|
|
ไคเซ็นในสำนักงาน : กำจัดความสูญเปล่าในองค์กรอย่างรอบด้านด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานรอบโต๊ะ
หากคุณตกอยู่ในสภาพเช่นนี้
- หาเอกสารที่ต้องการใช้ไม่พบโดยเฉพาะเวลาที่เร่งรีบ
- แม้โต๊ะทำงานจะเรียบร้อย แต่ก็เปลี่ยนเป็นรกรุงรังในเวลาอันรวดเร็ว
- มีงานแทรกมากจนวางแผนการทำงานไม่ได้
- ช่วงปลายเดือน-ต้นเดือนมักต้องทำงานล่วงเวลา (Over Time)
- ยุ่งจนไม่มีเวลาพัก
- ความร่วมมือภายในฝ่ายหรือแผนกไม่ราบรื่น
ฯลฯ
ตัวอย่างข้างต้นเป็นสัญญาณบอกให้รู้ว่า การทำงานของคุณมีความสูญเปล่าแอบแฝงอยู่ นอกจากจะทำงานเสร็จไม่ทันตามกำหนดแล้ว ความกดดันจากการทำงานยังเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ และอาจทำให้ตัวคุณและเพื่อนร่วมงานต้องทำงานล่วงเวลาอีกด้วย
มากำจัดความสูญเปล่าของงานประจำวันในองค์กรอย่างรอบด้าน
ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานรอบโต๊ะไปกับหนังสือ
"ไคเซ็นในสำนักงาน" เล่มนี้กันนะคะ
ไคเซ็นในสำนักงาน
โดย : MIHOYO FUJII
แปลและเรียบเรียงโดย : ดร. สุลภัส เครือกาญจนา
หนา 208 หน้า
"ไคเซ็นในสำนักงาน" เล่มนี้ นำเสนอวิธีปรับปรุง (ไคเซ็น) งานในสำนักงานอย่างรอบด้าน ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วยให้สื่อสารกับกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างราบรื่น และลดความสูญเปล่าในองค์กร ทำงานเสร็จทันกำหนดโดยไม่ต้องทำงานล่วงเวลา นำไปสู่ความสมดุลในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวในที่สุด ผลงานโดยวิทยากรผู้เชี่ยวชาญและที่ปรึกษาไคเซ็นงานธุรการให้กับองค์กรต่าง ๆ ในญี่ปุ่นกว่า 800 แห่ง
เนื้อหาของหนังสือทั้ง 6 บทมีดังนี้ค่ะ
1. ทำไคเซ็นเปลี่ยนรอบโต๊ะทำงานให้เป็นฐานยุทธศาสตร์
นำเสนอวิธีทำไคเซ็นเพื่อเปลี่ยนโต๊ะทำงานซึ่งเป็นเหมือนแนวหน้าของสนามรบให้เป็นฐานที่มั่นที่พร้อมรับมือกับงานต่าง ๆ ที่จะเข้ามาในแต่ละวัน เช่น การกำหนดตำแหน่งและสิ่งของที่ควรจะวางบนโต๊ะและในลิ้นชัก เพื่อให้หยิบออกมาใช้ได้ทันที
2. ทำไคเซ็น "เพิ่มพลังแผนการทำงาน" ให้งานรุดหน้า
กล่าวถึงวิธีทำไคเซ็นโดยใช้การวางแผนการทำงานช่วยให้บริหารเวลาได้ลงตัวและกำจัดการทำงานล่วงเวลาให้หมดไป เช่น วางแผนงานก่อนที่จะลงมือทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้ทำงานเสร็จทันเวลา ไม่ใช่ทำไปอย่างเรื่อยเปื่อย สำหรับคนที่งานยุ่งมาก ก็ควรใส่เวลาพักเบรกลงไปด้วยเพื่อให้ร่างกายและจิตใจได้ผ่อนคลาย
3. ทำไคเซ็นงานประจำวัน (Routine Work) ที่เต็มไปด้วยความสูญเปล่า
งานที่คุณกำลังทำอยู่ที่ดูเหมือนเป็นเรื่องปกตินั้นจำเป็นจริงหรือไม่ มีขั้นตอนใดบ้างที่พอจะลดหรือเลิกเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้นหรือช่วยลดค่าใช้จ่าย หรือการรับมือกับงานแทรกจากคนรอบข้างก็ช่วยลดความสูญเปล่าได้เช่นกัน เช่น ทั้ง ๆ ที่ตั้งใจจะทำงานชิ้นนี้ให้เสร็จก่อนเที่ยง แต่หัวหน้าให้งานใหม่แทรกเข้ามา งานที่ทำอยู่จึงเสร็จไม่ทันเวลาที่กำหนดไว้ วิธีการไคเซ็นเพื่อลดปัญหานี้ก็คือ ติดแผนการทำงานไว้ที่บอร์ดของแผนก เพื่อให้หัวหน้ารับรู้แผนการทำงานของเราด้วย
4.ทำไคเซ็นกำจัดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นรอบคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์มีฟังก์ชันหรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่ช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การใช้ Template (แม่แบบ) ช่วยในการจัดการเอกสาร หรือการเปลี่ยนจากการใช้เมาส์มาเป็นการใช้ Shortcut Key บนคีย์บอร์ด จะช่วยลดเวลาการทำงานลงได้มาก
5.ทำไคเซ็นกำจัดความสูญเปล่าของการสื่อสาร
การสื่อสารหรือประสานงานกับคนรอบข้างที่ไม่ราบรื่นทำให้เกิดความสูญเปล่าขึ้น การทำไคเซ็นช่วยคุณแก้ปัญหาการสื่อสารได้ เช่น หากฟังคำสั่งของหัวหน้าแล้วไม่เข้าใจ ให้ใช้หลักการตั้งคำถามถึงรายละเอียด 4 เรื่อง ดังนี้ (1) ความเป็นมาของงาน (2) กำหนดเวลาส่งงาน (3) จุดมุ่งหมายของงาน (4) รูปแบบหรือวิธีการทำงาน
6.ทำไคเซ็นกำจัดความสูญเปล่าขององค์กร
กิจกรรมต่าง ๆ ในสำนักงานมีความสูญเปล่าเกิดขึ้นมากมาย เช่น ความสูญเปล่าของพื้นที่ที่เกิดจากสิ่งของประเภทเดียวกันอยู่กระจัดกระจายหลายแห่ง ซึ่งสามารถกำจัดให้หมดไปได้ด้วยกิจกรรม 5 ส (สะสาง สะอาด สะดวก สุขลักษณะ และสร้างนิสัย) หรือถ้ามอบหมายงานด้วยปากเปล่าเพียงอย่างเดียว อาจทำให้ข้อมูลผิดเพี้ยนหรืออาจจะพูดไปคนละเรื่อง ก็ควรจัดทำคู่มือในการทำงานเพื่อถ่ายทอดข้อมูลไปยังผู้รับได้อย่างถูกต้อง
ต่อไปมาดูตัวอย่างการทำไคเซ็นในสำนักงานกันสัก 2 เรื่องค่ะ
1.เติมเต็มชีวิตด้วยงานที่เป็นไปตามแผน
สมองของคนเราจะทำงานได้ดีในช่วงเช้ามากกว่าช่วงบ่าย หากเราทำงานประจำวัน (Routine Work) ในช่วงเช้า แล้วไปทำงานที่ใช้ความคิด (Knowledge Work) ในช่วงบ่ายเพื่อสร้างสรรค์งานดี ๆ โดยใช้สมองทำงานอย่างหนัก ประสิทธิภาพการทำงานจะไม่เพิ่มขึ้นอย่างที่คิดและอาจจะต้องทำงานล่วงเวลาในที่สุด
ดังนั้นควรจัดงานแต่ละประเภทลงในแผนงานให้เหมาะสม โดยจัดให้เริ่มทำงานที่ใช้ความคิดในช่วง 2 ชั่วโมง ตั้งแต่ 9 โมงเช้าและทำงานประจำวันตั้งแต่บ่าย 2 โมง-4 โมงเย็น สำหรับคนที่มีงานแทรกมาก ก็ควรเผื่อเวลาไว้สำหรับทำงานแทรกเหล่านั้นด้วย โดยดูจากการทำงานที่ผ่านมาว่างานแทรกมักจะเข้ามาในช่วงวันไหนและเวลาใด และที่สำคัญ เมื่อกำหนดแผนงานแล้ว ก็ต้องพยายามทำงานให้เสร็จตามแผนด้วย เพื่อกำจัดงานล่วงเวลาให้หมดไป
2. ถ้ากำหนดเวลาเลิกไว้ ก็จะกระตุ้นให้เกิดพลังได้ง่าย
การประชุมขององค์กรส่วนใหญ่มีความสูญเปล่าเกิดขึ้นมากมาย เช่น การประชุมที่ยืดเยื้อหลายชั่วโมงแถมยังหาข้อสรุปไม่ได้นั้นเป็นการใช้ต้นทุนที่สูญเปล่า เนื่องจากองค์กรต้องจ่ายเงินเดือนสำหรับเวลาที่ใช้ไปกับการประชุมที่ยืดเยื้อด้วย ถ้าคำนวณรายได้เป็นชั่วโมงของผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว จะพบว่าองค์กรเสียค่าใช้จ่ายมหาศาล ดังนั้นจึงควรจัดประชุมในช่วงเช้า เพราะถ้าหากประชุมในช่วงเย็นจะทำให้รู้สึกว่าไม่ต้องกังวลกับสิ่งที่ต้องทำหลังจากนั้น จึงทำให้การประชุมยืดเยื้อได้ง่าย
นอกจากนี้หากจัดประชุมในช่วงเช้า สมองจะปลอดโปร่งและเกิดไอเดียดี ๆ ออกมาได้ง่าย ยิ่งไปกว่านั้นถ้ากำหนดเวลาเลิกประชุมไว้ จะกระตุ้นให้เกิดการหารือเพื่อหาข้อสรุปได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และอาจให้คนที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมโทรเข้ามาแจ้งว่า "อีกประมาณ 10 นาทีจะถึงเวลาเลิกประชุม" เป็นต้น
เห็นไหมคะว่า งานในสำนักงานที่ทำอยู่เป็นประจำนั้นมีความสูญเปล่าแอบแฝงอยู่มากมาย แต่ไม่ใช่เรื่องยากที่จะแก้ไข หากนำวิธีการทำไคเซ็นในหนังสือเล่มนี้ไปใช้
แล้วผลที่ได้จะสะสมกันเป็นผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ !!! ซึ่งทำให้พนักงานทำงานอย่างมีความสุข มีประสิทธิภาพ และลดความสูญเปล่าขององค์กรได้ในที่สุด 
------------------------------------------------------------
พบกับ "แผนธุรกิจหน้าเดียว สุดยอดเทคนิคการนำเสนอแผนอย่างเหนือชั้น เร็ว ๆ นี้"
แวะชมรายละเอียดหนังสือใหม่ของสำนักพิมพ์ ส.ส.ท. ที่นี่
| Create Date : 14 มิถุนายน 2554 |
| Last Update : 14 มิถุนายน 2554 16:36:41 น. |
|
0 comments
|
| Counter : 47323 Pageviews. |
 |
|
|
|
|
|
|
|
Location :
กรุงเทพฯ Thailand
[Profile ทั้งหมด]
|
 ฝากข้อความหลังไมค์
 Rss Feed
 Smember
 ผู้ติดตามบล็อก : 20 คน [?]
|
สำนักพิมพ์ ส.ส.ท. สรรค์สร้างสาระสู่สังคม
มุ่งมั่นผลิตตำราวิชาการและหนังสือเทคโนโลยีสาขาต่าง ๆ การบริหารจัดการ ด้านส่งเสริมการศึกษา เพื่อการพัฒนาตนเองและองค์กร สำหรับภาคการศึกษา ภาคธุรกิจ และอุตสาหกรรม
|
|
|
|
|
|
|
|
|
