เขียน email นัดอาจารย์อย่างไรให้ได้ตอบกลับไวๆ

การเป็นนักเรียนมาเรียนต่างประเทศ อาจารย์ที่ปรึกษาแทบทุกคน งานยุ่งกันแทบทั้งนั้นค่ะ ไม่ว่าจะเป็นผู้ช่วยศาสตราจารย์ (Assistant Professor) รองศาสตราจารย์ (Associate Professor) หรือ ศาสตราจารย์ (Professor) เต็มตัวค่ะ เรียกได้ว่า ยิ่งมีชื่อเสียง เวลาก็ยิ่งน้อยลงค่ะ การที่นักเรียนติดต่อกับอาจารย์ทาง email ถึงแม้จะสะดวกรวดเร็ว แต่สำหรับอาจารย์ที่ได้รับ emails วันละเป็นร้อย อาจารย์เองก็คงลำบากที่จะอ่านทุก email นะคะ เพราะฉะนั้น การเขียนข้อความให้กระชับ ได้ใจความ เป็นสิ่งสำคัญค่ะ ช่วยอาจารย์ให้ใช่เวลาน้อยลงในการอ่าน และให้อาจารย์มีแนวโน้มตอบมากขี้น ลองนึกถึง email ที่เราได้รับที่ยาวๆ อ่านแล้วสับสนสิคะ เวลายุ่งๆ เราก็คงจะข้าม email เหล่านั้นไปก่อน และกะจะกลับมาตอบภายหลัง แต่บางทีก็ลืมค่ะ

เนื้อหาของ email เราจึงควรเขียนบอกอาจารย์ในสิ่งที่เราต้องการให้อาจารย์ตอบ เขียนให้ชัดเจนค่ะว่าต้องการอะไร ถ้าการเขียน email ไปหาอาจารย์แล้วทำให้อาจารย์ต้องเขียนตอบกลับมาเพื่อถามเราอีกรอบ ก็เสียเวลากันทั้งคู่ค่ะ ดีไม่ดี การต้องตอบกลับไปมาหลายรอบ ก็ต้องรอนานขึ้นไปอีก หรือ email ครั้งต่อๆไป อาจารย์อาจจะไม่ตอบเลยก็ได้ค่ะ

การที่บางทีเราไม่อยากเขียนบอกสิ่งที่เราอยากให้อาจารย์ตอบมาจริงๆ บางทีก็เพราะว่าเราเกรงใจค่ะ หรือกลัวว่าจะดู bossy หรือ aggressive เกินไป ในการไปบอกให้อาจารย์ทำนู่นทำนี่ แต่จริงๆไม่นะคะ ใช้ภาษาดีๆ ก็ไม่มีปัญหาค่ะ

ขอยกตัวอย่าง กรณีที่ต้องการนัดอาจารย์คณะกรรมการสอบของปริญญาเอก (dissertation committee) เกี่ยวกับวันสอบ จะยกตัวอย่างของคนเขียนที่เกรงใจอาจารย์ และเค้าก็ว่างวันไหนก็ได้ ก็เลยส่ง email ไปถามอาจารย์คนแรกค่ะ ว่าว่างวันไหนบ้าง แถมไม่บอกเวลาให้แน่ชัดว่า กี่โมง แค่ถามว่าช่วงเช้าหรือบ่าย ลองดูนะคะ

Dear Dr. Carmichael,

I would like to set up a date for my defense exam. Please suggest your best convenient time, morning or afternoon, during a week of February 7-15, and I will contact Dr. Paul and Dr. McCarty for their availability.

เป็นไงคะ อ่านแล้วเหมือนดูดี แต่ถ้า Dr. Carmichael ตอบมาแค่วันเดียว เช่น February 7 in the afternoon แล้วเราทำไงคะ ก็ต้องไปเช็คอาจารย์คนอื่น แล้ว afternoon น่ะกี่โมงก็ไม่ทราบ และถ้าอาจารย์คนอื่นไม่ว่าง ก็ต้องกลับมาเช็คคนแรกใหม่ เพราะอาจารย์คนแรกดันให้เวลามาเวลาเดียว มันทำให้งานเราเยอะขึ้นไปอีกค่ะ นอกเหนือไปจากงานที่เราจะต้องเตรียมสอบแล้ว

เพราะฉะนั้น วิธีการเขียน email ที่ดีก็มีดังนี้ค่ะ
๑. อย่าไปถามทีละคนว่าอาจารย์แต่ละท่านจะเอาวันไหน ให้ส่ง email ไปพร้อมกันทุกคนเลย
๒. ให้เสนอวันที่และ เวลาให้อาจารย์แต่ละท่านเลือก โดยให้เลือกทุกเวลาที่อาจารย์ว่าง ไม่ใช่เลือกเวลาเดียว
๓. ให้อาจารย์แต่ละท่านตอบกลับมาที่เรา แล้วเราจะ email ไปบอกกำหนดวันเวลาที่ได้เลือกแล้ว
๔. วันที่และเวลาที่เสนอให้อาจารย์เลือก ให้ครอบคลุมมากที่สุด เช่น ถ้าต้องการเวลาสอบ ๒ ชั่วโมง ตอนเช้า ก็เสนอเวลา 8-10 am, 9-11 am, 10 am-12 pm. ไม่ใช่แค่ 8-10 am กับ 10 am -12 pm
๕. สุดท้ายพอเราได้ email ตอบของทุกคนมาแล้ว เราก็เลือกวันเวลาที่ทุกคนว่าง แล้วก็ส่ง email ไปบอกอาจารย์อีกที ค่ะ แค่นี้ก็เรียบร้อยค่ะ

ตัวอย่าง email ดังกล่าว เป็นดังนี้ค่ะ

Dear Dr. Carmichael, Dr. Paul, and Dr. McCarty,

I would like to set up a date for my defense exam. Please choose your available time slots below (all that apply). After I hear back from all of you, I will send a confirmation email with the selected date and time to you shortly after.

February 7: 8-10 am, 9-11 am, 10am-12pm
February 9: 8-10 am, 1:30-3:30 pm, 2-4 pm, 3-5 pm
February 15: 9-11 am, 2-4 pm, 3-5 pm

Best Regards,
Joy

เห็นความแตกต่างมั้ยคะ email อันที่สองนี้ ง่ายกับเรา ง่ายกับอาจารย์ด้วยค่ะ แล้วเราก็ไม่ได้ดูเจ้ากี้เจ้าการ แบบไปสั่งอะไรอาจารย์ด้วยค่ะ ลองเอาไปใช้ดูนะคะ

Create Date : 28 ธันวาคม 2550 Last Update : 28 ธันวาคม 2550 12:16:22 น. Counter : 18137 Pageviews.		7 comments
Share Tweet