11พฤศจิกายน 2558

หลายวันก่อน เพื่อนนักแปล NAATI ในเมลเบิร์นทักมาเรื่องงานแปลคุยๆ ไปก็มาเข้าเรื่องการจัดเรียงเอกสารแปลสำหรับเอกสารราชการ

นักแปลส่วนใหญ่จะส่งเฉพาะคำแปลที่ประทับตรารับรองแล้วให้ลูกค้าแต่ไม่แนบสำเนาต้นฉบับไปกับคำแปล ส่วนเราจะแนบสำเนาต้นฉบับไปกับคำแปลด้วยทุกครั้ง

เพื่อนนักแปลคนนี้ บอกว่าไม่เคยรู้ว่ามีการทำอย่างนี้ เธอก็เลยค้น ปรากฏว่าเจอ แนวปฏิบัติของ AUSIT ซึ่งสิ่งที่เราทำ ตรงกับแนวทางข้อ 7.3 –7.5 พอดี

ที่เราทำนี่ ไม่ได้คิดเองนะ แต่เพราะเคยมีเคส หลายปีมาแล้วลูกค้าเอาคำแปลของเราไปแนบกับสำเนาต้นฉบับที่ไม่ใช่ฉบับที่ส่งให้เราแปล พอ จนท. ดู ก็กลายเป็นว่า เราแปลผิด ซึ่งจริงๆ ไม่ใช่ ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา เราเย็บเอกสารคู่กันตรงมุมแล้วเซ็นกำกับ จากนั้นแปะเทปใสทับ ถ้ามีการแงะเอกสารแยกจากกันคำแปลจะใช้ไม่ได้ทันทีเพราะลายเซ็นจะโดนลออกมาด้วย

อีกอย่างหนึ่ง แนวทางที่เราทำได้มาจากการจัดเอกสารของกระทรวงต่างประเทศของไทย คนที่เคยยื่นเอกสารไปรับรองจะเห็นว่ากระทรวงฯ แนบสำเนาต้นฉบับไปกับตัวแปลเสมอและเย็บชุดพร้อมประทับตราทั้งสองแผ่น

เราขอสรุปแนวปฏิบัติของ Best Practice for the Translationof Official and Legal Documents ของ Australian Institute of Interpreters &Translators (AUSIT) ดังนี้

หัวเรื่อง – ให้ระบุบนหัวกระดาษ ว่า "Translation from [source language]" หากเป็นการแปลแบบย่อ ให้ระบุว่า "Extract translation from [source language]" หรือกรณีเป็นคำแปลที่มีการรับรองคำแปลให้ระบุว่า “Certified (extract) translation from [source language]” (ถ้าเป็นการแปลจากภาษาอังกฤษ เป็นภาษาไทยก็ให้เขียนหัวกระดาษเป็นภาษาไทย)

(หมายเหตุหน่วยงานราชการของไทยและสถานทูตออสเตรเลีย มักจะไม่รับคำแปลแบบย่อ อันนี้ลูกค้าที่แปลกับนักแปล NAATI ในออสเตรเลียซึ่งส่วนใหญ่มักจะแปลแบบย่อนำเอกสารแปลไปยื่นที่สถานทูตออสเตรเลียในกรุงเทพ แล้วถูกตีกลับให้มาแปลแบบเต็ม กรณีนี้จะโทษนักแปลก็ไม่ได้เพราะนักแปลไม่รู้หรอกว่าหน่วยงานที่รับเอกสารมีpreference ยังไง แต่เราเลี่ยงความเสี่ยงโดยการแปลแบบเต็มเท่านั้น ป้องกันลูกค้าต่อว่าทีหลังว่าแปลแล้วใช้ไม่ได้)

รูปแบบคำแปล – สำหรับการแปลแบบฟอร์ม หากช่องไหนไม่มีรายการระบุไว้ให้เว้นว่างไว้ หรือเขียนในคำแปลว่า “[No entry/No entries]" (เราว่า ยิ่งเขียนอะไรไป มันยิ่งรุงรังนะ ไม่เขียนดีกว่า ปล่อยว่างไง จนท. ก็รู้แล้วว่าไม่มีบันทึกรายการ)

สำหรับลายเซ็นห้ามตัดแปะลายเซ็นจากต้นฉบับมาใส่คำแปล แต่ให้เขียนในคำแปลว่า “[signature]” หรือ[signed]” และหากลายเซ็นอ่านไม่ออก ก็ไม่ต้องเขียนว่า “อ่านไม่ออก” (สมัยเรียนการแปล อาจารย์ที่สอนให้เขียนด้วยนะตรงไหนอ่านไม่ออก ให้เขียนว่า illegible) ส่วนโลโก้ สโลแกนก็ให้แปลใส่ไว้ใน [ ] อย่าตัดแปะ

ลักษณะพิเศษในเอกสาร – ถ้าเอกสารมีการขีดฆ่าเวลาแปลก็ให้ขีดฆ่าตรงจุดนั้นด้วย หากมีข้อสังเกตอื่นๆให้นักแปลทำหมายเหตุระบุไว้ด้วย เช่น erasures, hand-written corrections,deletions

เอกสารแปล – ตัวคำแปล เวลาเซ็นให้นักแปลใช้ปากกาหมึกน้ำเงินหรือหมึกแดง จากนั้นนำสำเนาต้นฉบับและคำแปลมาจับคู่กันพับมุมบนซ้ายแล้วประทับตรา เย็บชุด เพื่อไม่ให้แยกจากกัน

หมายเหตุคำแปล – นักแปลใส่หมายเหตุคำแปลสำหรับเอกสารแปลได้ (เคยมีลูกค้าขอให้เราใส่หมายเหตุคำแปลเพื่ออธิบายเพิ่มเติม แต่เราไม่เขียน เดี๋ยวงานเข้า) กรณีที่นักแปลเห็นว่าต้นฉบับเขียนผิดให้ระบุว่า “[SIC]” ในคำแปล

(SIC in square brackets means the foregoing mistake (or apparent mistake) was made by the writer/speaker. See here //www.urbandictionary.com/define.php?term=sic)

ชื่อหน่วยงาน – ให้ถ่ายเสียงเทียบตัวอักษร เช่นชื่อหน่วยงานราชการ ศาล โรงเรียน ตามด้วยคำแปลชื่อหน่วยงานใน [ ]

การแปลตราประทับ – อย่าตัดแปะ ให้พิมพ์ในคำแปลว่า “[seal]” หรือ “[stamp]” เช่น [stamp; within:Mayor’s Office, received 14 August 2014]

เลขที่และวันที่ – เลขที่อ้างอิงให้พิมพ์ตามต้นฉบับ (เช่น 2/2558 ไม่ต้องแปลว่า 2/2015นะ เผื่อมีการเช็คเอกสาร ปลายสายจะหาเอกสารไม่เจอ) ส่วนวันที่ถ้าแปลเป็นภาษาอังกฤษ ให้เขียนแบบเต็ม เช่น 3 January 2004 (ถ้าเขียนแบบย่อ ว่า 03/01/2004 ถ้าอ่านแบบอเมริกัน จะเป็น 1 มีนาคม 2004 ซึงเป็นคนละวัน) กรณีมีการแปลงค.ศ. เป็นปีในรูปแบบอื่น ให้ระบุว่า “[date converted]” (ของไทยแปลงค.ศ. เป็น พ.ศ. ก็เข้าข่ายนะ แต่นักแปลไม่ใส่หมายเหตุในวงเล็บกันเพราะมันรุงรัง)

ชื่อคน – ถ้าคำแปลทำให้เข้าใจได้ยากว่าอันไหนเป็นชื่อ อันไหนเป็นนามสกุลให้พิมพ์นามสกุลด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (กรณีชื่อคนไทย ควรอย่างยิ่ง เพราะชื่อก็ยาวนามสกุลก็ยาว จนท. ฝรั่งจะได้ไม่ต้องเดา เช่น Prayut CHAN-O-CHA)

การสะกดชื่อคนให้ดูเอกสารราชการของคนนั้นเป็นหลัก แล้วก็จะเจอเคส สมาชิกในครอบครัว 5 คน ในบัตรประชาชน สะกดนามสกุลไม่เหมือนกันเลย แต่อย่าไปต่อว่า สำนักทะเบียน เพราะเจ้าของชื่อเลือกได้ว่าจะสะกดยังไง แนะนำว่าเวลาจะทำเอกสารสำคัญ ให้ปรึกษาคนในครอบครัวว่าจะสะกดยังไง

ตอนเราไปญี่ปุ่นเมื่อปี 2011 เราบอก ต.ม.ญี่ปุ่นว่า มาเยี่ยมน้องสาว 1 เดือน เขาก็ค้นหาน้องสาวเราจากนามสกุล สมมติน้องสาวสะกดนามสกุลไม่เหมือนคนอื่นในครอบครัว แล้วเราไม่รู้ ต.ม.จะหาน้องเราจากฐานข้อมูลไม่เจอ ก็จะพิสูจน์ไม่ได้ว่าน้องเราอยู่ญี่ปุ่นอยู่แล้ว

ในแนวปฏิบัติของ AUSIT บอกว่า ถ้าหาเอกสารราชการเพื่อใช้อ้างอิงการสะกดชื่อไม่ได้ ก็ให้การถ่ายเสียงตาม ISO standards for transliteration ดูที่นี่ https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_11940 (ขนาดสะกดชื่อ ยังต้องมี ISO! แค่เกณฑ์ราชบัณฑิตนี่ก็มึนแล้วนะ)

ชื่อสถานที่และประเทศ – ให้สะกดตามแหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้ ส่วนสถานที่ที่มีการเปลี่ยนชื่อไปแล้วหากนักแปลรู้ ให้ระบุในหมายเหตุว่า “[formerly ...]” หรือ “[now...]” (อันนี้ก็เจอบ่อย เวลาแปลใบเกิด ในอดีตเคยเป็นตำบลนี้ปัจจุบันเปลี่ยนชื่อเป็นอีกอำเภอนึง เราไม่ใส่หมายเหตุนะ เพราะไม่งั้นต้องใส่แหล่งอ้างอิงเข้าไปด้วยทีนี้เอกสารก็จะมีเนื้อหาเพิ่มเติมโดยไม่จำเป็น)

การรับรองคำแปล – ให้นักแปลระบุว่า แปลมาจากไหน เช่นTranslated from the original, or: a certified photocopy, or: an uncertified copy, or: a facsimile, or: an electronic copy(หากแปลเป็นภาษาไทย ก็ให้เขียนเป็นภาษาไทย)

ถ้านักแปลได้เห็นต้นฉบับ ก็ให้ระบุว่า Original Sighted

ตัวอย่าง ประโยครับรองคำแปล

I, John Doe, Professional Translator French > English, NAATI No.12345, certify that this is a true and accurate translation, to the best of my knowledge, of the birth certificate for … (source document: electronic copy).

และเพิ่ม disclaimer ด้วยก็ได้

The translator, in providing this certification, gives no warrantas to the authenticity of the source document. Any unauthorised change to the translation renders this certification invalid.

กรณีเอกสารแปลที่จะใช้ในศาล ทนายความมักจะเตรียม Affidavit ให้นักแปลกรอกและไปเซ็นต่อหน้า Justice of the Peace (ลองอ่านจากบล็อกเก่าของเราเรื่อง Affidavit of Correct Translation นะ) กรณีลูกค้าของ Affidavit เราคิดค่าบริการเพิ่ม

ใครที่สนใจ อ่านฉบับเต็มได้ที่ //ausit.org/AUSIT/Documents/Best_Practices_2014.pdf