|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
29 | 30 | 31 | |
|
|
|
|
|
|
|
บทที่ 11 การควบคุม
การควบคุม Controlling
ความหมายของการควบคุม • หมายถึง การติดตาม ตรวจสอบการดำเนินงานในส่วนต่างๆขององค์กร เพื่อให้งานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด สอดคล้องไปตามแผน คำสั่ง และหลักการที่วางไว้หรือไม่
วัตถุประสงค์ของการควบคุม -เพื่อให้ทราบว่าผลการปฏิบัติเป็นไปตามแผนงานที่กำหนดไว้หรือไม่ -เพื่อให้ทราบว่าวิธีปฏิบัติงาน ดำเนินไปตามหลักการที่ดีหรือไม่ -เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของงาน -เพื่อให้ทราบว่ามีอุปสรรคในการปฏิบัติหรือไม่ -เพื่อให้ทราบว่า ผลงานถูกต้องและตามมาตรฐานที่กำหนดไว้หรือไม่ -เพื่อติดตามผลงาน และให้คำแนะนำเมื่อมีอุปสรรค -เพื่อเป็นการบำรุงขวัญและให้กำลังใจแกผู้ปฏิบัติงาน และแสดงว่าไม่ถูกทอดทิ้ง
กลยุทธ์ในการควบคุม • การควบคุมโดยยึดหลักราชการ : ใช้กฏระเบียบข้อบังคับ นโยบาย และอำนาจบังคับบัญชาที่เป็นทางการ เป็นตัวกำหนดพฤติกรรมที่เหมาะสมได้ตามมาตรฐานที่วางไว้ • การควบคุมการตลาด (Market Control) : ใช้เครื่องมือทางด้านการตลาดเป็นตัวกำหนดการแข่งขันทางการตลาด • การควบคุมเป็นกลุ่ม : ออกแบบการทำให้พนักงานมีค่านิยมเดียวกัน สู่เป้าหมายเดียวกัน เช่น ความเป็นผู้นำ การจูงใจ การทำงานเป็นทีม
ประโยชน์ของการควบคุม • ทำให้งานต่างๆของแต่ละคน แต่ละหน่วย รวมถึงงานตามแผนระยะสั้น และระยะยาวขององค์กรมีความสอดคล้องกัน • ทำให้เป้าหมายขององค์กรสำเร็จสมบูรณ์ มีประสิทธิภาพด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำสุด • ทำให้การปฏิบัติ นโยบาย และกฎเกณฑ์ข้อบังคับขององค์กรดำเนินไปในทางเดียวกัน
ประโยชน์ของการควบคุม 1. ทางด้านตัวบุคคล - ได้รู้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานได้ผลหรือไม่ ต้องปรับปรุงหรือไม่ - เป็นการฝึกฝนและสร้างผู้ใต้บังคับบัญชา ให้เป็นหัวหน้าต่อไป - เป็นแนวทางในการพิจารณาความดีความชอบ - เป็นการบำรุงขวัญผู้ใต้บังคับบัญชา - ช่วยลดอุบัติเหตุให้น้อยลง - เป็นเครื่องกระตุ้นความก้าวหน้าของงาน
2. ทางด้านงาน - เพื่อดูว่างานที่ทำนั้น เป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ - ทำให้ทราบว่างานก้าวหน้าเพียงใดได้มาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่ - ต้องแก้ไข หรือมีข้อขัดข้องต่างๆหรือไม่ - วิธีปฏิบัติงานที่ทำอยู่นั้นเป็นวิธีการที่ดีที่สุดหรือไม่ - ช่วยให้ทราบว่าใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ - เป็นการประหยัดเวลา เงิน และแรงงาน
ผลเสียขององค์กรที่ไม่มีระบบการควบคุม • คิดว่าการดำเนินงานขององค์กรนั้น ถูกต้อง และไม่มีสิ่งใดผิดพลาด • ถ้าเกิดการผิดพลาด ก็จะโทษปัจจัยจากภายนอก โดยไม่ได้มองตัวเอง • ไม่ยอมรับว่ามีปัญหาเกิดขึ้นจริง • มองแต่อดีตที่เคยประสบความสำเร็จมาแล้ว • ถ้าองค์กรกำลังมีปัญหา ก็คิดว่าเดี๋ยวจะคลี่คลายไปเอง • เป็นตัวอย่างที่ไม่ดี ใช้จ่ายเกินตัว และทำตัวไม่สมกับฐานะ • ผู้บริหารทำตัวโดดเดี่ยว จึงไม่มีใครกล้าบอกหรือแจ้งให้รู้ว่าองค์กรกำลังมีปัญหา
กระบวนการควบคุม Process Control 1. กำหนดมาตรฐานเพื่อใช้วัดระดับของการปฎิบัติงาน กิจกรรมทางการเงิน การดำเนินงาน การมีส่วนร่วม ความถูกต้อง เช่น • การเพิ่มส่วนแบ่งทางการตลาด 10 % • การลดต้นทุน 20 % • ต้องตอบคำถามให้ลูกค้าทราบ ภวยใน 24 ชั่วโมง • ต้องผลิตสินค้าให้ได้ปีละ 20,000 ชิ้น
ประเภทของมาตรฐาน • มาตรฐานการผลิต (Output standard) : วัดด้วย ปริมาณ คุณภาพ ต้นทุน เวลาที่ใช้ผลิต และอัตราส่วนของ ของเสียหรือความผิดพลาก (error rate) • มาตรฐานปัจจัยที่ใช้ในการผลิต (Input standard) : วัดด้วย ความพยายามที่ให้กับงาน ผลผลิตที่เกิดขึ้นจริง ความยุ่งยาก หรือค่าใช้จ่าย เช่น การวัดระดับพนักงาน สามารถปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ การเข้าทำงานสม่ำเสมอและตรงเวลา ประสิทธิภาพของการใช้ทรัพยากร
2. การวัดผลงานที่ทำได้จริง ที่ได้มาจากรายงาน การสังเกต และสถิติตัวเลขของงานที่ทำ เช่น วัดจำนวนหน่วยที่ผลิตได้ จำนวนวันที่ขาดงาน จำนวนรายได้ที่เกิดขึ้น
3. การเปรียบเทียบผลงานที่ทำกับมาตรฐาน เช่น - เปรียบเทียบกับผลงานในอดีตของตัวเอง - เปรียบเทียบกับคู่แข่ง หรือมาตรฐานในอุตสาหกรรมเดียวกัน
4. การปรับปรุงแก้ไข เป็นการดำเนินงานทางด้านการบริหาร ซึ่งจะดำเนินการเมื่อพบความแตกต่างระหว่างผลงานที่เกิดขึ้นจริงกับมาตรฐาน
ประเภทของการควบคุม • การควบคุมก่อนดำเนินงาน (Preventive Control) : การควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าทิศทางในการดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้อง เป็นการควบคุมก่อนนำปัจจัยการผลิตเข้าสู่กระบวนการผลิต เช่น - โรงงานผลิตสับปะรดกระป๋อง ต้องควบคุมขนาดและคุณภาพของสับปะรดก่อนที่จะนำไปบรรจุลงกระป๋อง - หรืออุตสาหกรรมบริการ เช่นโรงแรม ปัจจัยการผลิตคือ “บุคลากร” จึงต้องคัดเลือก ฝึกฝน ทดสอบพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติหน้าที่
• ระหว่างดำเนินงาน (Concurrent Control) : การควบคุมที่ใช้ในขณะดำเนินงานอยู่เพื่อให้กิจกรรมทุกอย่างเป็นไปตามแผนงาน ที่กำหนดและแก้ไขก่อนที่การเสียหายจะเกิดขึ้น โดยกำหนดจุด Check Point เป็นระยะๆ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างทันที เช่น - โรงงานจำเป็นต้องมีมาตรวัดตรวจสอบ ความดัน อุณหภูมิ ปริมาณเชื้อเพลิง - ในธุรกิจโรงแรม ผู้จัดการต้องเดินตรวจการทำหน้าที่ของฝ่ายต่างๆ
• การควบคุมหลังดำเนินงาน (FeedbackControl) : การควบคุมเมื่อทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้วโดยการเก็บรวบรวมข้อมูลพร้อมทั้ง ดำเนินการวิเคราะห์ว่าการดำเนินงานที่เสร็จสิ้นนั้นถูกต้องเพียงใด
จัดทำรายงานผล ประเมินผล ควบคุมคุณภาพไม่ให้สินค้าด้อยคุณภาพออกสู่ตลาด หรือประเมินความพึงพอใจจากการใช้บริการ เพื่อให้ได้ข้อมูลย้อนกลับแก่ผู้ปฏิบัติงานได้รับทราบถึงข้อบกพร่องต่างๆ และนำไปพิจารณาแก้ไขต่อไป
การควบคุมที่มีประสิทธิผล • ความถูกต้อง : ระบบเชื่อถือได้ ให้ข้อมูลถูกต้อง • ทันเวลา : ให้ข้อมูลเหมาะสมกับเวลา • ประหยัด : ในการดำเนินงานต้องประหยัด • ยืดหยุ่น : ปรับให้เข้ากับความเปลี่ยนแปลง และโอกาส • เข้าใจได้ : ผู้ใช้ต้องเข้าใจเป็นอย่างดี
ความผิดพลาดของการควบคุม • พฤติกรรมเข้มงวด : ไม่ยืดหยุ่น เถรตรง • พฤติกรรมกลลวง : ทำดีเวลาอยู่ต่อหน้า • การต่อต้านการควบคุม : - พนักงานต้องเอาใจใส่ในงานมากขึ้น - การสูญเสียอำนาจ - การรักษาความสัมพันธ์ในทางสังคมมากกว่าที่จะทำตามระบบควบคุม - ข้ออ้างว่าละเมิดสิทธิส่วนตัว
การควบคุมทางข้อมูล • ข้อมูล (Data) ข้อเท็จจริงต่างๆ อาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้ สารสนเทศ (Information) สิ่งที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวางแผน การตัดสินใจ และการคาดการณ์ในอนาคตได้ • ระบบ (System) กลุ่มของส่วนประกอบหรือระบบย่อยต่างๆ ที่มีการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
(Management Information Systems : MIS) • ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลการประมวลผลและการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการ ตัดสินใจ การประสานงาน และการควบคุม
ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ 1. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 2. ช่วยสร้างทางเลือกในการแข่งขัน 3. ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ 4. ช่วยเพิ่มคุณภาพชีวิต
กรณีศึกษา การบริหารงานร้านไอศกรีม • ทำให้ไม่สูญเสียรายได้ที่ต้องเสียไปกับไอศกรีมที่เสียหาย • ป้องกันการทุจริตของพนักงานขาย • สามารถทราบได้ว่าไอศกรีมรสชาติใดขายได้มากที่สุดและรสชาติใดขายได้น้อยที่สุดเพื่อที่จะได้ทำการส่งเสริมการขายได้อย่างถูกต้อง • สามารถควบคุมและดูแลสาขายย่อยต่างๆ ให้มีมาตรฐานในการบริการและคุณภาพของสินค้าที่เท่าเทียมกัน
กรณีศึกษา ธุรกิจ หอพัก หรือสถานที่ให้เช่าที่พักต่างๆ • สามารถใช้ระบบเซนเซอร์เพื่อวัดแรงดันไฟฟ้า เมื่อแรงดันกระแสไฟฟ้าลดลงจนถึงจุดที่กำหนด ระบบไฟฟ้าสำรองจะทำงาน • สามารถใช้กล้องวงจรปิดที่ติดตั้ง เพื่อป้องกันและบันทึกเหตุการณ์ร้ายต่างๆ และตรวจจับพฤติกรรมต่างๆ ที่ก่อให้เกิดเหตุการณ์ร้ายที่ไม่คาดคิด • สามารถนำซอฟแวร์มาประยุกต์ใช้ในการคิดค่าเช่า รวมไปถึงค่าโทรศัพท์ ค่าไฟฟ้าและประปา รวมไปถึงค่าบริการเสริมต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้อง
การควบคุมการดำเนินงาน Operations Control 1. การควบคุมต้นทุน ทุกหน่วยงานจะต้องควบคุมต้นทุนให้เกิดขึ้นอย่างเหมาะสมและควบคุมอยู่ตลอดเวลา • ต้นทุนทางตรง (Direct cost) หมายถึง ต้นทุนที่เกิดขึ้นในหน่วยงานโดยตรง เช่น แผนกบัญชีจ่ายค่าพาหนะไปติดต่อธนาคาร ค่าโฆษณาเป็นต้นทุนของแผนกขาย ค่าวัตถุดิบเป็นต้นทุนของแผนกผลิต • ต้นทุนทางอ้อม (Indirect cost) หมายถึงต้นทุนที่เกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ต่อหลายหน่วยงาน เช่น ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ส่วนกลาง ค่าเช่าอาคาร ฯลฯ
2. การควบคุมการจัดซื้อ • สร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย • ระบบการสั่งซื้อ • กำหนดว่าควรจะสั่งซื้อสินค้าอีกเมื่อไร • สินค้าที่สั่งเข้ามาใหม่จะมาถึงในเวลาเดียวกันกับที่สินค้าคงเหลือในคลังสินค้าหมดพอดี • จำนวนการซื้อที่ประหยัด
3. การควบคุม การบำรุงรักษา • การบำรุงรักษาโดยป้องกัน : ดำเนินการก่อนที่จะเกิด • การบำรุงรักษาโดยการแก้ไข : ซ่อมแซม เปลี่ยนใหม่ • การบำรุงรักษาโดยการตรวจสภาพ : ซ่อมแซมตามสภาพของเครื่องจักร ตรวจสอบตามที่กำหนดไว้
4. การควบคุมคุณภาพ : จะต้องเริ่มตั้งแต่วัตถุดิบมาจนถึงสินค้าสำเร็จรูป • สินค้าและบริการเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด • เป็นการตรวจสอบคุณภาพ น้ำหนัก ความแข็งแรง ความสม่ำเสมอ ความน่าเชื่อถือ ฯลฯ
5. การควบคุมสินค้าคงเหลือ Inventory Control • ระบบทันเวลาพอดี (Just-in-time) หรือ JIT หมายถึง ระบบการผลิตหรือการให้บริการที่ถูกพัฒนาและออกแบบให้ทำการผลิต ส่งมอบสินค้า หรือบริการในปริมาณที่ถูกต้อง และทันกับขบวนการผลิตอื่น หรือทันตามความต้องการของลูกค้า โดยยึดปรัชญาว่าวัตถุดิบจะไม่ถูกใช้ถ้าไม่ถูกผลิตหรือดำเนินงาน • just in time ทำให้สินค้าหรือวัตถุดิบคงเหลือต่ำสุด โดยผลิตสินค้าตามการสั่งของลูกค้าเท่านั้น เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา
Kanban “Kanban” หมายถึง บัตร แผ่นป้ายหรือสัญลักษณ์ ที่สามารถบอกถึงการไหลของงาน เพื่อควบคุมการปฏิบัติงานในโรงงาน
6. การควบคุมทางการเงิน • งบประมาณ • อัตราส่วนทางการเงิน : สภาพคล่อง การบริหารสินทรัพย์ การบริหารหนี้ ความสามารถในการทำกำไร ค่าทางการตลาด
7. การควบคุมพฤติกรรม - การควบคุมโดยตรง “Management by walking around”
- การประเมินผลการปฏิบัติงาน • การเขียนรายงาน • การบันทึกเหตุการณ์สำคัญ • วิธี 360 degree feed back
- การทดแทนการควบคุมโดยตรง • คัดเลือก สรรหา • วัฒนธรรมองค์กร ความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน • กฏเกณฑ์ ระเบียบปฏิบัติ ข้อบังคับ นโยบาย ลักษณะงาน • การอบรม
- ระเบียบวินัย @การทำงาน (ขาดงาน มาสาย กลับก่อน ลาป่วย ลากิจ) @เกี่ยวกับพฤติกรรมขณะปฏิบัติงาน (ฝ่าฝืนคำสั่ง ดื่มสุราเสพยาเสพติด ไม่ใช้อุปกรณ์ป้องกันภัย) @ความไม่ซื่อสัตย์ (ลักขโมย โกหก แจ้งข้อมูลเท็จ ทุจริต) @พฤติกรรมที่อยู่นอกการปฏิบัติงาน (แอบไปทำงานให้กับบริษัทคู่แข่ง ประกอบอาชญากรรม นัดหยุดงานประท้วง ล้มละลาย)
การลงโทษ “ตีเหล็กเมื่อกำลังร้อน” • ต้องทำทันที “เตาร้อนจะเผาไหม้เมื่อสัมผัส” • ไม่คำนึงว่าคนที่ทำผิดนั้นเป็นใคร “เตาร้อนจะเผาทุกอย่างที่สัมผัสมัน” • ทำอย่างเป็นระบบ “เตาร้อนจะเผาไหม้อยู่ตลอดเวลาไม่ว่าเวลาใด” • ต้องบอกให้รู้ล่วงหน้า “บอกให้คนรู้ว่าเตานั้นร้อน อย่าไปสัมผัสมัน” • ต้องกระทำในทางสร้างสรรค์ “เตาร้อนสร้างความอบอุ่น และทำให้อาหารสุก” • ต้องมีหลักฐานข้อเท็จจริง “เตาร้อนนั้นร้อนจริงๆนะ อย่าไปสัมผัสมัน”
Create Date : 13 สิงหาคม 2553 |
|
0 comments |
Last Update : 13 สิงหาคม 2553 14:43:26 น. |
Counter : 84389 Pageviews. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Location :
เชียงใหม่ Thailand
[ดู Profile ทั้งหมด]
|
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
Smember ผู้ติดตามบล็อก : 93 คน [?]
|
วิทยากร, ที่ปรึกษาธุรกิจ ด้านการบริหารและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (HRM & HRD), การบริหารความเสี่ยงองค์กร, การจัดการมาตรฐานแรงงาน, กฎหมายแรงงาน,เขียนหนังสือและบทความ
|
|
|
|
|
|
|
|