียวกัน ติดตามหัวข้อต่อไปได้เลยค่ะ