All Blog
วิธีเขียน email ติดต่อขอความช่วยเหลือเรื่องงานค่ะ
ผู้เขียนเคยได้แนะนำวิธีเขียนอีเมล์นัดหมายอาจารย์หลายๆคนพร้อมๆกันมาแล้วนะคะ ในหัวข้อ “เขียนemailนัดอาจารย์อย่างไรให้ได้ตอบกลับไวๆ” ในตอนนี้ขอแนะนำเพิ่มเติมการเขียนอีเมล์ในการติดต่องานเพื่อขอความช่วยเหลือค่ะ ซึ่งในชีวิตการเรียนปริญญาโทเอก ก็อาจจะต้องมีการติดต่อแบบนี้ เพื่องานวิจัยค่ะ โดยเฉพาะเช่น เมื่อเราต้องไปเก็บตัวอย่างน้ำ อากาศ หรือ specimen ต่างๆ เป็นต้นค่ะ สำหรับคนทำงาน ก็ต้องมีโอกาสที่ต้องขอความช่วยเหลือจากคนอื่น ในหน่วยงานอื่น อยู่บ่อยๆค่ะ ดังนั้น จะขอยกตัวอย่างว่าเราต้องเขียนอีเมล์ติดต่อคนที่เรารู้จัก เคยเจอกันในหน้าที่การงาน แต่ไม่ได้สนิทมาก แล้วต้องขอความช่วยเหลือจากเค้า สำหรับงานวิจัย หรือ โปรเจคที่เราทำอยู่ค่ะ

ตัวอย่างด้านล่างนี้ ผู้เขียนต้องการเก็บตัวอย่างน้ำที่ผ่านการบำบัดแล้วจากโรงบำบัดน้ำเสียแห่งหนึ่ง เพื่อนำมาวิเคราะห์วัดความเข้มข้นของตัวแบคทีเรียชนิดหนึ่ง ผู้เขียนรู้จักคนหนึ่งที่ทำงานที่โรงบำบัดน้ำเสียนั้น เพราะเคยเจอกันครั้งหนึ่ง เลยเขียนอีเมล์ไปติดต่อเค้า ในตัวอย่างข้างล่าง ผู้เขียนเปลี่ยนจากการใช้ชื่อจริงของบุคคลในอีเมล์มาเป็นชื่อสมมุติทั้งหมดค่ะ

Hello Elain,

This is Joy Sirikanchana from UC Davis. I met you during the Woodland
treatment plant tour a month ago and we exchanged the name cards. I would like to ask you if I could collect wastewater effluent from your plant. My research group, supervised by Prof. Jerry McCarty at UC Davis (he is being CC'ed here), is currently collecting wastewater effluent from many treatment plants around the Davis area. We are studying a relationship between 2 types of nonharmful bacteria, both in the order Bacteroidales, that are present in treated wastewater.

We would like to collect the 2L volume of your effluent samples
for 4-5 times on different days over a period of 1-2 months. The report
from our study will not reveal names of wastewater plants. The bacteria we study are not pathogenic to human, plants, or animals. Also, we will report the results as ratio of 2 bacteria types, and not the concentrations.

Could you please recommend me to someone who can authorize the effluent sampling from the Woodland plant? Our project is running short in time, so we would like to start the collection as soon as we can. Thank you very much.

Best Regards,
Joy

ทีนี้ลองมาดูเนื้อหาแต่ละประโยคและการจัดเรียงลำดับเนื้อหานั้นๆนะคะ

๑. เริ่มต้นอีเมล์ด้วย Hello Elain เนื่องจากผู้เขียนรู้จักบุคคลคนนี้มาแล้ว เมื่อตอนเจอกันครั้งแรกเค้าก็ดูเป็นกันเองดีมาก จึงเรียกชื่อจริงของเค้าในการขึ้นต้น โดยไม่ต้องใช้ Dear Ms. ตามด้วยนามสกุลค่ะ ข้อสังเกตุอีกอย่างคือ ที่แคลิฟอร์เนีย คนที่นี่ดูเป็นกันเองมากค่ะ แม้จะเป็นการติดต่องาน หรือธุรกิจ เค้าก็ใช้ Hello กับชื่อจริงเลย

๒. จากนั้น เราก็เริ่มด้วยการแนะนำตัว บอกเค้าว่าเราเป็นใคร เค้าจะได้ไม่ต้องอ่านไปจนจบแล้วค่อยมาเห็นชื่อลงท้ายว่าเราคือใคร จากนั้นก็บอกเค้าว่าเรารู้จักเค้าได้ยังไง เป็นการเตือนความจำเค้าค่ะ ดังที่เขียนไว้ข้างต้นว่า This is Joy Sirikanchana from UC Davis. I met you during the Woodland treatment plant tour a month ago and we exchanged the name cards.

๓. ต่อมาเราก็รีบบอกเหตุผลเลยว่า เราเขียนมาหาเค้าทำไม บอกเป็นเหตุผลสั้นๆก่อน ให้ได้ใจความ จากนั้นก็ค่อยอธิบายรายละเอียดต่อค่ะ ที่สำคัญคืออย่าไปเริ่มที่รายละเอียดก่อนแล้วค่อยมาสรุปว่าเราต้องการอะไร เพราะคนอ่านจะสับสน ยิ่งเค้าจะต้องให้ความช่วยเหลือเรา เราก็ควรเขียนให้เค้าอ่านเข้าใจง่ายๆค่ะ ดังนั้น ผู้เขียนก็เลยเขียนประโยคสรุปก่อนเลยว่า เราเขียนมาเพราะต้องการไปเก็บตัวอย่างน้ำจากเค้า I would like to ask you if I could collect wastewater effluent from your plant.

๔. ทีนี้พอเค้ารู้ว่าเราจะไปเก็บตัวอย่างน้ำ คำถามที่เค้ามีในใจปุ๊บเลยก็คือ เราจะเก็บเอาไปทำอะไร เราก็อธิบายในประโยคต่อๆมาได้เลยดังนี้ค่ะ Myresearch group, supervised by Prof. Jerry McCarty at UC Davis (he is being CC'ed here), is currently collecting wastewater effluent from many
treatment plants around the Davis area. We are studying a relationship
between 2 types of nonharmful bacteria, both in the order Bacteroidales,
that are present in treated wastewater. การอธิบายก็ไม่จำเป็นต้องบอกรายละเอียดทั้งหมด เพราะถ้าเขียนเนื้อหาด้านเทคนิคเกินไป เค้าก็จะไม่เข้าใจ เราก็เขียนสรุปง่ายๆว่า เราศึกษาแบคทีเรีย ไม่จำเป็นต้องบอกชื่อ แต่ถ้าเค้าถามทีหลังก็บอกได้ค่ะ แต่ที่สำคัญกับเค้าคือ ข้อมูลที่ว่าแบคทีเรียตัวนี้มันไม่เป็นอันตรายนะ เหตุที่มันสำคัญที่เค้าควรรู้เพราะว่า ถ้าเราไปวิเคราะห์แบคทีเรียที่เป็นอันตราย ถ้าเราตรวจเจอ ก็เท่ากับโรงบำบัดน้ำเสียนั้น ละเมิดกฎหมาย ไม่สามารถบำบัดน้ำให้ได้ผ่านมาตรฐาน เพราะน้ำที่เราจะขอเอาไปวิเคราะห์เป็นน้ำที่ผ่านการบำบัดแล้ว ก่อนที่จะปล่อยลงแม่น้ำค่ะ ดังนั้น ถ้าเค้าคิดว่าเค้าอาจจะต้องเสี่ยงให้เราไปตรวจแบคทีเรียก่อโรค เค้าก็คงไม่อนุญาติให้เราไปเก็บน้ำของเค้าค่ะ

๕. ข้อสังเกตุอีกข้อคือ ผู้เขียนใส่ชื่ออาจารย์ไปด้วย แล้วก็ Carbon copy อีเมล์นี้ไปที่อาจารย์ด้วย เพราะว่าเมื่อเราอ้างอิงเจ้านายเราซึ่งเป็นศาสตราจารย์ ความเชื่อถือก็เพิ่มขึ้น คนที่รับอีเมล์เราก็อาจจะเกรงใจที่จะปฎิเสธคำขอของเราค่ะ อีกอย่างคือ เป็นการยืนยันว่าเราทำงานกับคนอื่นอีก ไม่ได้เขียนขึ้นมาลอยๆ ทำให้อีเมล์มีน้ำหนักขึ้นค่ะ

๖. จากนั้นผู้เขียนก็ขึ้นย่อหน้าใหม่ เพราะข้อความที่เขียนมาด้านบนเริ่มจะเยอะ เดี๋ยวคนอ่านจะตาลายค่ะ การขึ้นย่อหน้าใหม่ก็เป็นการเน้นเนื้อหาในประโยคแรกของย่อหน้าด้วย ดังนั้นผู้เขียนจึงเอาข้อมูลที่สำคัญที่สุดมาเขียน นั่นก็คือ เราต้องการอะไรจากเค้า โดยควรบอกให้ชัดเจนค่ะ ไม่จำเป็นต้องละเอียด แต่ให้มีข้อมูลครบในสิ่งที่เค้าควรรู้ ซึ่งในที่นี้ก็คือ ปริมาณน้ำที่ผู้เขียนจะเก็บในแต่ละครั้ง ความบ่อยในการเก็บ ช่วงไหน และเก็บทั้งหมดกี่ครั้ง ที่ว่าไม่จำเป็นต้องละเอียด ก็เช่น เราก็ไม่จำเป็นต้องไปบอกเค้าว่าเราจะเก็บด้วยอะไร ขวดหรือ container แบบไหน เป็นต้น เพราะเป็นสิ่งที่ไม่ได้กระทบเค้าค่ะ We would like to collect the 2L volume of your effluent samples for 4-5 times on different days over a period of 1-2 months.

๗. จากนั้น ในย่อหน้าเดียวกัน ผู้เขียนก็บอกข้อมูลเพิ่มเติมที่เค้าอาจจะกังวลอยู่ ที่อาจจะเป็นเหตุผลที่เค้าอาจจะไม่อนุญาติค่ะ แต่เราก็ไม่ได้ให้ข้อมูลที่บิดเบือนเพื่อจะให้เค้าอนุญาตินะคะ แต่ข้อมูลที่ให้ที่นี้ก็คือ ข้อมูลที่เราคิดว่าเค้าจะถามค่ะ คือแทนที่จะเสียเวลาต้องมาตอบอีเมล์เพิ่มเติมจากเค้า ถ้าเราคิดว่าเค้าจะถามอะไรเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการตัดสินใจให้ความช่วยเหลือเราหรือไม่แล้ว ก็ใส่ข้อมูลนั้นๆลงไปเลยค่ะ The report from our study will not reveal names of wastewater plants. The bacteria we study are not pathogenic to human, plants, or animals. Also, we will report the results as ratio of 2 bacteria types, and not the concentrations.

๘. สุดท้าย เราก็ขึ้นย่อหน้าใหม่อีกรอบ เพื่อสรุปขอให้เค้าช่วย ทีนี้เพราะเราไม่แน่ใจว่าเค้าเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือไม่ เราก็เขียนไปขอให้เค้าแนะนำเราไปหาคนที่มีอำนาจตัดสินใจค่ะ Could you please recommend me to someone who can authorize the effluent sampling from the Woodland plant?

๙. เราก็ควรจะให้เค้ารู้ว่าเราค่อนข้างรีบ เค้าจะได้อย่างน้อยรีบตอบอีเมล์เราค่ะ แล้วเราก็อย่าลืมขอบคุณเค้าด้วยค่ะ Our project is running short in time, so we would like to start the collection as soon as we can. Thank you very much.

การเขียนอีเมล์จริงๆสามารถเขียนได้หลายแบบ และการจัดเรียงเนื้อหาก็ทำได้หลายแบบค่ะ ที่สำคัญที่สุดคือ ต้องเน้นสิ่งที่เราต้องการสื่อ และต้องเรียงลำดับข้อมูลให้คนอ่านไม่สับสนค่ะ ผู้เขียนก็ให้ตัวอย่างแบบหนึ่งในหลายๆแบบที่สามารถเขียนได้นะคะ หากมีข้อคิดเห็นใดๆ หรือมีเทคนิคอื่นๆในการเขียนอีเมล์ ช่วยมาแบ่งปันได้ที่ comments ด้านล่างนะคะ



Create Date : 12 มีนาคม 2551
Last Update : 12 มีนาคม 2551 20:37:51 น.
Counter : 12297 Pageviews.

12 comments
  
น่าจะเป็นประโยชน์มากๆเลยครับ
โดย: Hematite วันที่: 12 มีนาคม 2551 เวลา:14:14:50 น.
  
เป็นประโยชน์ดีทีเดียวเชียวล่ะคะ ขอบคุณนะคะ เพราะบางครั้งชอบลืมบางข้อความไป
โดย: mamminnie วันที่: 12 มีนาคม 2551 เวลา:15:41:49 น.
  
มีประโยชน์มากเลยครับ จอยเขียนดีอ่านง่ายด้วย ว่างๆ จะเอาไปปล่อยที่ exteen คงมีหลายคนได้อ่านอีกเยอะ
โดย: LiM (whatzwrong ) วันที่: 14 เมษายน 2551 เวลา:16:32:57 น.
  
เป็นประโยชน์มากเลย ขอบคุณนะคะ
โดย: พัดทอง IP: 58.9.29.37 วันที่: 19 เมษายน 2551 เวลา:23:16:40 น.
  
ขอบคุณทุกๆท่านที่เข้ามาแวะชมบลอกนี้กันนะคะ และก็ขอบคุณสำหรับความเห็นและข้อแนะนำติชมค่ะ ผู้เขียนเว้นช่วงการเขียนบทความใหม่ๆเพิ่มไปได้เดือนกว่าแล้ว แต่ตอนนี้กำลังรวบรวมข้อมูลเพื่อเขียนเรื่องใหม่ค่ะ ขอฝากติดตามกันด้วยนะคะ
โดย: DrJoyKwanrawee วันที่: 20 พฤษภาคม 2551 เวลา:21:03:14 น.
  
You are so cool!
โดย: hellish IP: 125.25.39.24 วันที่: 4 มิถุนายน 2551 เวลา:0:31:00 น.
  
เข้ามาเก็บความรู้ครับ ทุกบททุกตอนมีประโยชน์เอาไปใช้ในชีวิตจริงได้เลย
โดย: Insignia_Museum วันที่: 12 สิงหาคม 2551 เวลา:7:37:39 น.
  
การโดนตี
โดย: ด.ช.พิเชฐฐา จันทร์สา IP: 118.175.235.247 วันที่: 19 กันยายน 2551 เวลา:13:37:58 น.
  
ดีมากๆเลยครับ ขออนุญาต forward link เพื่อเผยแพร่นะครับ
โดย: ยุทธนา IP: 110.164.189.58 วันที่: 10 กุมภาพันธ์ 2553 เวลา:17:47:38 น.
  
ตอบคุณยุทธนา ยินดีค่ะที่จะเป็นประโยชน์ให้คนอื่นๆ รบกวนติชมได้ค่ะ
โดย: DrJoyKwanrawee วันที่: 26 กุมภาพันธ์ 2553 เวลา:9:09:37 น.
  
ได้ความรู้เพิ่มครับ
โดย: not IP: 110.49.23.142 วันที่: 1 มีนาคม 2554 เวลา:23:32:11 น.
  
ใครๆก็ต้องการลงทุนในธุรกิจที่ "เสี่ยงน้อย..แต่ได้กำไรเยอะ" บอกเลยว่ามี !!
และสามารถทำเงินได้มหาศาลด้วยระบบออนไลน์
Jeunesse เป็นอีกทางเลือกที่ Hot มากในตอนนี้
เป็นธุรกิจเกี่ยวกับ
/แฟรน์ไชน์
/สุขภาพและความงาม
/เกี่ยวกับผู้สูงอายุ
สนใจร่วมลงทุนติดต่อ
095-6789726
Line ID : landforu
https://youtu.be/mjoRFh55Obg
โดย: Noyz Li Chun IP: 171.100.165.43 วันที่: 29 สิงหาคม 2558 เวลา:0:57:32 น.
ชื่อ :
Comment :
 *ใช้ code html ตกแต่งข้อความได้เฉพาะสมาชิก
 
ยืนยันรหัสความปลอดภัย :
(กรอกตัวเลขที่ปรากฎในภาพ)

DrJoyKwanrawee
Location :
Davis, California  United States

[ดู Profile ทั้งหมด]
ให้ทิปเจ้าของ Blog [?]
 ฝากข้อความหลังไมค์
 Rss Feed
 Smember
 ผู้ติดตามบล็อก : 11 คน [?]



Locations of visitors to this page