กนกวรรณ วีระประสิทธิ์
(ปัจจุบันเปลี่ยนชื่อเป็น ธัญญดา วีระประสิทธิ์)
26 สิงหาคม 2551


ปัจจุบันทั้งภาครัฐและภาคเอกชนให้ความสำคัญกับการบริหารจัดการความรู้ภายในองค์กร (Knowledge Management: KM) กันมากขึ้น ให้ความสำคัญกับการจัดการสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Asset) ดังเช่นความรู้ ความสามารถในการเรียนรู้และพัฒนาองค์กร เพื่อสร้างคุณค่าและมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ให้กลายเป็นความสามารถในแข่งขันที่ยั่งยืนต่อไป การบริหารความรู้ที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร เพื่อนำองค์กรไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ เป็นสิ่งที่ท้าทายต่อการเปลี่ยนแปลงในยุคปัจจุบัน เพราะหัวใจขององค์กรแห่งการเรียนรู้ คือความสามารถในการบริหารจัดการความรู้ที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และบริหารให้สมาชิกขององค์กรทุกคนมีจิตสำนึกในการพัฒนาความรู้ ความสามารถของตนเอง และพัฒนากลุ่มบุคคลอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นการฝึกอบรม การส่งเสริมการเรียนรู้โดยการใช้เครื่องมือเพื่อสนับสนุนการแลกเปลี่ยน แบ่งปันความรู้ (Knowledge Sharing)

เป้าหมายของ KM คือ ต้องการดึงความรู้ในตัวผู้ปฏิบัติ ซึ่งเป็นความรู้แบบ Tacit Knowledge หรือความรู้แบบฝังลึก ให้กลายเป็น Explicit Knowledge หรือความรู้ที่ปรากฏแจ้งชัด เพื่อสร้าง Best Practices หรือวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศในการทำงานให้บุคคลอื่นได้ทดลองนำไปใช้ การจะไปถึงเป้าหมายนี้ได้ ต้องอาศัยเครื่องมือในการจัดการความรู้แบบต่างๆ (KM Tools) และเครื่องมือที่นิยมใช้เพื่อจัดการความรู้อย่างง่ายๆ ไม่ซับซ้อน คือ การทำชุมชนนักปฏิบัติ

ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice: COP) เป็นวิธีการหนึ่งที่สำคัญในการจัดการความรู้ขององค์กร และจะนำไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ด้วยการสร้างเป็นชุมชนขึ้นมา เพื่อทำการแลกเปลี่ยนแบ่งปันความรู้ รวมทั้งประสบการณ์ ของผู้ที่สนใจในเรื่องเดียวกัน มีวัตถุประสงค์ หรืออุดมการณ์ร่วมกันผ่านทั้งรูปแบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ โดยอาจจะมีการพบปะกันจริง หรือพบปะกันแบบเสมือนผ่านทางเครือข่ายอินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต ซึ่งจะเป็นการทำให้เกิดการทำงานที่มีการประสานร่วมมือกัน ปรึกษาหารือกัน มีลักษณะเป็นการทำงานแบบเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายที่มีการแบ่งปันความรู้ร่วมกัน หากองค์การสามารถเชื่อมโยงชุมชนนักปฏิบัติหลายๆ ชุมชนเข้าด้วยกัน ก็จะเป็นเครือข่ายการทำงานที่มีการปฏิบัติงานร่วมกันจากหลายๆ ฟังก์ชั่นงาน ทำให้บุคลากรไม่เพียงแต่มีความรู้ ความสามารถเฉพาะด้านใดด้านหนึ่งเท่านั้น แต่อาจจะมีความรู้ ความสามารถที่หลากหลายมากขึ้น เมื่อได้มีการแบ่งปันความรู้ร่วมกันผ่านชุมชนนักปฏิบัติ


ความหมายของชุมชนนักปฏิบัติ

“ชุมชนนักปฏิบัติ” (COP: Community of Practice) คือ การรวมตัวของคนหรือกลุ่มคนที่มีความชอบ มีความสนใจในสาระ ความเชี่ยวชาญ ที่คล้ายๆ กัน หรือมีปัญหาร่วมกัน ทำงานด้านเดียวกัน สมาชิกในกลุ่มพร้อมและเต็มใจที่จะเรียนรู้และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ซึ่งกันและกัน มีการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน สร้างและพัฒนาความสัมพันธ์ ความเข้าอกเข้าใจซึ่งกันและกัน ในระหว่างการดำเนินกิจกรรมร่วมกันซึ่งจะช่วยเสริมสร้างความรู้สึกมีส่วนร่วมและความเป็นเจ้าของร่วมกัน ก่อให้เกิดความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการอย่างสร้างสรรค์ต่อไป โดยที่การพบปะกันของสมาชิกในชุมชน อาจจะเป็นการพบปะกันจริงๆ แบบเผชิญหน้ากัน เช่น เป็นการประชุม สัมมนา หรือแม้กระทั่งสภากาแฟเล็กๆ นอกจากนี้ยังมีการพบปะกันแบบเสมือนผ่านทางเครื่องมือหรือเทคโนโลยี ได้แก่ แบบออนไลน์ผ่านทางอินเทอร์เน็ต หรืออินทราเน็ต เช่น การแลกเปลี่ยนความรู้ และประสบการณ์จากการทำงานผ่าน Webboard


กรอบแนวทางการวิเคราะห์ค้นหาชุมชนแนวปฏิบัติที่สำคัญ

1. พัฒนาการหรือการก่อเกิดของกลุ่ม
พัฒนาการหรือการก่อเกิดของกลุ่มมีประวัติความเป็นมาอย่างไร อะไรคือสิ่งจูงใจหรือความสนใจร่วมกัน การเกิดขึ้นของกลุ่มเกิดในภาวะหรือบริบทเช่นไร เป็นการเกิดขึ้นโดยธรรมชาติ หรือเกิดจากภาวะวิกฤตร่วมกัน เหตุผลในการก่อเกิดคืออะไรในทัศนะของสมาชิกกลุ่ม ภาวะผู้นำในการเกิดและดำรงอยู่เป็นอย่างไร ในอดีตนั้นกลุ่มมีการเผชิญอุปสรรคอย่างไร และฝ่าฟันมาได้อย่างไร กลุ่มมีกระบวนการและแนวทางการจัดการความขัดแย้งอย่างไร มีขนาดและการเปลี่ยนแปลงจำนวนสมาชิกกลุ่มอย่างไร

2. Core Business, Core Value และ Key Success
Core Business, Core Value และ Key Success คืออะไร ส่วนนี้เป็นคำถามสำคัญที่ว่ากลุ่มเกิดขึ้น เพื่อทำอะไร เช่น กลุ่มการวิจัย มีหัวข้อที่สนใจร่วมกันคืออะไร กลุ่มมีความเชื่อพื้นฐานร่วมกันอย่างไร อาจรวมถึงวิสัยทัศน์ร่วมของกลุ่มคืออะไร อะไรคือเป้าหมายหรือธงชัยของกลุ่ม ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญของกลุ่มที่ผ่านมาคืออะไร และอะไรคือประเด็นความภาคภูมิใจของสมาชิกกลุ่มร่วมกัน

3. ระบบความสัมพันธ์ของสมาชิก
สมาชิกของกลุ่มมีระบบความสัมพันธ์เป็นอย่างไร กลุ่มมีความผูกพันกันแบบไหน ความแนบแน่นของกลุ่มเป็นอย่างไร ภาวะผู้นำเป็นอย่างไร ระบบและเครื่องมือการสื่อสารภายในกลุ่มเป็นอย่างไร อะไรคือช่องทางการสื่อสารหลัก ความสัมพันธ์ของกลุ่มมีลักษณะของความเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ ทรัพยากรและโครงสร้างพื้นฐานที่เอื้อให้กลุ่มดำรงอยู่ได้คืออะไร อย่างไร

4. ความสัมพันธ์เชื่อมโยงกับภายนอก
ประเด็นมุ่งตรวจสอบว่า กลุ่มมีพัฒนาการและดำรงอยู่ได้นั้น มีระบบความสัมพันธ์หรือความช่วยเหลือจากภายนอกหรือไม่ อย่างไร ทั้งความช่วยเหลือในทางเทคนิค ทรัพยากร เทคโนโลยี และอื่นๆ

5. ความยั่งยืนของกลุ่ม
ความยั่งยืนของกลุ่ม ต้องมีการวิเคราะห์ใน2 มิติ คือมิติของมุมมองภายใน (Emic View) ของสมาชิกกลุ่มเองที่มองความยั่งยืนของกลุ่มเป็นอย่างไร ต้องการการหนุนเสริมจากภายนอกหรือไม่ อย่างไร และมิติของมุมมองจากภายนอกหรือผู้วิจัยเอง (Ethic View) ว่าในฐานะคนภายนอกที่มองเข้าไปนั้น เห็นว่ากลุ่มมีความยั่งยืนหรือไม่ อย่างไร จุดอ่อนจุดแข็งของกลุ่มคืออะไร ปัจจัยและโอกาสที่จะเอื้อให้กลุ่มพัฒนาและยั่งยืนคืออะไรอย่างไร

6. ระบบการจัดการความรู้
ระบบการจัดการความรู้ มีความสำคัญและสอดคล้องกับการจัดการความรู้ว่า การดำรงอยู่ของกลุ่มเช่นนี้นั้น มีการพัฒนายกระดับความรู้อย่างไร มี Feedback Loop ของการจัดการความรู้อย่างไร หรืออาจวิเคราะห์ลงลึกไปถึงว่าในกระบวนการกลุ่มนั้น ใครคือคุณกิจ ใครคือคุณอำนวย และคนเหล่านี้แสดงบทบาทได้อย่างไร กระบวนการยกระดับการเรียนรู้ จากTacit Knowledge สู่ Explicit Knowledge เป็นอย่างไร เกิดขึ้นหรือไม่ และสุดท้าย ชุมชนแนวปฏิบัติที่ศึกษาวิเคราะห์นี้ มีการปฏิบัติที่แตกต่างจากลักษณะการทำงานประจำ (Routine Work) อย่างไร

แนวคิดและกรอบการวิเคราะห์ดังกล่าวข้างต้น เป็นเพียงเครื่องมือในการตรวจสอบระบบวิธีคิดและความเข้าใจ ในการสร้างหรือหนุนเสริมให้ ชุมชนแนวปฏิบัติ มีความเข้มแข็งขึ้นอย่างสอดคล้องกับบริบทที่เป็นจริง เราคงอาจนึกถึงกรอบแนวทางการวิเคราะห์ได้อีกมากมายหลายประการ ในที่นี้ เราคงต้องมีการสรุปบทเรียนจากกรณีศึกษาต่างๆ เพื่อนำมาสู่การประมวลเป็นชุดองค์ความรู้ และพัฒนาสร้าง “ยุทธศาสตร์การขับเคลื่อน” ให้ชุมชนแนวปฏิบัติ ขยายและเติบโตขึ้นเต็มพื้นที่ สร้าง approach ใหม่ๆ อันเป็นการช่วยถักทอให้ระบบความสัมพันธ์ในองค์กรมีความเข้มแข็งเกิดดุลยภาพทั้งในแนวตั้งและแนวนอน


องค์ประกอบของชุมชนแนวปฏิบัติ

ชุมชนแนวปฏิบัติ มุ่งเน้นการนำความรู้ที่ใช้ในงานมาแลกเปลี่ยนกัน เพื่อต่อยอดความรู้และพัฒนาคุณภาพงานที่ตนเองปฏิบัติอยู่ โดยทั่วไปการที่จะรวมกลุ่มกันเป็นชุมชนแนวปฏิบัติจะมีองค์ประกอบ ดังนี้

1. โดเมน (domain) หรือหัวข้อความรู้ เป็นหัวข้อที่กลุ่มหรือชุมชนจะมาร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน หัวข้อที่ดีจะต้องมีลักษณะดังนี้

- เป็นหัวข้อที่เกิดจากความต้องการ หรือ แรงปรารถนาจริง (Real Passion) ของผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งส่วนใหญ่หัวข้อจะมาจากงานในหน้าที่รับผิดชอบที่ตนเองปฏิบัติอยู่แล้ว เช่น สอนหนังสือ ให้บริการแก่ผู้ป่วย ปฏิบัติงานด้านพัสดุของหน่วยงานหรือด้านวิเทศสัมพันธ์ เป็นต้น

- เป็นหัวข้อความรู้ที่ตอบสนองต่อ Core Business/Core Value ขององค์กร ความเข้มแข็งของชุมชนแนวปฏิบัติ ส่วนหนึ่งมาจากการสนับสนุนขององค์กร ดังนั้น หัวข้อความรู้ของชุมชนจะต้องตอบสนองต่อ Core Business/ Core Value ขององค์กร และสมาชิกสามารถใช้ความรู้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชนมาพัฒนาองค์กรได้

2. ชุมชน (community) ได้แก่ พันธะทางสังคมที่จะรวบรวมและยึดเหนี่ยวสมาชิกผู้ปฏิบัติงานเข้าไว้ด้วยกันภายใต้โดเมนและแรงปรารถนาเดียวกัน ในการรวมกลุ่มกันเป็นชุมชนแนวปฏิบัติไม่ได้มีกฎตายตัวว่าสมาชิกในชุมชน จะต้องมีจำนวนเท่าใด มีตำแหน่งใดบ้าง แต่เพื่อความสะดวกในการก่อตั้งชุมชนแนวปฏิบัติ สมาชิกในชุมชนควรประกอบด้วย

- คุณอำนวย หรือ Facilitator เป็นผู้ดำเนินการหลัก ทำหน้าที่จัดระบบและบริหารทรัพยากรของชุมชน เป็นผู้นำการสนทนาและการสื่อสารระหว่างสมาชิกตามช่องทางต่างๆ ใช้และกระตุ้นให้สมาชิกได้ใช้เครื่องมือเพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ รวมทั้งทำหน้าที่เสริมแรงให้กับชุมชนในโอกาสต่างๆ

- คุณลิขิต หรือ Community Historian เป็นผู้ที่บันทึกสิ่งสำคัญที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในชุมชน จับประเด็นและสรุปประเด็นต่างๆ เพื่อรวบรวมไว้เป็น คลังความรู้ (Knowledge Assets) ของชุมชน
คุณลิขิตนี้มีความสำคัญมากเพราะเป็นผู้เปลี่ยนความรู้ที่ฝังลึก (Tacit Knowledge) จากการแลกเปลี่ยน ให้เป็นความรู้เชิงประจักษ์ (Explicit Knowledge) ที่สมาชิกสามารถนำไปอ้างอิงและใช้ประโยชน์ในการทำงานได้

- คุณกิจ หรือ Member เป็นสมาชิกของชุมชน ทำหน้าที่แลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ในการทำงานตามหัวข้อความรู้ คุณกิจจะต้องมีส่วนร่วมในการอภิปรายนำเสนอประเด็น วิธีแก้ปัญหา รวมทั้งวิธีการที่ทำให้ชุมชนมีความเข้มแข็งมากยิ่งขึ้น คุณกิจในชุมชนควรมีจำนวนที่พอดีไม่มากหรือน้อยเกินไป เพราะหากมีจำนวนน้อยเกินไป ความรู้ที่นำมาแลกเปลี่ยนอาจอยู่ในวงจำกัด แต่ถ้าสมาชิกมีมากเกินไป ความสนิทสนมหรือพันธะระหว่างสมาชิกอาจไม่แข็งแรงพอและเป็นอุปสรรคต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้

นอกจากนั้น บางชุมชนอาจมีผู้สนับสนุน (Sponsor) ที่เป็นผู้บริหารขององค์กร หรือมีผู้เชี่ยวชาญ (expert) ในหัวข้อความรู้นั้นๆ เข้ามามีส่วนร่วมเป็นครั้งคราวก็ได้

3. แนวปฏิบัติ (practice) คือผลที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนที่สมาชิกสามารถนำไปปฏิบัติในงานของตนได้จริง โดยทั่วไปแนวปฏิบัตินี้ได้มาจากการบันทึกโดยคุณลิขิต เป็นคลังความรู้ขององค์กรที่ได้จากการสังเคราะห์โดยชุมชนและจัดเก็บ/ปรับปรุง/ถ่ายทอด โดยชุมชนเอง

ชุมชนแนวปฏิบัติจะต้องมีองค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนนี้ครบถ้วนและสมดุล จึงจะสามารถดำรงอยู่และขับเคลื่อนการจัดการความรู้ให้กับองค์กร การขาดองค์ประกอบอันใดอันหนึ่งไปจะไม่สามารถสร้างชุมชนให้เกิดความยั่งยืนขึ้นได้ โดเมนที่ขาดแรงปรารถนาหรือเป็นหัวข้อที่ถูกสั่งลงมาจากผู้บริหารจะทำให้ชุมชนไร้พลังและขาดแรงจูงใจ ชุมชนที่ขาดความไว้เนื้อเชื่อใจกันระหว่างสมาชิก ขาดทรัพยากร หรือขาดคุณอำนวยที่เข้มแข็ง ก็จะแยกสลายและไม่สามารถรักษาความเป็นชุมชนไว้ได้ ชุมชนที่ไม่มีการบันทึกแนวปฏิบัติก็ไม่อาจสร้างและนำความรู้ใหม่ที่แลกเปลี่ยนกันไปปฏิบัติให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในองค์กรได้ แม้ว่าชุมชนแนวปฏิบัติสามารถก่อตั้งขึ้นได้โดยง่าย การที่จะให้ชุมชนมีความยั่งยืน และนำความรู้มาใช้เพื่อพัฒนาองค์กร ถือเป็นความท้าทายและต้องอาศัยพลังกาย พลังใจของผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในการบรรลุประสิทธิผลของการจัดการความรู้ในองค์กร

คุณลักษณะของชุมชนนักปฏิบัติ

>> มีความสนใจในเรื่องเดียวกัน และต้องการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ของกันและกัน
>> มีเป้าหมายและความมุ่งมั่นร่วมกัน ที่จะพัฒนาวิธีการทำงานได้ดีขึ้น
>> มีความเชื่อ และยึดถือคุณค่าเดียวกัน
>> วิธีปฏิบัติคล้ายกัน ใช้เครื่องมือ และภาษาเดียวกัน
>> ประสบกับปัญหาในลักษณะเดียวกัน
>> มีบทบาทในการสร้าง และใช้ความรู้
>> มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากกันและกัน อาจจะพบกันด้วยตัวจริง หรือผ่านเทคโนโลยี
>> มีช่องทางเพื่อการไหลเวียนของความรู้ ทำให้ความรู้เข้าไปถึงผู้ที่ต้องการใช้ได้ง่าย
>> มีความร่วมมือช่วยเหลือ เพื่อพัฒนา และเรียนรู้จากสมาชิกด้วยกันเอง
>> มีวิธีการเพื่อเพิ่มความเข้มแข็งให้แก่ชุมชน ทำให้มีความรู้ที่ลึกซึ้งเพิ่มพูนขึ้นอย่างต่อเนื่อง


ธรรมชาติของชุมชนนักปฏิบัติ

>> เป็นเครือข่ายความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการ เกิดจากความใกล้ชิด ความพอใจ และพื้นฐานที่ใกล้เคียงกันของสมาชิก ซึ่งลักษณะที่ไม่เป็นทางการจะมีผลดีในการเอื้อต่อการเรียนรู้ และการสร้างความรู้ใหม่ๆ มากกว่าโครงสร้างที่เป็นทางการ
>> ในองค์กรหนึ่งอาจประกอบไปด้วยชุมชนนักปฏิบัติจำนวนมาก และคนคนหนึ่งอาจจะเป็นสมาชิกได้หลายชุมชน
>> องค์กรประกอบไปด้วยชุมชนนักปฏิบัติจำนวนมากทับซ้อนกันอยู่ คู่ขนานไปกับโครงสร้างที่เป็นทางการขององค์กร
>> คำว่า ปฏิบัติ หรือ practice ในชุมชนนักปฏิบัติ มุ่งเน้นไปที่ การเรียนรู้ซึ่งได้รับจากการทำงาน เป็นหลัก เป็นแง่มุมเชิงปฏิบัติ ปัญหาประจำวัน เครื่องมือใหม่ๆ พัฒนาการในเรื่องงานวิธีการทำงานที่ได้ผล
และไม่ได้ผล การมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในชุมชน จะทำให้เกิดการถ่ายทอดแลกเปลี่ยนความรู้แบบฝังลึก(เป็นประสบการณ์ หรือความรู้เฉพาะของแต่ละบุคคล) สร้างความรู้ และความเข้าใจได้มากกว่าการเรียนรู้ จากหนังสือ หรือการฝึกอบรมตามปกติ
>> การปฏิบัติมิใช่สิ่งตายตัว ที่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ ขณะเดียวกันก็ไม่อาจเปลี่ยนแปลงได้ง่ายๆ ด้วยคำสั่ง หรือกฎระเบียบ
>> ชุมชนนักปฏิบัติเป็นกลไกของการไขว่คว้าหาความรู้เข้าหาตัว มากกว่าการรวบรวมความรู้ เพื่อส่งมอบให้ผู้อื่น
>> สิ่งที่มีผลต่อการปฏิบัติ และเป็นผลจากการเรียนรู้ ได้แก่
▫ สิ่งที่ปรากฏชัดแจ้ง ได้แก่ เครื่องมือ เอกสาร ภาพลักษณ์ สัญลักษณ์ บทบาที่ชัดเจน
เกณฑ์ที่กำหนดไว้ กฎข้อบังคับ สัญญา
▫ สิ่งที่ไม่ปรากฏชัดแจ้ง ได้แก่ ความสัมพันธ์ กฎเกณฑ์ในใจ ความหยั่งรู้ การรับรู้
ความอ่อนไหว ความเข้าใจ สมมติฐาน มุมมองซึ่งเป็นที่ยอมรับทั่วไป
>> ประเด็นที่ชุมชนนักปฏิบัติให้ความสนใจจะเปลี่ยนไปตามความต้องการ และความสนใจของสมาชิก
>> รอบชีวิตของชุมชนนักปฏิบัติไม่มีความชัดเจนว่า เริ่มต้นเมื่อไร สิ้นสุดเมื่อไร ขึ้นกับความพร้อมและโอกาสเหมาะ สำหรับการเรียนรู้


รูปแบบของชุมชนนักปฏิบัติ

ลักษณะรูปแบบในการทำชุมชนนักปฏิบัติ มีด้วยกันหลายรูปแบบ แตกต่างกันไป แล้วแต่ว่าแต่ละชุมชนจะเลือกใช้แบบใดแบบหนึ่ง หรืออาจจะผสมผสานกันก็ได้ โดยมีรูปแบบดังต่อไปนี้

1. แบบกลุ่มเล็ก มี 5 กลุ่ม กลุ่มละ 6-7 คน ซึ่งมีข้อดี คือ สามารถแลกเปลี่ยนประสบการณ์กัน
ได้อย่างทั่วถึง
2. แบบเป็นทางการที่เปิดเผย มีการจัดทำเป็นโครงการ KM ของ สคบศ. ดำเนินการโดย KM Team ขององค์กร เนื่องจากเป็น โครงการนำร่องจัดเป็นครั้งแรก จึงต้องทำแบบเป็นทางการ
3. แบบไม่เป็นทางการ เป็นลักษณะที่ต้องการพบปะ แลกเปลี่ยนประสบการณ์กันเมื่อไรก็ได้ ตามความเหมาะสม และต้องการของสมาชิก เช่น สภากาแฟ หรือพบปะพูดคุยกันในโต๊ะอาหาร เป็นต้น
4. แบบบนลงล่าง (Top Down) เพราะเป็นนโยบายขององค์กร ซึ่งต่อไปในอนาคตเมื่อทุกคนมีความรู้ความเข้าใจ เรื่อง KM ดีแล้ว แต่ละฝ่ายงานจะมีการทำ COP แบบรากหญ้า (Grass Root) ที่เริ่มต้นรวมตัวกันจากสมาชิกภายในฝ่าย
5. แบบคละฝ่าย เนื่องจากหัวข้อเรื่องการทำ COP เป็นหัวข้อใหญ่ มีลักษณะงานที่เกี่ยวข้องกันหลายฝ่าย คือ งานบริการด้านฝึกอบรม จำเป็นต้องแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานฝึกอบรม
6. แบบเน้นการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างคนกับคน แบบซึ่งหน้า (Face to Face) ไม่ใช่การแลกเปลี่ยนความรู้โดยผ่านสื่อ Intranet หรือ Internet
7. แบบที่มีการแลกเปลี่ยนความรู้ ระหว่างคนในองค์กร และคนนอกองค์กร เนื่องจากมีเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมจากสำนักงานที่ดินมาร่วมกิจกรรมด้วย


ตัวอย่างของชุมชนนักปฏิบัติ

ตัวอย่างที่ 1 ชุมชนนักปฏิบัติที่ก่อตั้งได้ง่ายที่สุด ก็คือ สภากาแฟ เป็นการพบปะกันของบุคคลซึ่งมีความสนใจในเรื่องเดียวกัน มีการแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์ ความคิดเห็นซึ่งกันและกัน โดยอาจจะเป็นตอนเช้าก่อนทำงาน หรือเวลาช่วงบ่ายๆ ก่อนเลิกงาน เป็นต้น

ตัวอย่างที่ 2 การประชุม ซึ่งมีการจัดประชุมอย่างเป็นประจำ เช่น ทุกสัปดาห์ หรือ ทุก 2 สัปดาห์ เพื่อให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันอย่างสม่ำเสมอ จะได้รับรู้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับสมาชิกในชุมชน หรือได้รับความรู้ และประสบการณ์ที่ทันต่อเหตุการณ์ตลอดเวลา

ตัวอย่างที่ 3 ชุมชนนักปฏิบัติจาการเล่าเรื่อง โดยอาจจะจัดเป็นการนัดประชุมเพื่อพบปะกัน โดยเริ่มประเด็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากการที่มีคนมาเล่าประสบการณ์ เรื่องราว หรือความรู้ของตนเองที่มีให้กับสมาชิกคนอื่นๆฟัง ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสบการณ์ในการรับรู้โดยตรงจากการถ่ายทอดจากบุคคลไปยังบุคคล อีกทั้ง
ยังสามารถร่วมกันอภิปราย ซักถามประเด็นข้อสงสัยต่างๆได้ในทันทีขณะนั้น

ตัวอย่างที่ 4 ชุมชนนักปฏิบัติโดยใช้เทคโนโลยีเว็บบอร์ด บนอินเทอร์เน็ต ซึ่งเว็บบอร์ดที่ตั้งขึ้นมานั้นจะเป็นการอภิปรายเกี่ยวกับประเด็น หรือเรื่องราวเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่มีคนให้ความสนใจในเรื่องนั้นๆ เหมือนกัน
ซึ่งเว็บบอร์ดนี้ อาจจะมีผู้เชี่ยวชาญเป็นแกนหลักในการ ดำเนินกิจกรรมของชุมชน ไม่ว่าจะเป็นการ ตั้งกระทู้ หรือการตอบคำถามข้อสงสัย แต่มีข้อเสีย คือ ไม่ได้เป็นการโต้กันทันทีในขณะนั้น แต่จะต้องรอคำตอบ หรือการอภิปรายจากผู้ที่รู้ มาตอบในภายหลังอีกทีหนึ่ง

ตัวอย่างที่ 5 ชุมชนนักปฏิบัติผ่านทางเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต คือการสนทนากันผ่านทางระบบเครือข่ายที่เรียกว่า Chat ซึ่งเป็นการสนทนาในหัวข้อมที่มีสมาชิกสนใจร่วมกัน มาแลกเปลี่ยนความรู้ละประสบการร่วมกันโดยพบปะกันแบบเสมือน คล้ายกับการประชุมแต่ไม่ได้เห็นหน้าตากัน แต่สามารถอภิปราย ซักถาม และตอบคำถามกันได้ทันทีในขณะที่สนทนากัน


ปัจจัยสู่ความสำเร็จของชุมชนนักปฏิบัติ

ชุมชนที่ไม่เป็นทางการ เป็นสิ่งที่เกิดโดยธรรมชาติอยู่แล้วในองค์กร การที่จะให้มีคุณค่าต่อองค์กร จะต้องได้รับการเพาะบ่ม ดูแลด้วยความระมัดระวัง การสนับสนุนมากเกินไป อาจจะทำให้ไม่เป็นที่สนใจจากสมาชิก และการปล่อยปละละเลย ก็อาจจะทำให้แคระแกร็นเหี่ยวเฉา ซึ่งเป็นความท้าทายอย่างมากที่จะทำให้ชุมชนนักปฏิบัติประสบความสำเร็จได้ องค์ประกอบหลักๆ ที่ช่วยสนับสนุนให้ชุมชนนักปฏิบัติประสบความสำเร็จมีดังต่อไปนี้

1. ผู้บริหาร
ผู้นำองค์กรนับว่ามีส่วนสำคัญ ที่จะทำให้ชุมชนนักปฏิบัติประสบความสำเร็จได้ โดยสามารถสนับสนุนได้ด้วยวิธีการต่อไปนี้
- มุ่งเน้นที่ความรู้ซึ่งสำคัญต่อทั้งกิจการขององค์กร และสมาชิกในองค์กร
- สนับสนุนการจัดตั้งชุมชนนักปฏิบัติ สำหรับประเด็นที่เป็นหัวใจขององค์กร ขณะเดียวกันเปิดโอกาสให้ได้พูดคุย ในสิ่งที่สมาชิกต้องการ
- หาผู้ประสานงาน ซึ่งเป็นที่ยอมรับของสมาชิก
- ส่งเสริมและเปิดโอกาสให้สมาชิกได้เข้าร่วมกิจกรรม อาจจะมีการจัดสรรเวลาให้อย่างเปิดเผย ด้วยการบรรจุลงในแผนงาน ซึ่งระบุถึงผลกระทบที่คาดว่าจะเกิดขึ้น
- พยายามควบคุมชุมชนนักปฏิบัติให้สอดคล้องกับเป้าหมาย วัฒนธรรม และค่านิยมหลักขององค์กร

2. สมาชิก
สิ่งที่มีคุณค่ามากของชุมชนนักปฏิบัติ คือ การร่วมกันแก้ปัญหา แต่การอภิปรายปัญหาอย่างเปิดอกในขณะที่ความคิดยังไม่สุกงอมดี หรือการคิดดังๆ ในที่ประชุมเป็นสิ่งที่ไม่ใช่ธรรมชาติของคน ความท้าทายของสมาชิกที่สำคัญ คือ การพูดถึงปัญหาของตนเอง ต่อหน้าผู้คนจำนวนมากที่เราไม่รู้จัก
- สมาชิกในองค์กรต้องเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับหลักการ ความสำคัญความเป็นมา เป้าหมายและประโยชน์ในการที่จะจัดให้มีชุมชนนักปฏิบัติขึ้นในองค์กร
- ปฏิบัติต่อชุมชนนักปฏิบัติ เสมือนว่าเป็นทรัพย์สินขององค์กร โดยให้การสนับสนุนทรัพยากร และข้อมูลข่าวสารเท่าที่จะทำได้
- ให้การยอมรับผลงานที่เกิดขึ้น จากชุมชนนักปฏิบัติ และพยายามชักจูงให้ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมกับชุมชนนักปฏิบัติ ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นอีก
- มองว่า “องค์กรเป็นที่รวมของชุมชน” ที่เชื่อมต่อกัน ส่งเสริมให้มีจุดยืนที่เหมาะสม และมีส่วนต่อความสำเร็จขององค์กร
- สมาชิกต้องไม่มุ่งแต่ประโยชน์ส่วนตน โดยไม่คำนึงถึงประโยชน์ส่วนรวมของชุมชน
- ต้องมีการพบปะ หรือติดต่อกันของสมาชิกอย่างสม่ำเสมอ

3. วิธีการ
- การสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจในกลุ่มขนาดเล็ก 2-3 คน อาจเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างชุมชนนักปฏิบัติได้
- ดำเนินการอย่างสอดคล้องกับเป้าหมาย วัฒนธรรม และค่านิยมหลักขององค์กร ไม่พยายามไปหักล้าง หรือคัดค้านวัฒนธรรมที่มีอยู่เต็ม
- สร้างเวทีเสวนาโดยให้มีสมาชิกอาวุโสซึ่งเป็นที่ยอมรับ และหาผู้ที่มีประสบการณ์ มีกึ๋นไปร่วมอยู่ในเวที มีผู้ประสานงานช่วยกระตุ้นให้อธิบายหลักคิดของข้อเสนอ เพื่อให้สมาชิกอภิปราย
ไปที่สมมติฐาน ที่ใช้และเลือก
- เชิญผู้นำทางความคิด ซึ่งเป็นที่ยอมรับเข้ามาร่วมแต่เริ่มแรก เพื่อสร้างพลังให้แก่ชุมชน
- จัดให้มีเวทีพบปะกัน เพื่อแลกเปลี่ยนความคิด เพื่อสร้างความตื่นตัว ความไว้เนื้อเชื่อใจ
และความรู้สึกร่วมกัน
- ส่งเสริมการติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกของชุมชนอย่างสม่ำเสมอ
- จัดตั้งกลุ่มแกนที่แข็งขัน ไม่จำเป็นว่าสมาชิกทุกคนจะมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกัน
- สนับสนุนกลุ่มแกนหลัก ด้วยการให้เป็นที่รับรู้ของชุมชน และเป็นผู้นำในการทำกิจกรรม
- ส่งเสริมให้มีการเรียนรู้จากภายในชุมชนเอง และจากชุมชนอื่นๆ ด้วย ซึ่งการรวมกันของชุมชน จะยิ่งเป็นการช่วยเพิ่มเติมความรู้ที่มีอยู่ของสมาชิกขององค์กร ให้มีกว้างขวางรอบด้านมากขึ้นไม่ใช่รู้แต่เฉพาะงานของตนเองที่ทำอยู่
- ส่งเสริมการเรียนรู้ทุกรูปแบบ และเชื่อมต่อทั่วทั้งองค์กร
- ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม และไม่ยากจนเกินไปเข้ามาช่วย เพื่อเป็นการแบ่งเบาภาระงาน
ที่ไม่จำเป็น และช่วยส่งเสริมการดำเนินไปของชุมชน

4. เทคโนโลยี
- เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับองค์กร โดยอาจจะเริ่มจากเทคโนโลยีที่ง่าย ๆ ก่อน เช่น การใช้Software computer ที่ใช้ง่าย และคุ้นเคย
- ใช้เทคโนโลยีในระดับที่สูงขึ้น เพื่อการพัฒนาการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ และเป็นการบันทึกการถ่ายทอดความรู้เฉพาะบุคคล ให้เป็นความรู้ที่มีหลักฐานชัดเจน คนอื่นๆ สามารถนำไปศึกษา หรือยึดถือเอาเป็นแบบอย่างในการปฏิบัติงานได้
- ใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันได้ตลอดเวลา ไม่จำกัดพื้นที่ ไม่จำกัดเวลา


ประโยชน์ของชุมชนนักปฏิบัติ

สำหรับองค์กร
- ช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์
- ทำให้องค์กรสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้รวดเร็ว และทันเหตุการณ์
- เป็นหนทางในการเผยแพร่แนวทางปฏิบัติที่ดีเยี่ยม (Best Practices)
- เพิ่มโอกาสในการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ในองค์กร
- พัฒนาองค์ความรู้ที่มีพลวัตขององค์กร
- ทำให้องค์กรเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้
- เป็นหนทางที่ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จในการจัดการความรู้

สำหรับพนักงาน- ได้รับความช่วยเหลือจากเพื่อนสมาชิกในชุมชน
- ได้ร่วมมือกับเพื่อนสมาชิกในชุมชน ในการพัฒนาความรู้ใหม่ๆ ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานได้
- ได้รู้จักเพื่อนใหม่ๆ ที่มีหลายสิ่งหลายอย่างคล้ายกัน รวมทั้งอาจกำลังเผชิญปัญหาที่คล้ายคลึงกัน เมื่อได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์ จะทำให้ค้นพบวิธีแก้ปัญหา
- ได้เรียนรู้และพัฒนาตนเองอย่างไม่มีที่สิ้นสุด


ข้อควรระวังของชุมชนนักปฏิบัติ

- การทำ COP ครั้งแรกมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการทำ KM ดังนั้นต้องแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของ COP ซึ่งสามารถก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการพัฒนางานหรือวิธีการทำงาน สร้างมากพัฒนาวิธีการที่มีดีกว่าวิธีการทำงานแบบเดิม

- การทำ COP เป็นกิจกรรมรวมกลุ่มเพื่อแลกเปลี่ยนแบ่งปันประสบการณ์การทำงานซึ่งกันและกัน เป็นการสื่อสารสองทาง เป็นการบอกเล่าแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จ ประสบการณ์ วิธีการทำงานของผู้ปฏิบัติงานซึ่งกันและกัน ดังนั้น ผู้ดำเนินกิจกรรม COP หรือ คุณอำนวย (Knowledge Facilitator) ต้องมีบทบาทเป็นผู้เอื้ออำนวยให้เกิดการเรียนรู้ ช่วยเหลือด้านเทคนิคเกี่ยวกับความรู้ เรื่องที่ตั้ง ประสานงานกับส่วนต่าง ๆ ประเมินผล และสื่อสารความสำเร็จของ COP โดยมีเลขานุการ หรือ คุณลิขิต (Note Taker, Community historian, Knowledge banker, Secretary) ช่วยบันทึกสรุปย่อเรื่องเล่าทุกเรื่องที่ คุณกิจ (Knowledge Practitioners) หรือสมาชิก (Member) ทุกคนในกลุ่มเล่า และจัดทำเป็นฐานข้อมูลความรู้ที่ได้จากลุ่ม อย่างไรก็ตามการจัดการความรู้ในองค์กรจะเดินไม่ได้หากปราศจากการสนับสนุนทรัพยากร ให้ทิศทาง แนวคิด สร้างแรงจูงใจ สร้างการยอมรับ สื่อสารจากคุณเอื้อ (Sponsor หรือ Leader)

- การทำ COP ควรเป็น COP ที่ยั่งยืนและให้ผลถาวร ควรทำให้เป็นวิถีชีวิตการทำงานตามปกติอย่างหนึ่ง หรือกลายเป็นวัฒนธรรมการทำงานในองค์กรที่ทุกคนได้ถือปฏิบัติ เพื่อให้องค์กรนั้นเข้าถึงแก่นแท้หรือจิตวิญญาณที่แท้จริงของการจัดการความรู้


References

อลิสรา คูประสิทธิ์. (2550). ความรู้เกี่ยวกับ COP. สถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งประเทศไทย.

อนุชาติ พวงสำลี, รศ. ดร. ; และ รวิน ระวิวงศ์, ผศ. ดร. (2550). คู่มือการพัฒนาและขับเคลื่อนชุมชนแนวปฏิบัติ (COP). สำนักพัฒนาคุณภาพ.

สุรินทร์ สรงสระแก้ว. (2550). เครื่องมือจัดการความรู้ (KM Tools) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน. วิทยาลัยการปกครอง กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย.

สายพิณ เชิงเชาว์. (2551). เทคนิคการ COP อย่างมีผลสัมฤทธิ์. กรมประชาสัมพันธ์.

บูรชัย ศิริมหาสาคร. (2550). การทำ COP เพื่อจัดการความรู้ในองค์กร. สถาบันพัฒนาครู คณาจารย์ และบุคลากรทางการศึกษา.