|
จัดการฝึกอบรมให้มีประสิทธิผลอย่าง Training Officer มืออาชีพ
สวัสดีค่ะ 
วันนี้เรามีหนังสือใหม่มาแนะนำกันอีกเช่นเคย
เชื่อว่าคุณผู้อ่านที่ทำหน้าที่เกี่ยวข้องกับการประสานงานในการจัดฝึกอบรมขององค์กรหรือที่เรียกว่า Training Officer (T/O) หรือ เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม ต้องสนใจกันอย่างแน่นอนค่ะ
จัดการฝึกอบรมให้มีประสิทธิผลอย่าง Training Officer มืออาชีพ
โดย ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์
หนา 224 หน้า
หากคุณผู้อ่าน...
ยังไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรดีในการทำหน้าที่ในฐานะ T/O
ไม่มั่นใจว่าต้องทำอะไรบ้าง
ไม่แน่ใจว่าที่ทำอยู่ครบถ้วน ถูกต้อง เหมาะสมหรือไม่
ต้องการทำหน้าที่ให้ดีกว่าที่เคยจนถึงทำให้สมบูรณ์พร้อม
และที่สำคัญต้องการจัดฝึกอบรมให้มีประสิทธิผลและคุ้มค่ากับงบประมาณขององค์กร
คู่มือเล่มนี้พร้อมตอบคำถามค้างคาใจอย่างครบถ้วนในทุกขั้นตอนของกระบวนการฝึกอบรมเลยค่ะ
เมื่อพูดถึงกระบวนการฝึกอบรมแล้ว ในหนังสือเล่มนี้แบ่งหน้าที่ของ T/O ออกเป็น 3 ส่วนกว้าง ๆ คือ ก่อนวันจัดฝึกอบรม วันจัดฝึกอบรม และหลังวันจัดฝึกอบรม
แน่นอนว่า การจัดฝึกอบรมจะเกิดขึ้นได้ ย่อมต้องมีการจัดเตรียมเสียก่อน และดั่งคำกล่าวที่ว่า เริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่ง สิ่งที่ T/O ต้องทำก่อนฝึกอบรมก็คือ เตรียมการจัดฝึกอบรมให้พร้อมเพื่อให้การฝึกอบรมนั้นเกิดประสิทธิผลสูงสุดต่อทั้งตัวพนักงานและองค์กรค่ะ ขั้นตอนแรกคือ การหาและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม ซึ่งเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญ เพราะการเฟ้นหาหลักสูตรที่เหมาะสม สอดคล้อง และเป็นที่ต้องการสำหรับพนักงานในองค์กร ย่อมทำให้งบประมาณไม่สูญเปล่าและองค์กรได้ประโยชน์อย่างคุ้มค่าที่สุด
นอกจากนี้ ยังกล่าวถึงการประสานงานในส่วนอื่น ๆ ไว้ด้วย เช่น การติดต่อกับวิทยากร การจัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ เป็นต้น
ต่อมา สิ่งที่ T/O ต้องทำในวันฝึกอบรม ก็สำคัญไม่แพ้กันค่ะ
ตัวอย่างเช่น การทำหน้าที่เป็นผู้กำกับเวลา คอยดูแลให้พนักงานที่เข้ารับการฝึกอบรมเข้าห้องอบรมให้ตรงเวลา เพื่อให้ได้รับเนื้อหาจากวิทยากรครบถ้วน และไม่เสียประโยชน์ด้วยเหตุที่เข้าห้องล่าช้าไปจากเวลาที่กำหนด รวมถึงอย่าลืมตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่วิทยากรต้องใช้ในห้องฝึกอบรมเพื่อให้การฝึกอบรมเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่หยุดชะงักกลางคันจนทำให้เสียเวลาทั้งที่เป็นเรื่องที่สามารถป้องกันไว้ก่อนได้ เพราะแม้เตรียมการมาอย่างดี แต่ถ้ามีเหตุให้วันจริงล่มไม่เป็นท่า ก็ไม่เป็นผลดีกับองค์กรอย่างแน่นอน และที่สำคัญ เป็นสิ่งที่ตัว T/O เองก็คงไม่อยากให้เกิดขึ้น จริงไหมคะ
สุดท้าย สิ่งที่ T/O ต้องทำหลังวันฝึกอบรม
อย่าเพิ่งนิ่งนอนใจไปว่าหน้าที่ของ T/O จะเสร็จสิ้นไปพร้อมกับการฝึกอบรม เพราะการติดตามผลการฝึกอบรมพนักงานที่เข้ารับการฝึกอบรมก็สำคัญเช่นกันค่ะ ยกตัวอย่างเช่น การประมวลผลการจัดฝึกอบรมจากแบบสอบถาม ถ้าหากละเลยโดยเห็นว่าเป็นเรื่องไม่สำคัญ ก็เท่ากับพลาดโอกาสที่จะทราบจุดที่ควรพัฒนาหรือปรับปรุงให้ดีขึ้นในการจัดฝึกอบรมครั้งต่อไปอย่างน่าเสียดาย อาจเรียกได้ว่า อุตส่าห์ตั้งใจทำข้อสอบมาตั้งนาน ถ้าไม่รอฟังคะแนนรวมและเฉลยข้อสอบหลังการสอบเสร็จสิ้น เราก็จะไม่รู้ว่าตนเองทำได้ดีแค่ไหน มีส่วนใดที่ผิดพลาดหรือยังไม่ดีพอ ซึ่งถ้าหากได้รู้ในส่วนนั้น จะได้ทบทวนและแก้ไขเพื่อไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำอีกในอนาคต
ต่อไป เรามาดูตัวอย่างเรื่องที่จะต้องทำในการประสานงานกับวิทยากรก่อนวันฝึกอบรมกันสักหนึ่งเรื่องค่ะ...
(ส่วนหนึ่งจากบทที่ 7 เจ้าหน้าฝึกอบรมกับการการประสานงานฝึกอบรม : การประสานงานกับวิทยากร)
การโทรยืนยันกับวิทยากรล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วัน
ข้อนี้เป็นตัวเน้นว่า จะต้อง เลย เพราะผม เคยเจอปัญหาการสื่อสารนัดหมายที่ผิดพลาดมาแล้ว คือผมรับนัดไปบรรยาย public training ให้กับบริษัทจัดฝึกอบรมแห่งหนึ่ง ก็นัดวัน เวลา สถานที่กันเรียบร้อยแล้ว สถานที่คือโรงแรมแห่งหนึ่งในกรุงเทพฯ นี่แหละครับ
แปลกแต่จริง... เกิดปัญหาว่าบริษัทที่จัดฝึกอบรมลงวันไว้เป็นวันหนึ่ง ในขณะที่ผมลงวันที่จะไปบรรยายไว้เป็นอีกวันหนึ่ง แต่โชคยังดีที่ในวันนั้น ผมไม่มีคิวบรรยายเพราะเป็นวันพักของผม
ขณะกำลังนั่งเขียนบทความอยู่เพลิน ๆ T/O ก็โทรมาหาผมตอนเกือบ ๆ จะเก้าโมงเช้า
อาจารย์อยู่ที่ไหนแล้วคะ ?
ก็อยู่บ้านน่ะสิครับ เริ่มจะงง ๆ แต่ก็ตอบไปตามความเป็นจริง
ส่วนปลายสายก็ตอบกลับมาด้วยน้ำเสียงตกใจ
อ้าว... วันนี้อาจารย์มีบรรยายให้หนูนี่คะที่โรงแรม................... ตอนนี้ผู้เข้าอบรมมากันเกือบครบแล้วค่ะ
น้ำเสียง T/O น่ะตกใจ แต่ใจผมสิครับตกไปที่ตาตุ่มเลยแหละ
เฮ้ย! ก็นัดบรรยายเป็นวันที่...... ไม่ใช่หรือครับ
นัดเป็นวันนี้ค่ะ
ผมก็เลยต้องรีบบึ่งรถไปที่โรงแรมที่จัดฝึกอบรมอย่างแทบจะเหาะมา แต่เหาะไม่ได้นี่ครับเพราะที่นี่กรุงเทพฯ เจอรถติดอีกเหมือนเดิม กว่าจะมาถึงสถานที่อบรมก็เกือบ ๆ สิบโมงเช้า สารภาพตามตรงว่าวันนั้นไม่ได้อาบน้ำตอนเช้าด้วยแหละ เพราะรีบแต่งตัวแล้วออกจากบ้านทันที
เรื่องจริงที่เล่าให้ฟังเกี่ยวกับการลงวันนัดหมายผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นตัววิทยากรหรือบริษัทก็ตามแต่ มีโอกาสเกิดขึ้นได้ครับ แต่สิ่งสำคัญไม่ใช่มาโทษกันว่าใครลงวันผิดหรือถูกหรอกนะครับ แต่เราควรจะหาทางป้องกันปัญหากันไว้ก่อนด้วยการที่ T/O ควรจะต้องโทรยืนยัน (confirm) วันบรรยายล่วงหน้ากับวิทยากร อย่างน้อยที่สุด 1 วันก่อนการบรรยาย ไม่ดีกว่าหรือครับ ?
เหตุการณ์ผิดพลาดหรือปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างนี้ บางทีเราก็อาจเผลอมองข้ามหรือนึกไม่ถึงว่าจะเกิดขึ้นได้ในการทำงานจริง ซึ่งการโทรศัพท์ยืนยันกับวิทยากรก็ไม่ใช่ว่าจะโทรแค่ตอนใกล้เวลาฝึกอบรม เพราะถ้ารอถึงเวลานั้น หากเกิดปัญหาขึ้นจริง ก็คงไม่สามารถแก้ไขได้ทันท่วงที ซึ่งหลักการนี้ใช้ได้ทั้งในกรณีของ Public Training และ In House Training เลยค่ะ ส่วนคำตอบที่ว่าควรจะโทรยืนยันในช่วงเวลากี่โมงนั้น คงต้องให้คุณผู้อ่านที่สนใจลองไปหาคำตอบจากหนังสือเล่มนี้ดูค่ะ 
รับรองว่านอกจากจะได้ความรู้และอ่านสนุกแล้ว เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยจากตัวอย่างและเรื่องเล่าจากประสบการณ์ตรงของผู้เขียนที่ทำงานในด้านบริหารงานบุคคลมากว่า 25 ปี จะให้ข้อคิด ข้อปฏิบัติ และเทคนิคที่พร้อมนำไปใช้งานจริงอย่างได้ผลแน่นอนค่ะ
=========================
อย่าลืมแวะไปชมหนังสือใหม่ของ ส.ส.ท. ที่ เว็บไซต์สำนักพิมพ์ นะคะ 
| Create Date : 01 กันยายน 2554 | | |
| Last Update : 1 กันยายน 2554 17:02:15 น. |
| Counter : 4332 Pageviews. |
| |
|
| |
|
ฝากข้อความหลังไมค์
Rss Feed
ผู้ติดตามบล็อก : 20 คน [